Ce este Hot Desking? (Și este potrivit pentru biroul tău?)

Imaginează-ți că te trezești dimineața, te pregătești de serviciu și ajungi la birou, doar pentru a descoperi că... nu ai loc pentru tine. Sau poate te apuci de treabă și — surpriză! — acel birou spațios de colț, cu vedere minunată, este disponibil și te apuci de lucru acolo toată ziua. Cu hot desking, oricare dintre scenarii este posibil. În acest articol, vom vorbi despre acest tip de spațiu de lucru flexibil și de ce poate fi sau nu potrivit pentru compania dvs.

Ce este Hot Desking?

Hot desking-ul este o tendință flexibilă în spațiul de lucru în care angajații se prinde de orice birou sau stație de lucru este disponibilă atunci când ajung la birou. Aceasta este o alternativă la a avea un birou permanent, alocat, așa cum este cazul în multe birouri tradiționale. Cu hot desking, nimeni nu poate revendica un scaun, un birou sau o masă ca fiind al lor permanent. Când un lucrător ajunge la birou, el aleg unde să stea în funcție de ceea ce este deschis. Pe măsură ce oamenii vin și pleacă de la birou, și aranjamentele se vor schimba. Hot desking este asemănător mesei într-un restaurant. Oamenii stau acolo unde există disponibilitate, iar asta se schimbă pe măsură ce mesenii - adică muncitorii - sosesc și pleacă.

Hot Desking vs. Desk Hoteling vs. Rezervare săli de ședințe

În timp ce oamenii folosesc termenii „hot desking” și „desk hoteling” în mod interschimbabil, ei au o diferență majoră. Cu hot desking, lucrătorii iau orice spațiu de lucru disponibil (dacă există unul disponibil). În cazul hotelării la birou, angajații rezervă posturi de lucru din timp, similar cu rezervarea unei camere de hotel (de unde și numele). Ambele metode au locuri disponibile pe principiul primul venit, primul servit. Cu toate acestea, hot desking-ul este mult mai liber decât desk hoteling, deoarece nu există un sistem de rezervare.

Rezervarea sălii de ședințe este, de asemenea, diferită de ambele servicii de birou cald și de hotel, deși au similarități. Rezervarea sălilor de ședințe este normală atât în ​​spațiile de birou tradiționale, cât și în cele flexibile. Grupurile rezervă spații comune, cum ar fi săli de conferințe sau saloane, din timp. Astfel, au un spațiu dedicat pentru colaborare, separat de restul biroului. Chiar și într-un birou cu hot desking, este o idee bună să aveți un sistem separat pentru rezervarea zonelor de colaborare. Unele software permit atât rezervarea hotelurilor la birou, cât și rezervarea sălilor de ședințe.

Pentru ce fel de loc de muncă este cel mai bun Hot Desking?

Unele companii preferă hot desking-ul, dar în altele, este o rețetă pentru angajații nefericiți și productivitatea slabă. Sistemul tinde să funcționeze bine în două cazuri. Primul este dacă conduceți o companie mică cu un număr limitat de oameni care oricum lucrează în aceeași zonă - hot desking-ul nu va perturba acest cadru. Al doilea este dacă majoritatea angajaților tăi sunt doar uneori la birou și au nevoie de spațiu la birou în scurt timp. Poate intervin între întâlnirile de vânzări din teren sau când au nevoie de acces la echipamentele pe care nu le au acasă. În acest caz, hot desking-ul are mai mult sens decât să fi folosit rar birouri dedicate.

Pentru a determina dacă hot desking-ul este cea mai bună soluție pentru locul de muncă, luați în considerare următoarele:

• Angajații în birou: Există o mulțime de angajați în birou în fiecare zi? Dacă aveți foarte puțini angajați care lucrează în mod regulat în afara biroului, ar putea fi o durere de cap să vă asigurați că toată lumea își poate găsi un loc de care sunt mulțumiți.
• Amenajarea biroului: Ce tip de spațiu are biroul? Puteți desemna unele secțiuni ca zone liniștite sau spații de întâlnire de colaborare? Vor avea angajații și departamentul tipul de zone de care au nevoie?
• Locația biroului: este greu pentru angajați să ajungă la și de la locul de muncă? De exemplu, dacă trebuie să ia metroul în fiecare zi, transportul multor echipamente de lucru poate fi o problemă.
• Securitate: Angajații tăi manipulează informații extrem de sensibile? Hot desking probabil că nu va oferi aranjamentele de încredere și private necesare.

