Основы бухгалтерского учета для малого бизнеса

Если вы начинаете бизнес, вам необходимо понимать принципы бухгалтерского учета, чтобы судить о состоянии вашей организации и прогрессе в достижении ее целей.

Бизнес построен на сделках. Основы бухгалтерского учета начинаются с системы записи и отчетности о ваших транзакциях. Даже если вы планируете передать бухгалтерский учет и бухгалтерский учет на аутсорсинг, вам необходимо уметь читать и понимать свои финансовые отчеты, а это означает понимание нескольких основных принципов организации бизнеса и бухгалтерского учета.

Начнем с ряда вопросов:

1. Какой у вас бизнес?

Это сервис, мерчендайзинг, производство или информационный бизнес?

Некоторые компании представляют собой гибриды двух или более типов: бизнес по производству коктейлей, который импортирует собственное сырье для переработки, является производителем, но когда он продает коктейли, он является продавцом. Если у него есть физическое местонахождение, он становится услугой, когда коктейль готовится и отдается покупателю. И если он предлагает курсы по продаже коктейлей или смузи, это информационный бизнес.

Тип вашего бизнеса определяет транзакции, которые составляют большую часть вашего учета.

Далее, какова структура собственности? Существуют различные бухгалтерские и банковские требования для индивидуальных предпринимателей, товариществ, корпораций, корпораций с ограниченной ответственностью (ООО) и кооперативов. Узнайте больше о различиях.

2. Есть ли у вас бизнес-лицензии и разрешения?

Они понадобятся вам, чтобы открыть банковский счет для бизнеса и иметь возможность правильно отчитываться о своих налогах. Необходимые документы различаются в зависимости от типа бизнеса и местоположения операций.

3. У вас есть отдельный банковский счет?

Большинство структур собственности требуют, чтобы у вашего бизнеса была отдельная учетная запись. Но рекомендуется для каждого бизнеса, вы не хотите, чтобы ваши личные транзакции смешивались с вашими деловыми, если вы можете помочь.

4. Будут ли у вас сотрудники?

Если нет, у вас будет гораздо более простой процесс учета. Но если вы планируете иметь сотрудников, вам необходимо установить процедуры удержания налогов.

Даже если пока это только вы, вы, вероятно, все равно будете нанимать подрядчиков для конкретных проектов. Подрядчикам, которым в США платят больше определенной суммы в год, необходимо отправить 1099, поэтому обязательно:

• Отслеживайте, кому вы заплатили и сколько вы заплатили им.
• Получите форму W-9 от каждого подрядчика.
• Храните текущие адреса в файле для всех, кого вы нанимаете.

5. Есть ли у вас бухгалтерское программное обеспечение?

Если вы планируете совершать сотни или тысячи транзакций в месяц, вам понадобится программное обеспечение для бухгалтерского учета, такое как QuickBooks или FreshBooks. Предприятия с меньшим количеством транзакций могут обойтись без использования электронной таблицы Excel, но бизнес с большим количеством транзакций не сможет справиться с ручным вводом.

Программное обеспечение для бухгалтерского учета автоматизирует большинство основных процессов и берет на себя большую часть работы. Он записывает, хранит и извлекает данные о транзакциях и использует их для создания финансовых отчетов и отчетов. Ваше бухгалтерское программное обеспечение также может создавать счета и выписывать чеки.

Если вы решите использовать бухгалтерское программное обеспечение, вы можете синхронизировать данные своего магазина с QuickBooks Sync для WooCommerce или WooCommerce FreshBooks.

Решив эти основные вопросы и заложив основы вашего бизнеса, вы готовы к следующему этапу процесса бухгалтерского учета.

Во-первых, давайте проясним некоторые термины.

Транзакции

В бухгалтерской терминологии транзакция происходит каждый раз, когда деньги отдаются, получаются или запрашиваются бизнесом или продавцом.

