Как создать руководство по политике и процедурам: полное руководство

Не знаете, как создать руководство по политике и процедурам, и нужно ли оно вообще вашему бизнесу?

Руководство по политике и процедурам — это централизованный центр, где сотрудники могут получить доступ к ключевой информации о вашем бизнесе.

По мере расширения вашего бизнеса документирование этих политик и процедур необходимо для оптимизации ваших процессов, заботы о ваших сотрудниках, защиты вашего бизнеса, обеспечения соблюдения государственных норм и многого другого.

В этом руководстве вы узнаете все, что вам нужно знать о том, как создать руководство по политике и процедурам, включая следующее:

• Что такое руководство по политике и процедурам?
• Примеры руководств по политике и процедурам
• Почему важно иметь руководство по политике и процедурам
• Как создать руководство по политике и процедурам

Давайте копать…

Что такое руководство по политике и процедурам?

Руководство по политике и процедурам — это централизованный центр знаний, в котором сотрудники могут получить доступ к информации о политиках и процедурах вашего бизнеса, например, о том, как выполнять определенные задачи («процедуры»), а также о правилах и положениях («политики»).

Некоторыми примерами могут быть детали процесса найма для менеджеров, которым необходимо нанять новых сотрудников, правила отпуска по болезни, льготы для сотрудников и т. д. Через секунду мы поделимся дополнительными примерами руководств по политикам и процедурам.

Такой централизованный центр знаний помогает вашим сотрудникам получать доступ к ключевой информации, когда это необходимо, что помогает вашему бизнесу работать более эффективно.

Это также гарантирует, что все ваши сотрудники работают на одной странице и полностью понимают процедуры и политики вашего бизнеса.

Примеры руководств по политике и процедурам

Чтобы помочь вам понять, что такое руководство по политике и процедурам и какие типы содержимого вы должны включить в свое, давайте кратко рассмотрим некоторые примеры руководств по политике и процедурам, которые вам следует рассмотреть, включая:

• Кодекс поведения на рабочем месте
• Информация о льготах для сотрудников
• Процедуры по охране здоровья и безопасности
• Аварийные процедуры
• Выйти из политики
• Политика в отношении отпусков
• Политика удаленной работы
• Организационная структура
• Политика деловых поездок (например, суточные и т. д.)
• кадровая политика
• Порядок оплаты
• Процедуры сотрудников для ключевых задач (например, подача заявления на отпуск)
• Описание вакансии
• Информация о продвижении (если стандартизирована, например, разные уровни)
• Правила соблюдения законодательства (например, правила для сотрудников, инвестирующих в акции)
• Информация об опционах на акции и периоды наделения правами
• Политики использования технологий
• Политики информационной безопасности
• Политика непрерывного образования

В качестве примера из реальной жизни можно рассмотреть Политику информационной безопасности Нотр-Дама, которая помогает «защитить информационные ресурсы Нотр-Дама от случайного или преднамеренного несанкционированного доступа…»

У вашего бизнеса могут быть уникальные политики и процедуры, поэтому это ни в коем случае не полный список всего содержимого, которое вы должны включить в руководство по политикам и процедурам. Тем не менее, это должно дать вам хорошее представление о том, с чего начать.

Почему важно иметь руководство по политике и процедурам

Теперь, когда вы знаете, что такое руководство по политике и процедурам, давайте рассмотрим некоторые из самых больших преимуществ его создания для вашего бизнеса.

Сокращение времени обучения сотрудников

Всякий раз, когда вы нанимаете нового сотрудника, всегда существует задержка между тем, когда он начинает работать, и тем, когда он начинает реально вносить свой вклад в ваш бизнес.

Вы должны помочь им понять ключевые политики, как они будут работать, над чем они будут работать и так далее.

С помощью руководства по политике и процедурам вы можете сократить время обучения сотрудников, когда речь идет обо всех общих процедурных задачах в вашем бизнесе.

Таким образом, новые сотрудники могут сосредоточиться на обучении своим реальным рабочим задачам, что поможет им быстрее начать создавать ценность.

