Как пользоваться Monday.com | Учебник для начинающих 2022

Управление проектами не является второстепенным аспектом бизнеса.

Это, пожалуй, одна из самых важных бизнес-операций.

Преимущества инструментов управления проектами выходят за рамки планирования и совместной работы.

Инструменты управления проектами помогают улучшить общение с клиентами, управление рисками, стандартизацию процессов, совместное использование документов и управление ресурсами.

Эти инструменты также помогают снизить рабочую нагрузку вашей команды.

Интуитивно понятная платформа, такая как monday, сокращает трудоемкую ручную работу.

И практически невозможно не упомянуть управление проектами и monday.com в одном предложении.

С момента своего запуска в 2014 году израильская облачная платформа управления проектами завоевала любовь и поддержку тысяч пользователей по всему миру.

Несмотря на простоту использования и удобную для новичков платформу, некоторые пользователи могут чувствовать себя подавленными, пытаясь получить максимальную отдачу от monday.com.

Вот где этот пост придет вам на помощь.

В этой статье о том, как использовать monday.com, я расскажу вам о различных аспектах решения для управления проектами monday.com, чтобы вы могли научиться использовать эту мощную платформу управления проектами.

Несколько вещей, на которые следует обратить внимание, прежде чем мы углубимся в детали.

Во-первых, я буду использовать бесплатную пробную версию Pro версии Monday.com.

Это высший уровень решения для управления проектами понедельника.

Давайте начнем со всех основ понедельника.

Как пользоваться monday.com: начало работы с monday.com

Чтобы использовать платформу для управления проектами, вам необходимо зарегистрироваться.

Посетите веб-сайт monday.com и зарегистрируйте учетную запись, нажав кнопку «Начать».

Убедитесь, что у вас есть бесплатная пробная версия профессионального плана понедельника (не базового плана).

Вы можете зарегистрироваться, используя свою электронную почту, Google, LinkedIn или даже учетную запись Slack.

Введите свое имя и выберите пароль.

Вы также можете выбрать имя для своей команды на платформе.

Далее вы увидите подсказку о типе использования, размере команды и типе бизнеса.

Я попытался использовать их комбинацию и обнаружил незначительную разницу в выходе.

После того, как вы завершите процесс регистрации в понедельник, вы получите электронное письмо с подтверждением для вашей бесплатной пробной версии.

Сделайте все необходимое, и вы должны быть готовы к использованию monday.com.

Вы получите уникальный URL-адрес, который должен выглядеть примерно так: companyname.monday.com.

Как пользоваться monday.com: навигация по платформе

При входе на monday.com вы попадете на главную панель управления.

Здесь вы увидите несколько всплывающих окон, которые проведут вас по платформе.

Я нахожу это весьма полезным.

Компания проделала хорошую работу, предоставив удобный пользовательский интерфейс с полезными всплывающими окнами для управления проектами.

Однако, если бы всплывающих окон было достаточно, вам не понадобилось бы это подробное руководство по использованию monday.com!

Давайте начнем с создания редакционного календаря на monday.com и обсудим другие аспекты платформы по мере продвижения.

Создание доски

В отличие от большинства других инструментов управления проектами, monday.com предлагает несколько дополнительных функций для создания доски.

С понедельником вы можете создавать несколько досок (и даже частных досок).

Вы можете создать новую доску, нажав кнопку «Добавить», а затем нажав «Новый вариант доски».

Здесь вы увидите всплывающее окно с запросом на добавление имени для доски, настройку конфиденциальности и настройку аспектов управления доской.

Для конфиденциальности у вас есть три варианта: основной, частный и общий.

Для того, «что вы управляете на этой доске», вы можете выбрать один из следующих пунктов: бюджеты, сотрудники, кампании, лиды, проекты, креативы, клиенты, задачи или пользовательские.

Вы можете изменить их позже.

Ради этого обсуждения давайте выберем «частное».

После того, как вы нажмете «Создать доску», вас встретит всплывающее окно с надписью «Добро пожаловать на вашу первую частную доску».

Нажмите синюю кнопку «Хорошо, понял», и вы увидите свою доску.

Что дальше?

Теперь пришло время добавить группы на нашу доску.

Доска-> Группы

Подумайте о группах как о задачах, которые вы хотите создать для своей доски.

Думайте о досках как о ведрах.

Например, если вы занимаетесь маркетингом, вы можете создавать группы, такие как написание контента, реклама в Facebook и SEO.

Когда я подошла к своей доске, то увидела там 3 группы без названия.

Я переименовал их.

Если вы хотите добавить больше, вы можете нажать синюю кнопку под названием вашей доски с надписью «Новый элемент».

