Что такое горячие столы? (И подходит ли он для вашего офиса?)

Представьте, что вы просыпаетесь утром, собираетесь на работу и приходите в офис только для того, чтобы обнаружить, что… для вас нет места. Или, может быть, вы приступите к работе и — сюрприз! — этот просторный угловой стол с прекрасным видом доступен, и вы можете работать за ним весь день. При использовании горячих столов возможен любой сценарий. В этой статье мы поговорим об этом типе гибкого рабочего пространства и о том, почему он может подходить или не подходить для вашей компании.

Что такое горячие столы?

Горячие столы — это тенденция к гибкому рабочему пространству, при которой сотрудники захватывают любой стол или рабочую станцию, когда они приходят в офис. Это альтернатива постоянному закрепленному рабочему столу, как во многих традиционных офисах. Благодаря горячему столу никто не может постоянно претендовать на стул, письменный стол или стол. Когда работник приходит в офис, он выбирает, где сесть, в зависимости от того, что открыто. По мере того, как люди приходят и уходят из офиса, меняются и договоренности. Горячие столы похожи на ужин в ресторане. Люди сидят там, где есть свободные места, и это меняется по мере того, как обедающие, то есть рабочие, приходят и уходят.

Горячие столы против регистрации в отелях и бронирования конференц-залов

Хотя люди используют термины «горячий стол» и «деск-отель» взаимозаменяемо, у них есть одно существенное различие. При использовании горячих рабочих столов работники захватывают любое доступное рабочее место (если оно вообще доступно). При размещении в отеле сотрудники заранее бронируют рабочие места, аналогично бронированию номера в гостинице (отсюда и название). В обоих случаях места предоставляются в порядке очереди. Тем не менее, горячая столовая намного свободнее, чем настольная гостиница, поскольку здесь нет системы бронирования.

Бронирование конференц-залов также отличается как от горячих столов, так и от гостиничных столов, хотя у них есть общие черты. Бронирование конференц-зала является нормальным как в традиционных, так и в гибких офисных помещениях. Группы заранее бронируют места общего пользования, такие как конференц-залы или комнаты отдыха. Таким образом, у них есть специальное пространство для совместной работы, отдельное от остальной части офиса. Даже в офисе с горячими столами неплохо иметь отдельную систему для бронирования зон для совместной работы. Некоторое программное обеспечение позволяет бронировать как офисные гостиницы, так и конференц-залы.

Для какого типа рабочего места лучше всего подходит Hot Desking?

Некоторые компании предпочитают горячую работу, но в других это рецепт несчастных сотрудников и низкой производительности. Система хорошо работает в двух случаях. Во-первых, если вы управляете небольшой компанией с ограниченным числом людей, которые все равно работают в одной области, горячее рабочее место не разрушит эту структуру. Во-вторых, если большинство ваших сотрудников находятся в офисе только иногда и нуждаются в рабочем месте в кратчайшие сроки. Может быть, они приходят между встречами по продажам в полевых условиях или когда им нужен доступ к оборудованию, которого у них нет дома. В этом случае использование горячих рабочих столов имеет больше смысла, чем редко используемые выделенные рабочие столы.

Чтобы определить, является ли «горячий стол» лучшим решением для вашего рабочего места, примите во внимание следующее:

• Сотрудники в офисе: много ли в офисе сотрудников ежедневно? Если у вас очень мало сотрудников, которые регулярно работают вне офиса, может возникнуть головная боль, чтобы каждый мог найти место, которым он доволен.
• Планировка офиса: какой тип помещения имеет офис? Можете ли вы обозначить некоторые секции как тихие зоны или места для совместных встреч? Будут ли у сотрудников и отдела те области, в которых они нуждаются?
• Расположение офиса: Трудно ли сотрудникам добираться до работы и с работы? Например, если им приходится каждый день ездить на метро, ​​может возникнуть проблема с переносом большого количества рабочего снаряжения.
• Безопасность. Обрабатывают ли ваши сотрудники особо конфиденциальную информацию? Горячие столы, вероятно, не предложат надежных, необходимых индивидуальных рассадок.

