Как Desk Hoteling может улучшить ваше офисное рабочее пространство

Пандемия коронавируса вынудила практически весь мир перейти на удаленку в 2020 году, и все, от покупки продуктов и фитнеса до свиданий и счастливых часов, стало происходить внутри дома, а не за его пределами. Работа ничем не отличалась: компании изо всех сил пытались предоставить сотрудникам доступ, оборудование и Zoom, чтобы предприятия могли оставаться на плаву, когда находиться в общественном месте было слишком опасно. Но теперь, когда некоторые компании буквально вновь открывают свои двери, возникла новая проблема. Как вы размещаете сотрудников, которые могут — или, что более вероятно, не могут — быть рады вернуться на обычное рабочее место, когда у вас больше не будет достаточно недвижимости для всех? Одним из решений является настольный отель, который представляет собой способ создания гибридного рабочего места с некоторыми сотрудниками в офисе, некоторыми удаленными сотрудниками и возможностью гибкости, когда речь идет о том, кто где работает.

Что такое настольный отель?

Настольный отель — это стратегия совместного использования рабочего места, при которой сотрудники заранее резервируют свои рабочие места. Система бронирования работает аналогично тому, как вы бронируете номер в гостинице (отсюда и название). Вы забронируете желаемое рабочее место в определенный день и в определенное время. Когда вы приедете на работу, вы зарегистрируетесь, чтобы сказать, что вы там и что вы займете рабочую станцию. Регистрация может происходить в цифровом виде с использованием программного обеспечения или с реальным человеком. Когда вы закончите, вы проверите, чтобы показать, что станция снова свободна.

Источник: Автономный

Настольный отель против горячего стола

Офисный отель и горячая столовая похожи, но есть одна очевидная разница: система бронирования. В обеих стратегиях у сотрудников нет выделенных рабочих столов, за которыми они работают каждый день. Однако при размещении за столом рабочие места резервируются, в то время как при горячем размещении рабочие места распределяются в порядке очереди. Оба также требуют, чтобы сотрудники регистрировались, но по разным причинам. При размещении в отеле регистрация заезда занимает ваше место и помогает контролировать вместимость объекта, в то время как при горячем размещении вместимость не так важна, как обеспечение посещаемости и занятости рабочих мест.

Гостиничное пространство означает, что сотрудники имеют представление о том, каким будет их рабочий день, прежде чем появиться в офисе. И если нужная вам рабочая станция недоступна, вы можете решить поработать из дома в этот день и пойти в офис в другой раз. С горячим столом может быть неприятно приходить на работу и заканчивать там, где вам некомфортно или продуктивно.

Для какого рабочего места лучше всего подходит настольный отель?

Настольный отель лучше всего подходит для офисов, которым требуется большой контроль над использованием пространства. Если на всех не хватит столов, некоторым придется работать дома каждый день. Тем, кто будет работать в офисе, нужна стандартизированная система для выяснения, где работать и есть ли для этого место.

Горячие столы, с другой стороны, лучше подходят для более случайных рабочих мест, у которых нет проблем с вместимостью. Если каждый человек решит работать в офисе в один и тот же день, рабочих мест будет достаточно. Вопрос только в том, где все будут сидеть, а не в том, смогут они или нет . (Хотя в этом случае настольное размещение в отеле все же может сделать сотрудников более счастливыми.)

Если вы решите продолжить разработку настольного отеля, будьте открыты для отзывов сотрудников. Независимо от того, кто выступает за изменения, а кто нет, у каждого будет свое мнение. Приглашайте к критике и принимайте предложения близко к сердцу. Ваши сотрудники лучше, чем кто-либо, знают, как на них влияет размещение в офисе и на их производительность.

Плюсы и минусы гостиничного офиса

Гибкое расположение сидений не является чем-то новым. Даже до COVID некоторые компании экспериментировали с более гибкими графиками работы. И, как и во всем, в гостиничном помещении в офисе есть как преимущества, так и недостатки.