Это создаст безымянную группу над предыдущими.

Если вы хотите переместить новую группу вниз, вы можете просто нажать на три точки рядом с названием группы и нажать «Переместить в». Здесь вы должны увидеть две опции: «Переместить на доску» и «Переместить наверх».

Кроме того, вы можете просто навести курсор мыши на название группы, и он покажет вам значок «рука», чтобы перетащить группу вверх или вниз.

Группа->Задачи

Далее нам нужно научиться добавлять задачи в группу на monday.com.

Задача больше похожа на задачу внутри группы.

Например, для группы написания контента я хочу создать задачу под названием «исследование статьи».

Для этого давайте либо переименуем элементы 1, 2 или 3 (это элементы по умолчанию в трех группах по умолчанию).

И если вы создали новую группу, вы должны увидеть «добавить элемент».

Нажмите на это, и вы увидите боковое всплывающее окно с надписью «Новый элемент».

Нажмите на это, чтобы переименовать его в желаемую задачу.

В этом случае я бы назвал это «исследованием статьи».

В этом меню вы можете свернуть определенную группу или свернуть их все (хорошо, если вы хотите проверить упрощенный список статей, как в нашем случае), а также создать новую группу или переместить ее на другую доску. Вы также можете изменить цвет группы (удобно для быстрой визуальной сортировки) и, конечно же, переименовать группу.

Здесь вы должны увидеть три варианта: «Обновления», «Файлы» и «Журнал активности».

Когда вы нажимаете «Обновления», вы увидите окно с подсказкой «записать и обновить» и дополнительный текст под полем с надписью «записать обновления по электронной почте».

Пойдем с первым вариантом.

Когда вы щелкнете по нему, вы должны увидеть редактор WYSIWYG с опцией контрольного списка.

Думайте об этой области как об общем руководстве или цели, которую вы хотите детализировать в отношении конкретной задачи.

Вы также можете добавлять файлы, GIF, смайлики и даже упоминать кого-то из вашей команды.

Если вы нажмете на второй вариант рядом с «Обновления», то есть «Файлы», вы получите возможность добавить файл и выполнить поиск файла.

Наконец, у нас есть вкладка «Журнал действий», которая показывает историю действий для этой конкретной задачи.

Чуть не забыл упомянуть.

Рядом с названием задачи вы увидите еще два варианта — кружок с человеческим контуром и три точки.

Когда вы нажмете на кружок, вы получите всплывающее окно для добавления подписчиков в команду.

И когда вы нажмете на три точки, вы увидите следующие параметры: управление подписчиками, настройка электронной почты, экспорт в Excel, копирование ссылки на элемент, архивирование и удаление.

Как добавлять и удалять участников команды

Теперь, когда мы настроили группы, а также продемонстрировали, как ставить задачи, давайте рассмотрим другие аспекты monday.com.

Обратите внимание, что добавление товарищей по команде в группу недоступно на момент написания этого обзора.

Однако у вас есть возможность добавить их в задачу.

Шаг 1 — добавить их на доску.

Вы можете сделать это, щелкнув контур человека со знаком плюс на голубоватой вертикальной боковой панели слева.

Когда вы наводите на него курсор, он должен сказать «пригласить членов команды».

Щелкнув по этому значку, вы увидите всплывающее окно с приглашением на работу в понедельник.

Там вы увидите приглашение с опцией электронной почты, чтобы пригласить члена команды.

Здесь у вас есть два варианта.

Во-первых, вы можете пригласить человека стать членом команды.

Во-вторых, вы можете добавить их в качестве «зрителей».

Теперь, когда вы добавили члена команды на свою доску, вы можете добавить его к задаче.

Нажмите на группу и выберите задачу, к которой вы хотите, чтобы член команды присоединился.

Рядом с задачей вы увидите столбец «Человек» вместе с кружком с человеком.

Нажмите на кружок и добавьте человека.

Другой способ сделать это — щелкнуть вкладку «Обновления» и щелкнуть кружок в правом верхнем углу.

Если вы хотите удалить участника из задачи, нажмите на кружок с его инициалами.

А затем нажмите на крестик (x) рядом с их именем во всплывающем окне.

Добавление статуса

По умолчанию вы должны видеть эти столбцы, перемещающиеся слева направо под каждым элементом группы, человеком, статусом, датой и знаком «плюс».

Все эти столбцы (кроме задачи) можно перемещать по горизонтали.

Нажав на столбец «Статус», вы получите четыре варианта: «Работа над ним», «Застрял», «Готово» и серая метка.

Под этим вы должны увидеть опцию «редактировать метку».