В общем, если большинству членов вашей команды нужна структура традиционного офиса или им приходится регулярно сидеть рядом с определенными работниками для совместной работы, горячее рабочее место — не лучший вариант. Однако, если вы все еще хотите гибридное рабочее место, разумной альтернативой может стать система резервирования. Прочтите нашу статью о том, как настольное размещение в отеле может улучшить рабочее пространство вашего офиса.

Плюсы и минусы горячих столов

Горячие столы имеют свои плюсы и минусы. Это отлично подходит для современных рабочих мест, где сотрудникам нравятся гибкие графики и гибридные рабочие пространства. С другой стороны, более традиционные офисы или компании, которым нужно, чтобы все находились в офисе все время, не так хорошо работают с горячими столами. Давайте погрузимся в плюсы и минусы, чтобы посмотреть на обе стороны.

Плюсы: сотрудничество, социализация и инновации

Когда сотрудники или отделы, которые обычно не работают вместе, вынуждены совместно работать над проектом, легче сидеть рядом друг с другом, и каждый может выбрать свой стол. Затем, по мере сворачивания проектов, рабочие могут разойтись. Кроме того, поскольку рабочие места меняются ежедневно, сотрудники оказываются рядом с коллегами, с которыми обычно не общаются. Это может создать и укрепить рабочие отношения, способствовать сотрудничеству и развитию сотрудничества в масштабах всей компании.

Считают ли сотрудники «горячие столы» ограничением или освобождением, действительно зависит от человека и типа работы, которую они выполняют. Там, где одни могут чувствовать себя подавленными, меняя рабочие станции, другие могут использовать творческий подход и инновации. И если эти сотрудники преуспевают в сотрудничестве, они могут быть еще более мотивированы, сидя рядом с новыми людьми каждый день. Если вы управляете креативной компанией с сотрудниками, которые в любом случае склонны много передвигаться и рассматривают свой стол только как поверхность, на которую можно опереться, горячее рабочее место может помочь дать волю их воображению.

Такая степень автономии отлично подходит для развития сотрудников и может помочь им почувствовать, что работодатель им доверяет. Благодаря устранению необходимости микроуправления, где все сидят, сотрудник получает больше полномочий. Некоторым членам команды дополнительная ответственность вселяет гордость за свою работу и побуждает их брать на себя больше ответственности за свою работу.

Минусы: отсутствие стабильности, иерархии и персонализации

Пожилым работникам или всем, кто привык к традиционной настройке, может не понравиться нестабильность горячих рабочих столов. Незнание того, где вы будете сидеть каждый день и найдете ли вы место вообще, может вызывать беспокойство. И это особенно сложно, когда такое оборудование, как ноутбуки, приходится таскать на работу и с работы, если сотрудник еще не привык к этому. Кроме того, использование горячих столов означает, что сотрудники не могут персонализировать свое пространство или оптимизировать свою рабочую среду, чтобы оставаться сосредоточенными.

В худшем случае все это говорит сотрудникам, что они не имеют значения. Некоторые работники могут считать, что если бы они были важны для компании, им по крайней мере предоставили бы место для работы. Горячие столы также могут повлиять на иерархию офиса, например, если руководитель или сотрудник с 20-летним стажем должен сидеть рядом с группой новых сотрудников или у него худшее рабочее место, чем у того, за кого он отвечает.

Более того, отсутствие стабильности приводит к другой большой проблеме: микробам. При таком большом совместном использовании и обмене рабочими станциями микробы вынуждены путешествовать больше, чем если бы у каждого был свой собственный стол. Это означает, что сотрудники должны очень тщательно следить за чистотой своего рабочего места, чтобы защитить следующего человека, который будет его использовать. Полезно иметь команду уборщиков, которая будет дезинфицировать столы каждую ночь. Но горячее рабочее место означает, что несколько человек могут использовать один и тот же рабочий стол в течение дня при смене смены. Рабочие места нуждаются в уборке каждый раз, когда это происходит.