Помогите сотрудникам понять свои преимущества (и повысить удержание)

Большинство компаний предлагают льготы для сотрудников, чтобы повысить удержание и улучшить моральный дух сотрудников.

Однако, если сотрудники не знают, как получить доступ к этим преимуществам (или если эти преимущества вообще существуют), ваш бизнес не получит преимущества от предложения этих преимуществ.

С помощью руководства по политике и процедурам вы можете четко задокументировать все льготы для сотрудников вашего бизнеса, чтобы:

1. Сотрудники знают, какие льготы существуют.
2. Сотрудники знают, как они могут получить доступ к этим преимуществам.

Улучшение соблюдения правил и положений

В дополнение к вашей собственной бизнес-политике, ваш бизнес, вероятно, также должен будет соблюдать государственные правила и нормы, такие как правила в отношении инсайдерской торговли.

Для некоторых предприятий последствия несоблюдения этих правил могут быть существенными в виде штрафов или других санкций.

С помощью руководства по политике и процедурам вы можете указать, что сотрудники должны делать для соблюдения этих правил. Четко разместив эту информацию (и упростив доступ к ней для сотрудников), вы сможете избежать непреднамеренных ошибок и улучшить соблюдение этих государственных правил.

В качестве примера вы можете увидеть политику Shake Shack по соблюдению правил инсайдерской торговли:

Установите правильные ожидания в отношении поведения сотрудников

Если вы хотите избежать проблем с поведением сотрудников, гораздо проще установить ожидания с самого начала, чем пытаться изменить поведение позже.

С помощью руководства по политике и процедурам вы можете с самого начала установить правильные ожидания в отношении поведения и культуры сотрудников, чтобы избежать проблем в будущем.

Стандартизируйте бизнес-процессы и защитите себя от проблем

Еще одно большое преимущество руководства по политикам и процедурам заключается в том, что оно помогает вам стандартизировать политики вашего бизнеса — как следует из названия!

Максимально стандартизировав политики, вы сможете повысить эффективность и упростить административную работу вашего бизнеса.

Вы также можете помочь защититься от проблем, таких как использование вашей политики информационной безопасности для защиты вашего бизнеса от злоумышленников, получающих доступ к вашим данным.

Уменьшите нагрузку на HR, позволив сотрудникам помогать самим себе

В вашем бизнесе почти наверняка будет много очень специфических политик в отношении задач, связанных с персоналом, таких как выплаты, больничные, отпуск, льготы, пенсионные возможности и так далее.

Если сотрудники чувствуют необходимость обращаться к вашим сотрудникам отдела кадров каждый раз, когда у них возникает вопрос, ваши сотрудники отдела кадров будут вынуждены отвечать на эти вопросы вместо того, чтобы работать над чем-то более ценным.

Задокументировав все эти важные политики и процедуры в своем руководстве, вы можете дать сотрудникам инструменты, необходимые им для самостоятельного поиска ответов. Это означает, что сотрудники могут получать ответы всякий раз, когда они им нужны, а ваш персонал отдела кадров может сосредоточиться на других вещах.

Это работает во многом по тому же принципу, как создание базы знаний, ориентированной на клиентов, может помочь вам сократить количество запросов в службу поддержки , предоставив клиентам инструменты, которые помогут им самим. Если вам интересна эта тема, ознакомьтесь с нашей статьей с семью большими преимуществами базы знаний .

Как создать руководство по политике и процедурам

Теперь давайте перейдем к фактическим шагам создания руководства по политике и процедурам от начала до конца.

1. Спланируйте свою политику и руководство по процедурам

Перед тем, как вы начнете писать и документировать, важно иметь общий план и структуру вашего руководства.

Это позволит вам узнать, какой контент вам нужно написать и как лучше всего структурировать этот контент в связное руководство.

Если вы не знаете, с чего начать, приведенные выше примеры руководств по политикам и процедурам станут хорошей основой.

У вашего бизнеса также могут быть свои собственные политики и процедуры, которые необходимо задокументировать в вашем руководстве.

