Ce am învățat de la WooConf despre vânzarea biletelor online

Al doilea nostru WooConf a avut loc la începutul acestui aprilie și ce eveniment a fost. Am avut o gamă incredibilă de difuzoare, prânzuri fantastice și ore fericite și toate relațiile pe care le-am putut descurca.

Am împărtășit deja câteva dintre învățăturile noastre de la WooConf în sine, dar am vrut să ne aprofundăm puțin și să spunem despre o parte din călătoria pe care am făcut-o pentru a trece de la „ar trebui să facem asta din nou” la „oh, naiba, chiar facem. aceasta!" Și acea parte a călătoriei este experiența de bilete .

Când am vândut bilete pentru WooConf 2016, a fost cu o soluție pe care am dezvoltat-o ​​noi înșine: noua extensie Box Office pentru WooCommerce. Cu Box Office, participanții nu trebuie să meargă în afara sediului pentru a se înscrie la evenimentul tău. Puteți vinde bilete, personaliza comunicările prin e-mail și puteți înregistra participanții la fața locului, totul din interfața familiară WooCommerce.

Folosirea Box Office și organizarea propriului nostru eveniment major ne-a oferit o oportunitate incredibilă de învățare . Ne-a permis să înțelegem extensia în interior și în exterior, să aflăm ce i-a determinat pe participanți să cumpere bilete și să obținem cunoștințe pe care le-am putea folosi pentru viitoarele WooConfs.

Citiți mai departe pentru a afla ce am învățat – și ce cunoștințe vă putem împărtăși – despre gestionarea unui site web de eveniment de succes.

Importanța adunării informațiilor despre participanți pe propriul site web

Unul dintre cele mai mari feedback pe care le-am primit înainte de a dezvolta Box Office a fost că toate opțiunile de evenimente și bilete disponibile pentru WordPress sau WooCommerce necesitau o integrare cu o altă platformă. Aceasta a însemnat trimiterea potențialilor participanți pe un alt site web pentru a-și cumpăra biletul, pentru a introduce informații de înregistrare sau pentru a-și completa profilul.

Această dependență de instrumente terțe a fost împotriva etosului WordPress și WooCommerce - nu a fost o experiență ideală pentru clienții noștri și, cu siguranță, nu ar fi o experiență ideală pentru noi. Așa că, când echipa noastră a început să planifice cel de-al doilea WooConf – și, la rândul său, Box Office – am avut un obiectiv major: să evităm trimiterea clienților în afara locației pentru a cumpăra bilete pentru un eveniment .

Din fericire, Box Office a fost făcut să facă tocmai asta, așa că eram pregătiți. Cu versiunea beta a extensiei în vigoare, ne-am apucat de configurat paginile de ticketing. Inițial, clienții puteau cumpăra doar bilete pentru intrarea la evenimentul din Austin, Texas; Biletele live vor fi vândute la o dată ulterioară.

Am creat un produs de bilete pentru participanții fizici, numit Tickete WooConf 2016 și am adăugat mai multe formulare care ar fi afișate în momentul achiziției (pe care le puteți vedea mai sus).

Participanților li s-au cerut detalii tipice, cum ar fi numele și informațiile de contact, dar am făcut, de asemenea, un pas mai departe și am cerut lucruri precum adrese URL ale site-urilor web, mânere de Twitter și preferințe alimentare. Acest lucru ne-a permis să personalizăm automat insignele participanților în timpul procesului de imprimare, precum și să înțelegem mai bine tipurile de alimente pe care trebuia să le oferim sau să le punem la dispoziție .

Unul dintre avantajele care a fost incredibil de utilă, atât înainte, cât și după eveniment, a fost capacitatea de a căuta, revizui și modifica bilete individuale. Pentru că aveam toate aceste informații la îndemână, pe propriul nostru site, am putut :

• Marcați participanții ca fiind prezenți la fața locului
• Schimbați informațiile despre bilet - de exemplu, dacă un sponsor trebuia să reatribuie unul dintre biletele angajatului său unui alt angajat, am putea pur și simplu să schimbăm numele și/sau rolul
• Schimbați răspunsurile pentru prânzul și atelierele noastre de vineri
• Confirmați detaliile pentru participanți, sponsori sau personal din mers

Această combinație de proces de vânzare fără probleme și opțiune de căutare rapidă a condus la o gestionare fără probleme a biletelor atât înainte, cât și în timpul evenimentului. Am avut foarte puține probleme în acest proces, iar înregistrarea participanților la fața locului a fost rapidă și ușoară - mult mai ușor decât ar fi fost dacă am fi jonglat cu două (sau mai multe!) sisteme diferite.

