Пошаговый процесс управления изменениями: важность, типы и причины неудач

Изменения – самое постоянное явление в мире. Это катализатор роста и инноваций. Многочисленные исследования показали, что – 79,7% людей необходимо каждые два-пять лет адаптировать свой бизнес , чтобы выжить на рынке и продолжить кривую роста.

Однако значительная часть людей во всем мире не любит перемен. Это может быть из-за неизвестного страха, дискомфорта, эмоциональной привязанности, неуверенности, восприятия сложности и т. д. Вы найдете таких людей повсюду, даже на своем рабочем месте.

Эта категория людей может представлять самую большую угрозу для роста и развития вашего бизнеса. Чтобы справиться с этой ситуацией, возникла теория управления изменениями. В этой статье будет подробно рассмотрена эта тема, включая пошаговое руководство по процессу управления изменениями.

Что такое процесс управления изменениями?

Управление изменениями — это систематический процесс руководства людьми и организациями посредством изменений. Его цель — обеспечить плавный переход. Этот процесс включает в себя ряд последовательных этапов – определение необходимости изменений, планирование, информирование и реализацию.

Конечная цель — обеспечить, чтобы изменения были хорошо приняты и соответствовали целям организации. Например, сейчас мы переживаем революцию искусственного интеллекта. На рынок уже вышли многочисленные инструменты искусственного интеллекта, и вскоре появятся еще многие, положив начало пятой промышленной революции.

Если люди и организации всех уровней не смогут присоединиться к этой технологии, они обязательно пострадают в долгосрочной перспективе.

Важность и преимущества процесса управления изменениями

Из-за своей значительной важности размер рынка глобальных консалтинговых услуг по управлению изменениями увеличивается с каждым годом. Потому что существующие менеджеры фермы не всегда могут эффективно управлять изменениями.

В таких ситуациях они, как правило, прибегают к помощи известных консалтинговых фирм по управлению изменениями. Взгляните на статистический график ниже, который показывает, как за последние годы резко увеличился размер рынка консалтинга по управлению изменениями.

Итак, почему управление изменениями так важно? В этом разделе мы проиллюстрируем эту тему и рассмотрим некоторые важные моменты. Продолжайте читать! Мы надеемся, что вам понравится.

а. Содействие организационной адаптации

47% организаций, которые интегрируют управление изменениями, с большей вероятностью достигнут своих целей, чем остальные 30%, которые его не внедрили.

По мнению экспертов WalkMe

Процесс управления изменениями включает в себя планирование, обучение и поддержку людей на протяжении всего процесса перехода. Они чувствуют себя более комфортно, когда изменения внедряются. Если есть какие-либо препятствия, управление изменениями помогает преодолеть их в ходе процесса.

б. Согласуйте изменения с бизнес-целями

Изменения успешны только тогда, когда они соответствуют пограничным целям и задачам соответствующей организации. Процесс управления изменениями гарантирует, что все внесенные изменения, будь то с точки зрения управления персоналом, технологий или стратегии, соответствуют миссии и видению организации.

Узнайте, как ставить бизнес-цели и достигать их с помощью программного обеспечения для менеджеров проектов.

в. Легкость постоянного улучшения

Процесс управления изменениями отслеживает регулярный прогресс, собирает обратную связь и вносит необходимые корректировки, устраняя любые возможные препятствия. Это вносит большой вклад в эффективность и производительность и открывает возможности для роста и прогресса компании.

д. Повысьте вовлеченность сотрудников

Как упоминалось ранее, распространенными причинами нежелания большинства людей меняться являются неизвестный страх, дискомфорт, эмоциональная привязанность и воспринимаемая сложность. Устраняя эти страхи, процесс управления изменениями позволяет сотрудникам более активно участвовать в работе. Проверьте, как обеспечить удовлетворенность сотрудников.

е. Минимизируйте риски ошибок

Управление изменениями – это не просто реализация. Это также включает в себя выявление и преодоление всех препятствий и ошибок, которые могут возникнуть на пути. В результате естественным образом снижается вероятность возникновения различных типов рисков, таких как недопонимание и несогласованность действий.

