Ce este Scope Creep? Exemple și modalități de a preveni

Publicat: 2022-07-15

Scope creep este o problemă răspândită pe care aproape orice furnizor de servicii sau freelancer a întâlnit-o în timp ce gestionează un proiect. În special în sfera dezvoltării de software și site-uri web, variația în domeniul de aplicare poate avea consecințe grave asupra timpului, productivității și marjelor de profit.

În calitate de manager de proiect, până când nu înțelegeți temeinic domeniul de aplicare al proiectului în care sunteți pe cale să vă lansați, nu puteți reduce sau gestiona scăderea domeniului de aplicare.

În acest articol, vom explora ce înseamnă sfera de aplicare și cauzele comune. Veți vedea, de asemenea, exemple de extindere a domeniului de aplicare în managementul proiectelor site-ului web și modalități practice de a o evita.

Care este scopul proiectului?

După cum sugerează și numele, domeniul de aplicare al proiectului (sau domeniul de activitate) se referă la planul de lucru, pașii, procesele, rezultatele cheie și cerințele necesare pentru a începe și finaliza un proiect. A avea o structură de defalcare a lucrărilor (WBS) pentru proiectele dvs. este o modalitate ușoară de a identifica toate specificațiile, etapele, activitățile, costurile, bugetul, limitele și programul de proiect care alcătuiesc domeniul de aplicare al proiectului.

Toate acestea vă vor ajuta pe dumneavoastră și pe clientul dumneavoastră să definiți domeniul de aplicare al proiectului înainte de a începe. Cel mai bine este să reduceți acest lucru la o declarație de proiect care servește ca un memento ușor pe măsură ce lucrarea la proiect progresează.
Eșecul în definirea domeniului de aplicare a proiectului dvs. în interviurile cu clienții ar putea duce nu numai la o creștere a domeniului de aplicare, ci și la un produs final care este complet diferit de ceea ce și-a imaginat clientul.

Ce este Scope Creep?

Scope creep, cunoscut și sub denumirea de feature creep, este o cerere de adăugare sau abatere de la domeniul inițial al unui proiect. Acest lucru nu înseamnă că modificările aduse domeniului de aplicare nu sunt binevenite. Dar, trebuie să reduceți aceste solicitări de modificare, astfel încât să rămână în conformitate cu domeniul de aplicare al proiectului, deoarece acele modificări afectează programul, resursele, bugetul, productivitatea, timpul și costul proiectului.

Creptarea domeniului de aplicare devine deosebit de insuportabilă atunci când clienții sau părțile interesate adaugă noi caracteristici sau cerințe ale proiectului după ce proiectul a început. Acest lucru poate fi dăunător atunci când echipa dvs. este de așteptat să finalizeze proiectul în cadrul programului, bugetului și resurselor inițiale.

La fel ca și sensul cuvântului creep, începe de obicei cu solicitări minore care influențează treptat scopul proiectului și îți provoacă probleme. Modificările necontrolate ale domeniului de aplicare al unui proiect vă pot face să depășiți cu ușurință bugetul. Acest lucru vă va afecta marja de profit, vă va face să pierdeți termenele limită și vă va face să vă abateți de la ceea ce își dorește cu adevărat clientul. Toate acestea pot fi dezastruoase pentru reputația ta.

Dacă nu definiți cu exactitate domeniul de aplicare al proiectului dvs., este ușor pentru proiectul dvs. să depășească așteptările inițiale.

Cauze obișnuite ale fluajului scopului

Fluxarea domeniului de aplicare apare din mai multe motive și poate apărea ca o vină fie a clientului, fie a echipei de proiect. Creptarea domeniului de aplicare poate afecta designerii web, dezvoltatorii și antreprenorii. Iată câteva dintre cauzele obișnuite ale fluajului scopului.

Domeniu de aplicare ambiguu sau nedefinit

Lipsa de claritate în definirea domeniului de aplicare al unui proiect este cel mai simplu mod de a încuraja modificarea domeniului de aplicare. În calitate de manager de proiect, trebuie să înțelegeți procesele și cerințele necesare pentru a finaliza proiectul. În caz contrar, produsul final se va abate de la intențiile clientului dumneavoastră.

Uneori, clienții sunt de vină pentru ambiguitatea domeniului de aplicare al proiectului, deoarece nu au o idee clară despre ceea ce își doresc. Este nevoie de o comunicare adecvată a managementului de proiect pentru a ghida un astfel de client către o viziune clară. Un client care „dorește să-și dea seama” pe măsură ce proiectul derulează este un semn clar al posibilei extinderi a domeniului de aplicare în viitor.

Ocolirea practicilor de management de proiect

Un lucru este să ai un domeniu de aplicare al proiectului și o practică de management, dar alt lucru este să adere la practică. Ocolirea practicilor dvs. de management de proiect pentru cererile de modificare minoră ar încuraja extinderea domeniului de aplicare.