Pro: лучшая организация рабочего пространства

Тот факт, что сотрудники не могут оборудовать свои столы личными вещами, означает, что каждое рабочее место останется минимальным, не загроможденным и организованным. Это обеспечивает приятный внешний вид в целом, и вам не нужно беспокоиться о том, что некоторые столы будут грязными или грязными. Для некоторых это может стимулировать творчество, а не уменьшать его — некоторые люди могут мыслить более ясно, когда меньше отвлекающих факторов. Кроме того, хотя микробы вызывают беспокойство, как мы уже говорили выше, более аккуратные столы могут облегчить уборку. Когда предметов для работы становится меньше, можно дезинфицировать и стерилизовать труднодоступные места.

Минусы: потерянное время

Приходить на работу, не зная, какие столы доступны и где вам будет удобно работать, может стать отстойным временем. Поиск доступного пространства, размещение, а затем акклиматизация к окружающей среде съедают рабочее время. Если стол недоступен, это еще больше ограничивает производительность. И чем позже сотрудник придет на работу, тем больше шансов, что все столы (или все хорошие) будут востребованы. Затем сотрудник должен либо дождаться, пока один из них освободится, либо отправиться домой, либо в другую рабочую среду, чтобы начать день.

Вот еще одна причина, по которой горячее рабочее место может привести к напрасной трате времени: трудно найти нужных коллег. Будь то человек, с которым вы регулярно разговариваете по рабочим вопросам, или эксперт, с которым вам нужно поговорить по более важному вопросу, не знать, где кто-либо находится, становится сложно. В то же время сбор отдела для быстрой двухминутной встречи может занять гораздо больше времени, когда все разбросаны. Сотрудники также могут столкнуться с низкой производительностью, если они не могут сосредоточиться из-за того, где они сидят. Например, работник, которому нужно сосредоточиться на важном проекте, столкнется с отвлекающими факторами, если он находится рядом с кем-то, кто должен весь день звонить по продажам.

Плюсы: экономия средств

Горячие столы экономически выгодны для компаний, потому что нет лишнего места. В офисе, где часть команды регулярно путешествует или работает удаленно, в целом требуется меньше рабочих столов. Ограничив пространство, необходимое для столов, и лучше используя оставшуюся площадь, можно снизить затраты на недвижимость. Также есть возможность поделиться рабочим пространством с другой компанией. Вы можете создать коворкинг-пространство, в котором используются горячие столы, что еще больше сократит расходы и разделит расходы на содержание офиса.

Минусы: технологическая логистика

Когда сотрудникам назначены столы, все, что им нужно для выполнения работы, уже настроено для них, без лишнего оборудования, которое они не используют. Однако с горячими столами технологическая логистика может запутаться, и есть о чем подумать. Например, должен ли у каждого стола быть свой компьютер, или вам просто нужно место, где сотрудник может подключить свой ноутбук? И все ли приносят свой собственный ноутбук, или они должны принести тот, который предоставляет компания? Возможно ли, чтобы каждый человек ежедневно возил свой ноутбук на работу и с работы, принимая во внимание особые потребности?

Заключительные мысли о Hot Desking

Знание того, как ваши сотрудники работают лучше всего, означает более счастливых сотрудников и более высокую производительность. Но прыгать на офисном тренде ради причуды — не очень умный подход. Горячие столы предназначены для определенных типов компаний и сотрудников, и вам решать, является ли это разумным выбором. В качестве альтернативы у вас может быть гибридный офис, в котором есть несколько постоянных столов, а также место для горячего стола. Или вы можете использовать более структурированную систему бронирования с помощью настольного отеля.

Пока вы решаете, что лучше для вашей команды, ознакомьтесь с нашей статьей о том, как дать своим сотрудникам возможность полностью раскрыть свой потенциал.

Рекомендуемое изображение: ClassicVector через Shutterstock