Основные 5 типов процесса управления изменениями

В мире существует несколько десятков типов управления изменениями. Но в этом разделе мы перечислим и обсудим некоторые распространенные типы, которые обычно встречаются на рабочих местах.

Тип 01: Управление переходными изменениями

Это предполагает переход от одного состояния/системы к другому внутри организации. Лучше объяснить это на примере. Предположим, компания хочет использовать новую систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) для отслеживания продаж, поддержки и взаимодействия с клиентами.

Однако большинство сотрудников могут быть не знакомы с новой системой/программным обеспечением. В этой ситуации, согласно переходной системе управления изменениями, правление будет проводить тренинги для сотрудников по ознакомлению с системой.

Кроме того, на начальном этапе они продолжат оказывать немедленную поддержку работникам в течение определенного периода. Таким образом, они плавно перенесут все рабочее пространство со старой системы на новую.

Тип 02: Управление культурными изменениями

С 2020 года мы стали свидетелями масштабных культурных изменений на рабочих местах. Во-первых, это всемирная культура удаленной работы , которая возникла с началом пандемии COVID-19. Большинству из нас пришлось создать комфортную домашнюю обстановку, чтобы искренне продолжать свою работу.

Для мониторинга работы сотрудников были выпущены многочисленные приложения для отслеживания работы. Многие рабочие испугались и им потребовалось время, чтобы привыкнуть к этим трекерам. Однако постоянная удаленная работа вызвала у многих работников психическое беспокойство и одиночество. Затем пришла гибридная культура труда . Вот лучшие практики гибридных моделей с WP ERP.

Но те, кто привык к культуре удаленной работы, проявили отвращение к физическим офисам. Сейчас происходит новая культурная революция – разнообразие, равенство и инклюзивность (DEI) . Религиозно-консервативные и морально иные люди не любят принимать эту культуру на рабочем месте.

Тип 03: Управление трансформационными изменениями

Управление трансформационными изменениями относится к комплексным изменениям. Это включает в себя обновление миссии, видения, бизнес-модели, ролей сотрудников, рабочего процесса и т. д. соответствующей организации. Поскольку это охватывает множество вещей, культурные сдвиги и корректировки требуют много времени.

Управление трансформационными изменениями требует сильного руководства и дальновидного персонала, чтобы руководить организацией с первых позиций. В этом случае гигантские организации обычно нанимают консалтинговые фирмы для получения необходимой помощи и рекомендаций.

Тип 04: Управление структурными изменениями

Управление структурными изменениями меняет структуру организации, включая ее иерархию, роли и структуру команды. Менеджеры по персоналу часто внедряют эти изменения, когда возникает необходимость в оптимизации ресурсов, переопределении должностных ролей, повышении эффективности и улучшении коммуникаций.

В Интернете вы найдете множество агентств, которые работают над несколькими проектами для многих клиентов. Всякий раз, когда появляется новый проект, они нанимают новых людей на контрактной основе и добавляют роли существующим сотрудникам. По завершении проекта нанятые сотрудники освобождаются, а структурная установка снова меняется.

Тип 05: Управление технологическими изменениями

Надеюсь, нам не придется много говорить об этом типе. С началом четвертой промышленной революции почти каждая деловая организация во всем мире начала внедрять технологии для ведения своей деятельности. Но со временем, если определенное программное обеспечение или технология перестают удовлетворять окружающий рыночный спрос, лучше переключиться на другую платформу.

Поэтому всякий раз, когда вы думаете о переходе на другую технологическую систему, вы должны обеспечить сотрудникам достаточно времени для адаптации. В противном случае это может иметь неприятные последствия. Таким образом, технологические изменения управляются на рабочем месте. Ознакомьтесь с новейшими технологическими тенденциями для достижения своих бизнес-целей.

Пошаговый процесс управления изменениями: полное руководство

Надеюсь, вам понравилась эта статья. В этом разделе мы предоставим вам пошаговое руководство по процессу управления изменениями, чтобы вы почувствовали реальную атмосферу. Продолжайте читать шаги.