De exemplu, clientul dumneavoastră vă solicită o modificare minoră a culorilor temei unei pagini web. O astfel de schimbare nu vă va lua o oră pentru a se efectua, așa că ați putea fi tentat să o implementați în afara practicii stabilite. Cu toate acestea, așa se strecoară și se poate acumula în timp.

Urmărirea practicilor de management de proiect vă va ajuta, de asemenea, să vă mențineți pe drumul cel bun, prevenind în același timp chiar și cererile de caracteristici aprobate să devieze proiectul de la obiectivul inițial.

Acorduri nedocumentate sau ambigue

Reducerea tuturor corespondențelor și acordurilor cu un client în scris este o modalitate excelentă de a limita scăderea domeniului de aplicare. O modalitate ușoară de a vă documenta comunicările cu clienții este să vă asigurați că comunicările importante se fac prin e-mailuri și nu prin apeluri. Sau prin solicitarea acordurilor ajunse prin întâlniri fizice și a apelurilor să fie reconfirmate prin e-mailuri.

De asemenea, a avea un contract flexibil care să conțină termenii, condițiile și obligațiile convenite de comun acord ale proiectului dumneavoastră este o modalitate excelentă de a asigura claritatea și de a descuraja solicitările de caracteristici inutile din partea clienților. Dar asigurați-vă că toată documentația este neechivocă și fără echivoc, astfel încât niciuna dintre părți să nu aibă nicio impresie greșită.

Proces nereglementat de solicitare a caracteristicilor

Schimbarea în timpul proiectului este de obicei inevitabilă. În calitate de manager de proiect expert, este practic să se creeze spațiu pentru îmbunătățiri. Orice solicitare de caracteristică trebuie să fie în conformitate cu procesele care asigură că costurile, resursele și timpul sunt luate în considerare.

În afară de solicitările clienților, uneori echipele de proiect se pot concentra pe adăugarea de funcții suplimentare pentru a impresiona clienții. Acest lucru trebuie să urmeze canalele adecvate pentru a vă asigura că nu se va întoarce înapoi și nu vă va costa bani și timp.

Asigurați-vă că flexibilizați procesul pentru adăugiri, astfel încât să nu suprima creativitatea, dar să reducă în continuare scăderea domeniului de aplicare. O structură adecvată pentru încorporarea cererilor va elimina întârzierile nedorite și clienții nemulțumiți.

Mai multe părți interesate ale proiectului fără obiective unanime

Această cauză a scăderii domeniului de aplicare apare de obicei atunci când clientul are mai multe persoane care supraveghează diferite aspecte ale unui proiect. De obicei, fiecare persoană va avea idei sau perspective diferite despre modul în care trebuie realizat proiectul.

Acesta este un caz clasic de a avea „prea mulți bucătari în bucătărie” dacă nu este gestionat corespunzător. Atunci când un client are mai multe persoane cu puteri de luare a deciziilor asupra unui proiect, acestea trebuie să aibă o viziune uniformă pentru a evita problemele legate de sfera de aplicare.

În calitate de manager de proiect, trebuie să fiți conștient de această discordie și să asigurați sinergia între părțile interesate înainte de a vă angaja în orice solicitare de schimbare din partea unuia dintre părțile interesate.

Alte cauze includ:

  • Lipsa unei declarații de proiect
  • Interviul cu clientul este informal și vag
  • Bugetul și intervalul de timp nerealist
  • Schimbarea managementului companiei client
  • Viziunea vagă sau ambiguă a clientului
  • Management ineficient de proiect
  • Lacune de comunicare cu clientul

Exemple de Scope Creep

Deși deplasarea domeniului de aplicare vine de obicei ca cereri de modificare neaprobate, acesta nu este întotdeauna cazul. Solicitările autorizate pot provoca, de asemenea, aceleași probleme dacă nu sunt recunoscute ca sfere de aplicare devreme.
Mai jos sunt trei exemple de variație a domeniului de aplicare pentru a vă ajuta să le identificați în scenarii practice.

Exemplul 1: Conținut blocat

Luați în considerare că o companie de comerț electronic se adresează companiei dvs. de dezvoltare de site-uri web pentru a crea un site web WordPress. Ați avut un interviu cu clientul și sfera proiectului a fost aprobată de ambele părți. De asemenea, ați furnizat o procedură pentru o solicitare de modificare minoră, dacă este necesar.

Cu toate acestea, în cerințele pentru proiectul web, clientul a insistat să furnizeze conținutul pentru site-ul de comerț electronic și a refuzat să folosească serviciile dumneavoastră suplimentare de furnizare a conținutului site-ului. Site-ul web este proiectat să fie lansat în două luni. Livrarea conținutului de către client este programată cu 3 săptămâni înainte de lansare.