Pro: Индивидуальные рабочие недели

Одним из самых больших преимуществ настольного отеля для сотрудников является то, что они могут планировать свою неделю заранее и настраивать, где и как они будут работать. Вот примерная рабочая неделя:

Джейн трудно выйти из дома вовремя в понедельник утром, поэтому она всегда предпочитает работать над более легкой работой и административными задачами из дома. Со вторника по четверг ей нравится быть в офисе для более углубленной работы. Она знает, что может легко чувствовать себя подавленной и замкнутой, поэтому на два из этих трех дней она бронирует стол у окна или планирует совместные проекты в зале заседаний. В пятницу она проводит вторую половину своего дня дома, чтобы как можно скорее начать семейное время после окончания работы.

Это всего лишь один из способов, которым офисный отель может вписаться в ваш график. А поскольку резервирования не повторяются, сотрудники могут планировать свою неделю (недели) вперед, как им удобно. Кроме того, если вы не можете защитить тип рабочего пространства или технологии, которые вам нужны, вы также можете это запланировать. В конечном счете, у сотрудников может быть такая неделя, которая им нужна, чтобы быть продуктивными, не перегружаясь и не выгорая.

Минусы: плохое расположение офиса

Несмотря на то, что индивидуальный контроль и планирование при размещении за столом значительно выше, чем при использовании горячих столов, он все же не является надежным. Сотрудники могут решить, где сесть и посмотреть, рядом с кем они будут размещены, в зависимости от того, кто еще занял место, но что, если некоторые столы все еще не забронированы? Как только сотрудник приходит на работу, он может обнаружить, что сидит рядом с коллегой, который не соответствует его стилю работы. Например, если сотруднику нужна тишина, чтобы сосредоточиться на проекте, он может оказаться рядом с кем-то, кто должен отвечать на телефонные звонки весь день.

Для борьбы с этим рассмотрите возможность создания зон для разных видов работ. Например, сотрудники и группы, которым приходится много разговаривать по работе, не должны находиться рядом с теми, кому нужна более спокойная обстановка. Вы можете установить ограничения относительно того, какие сотрудники могут резервировать место в определенных областях, или обозначить определенную область как тихое место.

Pro: гибкое бронирование

Работа в отеле за столом — это не просто выбор стола в море кабинок. Там гораздо больше встроенной гибкости. Например, сотрудники могут:

• Зарезервируйте тихий стол, если им предстоит интенсивная и сосредоточенная работа.
• Забронируйте стол у окна, если они более продуктивны со свежим воздухом или солнечным светом.
• Организуйте конференц-зал, когда необходим совместный рабочий день.
• Забронируйте номер на целый день, полдня или час.
• Решите работать в другом офисе, если они путешествуют, или предпочитают одну среду другой (для компаний с несколькими офисами в разных местах).

В зависимости от помещения вашего офиса, вы можете предложить работникам всевозможные варианты.

Минусы: скептицизм сотрудников

Сотрудники, у которых в прошлом было открытое рабочее пространство, особенно такое, которое использовало горячие столы, могут нервничать из-за перехода от традиционной обстановки к офисному отелю. Для сотрудников, которые некоторое время вернулись в офис, которые с нетерпением ждут его возвращения или которые вообще никогда не работали из дома, отказ от своего уютного индивидуального рабочего стола может показаться ударом в спину. Они также могут беспокоиться о чистоте, если больше не несут единоличной ответственности за свое рабочее место.

Чтобы привлечь этих сотрудников, объясните свое видение и напомните всем о целях компании. Когда вы вовлекаете работников в свои планы, они с большей вероятностью поймут, почему происходят изменения, и поддержат их. Для более широкой картины легко потеряться в повседневных обязанностях, а освежение информации о том, почему существует бренд, над чем все работают и как факторы, влияющие на это, могут восстановить приоритеты. И если чистота и гигиена имеют большое значение для вашей команды, сосредоточение бригады по уборке на рабочих станциях может помочь смягчить эту озабоченность.

