Как язык и грамматика влияют на точность и убедительность электронных писем?

Выбирайте выражения!

Не волнуйтесь, я говорю с вами только о ваших электронных письмах.

Мы все получили электронные письма, из-за которых мы не понимали, что это значит! Неудивительно, что при написании этих писем почти или совсем не было мысли.

Будь то захватывающий анекдот, заставляющий задуматься вопрос или смелый вопрос. Что бы это ни было, оно должно давать читателям правильную грамматику и язык, чтобы они могли продолжать читать и изучать тему дальше.

Правильный язык и грамматика могут иметь большое значение для обеспечения того, чтобы ваши электронные письма были хорошо поняты, восприняты и на них ответили. Это позволяет нам эффективно передавать наши мысли, идеи и эмоции, обеспечивая тем самым связность и ясность каждого написанного слова.

Интересно, как? Давайте погрузимся в это!

Зачем вам нужна точность и убедительность в электронных письмах?

Четкое общение

Грамматика и язык могут повлиять на общее сообщение и тональность вашего электронного письма. Это гарантирует, что ваше сообщение будет понято без какой-либо двусмысленности и без неверных толкований и путаницы.

Это помогает более продуманно структурировать наш контент, поддерживать связность и логическую последовательность, а также создавать увлекательные повествования и истории.

Вы можете сделать гораздо больше, чтобы добавить больше искры! Вот что вы можете сделать:

• Различные техники письма
• Используйте правильную пунктуацию
• Попробуйте разнообразные структуры предложений и многое другое, чтобы эффективно передать свое сообщение.

Это позволит вам проявить себя творчески и создать запоминающийся и убедительный экземпляр электронного письма.

Это можно сделать с помощью онлайн-грамматических инструментов. Эти инструменты предоставляют бесценную информацию и помогают устранить грамматические ошибки, тем самым обеспечивая точность.

Создает прочную основу

Подготовка почвы для правильного языка и грамматики поможет вам освоить свое сообщение. Более того, это поможет вам понять жизненно важные компоненты вашего сообщения.

Чтобы разбить его на элементы, грамматика и язык помогают выделить соответствующие прилагательные, наречия, предлоги, существительные, глаголы и правильные местоимения.

Усвоив эти строительные блоки, вы сможете создавать хорошо структурированные сообщения, которые позволят точно передать сообщение. Правильно усвоив эти основы, вы сможете усвоить хорошо структурированные предложения, которые эффективно преобразуют ваши мысли в правильное сообщение.

Повышение доверия и профессионализма

Соответствующий язык и правильная грамматика формируют ваш имидж и повышают доверие. Вас будут ценить больше, если вы сможете ясно сформулировать свои мысли.

Соблюдая грамматику, вы сможете продемонстрировать внимание к деталям и профессионализм.

Это показывает, что вы потратили время на тщательное составление своего сообщения, которое изменит то, как ваши электронные письма будут получены и восприняты аудиторией. Следуя этим рекомендациям, вы зарекомендуете себя как надежный и заслуживающий доверия коммуникатор.

Повышение читабельности

По данным Nielsen Norman Group, 79% читателей не читают текст, а просто просматривают его!

Вы бы по-прежнему писали электронные письма в шекспировском стиле?

Электронные письма с правильной грамматикой и языком легче читать, понимать и сохранять. Он обеспечивает плавный поток информации, избегая внезапных изменений в размещении контента.

Этого можно добиться, избегая громоздких конструкций предложений.

Устанавливает правильную тональность

Если в вашу аудиторию входят люди, разбирающиеся в технических концепциях, вы можете использовать жаргон, который им известен. Аналогично, если вы обращаетесь к аудитории, которая относительно плохо знакома с концепциями или вашими предложениями, лучше использовать простую тональность.

Например: чтобы убедиться, что ваше сообщение обращается к читателям на более глубоком уровне, вы можете использовать активный залог, а не пассивный залог. Это потому, что активный залог дает прямую речь, а пассивный залог гораздо более многословен.

Пассивный залог также не выдвигает главного человека на первый план при общении. Это потому, что в качестве основной практики мы хотели бы подчеркнуть читателя как субъекта.

Прикоснитесь к эмоциональным струнам

Путь к сердцам зрителей?

Разжигая их эмоции! Но как это сделать?

Адаптация вашего контента к предпочтениям вашей аудитории — отличный способ сделать это. Вы также можете пойти по пути рассказывания историй, которое должно резонировать с вашим брендом и аудиторией.

Это не только отличные способы вызвать эмоции, но и помочь вам построить прочную связь.

Вы также можете использовать примеры из реальной жизни и тематические исследования, чтобы завоевать доверие и авторитет. Это может помочь повлиять на решение вашей аудитории и обратиться к ней на более глубоком уровне, побуждая ее совершить желаемое действие.

Предлагает прочную структуру и правильный поток

За хорошо структурированным контентом гораздо легче следить по сравнению с электронными письмами, в которых информация разрознена и неорганизована. Слова, которые вы пишете, могут оказать большое влияние на то, как доставляется сообщение, позволяя читателям легко оценить его.

Прочную структуру и правильный поток можно поддерживать, если обеспечить четкую цель, основную тему обсуждения и призыв к действию. Например: крючок, тело письма и призыв к действию. Он должен быть составлен с соответствующими пробелами, короткими и релевантными абзацами, заголовками и пунктами списка, а также иметь удобную для восприятия структуру.

Вы можете использовать более короткие предложения для указаний и более длинные предложения для поддержки. Это может быть сделано для того, чтобы что-то прояснить, объяснить концепцию или установить причинно-следственную связь.