Clientul nu reușește să livreze conținutul web la data programată. Nu a existat nicio comunicare din partea clientului până cu 5 zile înainte de lansarea programată. În cele din urmă, clientul se adresează și continuă cu o cerere de dezvoltare și revizuire a conținutului web, cu implicațiile de cost așteptate, dar fără o prelungire a datei programate de lansare.

Aceasta este o modificare a domeniului de aplicare și, dacă este aprobat, va avea probabil consecințe similare cu cea neaprobată. Cu excepția cazului în care există o considerație semnificativă în livrarea timpului proiectului, aceasta ar pune sub presiune productivitatea, resursele umane și posibila întârziere a lansării.

Exemplul 2: Aeroportul Internațional Denver

Acum, să trecem la un exemplu din viața reală de îndoială: saga Aeroportul Internațional Denver (DIA). Este destul de faimos, deoarece arată cât de periculos poate deveni streep-ul. Proiectul aeroportului de a crea un sistem complet automatizat de manipulare a bagajelor a avut peste 2.000 de modificări de design. Proiectul, deși s-a terminat cu 16 luni mai târziu decât era programat și cu 250% peste buget, totuși a eșuat în cele din urmă.

Principala cauză a scăderii domeniului de aplicare în etapele de proiectare a fost rezultatul neimplicarii tuturor părților interesate relevante în etapele de planificare, cum ar fi companiile aeriene. De asemenea, sistemul de manipulare a bagajelor a eșuat din cauza preocupărilor esențiale ale proiectului ignorate.

Din aceasta, putem observa defecțiuni atât din partea clientului, cât și a echipei de proiect. Managerii de proiect trebuie să prioritizeze crearea unei structuri de defalcare a lucrărilor (WBS) atunci când generează domeniul de aplicare al unui proiect. Este imperativ, așa cum se vede în acest exemplu, ca clientul și toate părțile interesate să fie pe aceeași pagină înainte de a continua.

Exemplul 3: revizuiri de proiectare

Luați în considerare un client care are nevoie de site-ul web proiectat, dar nu are nicio idee despre cum ar trebui să arate produsul final. Clientul spune „când voi vedea ceea ce îmi place, voi ști”, fără a contribui cu nimic definitiv la procesul de planificare.

În faza de proiectare, depuneți modelele curente clientului, iar acestea sunt nemulțumite deoarece nimic nu pare să surprindă ceea ce le place. Clientul continuă să solicite revizuiri asupra designului, frustrând astfel întregul proiect. La câteva zile până la lansarea proiectată, un design este aprobat și se așteaptă să livrați site-ul la timp pentru lansare.

Din acest exemplu, este evident că instrucțiunile vagi de la un client sunt obligate să conducă la o modificare a domeniului de aplicare, care vine sub formă de revizuiri nesfârșite. Acest lucru vă frustrează productivitatea și resursele cu o posibilitate de întârziere.

Cum să eviți Scope Creep

Difuzarea domeniului de aplicare este o cauză majoră a proiectelor care depășesc bugetul și sunt întârziate; în special, în software-ul, designul site-urilor web și lumea dezvoltării. Prin reducerea cel puțin modificărilor neautorizate, proiectele dumneavoastră vor fi martorii unei îmbunătățiri semnificative a productivității, a marjelor de profit și a gestionării timpului. Acest lucru vă lasă suficient timp pentru a răspunde cererilor esențiale de schimbare din partea clienților.

Următoarele sunt cele mai bune 5 moduri de a preveni stricarea proiectelor dvs.:

1. Păstrați o evidență a cerințelor proiectului

Deși pare intuitivă, documentarea cerințelor proiectului de la clienți nu se face întotdeauna. Păstrarea unei evidențe a cerințelor proiectului vă permite să definiți în mod clar domeniul de aplicare al proiectului dumneavoastră.

Începeți cu o consultare cu clienții pentru a afla de ce are nevoie clientul dvs. Odată ce ați documentat cerințele proiectului de la întâlnirea cu clienții, asigurați-vă că o împărtășiți tuturor părților implicate. Documentul ar trebui să conțină, de asemenea, toate informațiile necesare pentru a urmări progresul proiectului.

Rețineți că cerințele ar trebui să fie prioritizate în funcție de importanța lor, deoarece toate cerințele ar putea să nu fie posibile. Acest lucru vă ajută să vă mențineți echipa sub control, prevenind-o să-și piardă timpul concentrându-se pe sarcini neimportante sau imposibile.

2. Configurați o procedură de solicitare de modificare

Indiferent de cât de bine pregătit este domeniul de aplicare al proiectului dvs., este practic să vă așteptați la schimbări pe măsură ce proiectul progresează. Acesta este motivul pentru care trebuie să includeți clauze care prevăd proceduri de solicitare de modificare în contractele dvs. cu clienții.

