Руководство по созданию удобных электронных писем со счетами для более плавных транзакций

В этом цифровом мире отправка счетов по электронной почте теперь имеет больше смысла, чем отправка бумажных копий по почте. Это быстрый и эффективный способ. Это исключает любые почтовые задержки и позволяет вашим клиентам быстрее произвести оплату.

Это также более удобно для ваших клиентов и позволяет установить с ними связь в режиме реального времени. Итак, как создать электронное письмо со счетом-фактурой? Что ж, в этом руководстве мы обсудим несколько простых, но практичных советов по созданию идеального электронного письма со счетом.

Как создать идеальное электронное письмо со счетом-фактурой?

Теперь, когда у вас есть счет-фактура, вам нужно отправить его своему клиенту. Но помните, что вы не можете просто отправить пустое электронное письмо со счетом-фактурой в качестве вложения. Это может создать путаницу в отношении цели электронного письма.

Но, включив хорошо продуманное сообщение, вы можете обеспечить эффективную коммуникацию и продемонстрировать профессионализм. Вдобавок к этому, лучше ради удобства и ведения учета. Давайте овладеем искусством создания идеального электронного письма со счетом:

Вложение

Прежде чем приступить к написанию электронного письма со счетом-фактурой, нам необходимо разобраться с вложениями. Отправляя электронное письмо со счетом-фактурой, вы можете включать в него различные вложения в соответствии с потребностями вашего бизнеса и конкретными деталями, имеющими отношение к транзакциям.

Например, сам счет, условия, сведения о продукте или услуге, соглашения или страница контракта, налоговые формы и т. д. Хотя все остальное зависит от компании, давайте поговорим о счете. Как создать счет-фактуру?

Итак, первый вопрос, который приходит нам в голову, — как создать счет-фактуру. Ну, есть много способов создать счет-фактуру. Если у вас есть программное обеспечение для выставления счетов, ваша работа станет в 10 раз проще. Но если вы только начали свой бизнес, приобрести программное обеспечение для выставления счетов невозможно.

Вам придется формировать счет вручную. Вы можете сделать это с нуля, используя Microsoft или Google Suite. Или используйте шаблон счета-фактуры. Если вы хотите создать счет-фактуру самостоятельно, вот несколько вещей, которые вам нужно включить в него:

• Информация о вашей компании
• Информация о ваших клиентах
• Детали счета
• Подробный список товаров и услуг
• Стоимость за продукт или услугу
• Налоговая информация (если есть)
• Скидки (по желанию)
• Плата за просрочку платежа (если таковая имеется, укажите)
• Общая сумма
• Инструкция по оплате

Теперь, когда наше вложение готово, давайте начнем писать само электронное письмо со счетом-фактурой.

Сюжетная линия

Первое, что приходит на ум при написании любого электронного письма, — это его тема. Что касается других типов электронных писем, вы можете проявить творческий подход и написать убедительные темы. Но для электронных писем со счетами вы должны быть весьма конкретными. Вы можете найти подходящую вам тему электронного письма с помощью A/B-тестирования.

Напишите четкую тему письма, чтобы ваш клиент мог знать, что находится в электронном письме. Вот несколько примеров:

Тема № 1: Счет № (номер счета) от (название вашей компании)

Тема № 2: Счет № (номер счета) от (название вашей компании), подлежащий оплате (дата).

Введение

Теперь давайте перейдем к копии электронного письма. Начните с вежливого приветствия и вступления к электронному письму. Вы должны четко указать, почему вы пишете это письмо и что читатель может ожидать от него. Например, вы можете сообщить им, что во второй части статьи вы найдете счет-фактуру и подробную информацию об их недавней покупке.

Детали счета

Затем начните с указания реквизитов счета. По сути, он включает конкретную информацию, которая идентифицирует и описывает саму транзакцию. Итак, вот разбивка того, что включает в себя детали счета:

• Номер счета
• Дата счета
• Срок оплаты
• Номер заказа на поставку
• Описание товаров и услуг
• Количество
• Цена за единицу товара
• Промежуточный итог
• Налоги
• Скидки (если есть)
• Общая сумма

Подробный список

После подробностей вы должны включить подробный список. Это не что иное, как разбивка счетов на продукты, услуги или расходы. Он составлен в виде списка, что помогает покупателям получить четкое и прозрачное представление о том, за что с них взимают плату. Вот пример подробного списка:

Инструкция по оплате

Инструкция по оплате в электронном письме со счетом-фактурой поможет клиентам узнать, как произвести оплату. Он должен включать четкие и подробные инструкции по оплате, чтобы они могли точно выполнять свои финансовые обязательства.