Избегайте написания предложений, которые заставят читателя прочитать ваши предложения дважды, чтобы оценить их смысл. Вы также можете расставить приоритеты для преимуществ аудитории.

Помогает расставить акценты

Важный аспект грамматики? Пунктуация!

Правильная пунктуация помогает создать акцент и правильный ритм в ваших электронных письмах. Это еще больше улучшает общее впечатление от чтения благодаря двоеточию, точке с запятой, решетке и дефису. Сюда же входят тонкости и нюансы языка.

Это также может служить основной цели – избежать путаницы при общении посредством письменного слова.

Помимо разъяснения сообщения, оно также может добавить глубину вашим электронным письмам. Это поможет вам вести читателя по содержанию точно и легко, тем самым приводя к убеждению.

Как писать убедительные и точные электронные письма?

Ясность и краткость

Письмо предполагает знание того, что вы хотите передать, еще до того, как это будет написано. Так что, если ваше письмо спотыкается, одной из основных причин может быть плохое планирование. Это их не только смущает, но и раздражает.

И поверьте мне, это последнее, что вам хотелось бы сделать!

Предварительное планирование поможет вам согласовать тон и словарный запас с тонами вашей аудитории.

С другой стороны, пренебрежение ясностью открывает двери для недоразумений, которые придется исправлять в будущем путем дополнительных усилий. Вместо того, чтобы тратить время на размышления, лучше всего на начальных этапах оценить, почему, как и что в ваших электронных письмах.

Точно так же может быть сложнее написать короткое и целенаправленное электронное письмо по сравнению с более длинным.

Используйте как можно меньше слов, сохраняя их смысл. Избегайте пустых слов, клише, расплывчатых понятий, наполнителей, повторений и избыточности.

Согласованность

Определите цель, которой вы хотите, чтобы ваши электронные письма были сосредоточены, и убедитесь, что вы придерживаетесь этой темы во всем своем письме.

Читатели должны следовать за вашим письмом и ходом ваших мыслей! Переход фраз и слов должен плавно подводить читателя к другой идее. Как упоминалось выше, вы можете добиться этого, избегая разбросанных или несвязанных идей.

Кроме того, настоятельно рекомендуется наводить мосты, а не неожиданно перескакивать от одной идеи к другой. Спросите себя о желаемом действии, которого вы с нетерпением ждете. Учитывайте эти аспекты в электронном письме и оптимизируйте свою электронную почту в соответствии с этими аспектами.

Позитивная формулировка

Позитивные формулировки могут превратить спекуляции в доверие, потенциального клиента в лояльного клиента и, в конечном итоге, проложить путь к увеличению прибыли.

Аналогии и идиомы — отличный инструмент для этого! Излишне говорить, что всегда используйте вежливый язык. Не ведите себя негативно, настойчиво или критично, когда имеете дело с негативными отзывами или расстраивающими обстоятельствами.

Продемонстрируйте будущие результаты

Открытие окна будущих результатов может помочь вам затронуть эмоциональную и логическую сторону вашей аудитории. Это помогает им перейти от фазы рассмотрения к фазе действий. И все это при сохранении их заинтересованности в вашем бренде.

Какой бы ни была ваша цель, электронные письма, в которых упоминаются будущие результаты, поддерживают интерес вашей аудитории и позволяют им следовать желаемому курсу действий.

Точная формулировка

Письма должны быть дружелюбными!
Но как сделать так, чтобы они не походили на сообщение от друга детства?

Соблюдайте этикет электронной почты и воздерживайтесь от использования сленга, ненужного жаргона, случайных терминов, неуместных смайлов или неправильного написания заглавных букв.

Например: такие ниши, как B2B или IT, могут не требовать простого и монотонного письма. Лучше выбирайте разнообразный словарный запас и используйте предложения разной длины.

Однако вы также должны следить за тем, чтобы предложения не были слишком длинными, иначе они могут запутать читателей.

Избегайте двусмысленных терминов, гиперболических утверждений или просто обобщающих вещей. Избегайте формулировок, которые приводят к тому, что предложение интерпретируется не так, как предполагалось.

Также помните, что повторение идеи — не лучший способ ее прояснить! Лучше сосредоточьтесь на разъяснении идеи так, чтобы она была ясна при первом прочтении.

Заключение

Будь то письменное или устное общение, нельзя недооценивать важность языка и грамматики.

Свяжите концы содержимого электронного письма, как только закончите его писать.

Письмо включает в себя выработку идей, разработку стратегии, составление черновиков, форматирование и дальнейший пересмотр.

Хотя все может быть сложно сбалансировать за один раз, вы можете сделать перерыв и через некоторое время вернуться к новому взгляду. Копнув глубже и оценив то, что вы хотите сказать, вы получите более глубокое понимание этого.

Грамматика и правильный язык добавят столь необходимый изюминку и подчеркнут ее суть.

В конце концов, разве все дело не в том, чтобы с точностью доработать написанное слово и получить ожидаемый ответ или действие?

Помните, в начале письма я говорил, что для успешного письма нужно многое?

Я чувствую, вам интересно, что еще.

Попробуйте Icegram Express — универсальный плагин для электронного маркетинга и запускайте кампании по электронной почте, которые принесут результаты, о которых вы мечтали!

Дополнительные ресурсы

• Лучшие советы по написанию приветственных последовательностей с высокой конверсией
• Как написать более эффективные последующие электронные письма для повышения вовлеченности?