Шаг 01: Определите потребности в изменениях

Необходимость изменений, очевидно, должна проистекать из определенных потребностей. Иногда вам нужно выяснить, существует ли эта потребность на самом деле, и часто она приходит к вам автоматически. В любом случае вы должны проверить значение, прежде чем вносить какие-либо изменения для удовлетворения потребностей.

Чтобы определить необходимость изменений, выполните следующие действия:

• Проведите ситуационный анализ: оцените текущие операции и показатели производительности, чтобы определить, есть ли разрыв между вашими ожиданиями и результатами.

• Сбор обратной связи: обсудите с ключевыми заинтересованными сторонами (сотрудниками, инвесторами, менеджерами и пользователями), чтобы получить представление о том, в каких областях им следует повысить ценность .

Шаг 02: Оцените влияние изменений

Есть известная пословица: на каждое действие есть равное и противоположное противодействие . Точно так же изменения, которые вы осуществите, наверняка найдут отклик на рабочем месте и среди людей. Вы должны проверить, будут ли эти реакции и ответы положительными или отрицательными.

Согласно многочисленным исследованиям и статистике, около 66% инициатив по изменениям обычно терпят неудачу , тогда как только 34% видят успех . И главная причина этого — невозможность правильно понять, какие последствия это создаст после внедрения изменения.

Вы будете удивлены, узнав, что 2/3 сотрудников испытывают кризисы выгорания на протяжении всего процесса управления изменениями , что приводит к провалу трансформации. Поэтому нет необходимости дополнительно описывать важность анализа последствий изменений.

Чтобы оценить влияние изменений, выполните следующие действия:

• Составьте карту чувствительных областей: определите людей, команды и отделы, которые будут затронуты в первую очередь после внедрения изменений.

• Оценка рисков. Проведите аудит, чтобы выделить все возможные проблемы, такие как снижение производительности, пробелы в навыках и финансовые затраты, чтобы вы могли смягчить их перед внесением каких-либо изменений.

Шаг 03. Планируйте изменения

Если вы думаете о реализации серии изменений, возможно, не получится осуществить их все сразу. Поэтому лучше спланировать и перечислить их раньше, исходя из приоритета и зависимости, которые следует выполнить в первую очередь. Такое планирование является обязательным, поскольку оно поможет другим членам вашей команды знать, что будет дальше.

Чтобы спланировать изменения, сделайте следующее:

• Используйте диаграмму Ганта. Диаграмма Ганта — это инструмент управления проектами, который помогает вам составить список всех одновременных задач в серии на основе их приоритетов, зависимостей и важности.

• Ste Milestone: как только диаграмма Ганта будет готова, установите отдельные вехи для каждой задачи, чтобы весь проект управления изменениями можно было выполнить в установленные сроки.

• Распределите ресурсы. Если процесс управления изменениями требует каких-либо специальных ресурсов, вам также следует запланировать их заранее.

Шаг 04. Разработайте стратегии изменений

По данным Profiletree, успешный процесс управления изменениями может обеспечить 500% возврат инвестиций . В этом случае стратегии управления изменениями могут сыграть решающую роль. Если у вас есть сотрудники, которые не хотят меняться, ваша хитрая стратегия может их убедить.

Сделайте следующее для разработки стратегии изменений:

• Разработайте подходы для разных групп. Если на рабочем месте есть несколько команд/групп, у вас должны быть разные подходы к работе с ними, поскольку у них может быть разная психология.

• План управления сопротивлением. Сопротивление может возникнуть со стороны влиятельных сторон на любом этапе процесса внедрения изменений. У вас должна быть заранее разработана стратегия, чтобы справиться с ними.

• Внедрить управление изменениями с открытым исходным кодом. Эта стратегия основана на принципах открытости, прозрачности и сотрудничества. Это может увеличить потенциал успеха на 22% .

Шаг 05: Используйте программное обеспечение для управления проектами

Использование программного обеспечения для управления проектами может помочь вам отслеживать общий прогресс с централизованной информационной панели. Используя это программное обеспечение, вы можете разбивать задачи на небольшие управляемые форматы, назначать их соответствующим членам команды, устанавливать сроки для каждой подзадачи/этапа и отслеживать прогресс.