Помимо простого перечисления отдельных политик и процедур, вы также захотите подумать о том, как вы можете сгруппировать их вместе в логические категории. Например, отдельные политики вознаграждения сотрудников могут быть сгруппированы в одну всеобъемлющую категорию «Вознаграждения работникам».

Этот тип группировки облегчит сотрудникам просмотр и навигацию по вашему руководству.

При правильном программном обеспечении для руководства по политикам и процедурам у вас не должно возникнуть проблем с настройкой этого типа категоризации.

2. Создайте команду для написания вашего контента

После того, как вы наметили свою политику и руководство по процедурам, вам необходимо собрать команду экспертов, которые смогут создать этот контент.

Поскольку ваши политики и процедуры, скорее всего, будут охватывать разные отделы, ваша команда также должна будет это сделать.

Ваша главная цель — найти экспертов по всем важным политикам и процедурам, которые вам необходимо задокументировать.

Этот шаг также может быть хорошим местом, чтобы вернуться и проверить, не пропустили ли вы что-нибудь в своем плане. У вашей группы экспертов могут быть свои отзывы о новых политиках, которые следует добавить, или об изменениях в структуре вашего руководства.

3. Напишите содержание своей политики и процедуры

Теперь вы готовы начать писать. Ваша команда должна знать, что нужно сделать, и они могут начать создавать этот контент на основе вашего плана.

Вот несколько рекомендаций по политике и процедурам, которые следует учитывать при написании документации:

• Включайте изображения и видео там, где это имеет смысл . Изображения и видео могут быть полезны для более подробного объяснения вещей, особенно когда речь идет о процедурах, которым должны следовать сотрудники.
• Используйте форматирование, чтобы привлечь внимание к ключевым областям — используйте выноски, чтобы выделить важную информацию, сделать акцент на предупреждениях и т. д. Большинство программ для руководств по политикам и процедурам должны позволять вам это делать.
• Избегайте жаргона — многие статьи должны быть доступны для сотрудников с разными специальностями/уровнями знаний, а это значит, что вам следует по возможности избегать тематического жаргона.
• Включите оглавление — добавление оглавления облегчает сотрудникам навигацию по содержимому. Некоторое программное обеспечение для руководств по политикам и процедурам может помочь вам сделать это автоматически.
• Используйте короткие абзацы и маркеры — это облегчит сотрудникам усвоение и понимание вашего контента.

4. Просмотрите и одобрите содержание вашей политики и процедуры

После того, как вы написали первые наброски содержания своей политики и процедур, вы захотите, чтобы это содержание было рассмотрено отдельным экспертом в данной области.

Этот процесс проверки может помочь вам обнаружить ошибки и несоответствия перед публикацией вашего контента.

Также, как правило, никогда не бывает плохой идеей иметь второй набор глазных яблок на содержании, когда речь идет о структуре и качестве написания.

В идеале вам понадобится система, позволяющая рецензентам ставить подпись под каждой частью контента еще до того, как он будет опубликован в вашем руководстве.

Говоря о…

5. Опубликуйте свою политику и руководство по процедурам

Чтобы облегчить доступ к вашему руководству, вы должны использовать программное обеспечение для руководств по политикам и процедурам, которое позволит вашим сотрудникам легко получить доступ к вашим политикам в любое время.

Для большинства предприятий вы можете использовать обычное программное обеспечение базы знаний или программное обеспечение для документации, если оно включает функции, которые помогут вам ограничить доступ к вашему руководству.

Если вы не знаете, с чего начать, база знаний Heroic предлагает гибкий и экономичный способ создания руководства по политике и процедурам.

База знаний Heroic основана на программном обеспечении WordPress с открытым исходным кодом, а это означает, что вы также можете воспользоваться всей гибкостью, которую предлагает WordPress.