Для удобства работы обязательно укажите имя счета, номер счета, название банка и номер платежа. Затем, если вы принимаете онлайн-платеж, вы можете предложить такие варианты онлайн-оплаты, как кредитная карта, дебетовая карта, банковский перевод или UPI.

Пример:

Посетите наш безопасный платежный портал и следуйте инструкциям для завершения транзакции. Теперь при необходимости вы также можете включить указанную валюту, указанную в счете, чтобы избежать проблем с обработкой.

Если есть какие-либо сроки, вы также можете упомянуть об этом здесь. И если есть какие-либо сборы за просрочку платежа, вы должны включить их сюда, чтобы быть прозрачным.

Профессиональное закрытие

После того, как вы все написали, очень важно правильно закрыть письмо. Поскольку это заключительная часть электронного письма, обязательно выразите благодарность, подтвердите свою готовность к ответам на вопросы и подпишитесь профессионально. Вот пример профессионального закрытия:

«Спасибо, что выбрали (название компании). Мы просим вашего немедленного внимания к этому вопросу. Мы ценим ваш бизнес и с нетерпением ждем возможности снова служить вам в будущем.

А если у вас есть какие-либо вопросы, сомнения или вам необходимы разъяснения относительно счета для процесса оплаты, свяжитесь с нами в специальной группе поддержки клиентов по адресу (ваши контактные данные).

Мы ценим ваше время, потраченное на чтение этого письма. С нетерпением ждем возможности служить вам в будущем.

С наилучшими пожеланиями,

Ваше имя
Твоя позиция
Ваша компания
Контактная информация"

Другие вещи, которые следует учитывать при написании электронного счета-фактуры

Поддерживать профессионализм

При написании электронного счета-фактуры вы всегда должны сохранять профессионализм и последовательность. Когда вы пишете от имени компании, вы должны быть очень вежливы и профессиональны с клиентом. Даже если они один или два раза проигнорировали ваше письмо, вы не сможете показать свое разочарование. Кроме того, не используйте личный или дружеский тон при написании статьи.

Используйте понятный язык

Написав электронное письмо, вы представляете свою компанию. Вы должны использовать последовательный и ясный язык, соответствующий стилю бренда. Используйте слова и фразы, которые использует ваша компания, и следуйте шаблону cosmitnet при написании основного счета и последующих счетов.

Отправьте счет заранее

Всегда разумно отправить счет раньше, чем в установленный срок. Это дает вашему клиенту достаточно времени, чтобы организовать платеж и выполнить его вовремя или даже раньше срока.

План действий на случай непредвиденных обстоятельств

К сожалению, во многих случаях ваш клиент может забыть о вашем первом или втором счете и не произвести оплату вовремя. А иногда, даже если они готовы платить, ваше письмо может попасть в папку со спамом.

Поэтому всегда разумно планировать действия на случай непредвиденных обстоятельств. Вы можете отправлять дружеские напоминания своим клиентам раньше установленного срока. Вы также можете подготовить последующие электронные письма со счетами для отправки.

1. Электронное письмо с подтверждением платежа. После того как ваши клиенты выполнят платеж, вы можете отправить им электронное письмо с подтверждением платежа. Таким образом, это действует как предварительное подтверждение вашего клиента, что его платеж был успешным и обработан должным образом. Он также записывает транзакцию, документируя дату и метод суммы платежа.
2. Дружеское напоминание о счетах по электронной почте. Вы можете отправлять дружеские напоминания о счетах, чтобы напомнить своим клиентам об ожидаемом платеже и побудить их производить своевременные платежи. Это поможет вам поддерживать позитивные отношения с вашими клиентами и снизить вероятность недоразумений в отношении срока оплаты. Кроме того, если есть какие-либо сборы за просрочку платежа, это может помочь вашим клиентам избежать их.
3. Электронное письмо со счетом за просроченную дату: теперь скажем, что даже после всех этих дружеских напоминаний и электронных писем со счетами ваш клиент не может произвести платеж в установленный срок. Что будешь делать? Ну, вы можете отправить им электронные письма со счетами за просрочку платежа. Он служит мягким, но сформированным напоминанием клиенту о том, что платеж просрочен. Это также может побудить их принять немедленные меры по погашению непогашенной суммы.

Заключительные слова

В заключение, электронное письмо со счетом-фактурой служит каналом связи, который помогает вам быстрее установить позитивные отношения с клиентами и обеспечить бесперебойность финансовых транзакций. Используя ясный и краткий язык, предоставляющий подробную информацию о счетах, используя профессиональный и дружелюбный тон, ваша компания сможет легко общаться с клиентами и обеспечивать своевременные платежи. Кроме того, планирование непредвиденных обстоятельств и последующие действия по электронной почте со счетом-фактурой помогут вам избежать любой неопределенности или просрочки платежей.