WP Project Manager — это такой плагин, который вы можете использовать в этом случае. Это простой в использовании, но комплексный плагин для управления проектами для пользователей WordPress. Он охватывает все необходимые функции, необходимые для любой деятельности по управлению проектами, которые вы можете использовать для управления изменениями.

Ниже приведен список того, что вы можете сделать с помощью плагина WP Project Manager для управления изменениями:

• Настройте столько проектов, сколько необходимо для вашего рабочего процесса.
• Разбивайте большие задачи на более мелкие и поручите их членам команды.
• Используйте Канбан-доску для лучшего управления рабочим процессом.
• Создавайте диаграммы Ганта для визуализации сроков управления проектом.
• Создавайте отчеты для анализа хода проекта и производительности.
• Загружайте и делитесь файлами с членами команды
• Интегрируйте такие инструменты, как GitHub, Bitbucket и Slack, для улучшения совместной работы.

WP Project Manager имеет бесплатную и премиум-версию. Получите плагины, нажав кнопку, прикрепленную ниже.

Шаг 05. Внедрите изменения

Выполнив вышеуказанные шаги, вы готовы реализовать изменения. Это означает, что на данном этапе мы находимся на этапе действия. Этот шаг предполагает тщательную координацию и практическое управление, чтобы обеспечить выполнение разработанных планов посредством мониторинга в режиме реального времени.

Для реализации изменений выполните следующие действия:

• Внедрите пилотное изменение. Проведите несколько тестов по управлению пилотными изменениями, чтобы оценить реакцию различных групп на рабочем месте.

• Развертывание всех этапов один за другим. Если результат теста положительный, начните развертывание всех этапов один за другим, как вы планировали ранее.

• Собирайте отзывы и осуществляйте активный мониторинг. На этом этапе действий обязателен мониторинг в режиме реального времени, чтобы вы могли мгновенно исправить нарушения.

Шаг 06. Сообщите об изменении

Надеюсь, вы заметили, что всякий раз, когда ваш провайдер веб-хостинга или банковская корпорация претерпевает масштабные системные изменения, они отправляют вам обновления по электронной почте и SMS. Аналогичным образом, когда вы осуществляете изменения на своем рабочем месте, вы должны своевременно информировать все соответствующие стороны, которых это может затронуть.

Согласно исследованию, проведенному в Великобритании, 29% опрошенных сотрудников утверждают, что их компания плохо общалась с ними во время вопросов управления изменениями, из-за чего они чувствуют себя обиженными.

На этом этапе выполните следующие действия:

• Общайтесь по нескольким каналам (электронная почта, Slack, информационные бюллетени и мобильные SMS).

• Убедитесь, что сообщения ясны, последовательны и соответствуют целям организации.

• Если возможно, разрешите двустороннюю связь для сбора отзывов от других.

Шаг 07. Обучение и поддержка сотрудников

Основная причина, по которой многие сотрудники проявляют апатию к изменениям, — это ощущение, что после внедрения изменений они будут несовместимы на рабочем месте и их заменят вновь принятые на работу люди. Чтобы преодолеть их страх, вы можете организовать тренинг/семинар, где у них будет возможность освоить новые навыки, необходимые для изменившейся среды.

Сделайте следующее для обучения и поддержки сотрудников:

• Предлагайте практические занятия: семинары, хакатоны и однодневные программы обучения могут помочь сотрудникам практиковать и развивать новые навыки.

• Оцените эффективность обучения. Как и новые изменения, новое обучение часто становится трудным для многих сотрудников. Поэтому вам необходимо активно оценивать, правильно ли они учатся.

Вот руководство о том, как поддержать психическое здоровье ваших сотрудников.

Шаг 08. Закрепите и поддержите изменения

После того как изменения будут реализованы, важно привести их в соответствие с организационной культурой, чтобы их воздействие сохранялось надолго. Это подкрепление предполагает признание сотрудников, которые успешно адаптировались к изменениям и включили их в свою работу и практику.

На этом этапе выполните следующие действия:

• Включите изменения в повседневную деятельность: перепроверьте и обновите организационную политику, культурные традиции и роли сотрудников.

• Награждайте сотрудников. Награждая тех сотрудников, которые успешно адаптировались к изменениям, вы можете повысить их моральные ценности.