Utilizați creșterile de preț și cupoanele pentru a încuraja vânzarea biletelor

„Cu ce ​​ar trebui să taxez pentru a intra în evenimentul meu?” Este o întrebare obișnuită și, în acest sens, una grea. Ne-am luptat și noi cu ea!

Dacă am învățat un singur lucru, acesta este: oferiți un preț mai atractiv participanților care cumpără devreme . Dar nici nu excludeți să oferiți acelor participanți de ultim moment o opțiune de salvare!

Pentru WooConf 2016, la fel cum am făcut și cu primul nostru WooConf, am oferit prețuri „early bird” - în esență, o reducere care a fost disponibilă numai pentru cei care au cumpărat în primele zile de vânzare a biletelor.

De acolo încolo, am mărit acest număr cu 100 USD la fiecare câteva săptămâni, chiar înainte de conferință, unde aveam un preț „de ultimă oră”. Acest preț a rămas în vigoare și pentru oricine era interesat să cumpere un bilet la fața locului.

Ideea din spatele acestui lucru a fost de a încuraja participanții să rezerve mai devreme decât mai târziu . Și în cea mai mare parte, a funcționat.

Acestea fiind spuse, nu toată lumea poate rezerva imediat. Așa că am pus la dispoziție niște cupoane pentru a atenua lovitura acestor prețuri majorate. Am oferit sponsorilor și vorbitorilor noștri niște coduri unice pe care au fost încurajați să le împărtășească. Acestea ar putea fi distribuite pe rețelele sociale, prin e-mail și așa mai departe.

Când aceste cupoane au fost distribuite, a crescut și mai mult interesul pentru WooConf, ceea ce a dus la vânzări de bilete mai mari . De asemenea, i-a ajutat pe vorbitorii și sponsorii noștri să spună despre prezența lor la WooConf, astfel încât fanii lor să știe că îi pot vedea acolo.

Lecția aici: luați în considerare prețurile cu atenție. Chiar dacă evenimentul dvs. este ieftin, există o mulțime de modalități prin care puteți încuraja mai mulți participanți să se înscrie, cum ar fi cupoane, reduceri sau promoții prin alți participanți.

Aveți evenimente sau zile opționale? Permiteți deținătorilor de bilete să se înscrie sau să renunțe

Multe conferințe moderne au mai multe piese, ateliere opționale sau chiar sesiuni de o zi întreagă care au loc în afara sediului. Dar site-urile web ale conferințelor nu reflectă întotdeauna pe deplin acest lucru, ceea ce duce la:

• Confuzie din partea organizatorilor, când nu știu câți oameni vor apărea pentru fiecare eveniment sau pistă opțională și
• Confuzie din partea participanților, când aceștia nu sunt siguri unde sau cum să răspundă pentru o piesă care ar putea avea spațiu limitat - sau cum să schimbe acel RSVP dacă apare ceva

Când planificam WooConf, știam că cea mai mare parte a evenimentului va dura două zile și că activitățile din a treia zi vor fi opționale. Am vrut să găsim o modalitate de a permite participanților să răspundă cu ușurință pentru una dintre activitățile de vineri, precum și să-și schimbe cu ușurință RSVP dacă a apărut ceva și nu au reușit să facă acest lucru (de exemplu, dacă ar fi trebuit să prindă un răspuns mai devreme). zbor).

Am reușit acest lucru prin adăugarea unei opțiuni la formularul nostru de bilete, care le cere participanților să selecteze dacă se vor alătura atelierului nostru pentru dezvoltatori, atelierului proprietarului magazinului sau prânzului de rețea. Ar putea alege, de asemenea, „Nu mă voi alătura la nimic” dacă două zile de WooConf ar fi suficiente pentru ei.

