Что такое ползучесть области? Примеры и способы предотвращения этого

Опубликовано: 2022-07-15

Расползание масштаба — это безудержная проблема, с которой сталкивался почти любой поставщик услуг или фрилансер при работе над проектом. Особенно в сфере разработки программного обеспечения и веб-сайтов расширение масштабов может иметь серьезные последствия для вашего времени, производительности и прибыли.

Как менеджер проекта, пока вы не поймете объем проекта, который собираетесь приступить к работе, вы не сможете обуздать или управлять расползанием масштаба.

В этой статье мы рассмотрим, что означает расползание масштаба и общие причины. Вы также увидите примеры расползания масштаба в управлении проектами веб-сайта и практические способы избежать этого.

Каков масштаб проекта?

Как следует из названия, объем проекта (или объем работ) относится к рабочему плану, шагам, процессам, ключевым результатам и требованиям, необходимым для начала и завершения проекта. Структура распределения работ (WBS) для ваших проектов — это простой способ определить все спецификации, этапы, действия, стоимость, бюджет, границы и график проекта, которые составляют объем проекта.

Все это поможет вам и вашему клиенту определить объем проекта перед его отправкой. Лучше всего свести это к заявлению о проекте, которое будет служить простым напоминанием по ходу работы над проектом.
Неспособность определить объем вашего проекта в ходе интервью с клиентом может привести не только к его расширению, но и к тому, что конечный продукт будет полностью отличаться от того, что представлял себе клиент.

Что такое ползучесть области?

Расползание объема, также известное как расползание функций, — это запрос на добавление или отклонение от исходного объема проекта. Это не означает, что изменения в области применения не приветствуются. Но вам необходимо обуздать эти запросы на изменение, чтобы они оставались в соответствии с масштабом проекта, поскольку эти изменения влияют на график проекта, ресурсы, бюджет, производительность, время и стоимость.

Расползание масштаба становится особенно невыносимым, когда клиенты или заинтересованные стороны добавляют новые функции или требования к проекту после того, как проект начался. Это может иметь негативные последствия, если ожидается, что ваша команда завершит проект в рамках первоначального графика, бюджета и ресурсов.

Как и значение слова «ползучесть», оно обычно начинается с незначительных просьб, которые постепенно влияют на цель проекта и вызывают у вас проблемы. Неконтролируемые изменения масштаба проекта могут привести к тому, что вы легко превысите бюджет. Это повлияет на размер вашей прибыли, заставит вас срывать сроки и отклонится от того, что действительно хочет клиент. Все это может нанести ущерб вашей репутации.

Если вы не определите объем своего проекта точно, ваш проект может легко выйти за рамки первоначальных ожиданий.

Распространенные причины расползания области видимости

Расползание масштаба происходит по нескольким причинам и может возникать по вине клиента или команды проекта. Расширение масштабов может повлиять на веб-дизайнеров, разработчиков и предпринимателей. Вот некоторые из распространенных причин расползания области видимости.

Неоднозначный или неопределенный объем проекта

Отсутствие ясности в определении масштаба проекта — самый простой способ поощрить его расползание. Как руководитель проекта вы должны понимать процессы и требования, необходимые для завершения проекта. В противном случае конечный продукт будет отклоняться от намерений вашего клиента.

Иногда клиенты виноваты в неясности масштаба проекта, поскольку не имеют четкого представления о том, чего хотят. Чтобы привести такого клиента к четкому видению, требуется надлежащее общение с руководством проекта. Клиент, «желающий разобраться» по мере продвижения проекта, является явным признаком возможного расширения масштабов в будущем.

Обход практики управления проектами

Одно дело иметь масштаб проекта и практику управления, но совсем другое — придерживаться этой практики. Обход ваших методов управления проектами для запросов на незначительные изменения будет способствовать расширению масштабов.

