Скрытые жемчужины: залы заседаний и их влияние на эффективность бизнеса

Опубликовано: 2023-09-13

В современном мире онлайн-общение, управление цифровыми данными и безбумажные встречи стали предпочтительным выбором для членов советов директоров и бизнес-команд по всему миру. Это связано с тем, что цифровизация обеспечивает неоспоримое удобство, экономичность и простоту управления задачами из любой точки мира.

Более того, цифровизация — это не просто вынужденный вариант; каждые четыре из пяти директоров советов директоров по всему миру считают, что советы директоров компаний должны возглавить цифровую трансформацию.

Более того, с растущим спросом на решения для онлайн-управления досками, появляется огромное количество поставщиков услуг. Однако лишь немногие решения по управлению собраниями полностью охватывают все аспекты управления советом директоров. Одним из таких решений является программное обеспечение портала совета директоров, которое может похвастаться всеми стандартными и даже расширенными функциями для эффективного управления заседаниями совета директоров, документами и общением.

Вот как виртуальные залы заседаний могут оказать сильное влияние на корпоративное управление. Начнем со знакомства с технологией портала для досок.

Что такое программное обеспечение для виртуальных конференц-залов?

Программное обеспечение портала совета директоров, или программное обеспечение виртуального совета директоров, представляет собой безопасное программное обеспечение для онлайн-управления собраниями совета директоров и комплексное корпоративное решение, специально предназначенное для директоров советов директоров, генеральных директоров, руководителей, секретарей советов, заинтересованных сторон, инвесторов, лидеров профсоюзов, комитетов и других лиц, принимающих решения.

В отличие от многих других инструментов управления собраниями, программное обеспечение для досок известно своей функциональностью «все в одном». Тем не менее, с помощью безопасных порталов досок вы можете:

Планируйте, организуйте, управляйте, записывайте или отслеживайте собрания совета директоров
Защищайте, делитесь, храните, редактируйте, просматривайте, комментируйте, обменивайтесь и распространяйте документы форума.
Общайтесь с другими членами совета директоров, консультантами, инвесторами или третьими лицами.
Оптимизируйте внешние бизнес-операции или упростите финансовые сделки
Легко подготавливайте длинные и трудоемкие документы с помощью встроенных шаблонов в залах заседаний.

Самое приятное то, что виртуальные залы заседаний одинаково эффективны для коммерческих, некоммерческих и правительственных или общественных учреждений.

Ниже приведены некоторые из наиболее заслуживающих упоминания преимуществ использования программного обеспечения портала для форумов.

1. Простая подготовка и удобный доступ к документам, связанным с советом директоров.

« Виртуальные залы заседаний просто замечательны; с ними можно делать буквально всё. Вы можете проводить длительные встречи, не выходя из дома, получать доступ ко всему, что вам нужно, готовить книги, отчеты и уставы комитетов с помощью встроенных шаблонов, сохранять свои данные в безопасности или отслеживать своих подчиненных», — говорит Хесус Ривас, специалист по маркетинговой стратегии. на сайте board-room.org. Вы также можете узнать, как написать устав комитета.

Как сказал Ривас, залы заседаний могут помочь вам сделать все, что связано с обязанностями совета директоров, за минимальное время. Это может включать подготовку пакетов досок или любого другого отчета с минимальными усилиями.

Программное обеспечение виртуального совета директоров позволяет директорам и членам совета директоров легко получать доступ к документам совета директоров из любого места и в любое время. Все, что вам нужно, это признанное электронное устройство, например смартфон, и подключение к Интернету.

Современные провайдеры виртуальных залов заседаний также предоставляют доступ через мобильные приложения, благодаря чему документы совета директоров можно получить одним щелчком мыши. Более того, некоторые поставщики предоставляют автономный доступ к хранящимся документам.

2. Расширение возможностей принятия решений

Принятие обоснованных решений зависит от наличия самой актуальной информации. Функция управления данными программного обеспечения Board позволяет обновлять документы в режиме реального времени, а система мгновенных уведомлений немедленно уведомляет заинтересованных пользователей.

Более того, протоколы совещаний, прошлые повестки дня, финансовые отчеты, руководства по политике и отчеты легко доступны в программном обеспечении для залов заседаний. Мгновенная доступность данных совета директоров позволяет членам совета директоров принимать более обоснованные и своевременные решения.

3. Более надежная и сертифицированная защита данных.

Программное обеспечение портала Board обеспечивает высокий уровень безопасности, защищая конфиденциальную информацию с помощью нескольких уровней защиты. Сертифицированные поставщики программного обеспечения для плат придерживаются стандартов управления данными и безопасности, установленных признанными организациями, такими как HIPAA, ISO, FISMA, FINRA, SOC, GDPR и т. д.

Такие функции, как двухэтапная проверка, просмотр через забор, самоуничтожение документов, удаленная очистка устройства, цифровые водяные знаки, контроль доступа к документам, шифрование данных и ограничения IP-адресов, обеспечивают непревзойденное сочетание киберзащиты.

Примечание. Надежным программным обеспечением для плат является то, которое строго соответствует рекомендациям, установленным соответствующими регулирующими органами, как указано выше. Важно знать, что наем несертифицированных поставщиков создаст проблемы с соблюдением требований.

4. Эффективное управление советом директоров

Управление задачами досок с помощью порталов досок происходит быстрее и эффективнее, чем традиционные методы. Подготовку к запланированным или незапланированным встречам можно выполнить за считанные минуты. Безопасный и быстрый доступ к данным, совместное использование или распространение данных экономит время.

Кроме того, члены совета директоров могут эффективно готовить повестки дня заседаний, мгновенно распространять их, получать доступ к материалам совета директоров, участвовать в видео-/аудио-совещаниях, выражать обеспокоенность, голосовать, проводить опросы, подписывать документы и с легкостью выполнять другие административные задачи. Короче говоря, залы заседаний помогают выполнять больше работы за меньшее время.

5. Прозрачность и контролируемая активность пользователей.

Порталы советов директоров используют инструменты мониторинга для отслеживания каждой деятельности в зале заседаний совета директоров, способствуя прозрачности и поощряя максимальное участие членов совета директоров, одновременно укрепляя доверие между заинтересованными сторонами. Администраторы могут принять своевременные меры в случае возникновения неясностей или несанкционированных действий и мгновенно поймать виновных.

6. Снижение затрат

Программное обеспечение портала для форумов повышает финансовую ценность компании, защищая данные от утечек или взломов, что в конечном итоге защищает их от потенциальных судебных исков и штрафов.

Более того, это снижает расходы, связанные с бумагой, печатью, составлением и распространением документов совета директоров, тем самым сводя к минимуму необходимость проведения заседаний совета директоров на месте.

Подводя итоги

Точнее, виртуальный зал заседаний — это многофункциональное программное обеспечение для управления советом директоров, которое предлагает комплексные решения для управления документами совета директоров, виртуального общения, управления проектами, управления собраниями и управления сделками.

Программное обеспечение отличается высоким уровнем безопасности, экономичностью и обеспечивает удаленный доступ в любое время. Некоторые заслуживающие внимания и высокозащищенные порталы форумов включают Azues Convene, iDeals Boards, Nasdaq Boardvantage, Govenda Boards и BoardPro. Проверьте программное обеспечение зала заседаний перед следующим онлайн-совещанием!