În general, dacă majoritatea echipei dvs. are nevoie de structura unui birou tradițional sau trebuie să stea în mod regulat lângă anumiți lucrători în scopuri de colaborare, hot desking-ul nu este opțiunea potrivită. Dacă totuși doriți un loc de muncă hibrid, un sistem de rezervare poate fi o alternativă inteligentă. Consultați articolul nostru despre modul în care desk hoteling vă poate îmbunătăți spațiul de lucru de birou.

Avantaje și dezavantaje ale Hot Desking

Hot desking are suișuri și coborâșuri. Este excelent în locurile de muncă moderne, unde angajaților le plac programele flexibile și spațiile de lucru hibride. Pe de altă parte, birourile mai tradiționale sau companiile care au nevoie de toată lumea la birou tot timpul nu se descurcă atât de bine cu hot desking. Să ne aprofundăm în argumentele pro și contra pentru a privi ambele părți.

Pro: colaborare, socializare și inovare

Atunci când angajații sau departamentele care nu lucrează în mod normal împreună trebuie să colaboreze la un proiect, este mai ușor să stai unul lângă celălalt și fiecare își poate alege biroul. Apoi, pe măsură ce proiectele încetează, lucrătorii se pot dispersa. De asemenea, din moment ce stațiile de lucru se schimbă zilnic, angajații ajung lângă colegii cu care în mod normal nu se implică. Acest lucru poate construi și consolida relațiile de lucru, poate promova colaborarea și poate dezvolta cooperarea la nivel de companie.

Dacă angajații consideră că hot desking-ul limitează sau eliberează, depinde într-adevăr de individ și de tipul de muncă pe care îl desfășoară. Acolo unde unii se pot simți înăbușiți de schimbarea stațiilor de lucru, alții pot profita de creativitate și inovație. Și dacă acești angajați prosperă din colaborare, ar putea fi și mai motivați dacă stau lângă oameni noi în fiecare zi. Dacă conduceți o companie creativă cu angajați care oricum tind să se miște mult și văd biroul lor doar ca pe o suprafață pe care să se sprijine, hot desking-ul ar putea ajuta la eliberarea imaginației lor.

Această cantitate de autonomie este excelentă pentru dezvoltarea angajaților și îi poate ajuta pe angajați să simtă că angajatorul lor are încredere în ei. Îndepărtând necesitatea de a microgestiona acolo unde toți stau, angajatului i se acordă mai multă autoritate. Pentru unii membri ai echipei, a avea o responsabilitate suplimentară insuflă mândrie pentru munca lor și îi încurajează să-și asume mai mult munca.

Contra: Lipsa de stabilitate, ierarhie și personalizare

Lucrătorii mai în vârstă sau oricine este obișnuit cu o configurație tradițională ar putea să nu-i placă instabilitatea biroului cald. A nu ști unde vei sta în fiecare zi sau dacă vei găsi un loc poate genera anxietate. Și este deosebit de dificil atunci când echipamente precum laptopurile trebuie să fie transportate la și de la serviciu dacă angajatul nu este deja obișnuit să facă asta. În plus, hot desking înseamnă că angajații nu își pot personaliza spațiul sau optimiza mediul de lucru pentru a-i ajuta să rămână concentrați.

În cel mai rău caz, toate acestea le spun angajaților că nu contează. Unii lucrători pot simți că, dacă ar fi importanți pentru companie, li s-ar oferi cel puțin un loc unde să-și facă treaba. Hot desking poate afecta și ierarhia biroului, cum ar fi dacă un supervizor sau un angajat de 20 de ani trebuie să stea lângă un grup de noi angajați sau are o configurație mai proastă a biroului decât cineva de care sunt responsabil.

Mai mult, lipsa de stabilitate duce la o altă mare problemă: Germenii. Cu atât de mult partajarea și schimbul de stații de lucru, germenii sunt obligați să circule mai mult decât dacă fiecare ar avea propriul birou. Aceasta înseamnă că angajații trebuie să fie deosebit de sârguincioși în ceea ce privește menținerea stației lor curate pentru a proteja următoarea persoană care o va folosi. Este util să existe o echipă de curățenie care va dezinfecta birourile în fiecare noapte. Dar biroul cald înseamnă că mai multe persoane pot folosi același birou pe parcursul zilei, pe măsură ce schimburile de tură. Stațiile de lucru necesită curățare de fiecare dată când se întâmplă acest lucru.