Например, ваш клиент просит вас внести незначительные изменения в цвета темы веб-страницы. Такое изменение не займет у вас и часа, поэтому у вас может возникнуть соблазн внедрить его вне установленной практики. Тем не менее, это то, как ползучесть масштаба проскальзывает и может накапливаться с течением времени.

Следование методам управления проектами также поможет вам не сбиться с пути, не давая даже одобренным запросам функций отклонить проект от первоначальной цели.

Недокументированные или двусмысленные соглашения

Сокращение всей переписки и соглашений с клиентом в письменной форме — отличный способ ограничить расползание области. Простой способ задокументировать ваше общение с клиентами — убедиться, что важные сообщения передаются по электронной почте, а не по телефону. Или запросив подтверждение соглашений, достигнутых в ходе физических встреч и звонков, по электронной почте.

Кроме того, наличие гибкого контракта, содержащего взаимно согласованные условия и обязательства вашего проекта, — отличный способ обеспечить ясность и предотвратить ненужные запросы функций от клиентов. Но убедитесь, что вся документация недвусмысленна и недвусмысленна, чтобы ни у одной из сторон не возникло ложного впечатления.

Нерегулируемый процесс запроса функций

Изменения в ходе проекта обычно неизбежны. Как опытный руководитель проекта, создание возможностей для совершенствования является практичным. Любой запрос функции должен соответствовать процессам, обеспечивающим учет затрат, ресурсов и времени.

Помимо запросов клиентов, иногда проектные группы могут сосредоточиться на добавлении дополнительных функций, чтобы произвести впечатление на клиентов. Это должно происходить по правильным каналам, чтобы быть уверенным, что это не приведет к обратным результатам и не будет стоить вам денег и времени.

Не забудьте сделать процесс добавления гибким, чтобы он не подавлял творчество, но все же ограничивал расширение масштабов. Надлежащая структура включения запросов устранит нежелательные задержки и неудовлетворенных клиентов.

Несколько заинтересованных сторон проекта без единодушных целей

Эта причина расползания объема обычно возникает, когда у клиента есть несколько человек, контролирующих различные аспекты проекта. Обычно у каждого человека разные идеи или точки зрения на то, как следует выполнять проект.

Это классический случай, когда «на кухне слишком много поваров», если с ними не справиться должным образом. Когда у клиента есть несколько человек с полномочиями принимать решения по проекту, они должны иметь единое видение, чтобы избежать проблем с расползанием масштаба.

Как руководитель проекта вы должны знать об этом разногласии и обеспечивать синергию между заинтересованными сторонами, прежде чем приступать к любому запросу на изменение от одного из заинтересованных сторон.

Другие причины включают в себя:

  • Отсутствие заявления о проекте
  • Интервью с клиентом неформальное и расплывчатое
  • Нереальный бюджет и сроки
  • Смена руководства компании-клиента
  • Расплывчатое или неоднозначное видение клиента
  • Неэффективное управление проектами
  • Пробелы в общении с клиентом

Примеры изменения масштаба

Хотя расползание масштаба обычно происходит в виде неутвержденных запросов на изменение, это не всегда так. Авторизованные запросы также могут вызывать те же проблемы, если они не распознаны как расползание области на раннем этапе.
Ниже приведены три примера расползания области действия, которые помогут вам идентифицировать их в практических сценариях.

Пример 1: зависший контент

Представьте, что компания электронной коммерции обращается к вашей компании по разработке веб-сайтов с просьбой создать веб-сайт WordPress. Вы прошли собеседование с клиентом, и объем проекта был одобрен обеими сторонами. Вы также предоставили процедуру запроса незначительного изменения, если это необходимо.

Однако в требованиях к веб-проекту клиент настаивал на предоставлении контента для интернет-магазина и отказался от ваших дополнительных услуг по предоставлению контента для сайта. Сайт планируется запустить через два месяца. Доставка контента заказчиком запланирована за 3 недели до запуска.

Клиенту не удается доставить веб-контент в запланированную дату. От клиента не было никаких сообщений за 5 дней до запланированного запуска. В конце концов клиент связывается и подает запрос на разработку и проверку веб-контента с ожидаемыми финансовыми последствиями, но без продления запланированной даты запуска.

