Ce este un domeniu de activitate?

Publicat: 2022-07-07

Lucrul cu clienții nu este ușor. Unul dintre principalele motive pentru deteriorarea relației cu clientul este atunci când există dezacorduri cu privire la ce servicii ar trebui să primească clientul. Ai nevoie de un instrument care să indice clar ce servicii vei presta pentru ei. Acest instrument se numește sfera de activitate.

Te-ai trezit vreodată făcând o muncă suplimentară neremunerată pentru un client sau fiind acuzat că nu îi dai suficientă muncă pentru ceea ce a fost de acord?

Acest lucru tinde să se întâmple, în special în profesiile digitale, cum ar fi designul și dezvoltarea web.

Clienții pot crede că este ușor pentru dvs. să adăugați muncă suplimentară și se așteaptă să faceți acest lucru fără preaviz sau fără compensație. Alteori sunt confuzi cu privire la ceea ce a fost inclus într-un anumit serviciu. Ocazional, vei primi un client care doar încearcă să te lucreze pentru cât mai multă muncă gratuită.

Pentru a preveni aceste probleme cu clienții, aveți nevoie de un domeniu de activitate. În acest articol, vom explica ce este domeniul de activitate, de ce trebuie să aveți unul și cum să creați unul.

Ce este un domeniu de activitate?

Un domeniu de activitate este un acord cu privire la munca care va fi realizată în cadrul unui proiect. Acesta detaliază ce se va face, când se va face și cum.

Scopul muncii definește limitele și limitările serviciului.

Domeniul de activitate vs Declarația de lucru

Domeniul de activitate este adesea confundat cu declarația de lucru, mai ales că ambele au același acronim – SoW. Dar acești termeni nu sunt sinonimi.

Un domeniu de activitate conturează serviciile prestate, împreună cu sarcinile individuale care vor fi îndeplinite pentru atingerea obiectivului proiectului.

O declarație de lucru este o schiță de proiect mai amplă și mai cuprinzătoare și un document de management al proiectului. Conține tot ce ține de munca care se va face. Declarația de lucru poate include lucruri precum informații despre subcontractor sau cerințe de călătorie. Aceste documente sunt de obicei partajate cu mai multe părți interesate decât este un domeniu de activitate.

scopul muncii

De ce este important un domeniu de activitate?

Un domeniu de activitate comunică în mod concis clienților ce vor primi de la tine și cum lucrezi. Aceste două lucruri sunt critice.

Domeniul de activitate poate fi folosit pentru a educa clienții cu privire la procesul dumneavoastră intern. Este cel mai bun mod de a vă asigura că sunteți pe aceeași pagină. Și vă poate economisi mult timp și dureri de cap.

Doriți să împiedicați clienții să vă întrebe în mod constant cât de mult ați făcut și când se pot aștepta la un rezultat? Scrieți un domeniu detaliat al lucrării.

De asemenea, previne scăderea domeniului de aplicare și reclamațiile post-serviciu, demonstrând că au fost de acord cu un set clar definit de servicii și sarcini. Dacă doriți, puteți include o modalitate prin care aceștia pot adăuga servicii suplimentare.

Puteți crea o versiune simplificată care detaliază pur și simplu câteva servicii și sarcini. Sau puteți crea unul mai extins, care împărtășește termenele limită de aprobare.

Am nevoie de un domeniu de activitate?

Da. Dacă furnizați servicii unui client, trebuie să aveți documentație care să definească exact ce servicii îi oferiți, amploarea și limitările acelor servicii și modul în care le veți furniza. Aceste informații nu sunt incluse în propuneri sau contracte.

Ar trebui să se facă un domeniu de activitate pentru fiecare serviciu – chiar dacă este un serviciu repetat pentru un client pe termen lung. Nu este rezonabil să vă așteptați ca un client să cunoască sau să-și amintească toate detaliile procesului dumneavoastră. Acest lucru va menține lucrurile profesionale și vă va susține în cazul în care ceva nu merge bine.

A lucra fără un domeniu de activitate înseamnă să te pregătești pentru eșec.

Ce ar trebui să includă un domeniu de activitate?

Domeniul de activitate poate fi personalizat pentru a se potrivi cu serviciile, proiectul și clienții dumneavoastră. Trebuie cel puțin să detalieze ce servicii oferiți, când le furnizați, cum le furnizați și ce va primi clientul.

Am compilat o listă de douăzeci de elemente care pot intra într-un domeniu de activitate. Nu toate sunt potrivite pentru fiecare proiect. Puteți alege pe care să le includeți și ce să omiteți.

Amintiți-vă, totul este să comunicați detaliile proiectului, care vă vor ajuta să vă faceți relația client-designer mai ușoară, mai eficientă, mai productivă și mai puțin riscantă.

Următoarele elemente pot fi considerate esențiale:

  • Prezentare generală
  • Obiectiv/Obiectiv
  • Scopul muncii
  • Schimbați protocolul
  • Termenii de aprobare
  • descrierea serviciului
  • Produse livrate
  • Repere
  • Raportarea progresului
  • Cronologie/Program

Următoarele pot fi incluse în funcție de nevoile dvs.:

  • Declarație problemă
  • Glosar
  • Lista în afara domeniului de aplicare
  • Lista de sarcini
  • Resurse
  • Locatia serviciului
  • Administrarea proiectului
  • Testare
  • Termeni de plată
  • Buget sau alocare de resurse

1. Prezentare generală a proiectului sau Context

Prezentare generală a proiectului rezumă proiectul. Trebuie să includă detaliile de bază ale proiectului: cine este clientul, cine este furnizorul de servicii și ce servicii sunt prestate.