Транзакция может быть любой из следующих:

• Деньги, которые собственник вкладывает в бизнес.
• Доход от продаж.
• Счета.
• Расходы, такие как заработная плата, маркетинг, поездки и расходы на строительство.
• Приобретенные активы, такие как транспортные средства, офисное оборудование, имущество или материалы.

Одна транзакция может иметь несколько компонентов. Например, когда вы платите работнику с почасовой оплатой, вы должны знать количество времени, которое он отработал, его валовую заработную плату, налоговые вычеты и чистую заработную плату. Ваше бухгалтерское программное обеспечение может выполнять все эти задачи.

Дебеты и кредиты

Все транзакции отслеживаются системой дебетов и кредитов. Лучший способ понять это с помощью этого основного уравнения бухгалтерского учета:

Активы = Обязательства + Собственный капитал (владелец или корпорация)

В левую часть уравнения добавляется дебет. Кредит добавляется справа.

В качестве простого примера, если вы совершаете продажу на 500 долларов, эти 500 долларов списываются, то есть добавляются к активам вашего бизнеса. И это также зачисляется как собственный капитал в виде дохода. Всякий раз, когда что-то дебетуется, что-то еще должно быть кредитовано, потому что это сохраняет равновесие уравнения.

Это значительно упрощенная версия того, о чем мы могли бы рассказать в нескольких книгах, но она дает вам общее представление о том, что делает ваше бухгалтерское программное обеспечение, когда вы вводите транзакции.

Кассовый метод и учет по методу начисления

Существует два основных метода учета – кассовый метод и метод начисления. Метод начисления является более распространенным, и в зависимости от размера и характера вашего бизнеса он может требоваться по закону.

Основное различие между методами заключается в том, когда транзакция распознается.

В кассовом учете операция признается, когда фактические деньги перешли из рук в руки. В учете по методу начисления операция признается, когда работа выполнена и счет-фактура отправлен. Предположим, вы разместили заказ на свежую партию офисной бумаги в январе и положили ее на свою деловую кредитную карту. Вы получаете офисную бумагу немедленно, но фактически не платите за нее до февраля, когда приходит выписка по вашей кредитной карте.

В учете по методу начисления транзакция происходит в тот момент, когда вы покупаете бумагу. Вы берете квитанцию, сохраняете ее в своей файловой системе и записываете расходы. Это расходы за январь, даже если вы не заплатите за них до следующего.

В кассовом учете транзакция происходит, когда вы оплачиваете счет. Вот когда настоящие деньги переходят из рук в руки. Таким образом, это расходы за февраль, хотя вы получили документ в январе.

Доход работает так же. Если вы отправляете счет клиенту в мае, а он не оплачивает его до июля, транзакция регистрируется в мае по методу начисления, а в июле по кассовому методу.

Метод начисления является предпочтительным методом, особенно для крупных предприятий. Это дает вам более четкое представление о стоимости товаров или услуг, продаваемых каждый месяц. Если вы покупаете бумагу в августе, эта бумага была частью расходов на ведение вашего бизнеса — в августе, а не тогда, когда вы фактически приступили к оплате счета. Если вы совершаете продажу в мае, значит, вы совершили продажу в мае , а не в июле, когда покупатель успеет отправить вам деньги.

Используя метод начисления, вы можете сверять затраты на ведение бизнеса каждый месяц, чтобы увидеть, какие месяцы приносили наибольшую прибыль. Рассчитайте маржу с помощью этого уравнения:

Маржа = (Выручка – Стоимость товаров) / Выручка

(Чтобы упростить этот процесс, в WooCommerce есть расширение, которое рассчитывает стоимость ваших товаров, чтобы вы могли рассчитать стоимость каждого конкретного продукта, который вы продаете, категории продуктов или всех ваших продуктов за любой выбранный вами период времени.)

Три основных финансовых отчета

С вашими бухгалтерскими системами и программным обеспечением и введенными данными о ваших транзакциях вы сможете подготовить три основных финансовых отчета: отчет о прибылях и убытках (также известный как «отчет о прибылях и убытках» или P&L), баланс и отчет. отчет о движении денежных средств.