Această procedură de solicitare a modificării vă va ajuta să gestionați probabilitatea unor neașteptate neașteptate ale domeniului de aplicare. Dar pentru ca acest lucru să funcționeze, procedura trebuie respectată cu strictețe. În caz contrar, acest proces devine inutil. De asemenea, includeți implicații adecvate de cost și timp pentru cererile de modificare pentru a descuraja cererile frivole din partea clienților și pentru a menține marjele de profit.

Configurarea acestei proceduri este foarte ușoară odată ce se face o solicitare. Pașii procedurii de bază sunt revizuirea , aprobarea sau respingerea și încorporarea care urmează să fie urmată . Nu vă fie teamă să spuneți nu pentru a schimba cererile atunci când situația o cere. Cu toate acestea, explicați în mod clar motivele pentru care o anumită cerere nu poate fi acordată și oferiți alternative.

3. Implicați părțile interesate în procesul de aplicare a proiectului

O bună comunicare cu toate părțile interesate este necesară atunci când se creează domeniul de aplicare al proiectului. În calitate de manager de proiect, este esențial să confirmați că ați adunat și ați înțeles toate cerințele părților interesate. Partajând documentația privind cerințele cu părțile interesate, eliminați eventualele confuzii ulterioare. Așadar, acordați-vă suficient timp pentru a revizui sfera proiectului cât mai mult posibil.

De asemenea, asigurați-vă că diferitele părți interesate înțeleg procedurile și implicațiile solicitării unei modificări a caracteristicilor după finalizarea domeniului de aplicare al proiectului. Neimplicarea părților interesate poate deteriora proiectul, deoarece părțile interesate ar putea aduce cereri majore în timpul dezvoltării proiectului. Și dacă părțile interesate nu sunt, de obicei, disponibile pentru a contribui în mod semnificativ la domeniul de aplicare al proiectului, sunt recomandabile mementouri regulate pe măsură ce progresați cu proiectul.

4. Transportați membrii echipei de proiect

Oricât de important este să ții părțile interesate la curent, este la fel de important să te asiguri că și membrii echipei tale sunt ținuți la curent. Membrii echipei trebuie să cunoască procedura de solicitare a modificării și modul în care aceasta îi va afecta.

Există o tendință ca sfera de aplicare să vină de la membrii echipei dvs. pentru a livra în exces și a impresiona clienții. Asigurându-vă că membrii echipei sunt conștienți de scopul și declarația proiectului, îi puteți împiedica să treacă peste bord. În acest fel, nu vă abateți de la declarația de proiect convenită prin modificări neautorizate din partea dumneavoastră.

5. Fii proactiv

Una dintre cele mai bune modalități de a evita scăderea domeniului de aplicare este anticiparea zonelor în care ar putea apărea într-un proiect. Apoi puneți în aplicare metode pentru a reduce acea înclinare a domeniului de aplicare. Fiind proactiv, rămâi în fața posibilelor schimbări și nu fii surprins cu privirea cu schimbările de ultimă oră de la clienți.

Uneori, cererile de schimbare sunt rezonabile și previzibile. În calitate de manager de proiect proactiv, puteți sugera aceste modificări pentru confirmarea clienților și a părților interesate din timp. În loc să așteptați ca clienții să solicite aceste modificări mult mai târziu în proiect, unde ar putea fi foarte incomod.

Ca și în exemplul 1, în calitate de dezvoltator web în care este evident că clientul ar întârzia furnizarea conținutului site-ului web, puteți fi proactiv și puteți solicita conținutul elaborat și trimis clientului pentru confirmare. Pentru a evita solicitările de ultimă oră care ar prelungi programul proiectului sau ar costa mult mai mult mai târziu.

Încheierea

Difuzarea domeniului de aplicare este un motiv major pentru care majoritatea proiectelor eșuează sau se confruntă cu întârzieri și o creștere a costurilor. În calitate de manager de proiect, este important să înțelegeți nu numai impactul scăderii domeniului de aplicare, ci să fiți capabil să îl identificați și să îl preveniți înainte de a se întâmpla. Schimbările în timpul unui proiect nu sunt în mod inerent rele; totuși, acestea trebuie să fie analizate și gestionate astfel încât să nu deraieze și să întârzie proiectul de la obiectivul său.

Țineți minte cauzele și exemplele de scăpare a domeniului de aplicare împărtășite în acest articol. Vă va ajuta să recunoașteți modelele ori de câte ori iese la suprafață. Apoi puteți aplica una dintre cele mai bune 5 moduri de a evita scăderea domeniului de aplicare în următorul dvs. proiect.

Obțineți conținutul bonus: Cum să obțineți conținutul site-ului de la clienți
Click aici