Финансовое здоровье для вашего бизнеса электронной коммерции

Итак, у вас есть отличный продукт и отличный веб-сайт для его продажи, но есть ли в вашем бизнесе электронной коммерции правильные финансовые процессы, чтобы выжить?

Согласно недавнему опросу Small Business Trends, около 90% предприятий электронной коммерции терпят неудачу в первые 4 месяца. Проблемы, связанные с процессами, такие как «нехватка наличности» и/или «проблемы с ценой и затратами», были названы как минимум третью их респондентами — обстоятельства, которые часто можно предотвратить путем разработки и соблюдения бизнес-процедур.

Эти процессы и процедуры часто в совокупности называют «финансовой гигиеной». Точно так же, как наша личная гигиена поддерживает наше здоровье, нам необходимо поддерживать хорошие финансовые привычки, чтобы сохранить свое финансовое здоровье.

• Наймите CPA при запуске вашего бизнеса
• Откройте свою почту
• Ведение бухгалтерского учета
• Выверить все финансовые счета
• Предвидеть расходы
• Следите за долгом

Наймите CPA при запуске вашего бизнеса

Сертифицированный бухгалтер (CPA) может помочь вам правильно настроить свой бизнес. Если вы уже запустили, он или она все еще может направить вашу бухгалтерию в правильном направлении, прежде чем возникнут дорогостоящие проблемы.

Это правда, что такие программы, как Sage и Quickbooks, позволяют легко вести собственную бухгалтерию. На самом деле, большинство CPA рады помочь вам научиться работать с бухгалтерским программным обеспечением. Но неспособность правильно настроить свой план счетов может оставить вас в неведении, с настройкой, которая плохо разработана для вашей конкретной отрасли или ситуации.

Например, я однажды работал в совете директоров, где бухгалтерское программное обеспечение ничего не сообщало нам о нашем финансовом положении. Все наши доходы шли на один счет под названием «общие доходы», а все наши расходы выводились с одного счета под названием «общие расходы». Конечно же, наши отчеты были довольно бессмысленными.

Создание нескольких счетов, которые фиксировали, как наши средства поступали и уходили, оживило наши финансы.

Тот же самый итог, но всего несколько минут, проведенных за его просмотром, могут сказать вам:

• Виджеты для левшей гораздо менее прибыльны, чем обычные (сравните продажи и стоимость их изготовления).
• Даже если вы получили больше денег, чем потратили, вы потеряли деньги, продавая виджеты. Продажа части оборудования скрыла серьезный дефицит.

Надлежащее ведение бухгалтерского учета в течение года позволяет вам и вашему бухгалтеру прогнозировать ваши налоговые обязательства и планировать заранее. Это также делает процесс создания вашей налоговой декларации относительно простым, потому что ваши деловые расходы уже должным образом распределены по нужным категориям, таким как автомобильные расходы, командировочные расходы, питание и так далее.

Без надлежащего ведения бухгалтерского учета ваши расходы должны быть рассчитаны постфактум (если вы еще можете это сделать). Многие вычеты теряются из-за того, что владелец бизнеса не вел надлежащих записей и квитанций, подтверждающих их.

CPA или квалифицированный бизнес-консультант также должны помочь вам разработать реалистичные бюджеты и цели для вашего бизнеса, чтобы вы могли разрабатывать прогнозы и знать, сколько капитала вам нужно для запуска вашего бизнеса.

Откройте свою почту

Вы можете быть удивлены тем, как много владельцев бизнеса пренебрегают тем, чтобы открыть свою почту (будь то электронную или почтовую) и позаботиться о ней. Конечно, большая часть этого будет мусором, но забота о ваших банковских выписках, правительственных уведомлениях и переписке с клиентами поможет вашему бизнесу оставаться на правильном пути и не даст маленьким проблемам превратиться в большие.

Например, правительственное уведомление о том, что ваш платеж по налогу с продаж отсутствует, обычно сопровождается небольшим штрафом и начислением процентов — если вы поймаете это в первый раз — но эти расходы резко возрастут, если вы проигнорируете первоначальные уведомления.

Выделите время хотя бы раз в неделю (а лучше чаще) для того, чтобы все просмотреть и обработать:

• Оплачивать счета
• Депозитные чеки
• Реагировать на жалобы или проблемы клиентов (даже сложные)
• Отвечайте на уведомления поставщиков, банков и государственных органов

Вы можете подумать, что приведенный выше совет «депозитные чеки» не нужен. Но однажды меня попросили уничтожить несколько старых документов для клиента, и я нашел почти дюжину нераспечатанных конвертов с чеками на общую сумму более тысячи долларов — чеками, которые уже давно просрочены.

Если приходит что-то, с чем вы просто не понимаете, как справиться, поговорите со своим бухгалтером или другим доверенным консультантом. Один из моих преподавателей в колледже дал моему классу простой совет, который навсегда запомнился мне:

«Плохие новости со временем не становятся лучше»

Ведение бухгалтерского учета

По мере роста вашего бизнеса перечисленные выше элементы часто становятся первыми вещами, которые владелец бизнеса хочет делегировать. Однако поддержание хорошего контроля бухгалтерского учета требует, чтобы вы, владелец бизнеса, лично выполняли определенные задачи, когда это возможно.