Это расползание масштаба, и если оно будет одобрено, оно, вероятно, будет иметь те же последствия, что и неутвержденное. Если не принимать во внимание сроки выполнения проекта, это повлечет за собой нагрузку на вашу производительность, человеческие ресурсы и возможную задержку запуска.

Пример 2: Международный аэропорт Денвера

Теперь к реальному примеру расползания масштаба: саге о международном аэропорту Денвера (DIA). Он довольно известен, так как показывает, насколько опасным может быть ползучести масштаба. В проект аэропорта по созданию полностью автоматизированной системы обработки багажа было внесено более 2000 конструктивных изменений. Проект, хотя и был завершен на 16 месяцев позже запланированного срока и на 250% больше бюджета, в конечном итоге все же провалился.

Основная причина расширения масштабов на этапах проектирования заключалась в том, что на этапах планирования не были задействованы все соответствующие заинтересованные стороны, например авиакомпании. Система обработки багажа также вышла из строя из-за игнорирования основных проблем проекта.

Исходя из этого, мы можем наблюдать упущения как со стороны клиента, так и со стороны команды проекта. Руководители проектов должны уделять первоочередное внимание созданию структуры распределения работ (WBS) при определении объема проекта. Крайне важно, как видно из этого примера, чтобы клиент и все заинтересованные стороны были на одной странице, прежде чем продолжить.

Пример 3: Изменения проекта

Рассмотрим клиента, которому нужен дизайн веб-сайта, но он понятия не имеет о том, как должен выглядеть конечный продукт. Клиент говорит: «Когда я увижу то, что мне нравится, я узнаю», не внося при этом ничего окончательного в процесс планирования.

На этапе проектирования вы отправляете текущий дизайн клиенту, и он недоволен, поскольку кажется, что ничто не соответствует тому, что ему нравится. Клиент продолжает запрашивать изменения в дизайне, тем самым срывая весь проект. За несколько дней до запланированного запуска дизайн утверждается, и ожидается, что вы доставите веб-сайт вовремя к запуску.

Из этого примера становится очевидным, что расплывчатые инструкции от клиента обязательно приведут к расползанию области действия, что выражается в бесконечных изменениях. Это расстраивает вашу производительность и ресурсы с возможностью задержки.

Как избежать расползания области видимости

Расширение масштабов является основной причиной превышения бюджета и задержки проектов; особенно в области программного обеспечения, дизайна веб-сайтов и мира разработки. Обуздав хотя бы несанкционированные изменения, ваши проекты станут свидетелями значительного повышения производительности, прибыли и управления временем. Это оставляет вам достаточно времени для удовлетворения запросов клиентов на существенные изменения.

Ниже приведены 5 лучших способов не допустить разрушения ваших проектов расползанием масштаба:

1. Ведите учет требований проекта

Хотя это кажется интуитивно понятным, документирование требований проекта от клиентов выполняется не всегда. Ведение записи требований вашего проекта позволяет вам четко определить объем вашего проекта.

Начните с консультации с клиентом, чтобы выяснить, что нужно вашему клиенту. После того, как вы задокументировали требования к проекту на встрече с клиентом, обязательно поделитесь ими со всеми вовлеченными сторонами. Документ также должен содержать всю необходимую информацию для отслеживания хода выполнения проекта.

Обратите внимание, что требования должны располагаться по приоритету в соответствии с их важностью, поскольку не все требования могут быть выполнены. Это помогает держать вашу команду под контролем, не позволяя им тратить время на неважные или невыполнимые задачи.

2. Настройте процедуру запроса на изменение

Независимо от того, насколько хорошо подготовлен объем вашего проекта, можно ожидать, что по ходу проекта будут вноситься изменения. Вот почему вы должны включить в свои контракты с клиентами пункты, предусматривающие процедуры запроса на изменение.