Эта комбинация предлагает несколько различных способов ограничить доступ к вашей политике и руководству по процедурам:

• Требовать от пользователей регистрации учетных записей и входа в систему с использованием имени пользователя и пароля — это позволяет сотрудникам получать доступ к руководству из любого места, сохраняя при этом безопасность.
• Создайте единый пароль, которым вы можете поделиться с сотрудниками — это не так безопасно, потому что любой, у кого есть пароль, может получить доступ к содержимому, но его очень легко настроить, потому что сотрудникам не нужны собственные учетные записи.
• Разрешить доступ на основе IP-адреса — это может быть хорошим вариантом, если сотрудники работают удаленно, но при этом используют корпоративный VPN.
• Создайте сайт интрасети, чтобы сотрудники могли получать доступ к контенту только из вашей локальной сети . Сайт интрасети может быть хорошим вариантом, если сотрудникам нужен доступ к контенту только во время работы.

База знаний Heroic также содержит функции, которые помогут вам создать более эффективное руководство по политике:

• Категории — легко организуйте свои политики и процедуры по категориям и позвольте сотрудникам просматривать эти категории.
• Предложения по поиску в реальном времени — сотрудники могут видеть результаты поиска, как только они начинают вводить текст, что помогает им быстрее находить нужный документ.
• Встроенные стили выноски — вы можете использовать предопределенные выноски, чтобы легко добавлять предупреждения и выделения к вашему контенту.
• Отзывы о статьях — сотрудники могут оставлять отзывы о статьях, чтобы помочь вам выявить проблемы и улучшить ваше руководство.
• Аналитика поиска — вы можете видеть, что ищут сотрудники, чтобы найти слабые места/недостающие места в документации по вашей политике.
• Загрузка файлов — позволяет прикреплять PDF-версии политик или другие типы файлов.

Если вам нужна помощь в начале работы, у нас есть руководство по настройке базы знаний Heroic.

6. Делитесь своей политикой и процедурным руководством с сотрудниками (и собирайте отзывы)

Опубликовав руководство по политике и процедурам, вы готовы поделиться им со своими сотрудниками.

Если все пойдет хорошо, ваша работа закончена… пока.

Однако также важно прислушиваться к отзывам сотрудников после того, как вы запустите свое руководство.

У сотрудников могут быть комментарии или проблемы, о которых вы не подумали. Если вы хотите создать наилучшее руководство, вы должны учесть эти комментарии в своих версиях.

Кстати о ревизиях…

7. Назначьте ключевых заинтересованных лиц для обновления и пересмотра

Содержимое вашего руководства по политике и процедурам — это не статическая информация, которую вы можете установить и забыть.

Со временем ваши политики и процедуры могут измениться, и эти изменения необходимо отразить в вашем руководстве.

Или, даже если ничего не изменится, вы можете обнаружить, что определенная статья не так ясна, как вам хотелось бы. В таких случаях вам следует улучшить статью, чтобы сделать ее более полезной для ваших сотрудников.

Чтобы это произошло, назначьте статьи ключевым заинтересованным сторонам, чтобы кто-то нес четкую ответственность. Во многих случаях вы можете назначить статью тому же человеку, который ее написал.

Если вы используете такой инструмент, как Heroic Knowledge Base, для создания своего руководства, он также может помочь предупредить вас о потенциальных проблемах, позволяя вашим сотрудникам отмечать статьи и оставлять отзывы.

Создайте свою политику и руководство по процедурам сегодня

Это завершает наше руководство по всему, что вам нужно знать о создании руководства по политикам и процедурам.

Если вы ищете лучший способ опубликовать и управлять своей политикой и руководством по процедурам, вы можете использовать плагин WordPress Heroic Knowledge Base с открытым исходным кодом.

База знаний Heroic достаточно гибкая, чтобы адаптироваться к любому бизнесу, но при этом предоставляет вам доступ к таким полезным функциям, как отзывы о статьях, предложения по поиску в реальном времени, аналитика поиска, загрузка файлов и многое другое.

Кроме того, благодаря гибкости базы WordPress от Heroic Knowledge Base вы получаете множество возможностей для управления доступом к вашей политике и руководству по процедурам, включая использование интрасети, требование учетных записей пользователей и многое другое.

Для начала купите Heroic Knowledge Base сегодня.