Шаг 09: Просмотрите и при необходимости скорректируйте

Как было сказано ранее, новые изменения часто могут иметь неприятные последствия. Так что оставаться вслепую после внедрения новых изменений определенно будет серьезной ошибкой. Если изменение приведет к обратным результатам, и вы закроете на это глаза, это может разрушить все ваше рабочее пространство и ваш бизнес. Вот почему вам необходимо проводить проверки, чтобы найти любые потенциальные лазейки и предпринять необходимые шаги.

На этом этапе выполните следующие действия:

• Проводить обзоры после изменений для сбора информации
• Сохраняйте документацию об уроках, которые вы извлекли на протяжении всего процесса.

Почему управление изменениями может потерпеть неудачу: проблемы

Есть несколько распространенных причин, по которым большинство инициатив по управлению изменениями терпят неудачу. Как специалист по управлению изменениями или менеджер вашей организации, вы должны иметь представление об этих моментах. Это поможет вам одновременно стать дальновидным лидером/менеджером. Взгляните на приведенные ниже пункты, почему управление изменениями терпит неудачу.

1. Низкая вовлеченность сотрудников

По данным Совета корпоративного лидерства CEB, 62% организаций используют план внедрения изменений, принадлежащий преимущественно лидерам . Честно говоря, здесь нет никакой проблемы. Но зачастую высшие руководители ограничивают полномочия принятия решений только собой, и большинство сотрудников не имеют к ним доступа. Но это неправильный шаг, если сотрудники имеют большую заинтересованность в организации.

В отчете Gartner говорится, что успех изменений увеличивается на 24%, если планирование внедрения принадлежит сотрудникам . Следовательно, вы должны включить в планирование сотрудников и все другие важные ресурсы и заинтересованные стороны, чтобы все использовалось правильно и соблюдались сроки.

2. Недостаточное планирование

Без комплексного плана, в котором описываются миссия, видение, цели, сроки, ресурсы и способы преодоления потенциальных препятствий, ни одна организация никогда не сможет справиться со всеми проблемами, которые могут возникнуть в процессе управления изменениями. Недальновидность может привести к нерациональному использованию ресурсов и, в конечном итоге, к несоблюдению сроков.

3. Плохое общение

Когда начинается внедрение изменений, не только меняются роли сотрудников, но и прекращаются многие услуги, связанные с клиентами. Если вы не сможете своевременно сообщить об этом соответствующим сторонам, все ваше рабочее место и рынок превратится в беспорядок. Вот почему четкое и своевременное общение так важно в процессе управления изменениями.

Узнайте, как улучшить свое общение на рабочем месте.

4. Недостаточная подготовка

Неадекватное обучение является распространенным препятствием, мешающим большинству сотрудников адаптироваться к новым системам, ролям и процессам. Отсутствие подготовки может привести к разочарованию, снижению производительности, выгоранию и повышенному сопротивлению изменениям.

5. Невидимое сопротивление переменам

Эта проблема часто встречается в средах с интенсивной корпоративной политикой и подозрительными людьми. Они могут делать вид, что принимают все новые изменения, но внутри они сопротивляются. Они тайно сделают все возможное, чтобы остановить изменения. Как менеджер, вы должны быть достаточно осторожны, чтобы выявлять этих подозрительных людей ради лучшего будущего вашей организации.

Закрытие

Управление изменениями — это всегда сложная задача. Единственная ошибка в этом процессе, несомненно, может привести к огромным разрушениям. Однако вы не можете отрицать или сопротивляться изменениям. Потому что это оставит вас далеко позади существующих конкурентов на рынке.

Поэтому лучше, если у вас всегда будет под рукой готовый план, организационная культура и ваше мышление, чтобы противостоять любым новым требованиям изменений, когда бы они ни постучали в вашу дверь. Надеюсь, вы получили достаточно знаний по сегодняшней теме из этой статьи, которая принесет вам много пользы.

Если вы считаете, что мы что-то упустили в этой статье, сообщите нам об этом в разделе комментариев, чтобы мы могли обновить публикацию. Это все с сегодняшнего дня. Спасибо, что были с нами до конца.