Эта процедура запроса на изменение поможет вам справиться с вероятностью неожиданного расширения области действия. Но чтобы это сработало, необходимо строго соблюдать процедуру. В противном случае этот процесс становится бесполезным. Кроме того, включите соответствующие финансовые и временные последствия для запросов на изменение, чтобы воспрепятствовать необоснованным запросам от клиентов и сохранить норму прибыли.

Настроить эту процедуру очень просто после того, как будет сделан запрос. Основными этапами процедуры являются рассмотрение , одобрение или отклонение и последующее включение . Не бойтесь сказать «нет», чтобы изменить просьбы, когда этого требует ситуация. Однако четко объясните причины, по которым определенный запрос может быть не удовлетворен, и предоставьте альтернативные варианты.

3. Вовлекайте заинтересованные стороны в процесс определения содержания проекта

Хорошая коммуникация со всеми заинтересованными сторонами необходима при определении масштаба проекта. Как менеджеру проекта важно подтвердить, что вы собрали и поняли все требования заинтересованных сторон. Делясь своей документацией по требованиям с заинтересованными сторонами, вы впоследствии устраняете возможную путаницу. Итак, выделите достаточно времени, чтобы максимально подробно изучить объем проекта.

Кроме того, убедитесь, что различные заинтересованные стороны понимают процедуры и последствия запроса изменения функции после завершения объема проекта. Отсутствие участия заинтересованных сторон может испортить проект, поскольку заинтересованные стороны могут внести серьезные запросы во время разработки проекта. И если заинтересованные стороны обычно не могут внести значительный вклад в объем проекта, рекомендуется регулярно напоминать об этом по мере продвижения проекта.

4. Возьмите с собой членов проектной группы

Как бы ни было важно держать заинтересованные стороны в курсе, не менее важно следить за тем, чтобы члены вашей команды также были в курсе. Члены команды должны быть осведомлены о процедуре запроса на изменение и о том, как она повлияет на них.

Члены вашей команды склонны к расширению масштабов, чтобы переоценить и произвести впечатление на клиентов. Убедившись, что члены команды осведомлены о масштабах проекта и заявлении, вы можете предотвратить их выход за рамки. Таким образом, вы не отклоняетесь от согласованного описания проекта из-за несанкционированных изменений с вашей стороны.

5. Будьте активны

Один из лучших способов избежать расползания масштаба — предвидеть области, в которых это может возникнуть в проекте. Затем разработайте методы, чтобы обуздать это расползание масштаба. Действуя на опережение, вы опережаете возможные изменения и не застигнуты врасплох изменениями клиентов в последнюю минуту.

Иногда запросы на изменение разумны и предсказуемы. Как активный руководитель проекта, вы можете заранее предложить эти изменения для подтверждения клиентом и заинтересованными сторонами. Вместо того, чтобы ждать, пока клиенты запросят эти изменения намного позже в проекте, где это может быть очень неудобно.

Как и в примере 1, как веб-разработчик, когда очевидно, что клиент задержит предоставление контента веб-сайта, вы можете проявить инициативу и подготовить контент и отправить его клиенту для подтверждения. Чтобы избежать запросов в последнюю минуту, которые увеличат график проекта или будут стоить вам значительно больше позже.

Подведение итогов

Расползание масштаба — основная причина, по которой большинство проектов терпят неудачу или возникают задержки и рост затрат. Для менеджера проекта важно, чтобы вы не только понимали влияние расширения масштаба, но и могли определить и предотвратить его до того, как это произойдет. Изменения в ходе проекта не являются плохими по своей сути; тем не менее, они должны быть тщательно изучены и управляться так, чтобы они не сорвали проект и не отдалили его от цели.

Помните о причинах и примерах расширения масштаба, описанных в этой статье. Это поможет вам распознавать закономерности всякий раз, когда они появляются. Затем вы можете применить один из 5 лучших способов избежать расползания масштаба в вашем следующем проекте.

Получите бонусный контент: как получить контент сайта от клиентов
Кликните сюда