6 лучших инструментов для документирования: список на 2022 год

Ищете лучшие инструменты для документации, которые помогут вам создавать первоклассный контент для внутренней или внешней документации?

Независимо от того, создаете ли вы общедоступную документацию для потребителей, не являющихся техническими специалистами, или технический контент, такой как документация API вашего программного обеспечения (или что-то среднее между ними), есть несколько отличных инструментов документации, которые помогут вам управлять своим контентом и публиковать его для пользователей.

В этом посте мы составили список из шести лучших вариантов, включая решения с открытым исходным кодом и решения SaaS для всех бюджетов (включая бесплатные).

Для всех шести инструментов мы расскажем об их преимуществах и недостатках, ценах и о том, как вы можете приступить к работе с документацией с помощью этого инструмента.

Давайте прыгать прямо в!

Шесть лучших инструментов для документирования

1. Героическая база знаний
2. Гитбук
3. Документ360
4. Читать документы
5. Понятие + Engine.so
6. Хелпджус

1. Героическая база знаний

Heroic Knowledge Base — это инструмент документации с открытым исходным кодом, основанный на популярном программном обеспечении WordPress, которое также является открытым исходным кодом.

Вы можете установить базу знаний Heroic в качестве плагина на WordPress, чтобы сразу же превратить ваш сайт WordPress в центр документации.

Как вы создаете свой сайт, зависит от вас — вы можете создать совершенно новый сайт WordPress, предназначенный исключительно для документации, или вы можете установить базу знаний Heroic на существующий сайт WordPress, чтобы добавить функциональность документации на этот сайт.

Для создания контента вы можете использовать гибкий редактор блоков WordPress, а также встроенную систему редакций WordPress для контроля версий.

База знаний Heroic также добавляет свои собственные специальные блоки, чтобы вы могли легко добавлять выноски, предупреждения и другие основные моменты.

Вы также получаете инструменты, позволяющие сделать часть или всю вашу документацию конфиденциальной, в зависимости от того, создаете ли вы общедоступную или внутреннюю документацию.

База знаний Heroic также предоставляет вам множество функций, которые помогут вашим посетителям получить отличный опыт и оптимизировать вашу документацию:

• AJAX-поиск в реальном времени с подсказками в реальном времени.
• Категории и теги для организации статей.
• Встроенная аналитика для отслеживания поисковых запросов, просмотров, эффективности статей и переходов на живые каналы поддержки.

Поскольку он основан на WordPress, вы также можете расширить свою документацию с помощью других плагинов. Например, вы можете использовать бесплатный плагин Multicollab, чтобы добавить комментарии и совместную работу в стиле Google Docs в редактор контента.

Преимущества

• Неограниченное количество пользователей, статей, категорий и так далее . По сути, нет произвольных ограничений, с которыми вы обычно сталкиваетесь в инструментах документации SaaS.
• Гибкий . База знаний Heroic включает в себя множество встроенных функций, которые помогут вам настроить документацию, и вы также можете установить другие плагины WordPress по мере необходимости, например, добавить функции совместной работы.
• Полное владение данными . Все ваши данные всегда остаются на 100% на ваших собственных серверах.
• Открытый исходный код . И WordPress, и Heroic Knowledge Base имеют открытый исходный код.

Недостатки

• Если вы по какой-то причине не хотите использовать WordPress, важно отметить, что база знаний Heroic работает только с WordPress.

Цены

База знаний Heroic стоит от 149 долларов за использование на одном веб-сайте и один год поддержки и обновлений. Вы навсегда сохраните доступ к программному обеспечению без каких-либо дополнительных затрат, но вам потребуется продлить лицензию, чтобы продолжать получать поддержку и обновления по истечении первого года.

Вам также понадобится веб-сайт WordPress, который может стоить денег, если у вас еще нет доступа к хостингу веб-сайтов, способному запускать WordPress.

С чего начать

Вот как настроить центр документации с помощью базы знаний Heroic:

1. Создайте сайт WordPress, который станет основой вашего центра (если вы еще этого не сделали).
2. Приобретите и установите плагин Heroic Knowledge Base.
3. Настройте поведение своего центра документации с помощью настроек ( Heroic KB → Настройки )
4. Добавляйте статьи с помощью гибкого блочного редактора.

Вы также можете добавить другие настройки, такие как создание сайта интрасети, ограничение доступа для зарегистрированных пользователей или запрос пароля для просмотра документации (что может быть полезно для внутренней документации).