Если у вас есть кто-то еще, выписывающий ваши бумажные чеки, вы все равно должны их подписать. У вас может быть кто-то еще, чтобы сверить ваши банковские выписки, но вы все равно должны прочитать их. Рутинная задача проверки почтового ящика спасла не одного владельца бизнеса от продолжающегося мошенничества или кражи в их организации, потому что они заметили счет или другой документ, который не имел смысла, и отследили его.

Выверить все финансовые счета

Сверка банковских выписок и выписок по кредитным картам должна выполняться ежемесячно. Согласование выписок означает сравнение их с вашими записями, чтобы убедиться, что итоговые суммы совпадают. Онлайн-банкинг и ежедневная загрузка транзакций в ваше бухгалтерское программное обеспечение — это хорошо, но сверка сохраняет ваши записи точными и обеспечивает проверку того, идут ли указанные суммы туда, куда вы верите.

Например, Quickbooks может предположить, что загруженная транзакция на 100 долларов соответствует транзакции, которую вы уже ввели на 100 долларов. Но эти суммы могут просто совпадать, и на самом деле введенная вами транзакция может все еще оставаться незавершенной.

Сверка счетов заставляет вас отслеживать все эти транзакции, а также дает вам второй шанс узнать, где были сделаны платежи. Например, вы могли подумать, что приостановили работу Google AdWords, но обнаружили, что с кредитной карты по-прежнему списываются средства.

Периодическая инвентаризация готовой продукции, незавершенного производства и сырья также поможет вам вести деловую документацию в актуальном состоянии и поможет обнаружить ее в случае пропажи.

Предвидеть расходы

Некоторые расходы, такие как заказ инвентаря и оплата счетов за доставку, предсказуемы. Другие, такие как заработная плата, налоги и платежи по кредитам, поступают в разное время (еженедельно, раз в две недели, ежемесячно, ежеквартально или даже ежегодно).

Может быть сложно отслеживать, сколько вы должны в разное время. Чтобы сделать это еще более сложным, расходы на заработную плату часто автоматически вычитаются из вашего счета, готовы они или нет!

Одним из решений этой проблемы является составление прогноза движения денежных средств, учитывающего все предполагаемые будущие расходы в ближайшие несколько месяцев. Другой подход, который используют многие владельцы бизнеса, особенно для расходов на заработную плату, заключается в ведении отдельного банковского счета. Перенося валовую (т.е. общую) сумму расходов на заработную плату в каждый платежный период, владелец бизнеса может эффективно экономить на ежемесячных и ежеквартальных налогах на заработную плату по мере их наступления.

Выделенные текущие счета также иногда используются для значительных деловых расходов, таких как инвентарь. Внесение части денег от всех продаж на контрольный счет запасов означает, что вы всегда финансово готовы заказать больше запасов.

Для расходов, которые предсказуемы, но которые будут реализовываться через несколько непредсказуемые промежутки времени (например, начисление заработной платы и инвентаризация), многие владельцы бизнеса предпочитают дополнительные банковские счета, потому что они дают более четкое представление о том, где они находятся, без необходимости производить расчеты. на лету.

Например, если вам срочно нужен новый компьютер за 2000 долларов, у вас есть 6000 долларов на основном банковском счете, и вы знаете, что ваша следующая зарплата уже переведена на счет заработной платы, вы знаете, что можете купить компьютер.

Вам по-прежнему нужно будет прогнозировать денежные потоки, но наличие нескольких выделенных расчетных счетов для этих важнейших функций, описанных выше, поможет вам оставаться организованным, и у вашего бизнеса должны быть деньги для ваших приоритетов.

Следите за долгом

Определенная сумма долга может быть неизбежна в бизнесе, особенно когда он только начинается и/или растет. Но если вы тщательно не отслеживаете задолженность, ваш доступ к кредитам может маскировать серьезные проблемы с денежными потоками и прибыльностью вашего бизнеса. Вы можете просто проснуться в один прекрасный день и обнаружить, что ваши кредитные карты и / или кредитная линия бизнеса выстукивали.

Чтобы избежать этого, вы должны следить за своим долгом — проверять свой баланс не реже одного раза в месяц, чтобы убедиться, что он идет вниз, а не вверх. Ведите электронную таблицу, чтобы видеть, как эти балансы меняются с течением времени. Ползучий долг гораздо легче исправить до того, как он полностью выйдет из-под контроля, чем позже, когда у вас закончится кредит и вы будете платить большие проценты.

Финансовая гигиена – это хорошо для вас!

Вы занялись бизнесом, потому что у вас появилась отличная идея, а не потому, что вы любите бухгалтерский учет. Бухгалтерские дела, чтение электронной почты и другие административные задачи могут казаться ничем иным, как отвлечением от достижения ваших целей. Но держать их в курсе — лучший способ контролировать риски, с которыми вы сталкиваетесь в бизнесе!

Запустите свой собственный интернет-магазин в мгновение ока с помощью StoreBuilder от Nexcess. Воспользуйтесь всеми преимуществами нашего управляемого WordPress и WooCommerce без каких-либо сложностей.

Нет опыта программирования? Без проблем.

Нет причин начинать с нуля или чувствовать себя подавленным пустым экраном. Просто ответьте на несколько вопросов, и через несколько минут у вас будет собственный интернет-магазин с интуитивно понятной и простой в навигации главной страницей, оптимизированной для превращения ваших посетителей в покупателей. Проверьте это!