Am folosit cod personalizat pentru a urmări numărul de locuri disponibile pentru ateliere, deoarece spațiul era limitat.

De asemenea, le-am permis participanților să-și schimbe setările de prezență din e-mailul de confirmare a biletului care a fost trimis imediat după cumpărare.

Acest lucru a readus în mâinile participanților noștri puterea de a participa sau de a renunța. De asemenea, a eliminat complet confuzia pentru toată lumea , pentru că știam la câți oameni să ne așteptăm la fiecare atelier, plus prânzul de networking.

De fapt, datorită faptului că Box Office a colectat cu atâta sârguință informațiile despre participanți, am reușit să verificăm oamenii la ateliere la fel cum am făcut-o în primele două zile ale WooConf. Acest lucru ne-a ajutat să ne dăm seama cine dintre participanții la care au primit RSVP a sosit și pe cine mai așteptam .

Oferiți bilete pentru participanții fizici și pentru cei virtuali

Dacă aveți o mulțime de urmăritori și organizați un eveniment live, FOMO va fi un lucru foarte real pentru unii dintre fanii tăi. Acest lucru este de două ori pentru cei dintre voi care dezvăluie în mod regulat produse noi sau au niște difuzoare cu adevărat grozave.

Am vrut să-i găzduim pe cei care nu au putut să ajungă în Texas, dar totuși doreau să se absoarbă de toate acele cunoștințe și bunătatea WooConf de departe. Așadar, în martie, după ce vânzările noastre obișnuite de bilete s-au încheiat, am pus la dispoziție bilete pentru transmisii în direct.

Pentru a face acest lucru, am creat un nou produs de bilete pentru biletele în flux live . Câmpurile de bilete de aici au fost mult mai limitate (din moment ce nu a fost nevoie să cerem detalii pentru a tipări pe insigne sau pe preferințele dietetice), ceea ce a ajutat la accelerarea enormă a procesului de plată.

Apoi, în ziua în care a început WooConf, am putut folosi opțiunea de e-mail încorporată a extensiei pentru a trimite acestor deținători de bilete un link către pagina de streaming live.

Box Office ne-a permis să limităm accesul la stream doar la cei care aveau tipul corect de bilet achiziționat , adică cei care cumpăraseră un bilet pentru streamul live. Dacă nu ai avut un bilet și ai încercat să urmărești fluxul, ai vedea asta:

Acest lucru a permis tuturor celor care doreau să participe la WooConf să facă acest lucru, indiferent dacă ar putea ajunge la Austin sau nu. Și streamul live a rulat în cea mai mare parte fără probleme, ceea ce a fost o ușurare uriașă pentru noi!

Am fost foarte mulțumiți de feedback-ul primit în fluxul live. De fapt, după ce WooConf a început, am vândut mai multe bilete pentru streamuri live decât am vândut înainte . Cred că toate acele tweet-uri #WooConf i-au alertat pe toată lumea despre ce ratau, nu?

Cu siguranță merită să configurați bilete în flux live pentru evenimentele la care nu toți fanii tăi pot participa din punct de vedere logistic, dar vor rata dacă nu prind acțiunea. Puteți face oricând biletele gratuite, de asemenea, aceasta este chiar și setarea așteptată cu evenimente doar online, cum ar fi webinarii.

Vindeți bilete la evenimente online? Încercați Box Office

Indiferent dacă vă ocupați de a vinde bilete la evenimente pentru organizația dvs. nonprofit sau vă gândiți să organizați seminarii web numai pe invitație pentru a vă răspândi cunoștințele potențialilor clienți, extensia Box Office poate face ca procesul de colectare a informațiilor participanților să fie ușor ca mătasea .

Ne-am distrat de minune folosindu-l pentru WooConf 2016 și suntem încântați, după ce l-am testat într-o aplicație pentru evenimente reale, să vi-l lansăm în sfârșit. Sperăm să vă distrați la fel de mult încercând-o ca și noi!

Dacă aveți întrebări sau comentarii despre modul în care am folosit Box Office pentru WooConf 2016 sau despre ce am învățat în timpul evenimentului, dă-ne un strigăt mai jos - ne-ar plăcea să auzim de la tine.