2. Гитбук

Как следует из названия, GitBook — это инструмент для документирования, который больше ориентирован на группы разработчиков, которым необходимо создавать общедоступную или частную документацию.

Например, вы можете синхронизировать GitBook с репозиторием GitHub или GitLab, который содержит файлы уценки, чтобы таким образом создать свою документацию. Однако вы не обязаны использовать Git только для использования GitBook, вы также можете создавать контент с помощью интуитивно понятного редактора или импортировать его из других источников, таких как файлы уценки, документы Word и т. д.

Для организации документации вы можете использовать «пространства» (т. е. одну уникальную базу знаний) и «коллекции» (т. е. одну категорию в базе знаний).

Некоторые другие примечательные особенности включают следующее:

• Управление версиями.
• Живое групповое редактирование и совместная работа.
• Богатые вставки в редакторе контента.
• Простой экспорт PDF.

Преимущества

• Используйте знакомые технические рабочие процессы . Для технических команд GitBook позволяет использовать инструменты, с которыми вы уже знакомы (например, Git). Он также использует технические термины, такие как «ветви» и «запросы на изменение» для правок.
• Особенности совместной работы . Это может быть полезно, если несколько человек работают над одним и тем же документом (возможно, даже одновременно).
• Бесплатно для некоммерческих организаций. Если вы некоммерческая организация или работаете над проектом с открытым исходным кодом, вы можете использовать GitBook бесплатно.

Недостатки

• Технические . Если вы не создаете документацию по программному обеспечению, GitBook может показаться немного сложным. Люди, желающие создать нетехническую документацию, скорее всего, захотят поискать в другом месте.

Цены

GitBook бесплатен для индивидуального использования, некоммерческих организаций и проектов с открытым исходным кодом. Коммерческие планы начинаются с 8 долларов США за пользователя в месяц при минимальном количестве пользователей 5. Таким образом, самый дешевый план будет стоить 40 долларов в месяц.

Как начать работу с базой знаний Heroic

Чтобы начать, вам просто нужно зарегистрировать учетную запись GitBook и начать строить. Вы можете либо синхронизироваться с репозиторием на GitHub, либо создавать с нуля, используя редакторы контента GitBook.

3. Документ360

Document360 — это инструмент документации SaaS, который позволяет вам создавать собственную внутреннюю или перспективную базу знаний.

Благодаря подходу SaaS с ним очень легко начать работу. Вы просто регистрируете учетную запись и начинаете создавать свою документацию через удобный интерфейс.

Вы можете создавать контент с помощью простого редактора WYSIWYG с поддержкой Markdown. Вы также получите доступ к инструментам совместной работы и контролю версий, что полезно, если вы работаете в команде.

Во внешнем интерфейсе ваши пользователи получат хорошо разработанный интерфейс для просмотра контента, включая полезные функции, такие как подсказки при поиске в реальном времени, автоматическое оглавление и многое другое.

Преимущества

• Простая настройка . Чтобы создать документацию, вам просто нужно зарегистрировать учетную запись и начать писать.
• Хостинг для вас . Document360 занимается размещением и обслуживанием вашей документации за вас, поэтому вам никогда не придется возиться с обновлениями или чем-то еще.
• Особенности производительности . Вы получаете доступ к некоторым приятным функциям, таким как автоматические напоминания о просмотре, уведомления о событиях базы знаний и многое другое.

Недостатки

• Дорогой. Самый дешевый платный план уже стоит 119 долларов в месяц и включает только ограниченные функции.
• Ограничения . Если вам нужно больше групповых учетных записей или баз знаний, вам придется заплатить дополнительно. Например, план Startup включает только пять групповых учетных записей. Если вы хотите больше, вы будете платить 19 долларов в месяц за аккаунт.

Цены

Document360 — это инструмент SaaS, поэтому вы будете платить ежемесячную или ежегодную плату в течение всего времени, пока вы хотите его использовать. Планы начинаются со 119 долларов США за проект в месяц, плюс 39 долларов США за дополнительную версию базы знаний и 19 долларов США за каждую групповую учетную запись помимо пяти включенных учетных записей.

Существует также бесплатный план, который позволяет создавать до 50 статей с 1 ГБ памяти и ограниченным доступом к функциям.

Как начать работу с Document360

Document360 — это инструмент документации SaaS, а это означает, что все, что вам нужно сделать, это зарегистрировать учетную запись, чтобы начать работу.

Существует 14-дневная бесплатная пробная версия, чтобы вы могли бесплатно изучить все функции.

