Как устранить проблемы с отправкой электронной почты

Вы когда-нибудь замечали, что ваши электронные письма не отправляются должным образом? Эта проблема может испортить ваш рабочий процесс, снизить производительность и лишить вас важных клиентов.

Причины этого могут быть как простыми, такими как проблемы с сетевым подключением и огромными вложениями электронной почты, так и более сложными, например, неверными настройками аутентификации SMTP. К счастью, вы можете решить проблему с отправкой писем самостоятельно.

5 способов решить проблемы с отправкой электронной почты

Сканировать устройство на наличие вредоносных программ

Одна из причин, по которой ваши электронные письма не попадают в папку «Входящие» получателя, заключается в том, что получатель заблокировал ваш IP-адрес. В качестве альтернативы вам также необходимо учитывать возможность того, что ваш IP-адрес мог быть добавлен в черный список IP-адресов.

Блокировка IP-адресов — это метод фильтрации незаконных или вредоносных IP-адресов. Если ваш IP-адрес заблокирован, это не обязательно означает, что вы сделали что-то не так. Вместо этого ваш интернет-провайдер мог назначить вам IP-адрес, которым ранее злоупотребляли.

Также возможно, что кто-то может использовать ваш IP-адрес для шпионажа или для заражения вашего устройства вредоносным ПО. Для этого хакер может взломать вашу сеть и попытаться получить доступ к вашему устройству методом грубой силы.

Если вы подозреваете, что вредоносное ПО могло скомпрометировать ваши почтовые действия, проверьте, не скомпрометировало ли вредоносное ПО ваше устройство. Если ваше устройство заражено, сети и веб-сайты, которые вы посещаете, могут рассматривать ваш IP-адрес как потенциально опасный. Запустите полную проверку компьютера и проверьте, обновлены ли ваши антивирусные программы и брандмауэры.

В конечном счете, чтобы обеспечить безопасность вашей системы, убедитесь, что ваш антивирус обновлен, и рассмотрите возможность использования услуг VPN. VPN может скрыть ваш IP-адрес и затруднить его использование хакерами.

Проверьте ограничения на отправку вашего почтового провайдера

По данным Statista, в 2020 году по всему миру ежедневно отправлялось и получалось 306,4 миллиарда электронных писем, и в ближайшие годы это число будет расти еще больше. Однако существуют ограничения на отправку электронной почты, и поставщики услуг электронной почты налагают определенные ограничения для поддержания производительности почтовых серверов и обеспечения безопасности.

Хотя вы сами по себе можете не отправлять столько писем каждый день, у провайдеров электронной почты по-прежнему есть ограничения на отправку электронной почты как для отдельных лиц, так и для компаний, которые отправляют много писем.

Поставщики электронной почты определяют, сколько писем может отправить учетная запись за определенный период, поскольку сервер может перегружаться и терять производительность. Кроме того, если вы превысите лимит, Gmail и другие почтовые службы могут заподозрить, что вы рассылаете спам (даже если это не так), и заблокировать ваш IP-адрес.

Если вы превысите установленный лимит ежедневных электронных писем, вы можете ожидать получения сообщения с предупреждением об этом. Например, Gmail официально ограничивает пробные учетные записи Gmail до 500 электронных писем в сутки и 500 получателей в одном электронном письме. К счастью, вы можете отправлять больше писем, перейдя на платную учетную запись или создав новую.

Проверьте настройки аутентификации SMTP

Что, если бы кто-нибудь мог отправить электронное письмо из вашей учетной записи, украсть ваших клиентов и скопировать ваши оригинальные идеи? К сожалению, спамеры могут использовать ваш почтовый сервер для отправки несанкционированных электронных писем или даже обманным путем вынуждать получателей раскрывать конфиденциальную информацию, такую ​​как номера кредитных карт.

Например, спамеры могут выдавать себя за знакомый банк или другой надежный источник и запрашивать личную информацию. К счастью, аутентификация SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) помогает почтовому серверу идентифицировать пользователя электронной почты, который отправляет электронное письмо.

Кроме того, SMTP гарантирует, что только законный пользователь может отправить электронное письмо с почтового сервера. Если SMTP включен, вы должны указать имя пользователя и пароль для сервера. Если учетные данные действительны, почта пользователя принимается. Если аутентификация не удалась, почтовый клиент показывает сообщение об ошибке.

Однако сбой аутентификации не обязательно означает, что кто-то пытается получить доступ к вашему почтовому серверу. Проверьте свои учетные данные, включите аутентификацию SMTP или обратитесь к поставщику услуг электронной почты, если ваш почтовый клиент не поддерживает этот тип проверки.

Настройка DNS-записей

Благодаря DNS (системе доменных имен) мы можем использовать простое имя веб-сайта вместо сложной цепочки цифр. Например, когда вы вводите google.com, DNS преобразует IP-адрес 142.250.80.14, чтобы перейти на веб-сайт. В дополнение к более простому просмотру записи DNS включают специальные настройки для безопасности электронной почты.

Чтобы обеспечить доставку электронной почты, вы должны настроить общедоступные записи DNS, чтобы другие почтовые серверы могли доверять вам получение вашей почты. Например, записи SPF (Sender Policy Framework) используются для проверки электронной почты.

Записи SPF проверяют, приходит ли входящее электронное письмо с авторизованного IP-адреса, и фильтруют поддельные электронные письма. Теоретически с записями SPF хакеры должны столкнуться с более серьезной проблемой при попытке имитации домена. В результате SPF может помочь снизить риск фишинговых атак, спама и спуфинга.

Если вы хотите настроить записи DNS для более эффективной рассылки, поставщики услуг Интернета могут предложить хостинг DNS и техническую поддержку. Некоторые службы также могут предоставлять подробные инструкции о том, как создавать записи DNS вручную.

Связаться с поставщиком услуг электронной почты

Если вы не можете получить доступ к своей электронной почте или отправлять и получать сообщения, сначала проверьте подключение к Интернету и учетные данные своей учетной записи электронной почты. Если эта информация верна и у вас хорошее соединение, проверьте веб-сайт вашего поставщика услуг электронной почты. Возможно, у провайдера возникли какие-то проблемы или он находится на техническом обслуживании.

Вы можете связаться с провайдером напрямую, чтобы получить подтверждение, что с его стороны все в порядке. Обычно поставщики услуг электронной почты указывают свою контактную информацию в нижней части своих веб-сайтов. Некоторые провайдеры также предлагают приложения для устранения неполадок. Например, в Outlook есть приложение «Получить справку», которое поможет вам решить возможные проблемы.

Вам следует обратиться к поставщику услуг электронной почты, если вы не можете решить проблему с отправкой электронной почты самостоятельно. Провайдер, у которого есть хорошая команда поддержки клиентов, всегда будет к вашим услугам, чтобы обеспечить бесперебойную работу вашей электронной почты. Без сомнения, поставщик также поможет настроить любые параметры электронной почты, чтобы помочь вам избежать разочарований.

Вывод

Может быть сложно решить проблему с отправкой электронной почты, которая может возникнуть по множеству разных причин.

Самый стрессовый и пугающий из них — это когда кто-то пытается использовать ваш почтовый сервер для злонамеренных действий. Однако с помощью соответствующих мер можно этого не допустить.

Хорошей новостью является то, что вы можете устранить некоторые из этих проблем с электронной почтой, не отправляя их самостоятельно. Даже если вы не можете или сомневаетесь, вы всегда можете обратиться за помощью к поставщику услуг электронной почты или системному администратору.