Pro: выделенные рабочие места

Не каждый сотрудник, работающий на дому, имеет официальную настройку, которая способствует успешному рабочему дню. Для этих сотрудников возможность несколько дней (или каждый день) ходить в офис, где есть стол, компьютер, канцтовары и, самое главное, тишина , — это огромный шаг вперед по сравнению с их загнанной в угол собакой. -не-перестанет-лаять «домашний офис».

Также стоит поддерживать уютные рабочие места. Держите их чистыми, продезинфицированными и гостеприимными. Создайте систему, чтобы столы оставались гигиеничными для каждого человека, который резервирует место, и добавьте привлекательные декоративные элементы, такие как произведения искусства, растения и сенсорные инструменты для релаксации.

Минусы: изменения в социальном взаимодействии

Часть ежедневного посещения офиса связана с работой с другими людьми. Социальная жизнь на рабочем месте помогает снять стресс, позволяет сотрудникам обмениваться идеями друг с другом и дает возможность просто больше наслаждаться рабочим днем. Благодаря настольному отелю не только разные коллеги будут приходить и уходить с работы в офисе в течение недели, но и сидеть в разных местах, что может нарушить социальный поток для одних (но улучшить его для других).

Pro: физически удаленные рабочие зоны

Здоровье и безопасность являются главными приоритетами прямо сейчас (и, надеюсь, навсегда), что делает установку рабочего места в отеле еще более привлекательной. Физическое дистанцирование рабочих зон означает, что люди могут чувствовать себя в большей безопасности, возвращаясь на работу, а размещение в гостинице гарантирует, что каждый может защитить свое здоровье, независимо от того, предпочитает ли он работать в офисе или лучше дома. Кроме того, при меньшем количестве рабочих мест для очистки можно проводить более тщательный процесс дезинфекции.

Минусы: новые осложнения

Каждый раз, когда процесс реализуется, будут непредвиденные и незнакомые сбои. Настольный отель не является исключением. Компаниям придется столкнуться с новым набором проблем для устранения неполадок, таких как:

• Обработка специальных запросов, особенно когда недостаточно станций для одновременного удовлетворения каждого специального запроса. Например, человеку, которому требуется стоячий стол, но ни одна доступная рабочая станция не оборудована им.
• Предоставление нужного вида доступа сотруднику на его рабочее место.
• Обработка отмен, когда кто-то решает не приходить на работу.

Это не значит, что для этих проблем нет решений, просто нужно ожидать решения новых проблем.

Плюсы: экономия средств

Когда компаниям не нужно предоставлять рабочее место каждому сотруднику, это может привести к значительной экономии на недвижимости. Независимо от того, освобождается ли это рабочее место или превращается в пространство для совместной работы или встреч, компании, скорее всего, потребуется меньше квадратных метров в целом. Кроме того, если вы решите нанять больше сотрудников, вы можете сделать это, не выделяя дополнительных офисных помещений.

Кроме того, сокращение пространства — это больше, чем просто аренда. Вы также сэкономите на коммунальных услугах, и у вас будет меньше места для отделки и меблировки. Ресурсам потребуется больше времени, чтобы истощиться или достичь своего срока службы, поскольку меньше людей будут использовать их в офисе каждый день.

Заключительные мысли об офисном отеле

Настольный отель решил проблему неопределенности, которую создали более гибкие рабочие места. Да, сотрудники, как правило, предпочитают больше вариантов, когда речь идет о том, где, когда и как они работают. Но они не хотят задаваться вопросом, смогут ли они работать, когда придет время — точнее, смогут ли они комфортно работать в определенном пространстве. В офисном отеле культура адаптивности поддерживается без сомнений.

Пробовали ли вы деск-отель или хот-деск? Давайте поговорим о вашем опыте в комментариях!

Избранное изображение: Ирина Алекс через Shutterstock