Справка о доходах

В отчете о прибылях и убытках указывается прибыль, полученная за определенный период времени , например за месяц. Эта прибыль — это то, что люди имеют в виду, когда используют термин «чистая прибыль». Ваша прибыль – это ваш чистый доход. Или, если вы потеряли деньги в течение этого периода времени, ваш чистый убыток.

Проще говоря, прибыль рассчитывается путем вычитания расходов из доходов. Это подкрепляет причину использования метода учета по методу начисления. Если вы используете кассовый метод, вы не сможете так же четко увидеть, сколько вы на самом деле заработали и потратили в течение этого конкретного рабочего месяца .

Бухгалтерский баланс

Ваш балансовый отчет показывает ваши активы, обязательства и собственный капитал в определенный момент времени, обычно в конце месяца, квартала или года. Это моментальный снимок вашего финансового здоровья.

Активы — это находящиеся в собственности вещи, которые имеют ценность, такие как денежные средства, расходные материалы, оборудование, транспортные средства, недвижимость, инвентарь и дебиторская задолженность. «Дебиторская задолженность» — это термин, обозначающий деньги, которые вам причитаются, но еще не выплачены.

Обязательства — это то, что вы должны, например, кредиты, процентные платежи, заработная плата и все, что в кредит. Обязательства обычно называют «кредиторской задолженностью».

Если вы вернетесь к приведенному выше основному уравнению бухгалтерского учета, вы увидите, что собственный капитал — это просто разница между активами и пассивами. Вычтите обязательства из активов, и вы получите то, что называется «балансовой стоимостью» или собственным капиталом вашего бизнеса.

Отчет о движении денежных потоков

Это просто отчет, показывающий, как ваши наличные деньги изменились за определенный период времени.

Все три из этих основных финансовых отчетов могут быть быстро подготовлены вашим бухгалтерским программным обеспечением, если вы усердно вводите данные о транзакциях. Если у вас нет на это времени, вы можете подумать о найме бухгалтера.

Две последние основы бухгалтерского учета для малого бизнеса

1. Сохраняйте все квитанции, счета-фактуры и платежные записи.

Принцип надежности бухгалтерского учета гласит, что должны регистрироваться только операции с подтверждающей документацией . Если у вас нет записей о транзакциях, вы не можете считать их доходом или расходом, и это портит ваши бухгалтерские книги. Если вы попытаетесь получить налоговый вычет за расходы, за которые у вас нет доказательств, что вы когда-либо платили, это можно назвать налоговым мошенничеством.

Так что храните физические квитанции в файле. Или сфотографируйте их и сохраните их в цифровом виде. Храните все счета и квитанции, отправленные по электронной почте, в отдельную папку электронной почты, а не только в общий почтовый ящик.

2. Знайте свои налоговые требования

Налоговые требования сильно различаются в зависимости от типа бизнеса и места, где он работает. Вам необходимо знать о налоге с продаж, налоге на импорт, если у вас есть какие-либо международные транзакции, удержании налога, уплате расчетных ежеквартальных налогов и любых других налогах, характерных для вашей страны, штата, провинции, города или региона.

Эти налоги будут фигурировать в вашем бухгалтерском программном обеспечении и финансовых отчетах. Всегда рекомендуется проконсультироваться со специалистом по налогам, чтобы убедиться, что вы следуете правильным процедурам.

WooCommerce покрывает бухгалтерский учет

WooCommerce понимает ответственность владельцев бизнеса каждый день. Ручной ввод транзакций и создание финансовых отчетов может занять много времени, но бухгалтерский учет является неотъемлемой частью успешного ведения бизнеса.

Чтобы снять нагрузку с владельцев магазинов, WooCommerce имеет множество расширений, которые автоматизируют ключевые процессы учета. Посетите эту страницу, чтобы ознакомиться с полным списком расширений учета для магазинов WooCommerce.