Pro: o mai bună organizare a spațiului de lucru

Faptul că angajații nu își pot echipa birourile cu obiecte personale înseamnă că fiecare spațiu de lucru va rămâne minim, dezordonat și organizat. Acest lucru asigură un aspect general plăcut și nu trebuie să vă faceți griji că anumite birouri sunt dezordonate sau murdare. Pentru unii, acest lucru poate încuraja creativitatea, mai degrabă decât să o diminueze - unii oameni sunt capabili să gândească mai clar atunci când există mai puține distrageri. În plus, în timp ce microbii sunt o îngrijorare, așa cum am trecut mai sus, a avea birouri mai îngrijite poate face curățarea mai ușoară. Când există mai puține articole de lucru, puteți dezinfecta și steriliza locurile greu accesibile.

Contra: Timp pierdut

Apariția la serviciu fără a ști ce birouri sunt disponibile și unde va fi confortabil să lucrezi poate deveni o pierdere de timp. Găsirea unui spațiu disponibil, așezarea și apoi aclimatizarea cu împrejurimile consumă timpul de lucru. Dacă un birou nu este disponibil, aceasta limitează și mai mult productivitatea. Și cu cât angajatul ajunge mai târziu la muncă, cu atât este mai probabil ca toate birourile (sau toate cele bune) să fie revendicate. Apoi, angajatul fie trebuie să aștepte ca unul să se elibereze, fie să se îndrepte acasă sau în alt mediu de lucru pentru a începe ziua.

Iată un alt motiv pentru care hot desking-ul poate duce la pierdere de timp: este dificil să găsești colegii de care ai nevoie. Fie că este vorba de o persoană cu care vorbiți în mod regulat în legătură cu problemele de muncă sau de un expert cu care trebuie să discutați pentru o problemă mai mare, a nu ști unde se află cineva devine dificil. În aceeași notă, adunarea unui departament pentru o întâlnire rapidă de două minute poate dura mult mai mult atunci când toată lumea este împrăștiată. De asemenea, angajații pot avea o productivitate scăzută dacă nu se pot concentra din cauza locului în care stau. De exemplu, un lucrător care trebuie să se concentreze pe un proiect important se va confrunta cu distrageri dacă este lângă cineva care trebuie să efectueze apeluri de vânzări toată ziua.

Pro: Economii de costuri

Hot desking este rentabil pentru companii, deoarece nu există spațiu în exces. Într-un birou în care o parte din echipă călătorește sau lucrează de la distanță în mod regulat, sunt necesare mai puține birouri în general. Limitând spațiul necesar pentru birouri și utilizând mai bine suprafața rămasă, costurile imobiliare pot fi reduse. Există, de asemenea, o opțiune de a partaja un spațiu de lucru cu o altă companie. Puteți crea un spațiu de coworking care utilizează biroul de lucru, reducând și mai mult costurile și împărțind cheltuielile pentru a conduce un birou.

Contra: Logistica tehnologiei

Atunci când angajații au birouri alocate, tot ceea ce au nevoie pentru a-și îndeplini treaba este deja configurat pentru ei, fără echipamente străine pe care nu le folosesc. Cu toate acestea, cu hot desking, logistica tehnologică poate deveni confuză și sunt multe de gândit. De exemplu, fiecare birou ar trebui să aibă propriul computer sau aveți nevoie doar de un loc pentru ca angajatul să-și conecteze laptopul? Și fiecare își aduce propriul laptop sau ar trebui să-și aducă unul pe care compania îl oferă? Este chiar posibil ca fiecare persoană să își transporte laptopul la și de la serviciu în fiecare zi, ținând cont de nevoile speciale?

Gânduri finale despre Hot Desking

A ști cum funcționează cel mai bine angajații tăi înseamnă lucrători mai fericiți și productivitate mai mare. Dar sări pe o tendință de birou de dragul unui moft nu este o abordare inteligentă. Hot desking este pentru anumite tipuri de companii și angajați și rămâne la latitudinea dvs. să decideți dacă este o alegere înțeleaptă. Alternativ, ați putea avea un birou hibrid care are niște birouri permanente, împreună cu spațiu pentru birou. Sau, te-ai putea baza pe un sistem de rezervare mai structurat, cu desk hoteling.

În timp ce vă gândiți la ce este mai bine pentru echipa dvs., consultați articolul nostru despre împuternicirea angajaților dvs. pentru a-și atinge întregul potențial.

Imagine prezentată: ClassicVector prin Shutterstock