4. Прочтите документы

Read the Docs — это инструмент документации, специально созданный для программного обеспечения или технической документации.

Он позволяет вам управлять своим контентом и версиями с помощью Git, а затем легко развертывать его в удобном интерфейсе внешнего интерфейса. Этот подход означает, что он действительно доступен только разработчикам… но это имеет смысл, учитывая, что он ориентирован на создание технической документации.

В зависимости от версии, которую вы используете, вы также можете получить доступ к некоторым или всем следующим функциям:

• Аналитика, чтобы увидеть, что посетители ищут и читают.
• Живые результаты поиска и предложения.
• Несколько одновременных сборок. Например, одна сборка для производства, а другая для бета-версии или одна для версии 1.0, а другая для версии 2.0.
• Простой экспорт в PDF, HTML или epub.
• Единый вход через Google Workspace или поставщика VCS (GitHub, GitLab или Bitbucket).

Преимущества

• Используйте инструменты разработки . Используя для управления документацией такие инструменты, как Git, Read the Docs пытается встроиться в существующие рабочие процессы разработчиков программного обеспечения.
• Сильное версионирование . Git упрощает управление версиями, и вы также можете публиковать несколько версий своих документов одновременно, что очень удобно, если люди могут использовать разные версии вашего программного обеспечения.

Недостатки

• Более сложная установка . Read the Docs немного сложнее настроить, чем другие инструменты документации, потому что вам нужно работать через Git. Однако, учитывая, что он ориентирован на техническую документацию, у людей, использующих Read the Docs, не должно возникнуть проблем.
• Только для технической документации . Если вы не создаете программную/техническую документацию, вам следует выбрать другой инструмент для создания документации, поскольку Read the Docs не для вас.

Цены

Если у вас есть проект с открытым исходным кодом, Read the Docs позволяет бесплатно создавать и размещать документацию. Фактически, Read the Docs сообщает, что на нем размещена бесплатная документация для более чем 240 000 проектов с открытым исходным кодом.

Для коммерческих предприятий также есть платная услуга Read the Docs for Business, стоимость которой начинается от 50 долларов в месяц. Все планы включают неограниченное количество проектов и пользователей — основными ограничениями являются функции, которые вы получаете, и количество одновременных сборок, которые вы можете иметь.

Как начать работу с Read the Docs

Read the Docs дает вам два способа написания фактической документации:

1. МКдокс
2. Сфинкс

Как только вы используете эти инструменты для создания репозитория Git с содержимым вашей документации, Read the Docs автоматически импортирует репозиторий для создания вашей документации.

5. Понятие + Engine.so

Понятие здесь немного кривое, поскольку оно не создано специально для документации. Однако при правильной настройке он может стать отличным инструментом для обработки всех типов документации.

Если вы не знакомы с Notion, это, по сути, универсальный инструмент для обработки любых типов знаний, данных, управления проектами и многого другого.

Вы можете использовать его для множества разных вещей, включая создание всех типов документации. Недостатком, однако, является то, что Notion сам по себе не ориентирован на публикацию этой информации на веб-сайте, где другие люди могут с ней взаимодействовать.

Вот где Engine.so приходит на помощь. С помощью Engine.so ( сторонний сервис ) вы можете публиковать свой контент Notion на своем собственном веб-сайте, чтобы легко создать собственный центр документации. Вы можете увидеть пример того, как это выглядит в документации Engine.so.

Преимущества

• Уникальные способы подачи информации . Использование Notion дает вам большую гибкость, которую вы, возможно, не получите с более узкими инструментами документирования. Например, вы можете интересным образом использовать множество блоков Notion.
• Простота в использовании . В отличие от инструментов на основе Git, этот подход удобен как для технических, так и для нетехнических пользователей.
• Доступный . Хотя бесплатного плана нет, этот подход должен быть доступным для большинства случаев использования.

Недостатки

• Не предназначен для документации . Хотя Notion отлично подходит для документирования, это не единственная его цель, как в случае с другими инструментами документирования в этом списке. Если вы планируете иметь сотни статей, вы можете предпочесть более специализированный инструмент.
• Ограниченный контроль версий. Этот подход не обеспечивает строгого контроля версий. Если вы платите за Notion, вы можете получить 30-дневную историю версий, но она не так надежна, как Git или система WordPress, которую вы получаете с Heroic Knowledge Base.

Цены

У Notion есть бесплатный план, который отлично подходит для основных случаев использования. Однако есть вероятность, что вы захотите заплатить в зависимости от ваших конкретных потребностей.