Здесь вы можете изменить цвета для всех меток по умолчанию и даже добавить новые метки.

Убедитесь, что вы нажали кнопку «Применить» внизу, если вы вносите какие-либо изменения здесь.

Добавление даты

Столбец «Дата» отображается третьим справа от задачи.

Когда вы нажмете на этот столбец рядом с задачей, вы увидите всплывающее окно, в котором отображается «сегодня» и календарь на месяц.

Здесь вы можете выбрать дату и даже добавить время, используя переключатель под календарем.

Что мне нравится в этом всплывающем окне, так это смайлик в правом верхнем углу.

При нажатии на значок открывается раскрывающееся всплывающее окно с 15 значками, такими как галочка, крестик и вопросительный знак.

Это всего лишь один пример использования отслеживания времени в этом программном обеспечении PM.

Последняя колонна

Как я упоминал ранее, рядом с датой есть столбец со знаком «+».

Когда вы нажмете на этот столбец, вы увидите ряд параметров столбца. Например, отсюда вы можете получить такие столбцы, как текст, ссылка, статус, люди, дата, раскрывающийся список, страна, числа, метка и еще несколько параметров.

Просмотр и систематизация проектов

Новая панель инструментов

Вы можете создать новую панель мониторинга, щелкнув текст «Добавить» под боковой панелью «Рабочая область» (слева).

Вы должны увидеть всплывающее окно с предложением создать панель управления.

Выберите желаемое имя для вашей новой панели управления и выберите уровень конфиденциальности (основной или частный).

Основной вариант — сделать панель инструментов видимой для всех членов команды.

И «частный» вариант — создать панель инструментов для работы в частном порядке или с выбранными членами команды.

Затем нажмите синюю кнопку «Создать панель инструментов» и, вуаля, вы только что создали новую панель инструментов.

Когда вы закончите, вы увидите новую панель инструментов с текстом «Выберите свой первый виджет».

Виджеты — это мини-приложения, помогающие управлять задачами на monday.com.

Некоторые из виджетов, которые вы там увидите, включают батарею, календарь, диаграмму, рабочую нагрузку, числа и диаграмму Ганта.

Вы также можете щелкнуть текст «Добавить виджет» рядом с досками, чтобы увидеть список доступных параметров.

Для этого урока давайте воспользуемся виджетом «Календарь».

При нажатии на указанный виджет вы должны увидеть календарь, заполняемый под новой панелью управления, которую вы только что создали.

Вы можете щелкнуть любую дату в календаре, добавить новый элемент (или задачу) и настроить группу, человека, статус и дату во всплывающем окне.

Учебное пособие Monday.com: добавление представлений

Monday.com сияет своей функциональностью «просмотров».

Эта функция включает в себя диаграммы и другие графики для ваших групп и задач.

Используя это, вы можете понять, что и когда, и вносить изменения на ходу.

Добавление представлений относительно просто.

Перейдите к представлению таблицы и нажмите кнопку «основная таблица» вверху.

Рядом с основной таблицей и временной шкалой вы должны увидеть значок «+».

При нажатии на нее должно появиться раскрывающееся меню со списком параметров, таких как таблица, панель инструментов, представление диаграммы, канбан, диаграммы Ганта, карты, форма, галерея файлов, приложения; и «больше просмотров» внизу.

Нажмите «больше просмотров», и вы увидите больше вариантов.

Лично я использую Канбан-представление, представление диаграммы и представление календаря для большинства своих проектов.

Учебник Monday.com: Хронология

Мне нравится эта функция monday.com.

Вы можете получить к нему доступ, щелкнув вкладку «Временная шкала» рядом с «Основной таблицей» под Доской.

В этом представлении вы можете быстро просмотреть задачи, сроки проекта и назначенных членов команды.

Вы даже можете экспортировать данные в Excel отсюда.

Учебник Monday.com: Заключение

Я старался изо всех сил осветить основные аспекты monday.com.

Этот инструмент управления проектами прост в освоении и использовании.

В отличие от других инструментов управления проектами, monday.com невероятно нагляден и настраивается.

Благодаря большому количеству вариантов использования monday.com заработал себе положительную репутацию.

Менеджеры проектов как в крупных, так и в малых компаниях любят эту платформу для управления повторяющимися задачами и другими аспектами управления проектами не только для маркетинга, но и для отделов продаж.

Попробуйте это программное обеспечение для управления проектами, и я уверен, что вам понравится его простота использования и широкий набор функций. Начать работу с monday.com относительно просто.

Кроме того, с 14-дневной бесплатной пробной версией вы ничего не теряете.