Важные компоненты счета-фактуры WooCommerce в формате PDF и его создание в WooCommerce

Допустим, вы клиент. Во всех офлайн-магазинах вы получаете счет при оформлении заказа. Точно так же вы получите индивидуальный счет-фактуру после размещения заказа в интернет-магазине.

Вся информация о заказе, включая название компании, логотип, адрес, имя клиента, адрес, дату заказа, сведения о продукте и т. д., будет указана в счете-фактуре.

Найдите минутку и представьте себя владельцем магазина. Всякий раз, когда клиент размещает заказ, вы должны отправить ему счет, не так ли?

У вас может быть один вопрос. Как? Это хороший вопрос, потому что у вас может быть несколько заказов, и было бы сложно вручную создать счет для каждого заказа в отдельности. Не волнуйтесь прямо сейчас.

В этой статье мы рассмотрим важные компоненты счета-фактуры, а также как использовать плагин Webtoffee «WooCommerce PDF-счета, упаковочные листы, накладные и отгрузочные этикетки» для автоматического создания и настройки счетов-фактур WooCommerce для ваших клиентов.

Давайте начнем сейчас, хорошо?

Счета-фактуры — это документы, которые вы отправляете клиентам, которые собираются приобрести ваши товары и услуги, чтобы получить платежи, или клиентам, которые уже заплатили.

Счет-фактура служит доказательством покупок для клиентов, которые ранее совершали покупки. Кроме того, он действует как юридическая запись в случае ошибок или повреждения товаров, требующих возмещения.

Кроме того, клиент также может использовать счет-фактуру в качестве доказательства, если он предъявляет ложные требования.

Итак, каковы основные компоненты счета-фактуры?

1. Логотип компании
2. Сведения о компании
3. Детали клиента
4. Номер счета
5. Дата заказа
6. Метод оплаты
7. Купленные продукты
8. Цена и количество
9. Налоговая информация
10. Штрих-код/QR-код
11. Политика возврата
12. Примечания для клиентов

В следующей части статьи мы обсудим эти компоненты счета. Давайте сначала рассмотрим некоторые преимущества счетов-фактур.

Даже если ваш бизнес WooCommerce небольшой, отправка клиенту счета показывает ему, что вы профессионал. Профессионально составленный счет со всеми необходимыми компонентами поможет вам выделиться на фоне конкурентов и завоевать доверие клиентов.

Многие компании, в том числе ваши конкуренты WooCommerce, упускают из виду возможность, которую предоставляет счет. Путь клиента к покупке начинается с получения счета и продолжается столько времени, сколько необходимо.

Интернет-покупки сегодня предлагают широкий выбор вариантов. Поэтому для того, чтобы оказать влияние на сознание клиента, крайне важно создать уникальную идентичность бренда. Благодаря использованию визуальных компонентов в автоматизированных счетах, счета WooCommerce успешно решают эту проблему. Таким образом, это укрепляет узнаваемость бренда вашего онлайн-бизнеса.

Несомненно, это самое существенное преимущество инвойса. Юридический отчет о ваших продажах поможет вам отслеживать, какие продукты были проданы и кому.

Кроме того, счета-фактуры упрощают доступ к информации о предыдущих платежах, увеличивают бизнес-потенциал, упрощают подготовку налогов и служат правовой защитой.

Как мы упоминали ранее, в этом разделе обсуждаются важные компоненты счета-фактуры.

Давайте начнем.

1. Логотип компании

Логотипы являются основой идентичности бренда. Чтобы произвести сильное первое впечатление, нужно привлечь внимание клиента.

Счета-фактуры WooCommerce должны включать ваш логотип, потому что это делает их более профессиональными. В результате ваши клиенты с большей вероятностью будут вам доверять.

2. Информация о компании

Очевидно, что одним из наиболее важных компонентов счета-фактуры является фирменный стиль. Вы должны добавить информацию о своей компании или бизнесе в верхней части счета.

Укажите официальное название компании, адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Если ваш бизнес работает в определенной стране или юрисдикции, вам может потребоваться предоставить дополнительную информацию, например ваш идентификационный номер налогоплательщика или номер плательщика НДС.

3. Сведения о клиенте

В свой счет вы должны включить информацию о своем клиенте или покупателе, например, его имя, адрес электронной почты, номер телефона, почтовый адрес, GSTIN, НДС, номер SSN и т. д.

Запись формы страницы оформления заказа может использоваться для получения всей информации о вашем покупателе при создании счета-фактуры WooCommerce. В счете рекомендуется указывать как адрес доставки, так и адрес для выставления счета.

4. Номер счета

Отслеживание и поддержание порядка проще с номером счета-фактуры. Присвоив своим счетам уникальный идентификатор, вы сможете быстро найти свою историю покупок.

Ваш плагин счета-фактуры в формате PDF автоматически сгенерирует номер счета-фактуры при создании счета-фактуры WooCommerce.

Вы можете выбрать формат для своих счетов, в зависимости от того, хотите ли вы префикс или суффикс, или собственный числовой формат.

5. Дата заказа

Каждый счет-фактура должен включать этот ключевой компонент. Ваши счета-фактуры подтверждают, когда транзакции имели место, показывая дату заказа.

Вы сможете отслеживать, когда ваши продукты или услуги продаются или предоставляются таким образом. В случае возникновения проблем с доставкой, дата транзакции в счете-фактуре поможет устранить любую путаницу.

6. Способ оплаты

Способы оплаты, которые вы принимаете, должны быть указаны в счете, если вы делаете его для сбора платежей. Pay Pal, банковские переводы, кредитные карты и т. д. — вот несколько примеров.

Для вас очень важно обрабатывать заявки на возмещение, и это поможет вам отслеживать способы оплаты, которые используют ваши клиенты.