Однако, чтобы превратить ваш контент Notion в общедоступный центр документации, вам нужно будет заплатить за Engine.so. Engine.so стоит 19 долларов в месяц за до 300 страниц или 49 долларов в месяц за до 1000 страниц. Вы можете протестировать его с 14-дневной бесплатной пробной версией.

Как начать работу с понятием

Вот как создать документацию с помощью этой настройки:

1. Зарегистрируйте учетную запись Notion.
2. Создайте свою документацию с помощью Notion. Вы можете найти готовые шаблоны Notion для содержимого документации, такие как эти шаблоны от Beestat.
3. Зарегистрируйте учетную запись Engine.so.
4. Публикуйте свою документацию Notion на своем собственном веб-сайте или в центре документации с помощью Engine.so.

6. Помощь

Подобно Document360, Helpjuice — еще одна популярная база знаний SaaS и инструмент документации.

Он помогает легко создавать документы любого типа с помощью простого текстового редактора, включая возможность импорта из документов Word для экономии времени.

Вы также получаете доступ к множеству функций для создания эффективной документации:

• Мгновенные результаты поиска / предложения.
• Аналитика для отслеживания поисковых запросов, просмотров страниц и многого другого.
• Возможность публикации нескольких версий вашей документации.
• Уровни доступа пользователей для управления тем, кто может просматривать разные статьи.
• Функции совместной работы, включая комментарии в редакторе.

Преимущества

• Простая настройка . Чтобы создать документацию, вам просто нужно зарегистрировать учетную запись.
• Хостинг для вас . Helpjuice занимается размещением и обслуживанием вашей документации за вас, поэтому вам никогда не придется возиться с обновлениями или чем-то еще.
• Нет планов с ограниченной функциональностью . Хотя у Helpjuice нет бесплатного плана, все его платные планы предоставляют вам доступ ко всем функциям.

Недостатки

• Дорого . Самый дешевый план начинается от 120 долларов в месяц и может варьироваться до 500 долларов в месяц.
• Ограничения пользователей . Если у вас большая команда, Helpjuice может дорого обойтись. Например, если у вас более 60 пользователей, вам нужен план на 500 долларов в месяц.

Цены

Платные планы Helpjuice начинаются со 120 долларов в месяц за все функции и до четырех пользователей. Оттуда планы повышаются в зависимости от количества пользователей, которые вам нужны, до 500 долларов в месяц для неограниченного количества пользователей.

Уникальность заключается в том, что вы получаете доступ ко всем функциям на всех планах, тогда как что-то вроде Document360 блокирует определенные функции за планами более высокого уровня.

Вы также можете протестировать все с помощью 14-дневной бесплатной пробной версии.

Как начать работу с Helpjuice

Чтобы начать, все, что вам нужно сделать, это зарегистрировать учетную запись Helpjuice и начать добавлять свой контент.

Какой инструмент документирования лучше всего подходит для ваших нужд?

В конце концов, выбор лучшего инструмента для документирования действительно зависит от ваших конкретных потребностей, бюджета и уровня знаний.

Вот несколько распространенных вопросов, которые вы должны задать себе, чтобы сузить область поиска:

• Вы хотите самостоятельное решение или согласны использовать инструмент SaaS?
• Точно так же вы хотите решение с открытым исходным кодом или вы согласны использовать инструмент с закрытым исходным кодом?
• Вы создаете очень техническую документацию (например, документацию по API) или документацию, ориентированную на потребителя?
• Вам нравится идея использовать Git для контроля версий/управления контентом или вы предпочитаете специальную систему управления знаниями?
• Каков ваш бюджет? Вы согласны с постоянной ежемесячной оплатой или хотите что-то бесплатное или единовременный платеж?

Ответив на эти вопросы, вы должны иметь хорошее представление о том, какой инструмент документирования лучше всего подходит для ваших нужд.

Если вы не знаете, с чего начать, мы считаем, что база знаний Heroic может удовлетворить потребности большинства компаний. Он предлагает экономичный подход с открытым исходным кодом, который дает вам полное право собственности на ваши данные по цене, которая ниже, чем у большинства других инструментов.

Но в то же время вы по-прежнему получаете доступ к множеству функций для создания первоклассной документации, например, подсказки для поиска в реальном времени и подробная аналитика. Вы также получаете доступ ко всей экосистеме WordPress, если вам нужна еще большая гибкость.

Чтобы узнать больше и начать работу, перейдите на страницу продукта Heroic Knowledge Base.