7. Купленные продукты

В счете-фактуре вы должны перечислить вещи, купленные вашим клиентом. Вы можете добавить несколько атрибутов, таких как артикул, изображение продукта, краткое описание и т. д. при создании счета-фактуры WooCommerce.

Складские единицы или SKU — это отличительные идентификаторы, которые могут понять только владельцы бизнеса WooCommerce. Чтобы идентифицировать свои запасы, они используют SKU.

В результате крайне важно указать артикул или идентификатор продукта, чтобы беспрепятственно управлять возвратами и возмещениями.

8. Цена и количество

Вы должны указать количество, цену за единицу и промежуточную стоимость продуктов в дополнение к списку продуктов.

В случае нескольких заказов одного и того же товара неудобно перечислять каждый по отдельности. Ваш счет также будет перегружен этой информацией.

Поэтому в этой же строке укажите цену товара, количество, а затем общую стоимость заказа.

9. Налоговая информация

Счета-фактуры должны включать любые соответствующие налоги на добавленную стоимость или налоги с продаж электронной коммерции, которые применяются к местонахождению вашей компании, вашего клиента или того и другого.

Рассчитайте общую цену, включая налог, и добавьте ее к итоговой цене промежуточного итога.

10. Штрих-код/QR-код

Чтобы легко получить доступ к вашему продукту и обращаться с ним во время доставки, важно включить штрих-код или QR-код.

Штрих-код — это машиночитаемая этикетка, содержащая информацию, доступную в счете-фактуре. Кроме того, QR-код — это своего рода штрих-код, по которому вы сможете получить номер заказа или номер счета-фактуры, отсканировав QR-код в счете-фактуре.

11. Политика возврата

Чтобы предотвратить какое-либо недопонимание с вашими клиентами, вы должны предложить процедуры возврата.

Включите все существенные условия, налоговую информацию, пункты, связанные с платежами, правила возврата и т. д. Клиент не может впоследствии отклонить эти условия, если вы укажете их в счете.

Вы можете включить политику возврата в нижнюю часть своих счетов WooCommerce, если вы их создаете.

12. Примечания для клиентов

Отличный способ привлечь вашего клиента и завоевать его доверие — это заметки клиентов.

Клиенты могут указать запросы, которые они хотят, чтобы компания выполнила, например, добавление примечаний к подарочной упаковке или инструкций по доставке.

Вы также можете творить чудеса с репутацией своего бренда, просто добавив благодарственное письмо в нижний колонтитул. Индивидуальный подход, который вы добавите к своему счету, заставит ваших клиентов чувствовать себя ценными.

Узнав, как выглядят счета-фактуры WooCommerce, вы можете приступить к их созданию для своих магазинов WooCommerce.

Вопрос в том, как?

Клиенты требуют быстрых ответов и эффективных услуг в оживленном мире электронной коммерции. Поэтому ручная подготовка счетов для заказов на вашем сайте WooCommerce будет трудоемкой и неэффективной.

WooCommerce поддерживает стандартную функцию выставления счетов, но существует множество плагинов, которые помогут вам отправлять клиентам профессионально выглядящие счета всего за несколько кликов.

Для этих профессионально выглядящих счетов мы будем использовать счета Webtoffee WooCommerce в формате PDF, упаковочные листы, накладные и плагин этикеток для доставки.

Счет-фактура WooCommerce PDF / упаковочные листы — это идеальный бесплатный плагин, который позволяет создавать индивидуальные счета-фактуры WooCommerce профессионального качества для каждого клиента, независимо от того, какой тип бизнеса вы ведете.

Плагин freemium, кстати, имеет платную версию в дополнение к бесплатной версии. Платные версии имеют больше функций, в то время как бесплатные версии могут предлагать только самые основные функции.

Когда клиент завершает заказ, этот плагин автоматически генерирует счета и прикрепляет их к электронному письму с подтверждением заказа. Клиенты также могут загрузить счет-фактуру со страницы подтверждения заказа или со страницы «Моя учетная запись».

Чтобы добавить плагин, перейдите в панель администратора WordPress и выберите « Плагины » > « Добавить новый ». Найдите, затем установите и активируйте плагин WooCommerce PDF Invoices and Packing Slips.

После установки перейдите в раздел «Счета /упаковка » > « Счета» и настройте общие параметры для счетов в формате PDF.

Инструкции в этой статье помогут вам детально настроить параметры счета в формате PDF для Woocommerce.

После настройки общих параметров перейдите на вкладку «Настройка». Здесь вы можете включить или отключить параметры в счетах-фактурах, переключив кнопку в правой части страницы и предварительный просмотр в реальном времени в левой части.

Настраивая счета-фактуры WooCommerce в формате PDF в предварительном просмотре, вы можете точно увидеть, как будет выглядеть ваш счет.

Счета-фактуры/упаковочные листы WooCommerce в формате PDF также позволяют настраивать макеты счетов-фактур в соответствии с вашим бизнесом. Кроме того, вы сможете добавить QR-код в свой счет, что является расширенной функцией премиум-версии этого плагина.

И, наконец, чтобы купить, установить и активировать профессиональную версию плагина — обратитесь к этой статье.

В вашем магазине WooCommerce путешествие ваших клиентов должно быть плавным и удовлетворительным от начала до конца.

Индивидуально разработанные профессиональные счета могут помочь вашим клиентам в их путешествии по вашему магазину, завоевать их доверие и даже превратить их в лояльных постоянных клиентов. Кроме того, это защитит ваш бизнес WooCommerce от ошибок и мошенничества.

Мы надеемся, что эта статья поможет вам понять важный компонент счета-фактуры и позволит вам создать свой собственный профессиональный счет-фактуру WooCommerce в формате PDF.