Majoritatea prezentărilor de ansamblu oferă, de asemenea, informații de fundal cu context în jurul activității efectuate. Aceasta ar putea include motivele pentru care ați fost selectat ca furnizor de servicii și modul în care clientul a luat această decizie. Poate include, de asemenea, o cronologie estimată.

2. Obiectivul proiectului

Obiectivul proiectului descrie rezultatele și rezultatele pe care serviciile dumneavoastră își propun să le atingă.

Aceasta este o descriere generală, de ansamblu, la nivel de suprafață. Nu ar trebui să includă o listă detaliată de livrabile sau să devină tehnic.

Gândiți-vă la „pagină de destinație cu coș de cumpărături” vs „wireframing, SEO on-page, integrare coș” etc.

3. Declarația problemei

Declarația problemei descrie problema, problema sau nevoia pe care acest serviciu se adresează. Este o secțiune scurtă care prezintă motivul proiectului.

Această secțiune poate fi considerată opțională. Nu va funcționa pentru toate proiectele, dar ar trebui inclus dacă simțiți că se potrivește.

De exemplu, un designer web care lucrează la o reîmprospătare a site-ului ar putea dori să includă o declarație de problemă care descrie rata mare de respingere a site-ului web sau inaccesibilitatea persoanelor cu dizabilități.

4. Glosar

Ar trebui să luați în considerare includerea unui glosar atunci când lucrați cu persoane care ar putea să nu fie familiarizate cu limba folosită pentru a vă descrie serviciile.

Enumerați și definiți orice lucru pe care un străin ar putea să nu știe.

Acestea pot include acronime, termeni și jargon utilizate în domeniul dvs. de lucru și în industrie. De asemenea, ar trebui să includă orice termeni, condiții și cerințe ale serviciului.

Dacă este inclus, glosarul trebuie plasat aproape de începutul documentului. Ar trebui cel puțin plasat înaintea oricăror termeni care trebuie definiți.

5. Domeniul de activitate

Secțiunea domeniului de activitate enumeră serviciile specifice pe care le vor oferi clientului.

Această secțiune este similară, dar diferită de o listă de livrabile sau sarcini. Acesta enumeră serviciile și subserviciile distincte pe care le furnizați.

De exemplu, un designer web care oferă servicii de design grafic ar putea include wireframing, 3 modele de logo, imagini de fundal și tipografie.

Dacă există diferite niveluri de serviciu, această secțiune ar trebui să includă amploarea acelei lucrări.

6. Lista în afara domeniului de aplicare

O secțiune în afara domeniului de aplicare listează lucrări care nu vor fi efectuate în timpul acestui serviciu. Este o modalitate grozavă de a preveni scăderea domeniului de aplicare - indiferent dacă este neintenționat sau un client încearcă să lucreze la dvs.

Această secțiune listează serviciile suplimentare pe care clienții sunt cel mai probabil să le solicite pe parcursul proiectului sau cele care sunt esențiale pentru succesul proiectului - dar nu vor fi finalizate de dvs.

Orice furnizor de servicii care lucrează la un proiect care este într-un fel dependent de oameni sau factori externi trebuie să includă o secțiune de activități în afara domeniului de aplicare. Te protejează de a fi considerat responsabil pentru lucruri care scapă de sub controlul tău. Această secțiune ajută, de asemenea, la eliminarea definitivă a așteptărilor privind munca gratuită sau serviciile bonus.

Clienții solicită adesea designerilor web mai multe funcții, upgrade-uri, modificări sau alte suplimente ici și colo. Uneori, asta se întâmplă pentru că nu s-au gândit la asta în prealabil, au uitat să includă lucruri sau au avut impresia că ar fi inclus Gândiți-vă la ceva complementar, strâns legat sau mai larg decât ceea ce oferiți.

Mulți clienți aleg să adauge mai multe servicii în acord odată ce le văd listate într-o secțiune în afara domeniului de aplicare. Așadar, consideră că aceasta este o modalitate excelentă de a vinde în plus.

7. Schimbați protocolul

Clienții vor dori schimbări. Trebuie să fii pregătit pentru asta cu un protocol stabilit pentru gestionarea schimbărilor cu clienții și un proces în cadrul proiectului.

Preeducarea clienților cu privire la modul în care pot și ar trebui făcute schimbările ajută la menținerea proiectelor fără probleme. Acesta aduce mai multă structură în procesul dumneavoastră de lucru, demonstrează profesionalism și adaugă un sentiment de formalitate relației dumneavoastră cu clienții.

Le arată clienților că vă luați munca în serios și că aveți așteptări clare pentru comportamentul lor în timpul proiectului.

Clienții respectă oamenii care stabilesc limite clare. Ei ar trebui să înțeleagă că nu operezi pe baza „orice merge”.

Un protocol de modificare sau o secțiune de proces subliniază ce se va întâmpla dacă un client dorește să se facă modificări. Ar trebui să includă cel puțin următoarele lucruri:

  • Ce modificări sunt incluse în domeniul de aplicare al acordului
  • Cum ar trebui clienții să facă aceste schimbări
  • Ce se întâmplă dacă nu reușesc să facă modificări în termenii stabiliti
  • Cum să gestionați modificările care nu fac parte din serviciile convenite
  • Prețul și condițiile de plată pentru modificări suplimentare

Includeți tot ce este necesar pentru a vă ușura gestionarea modificărilor. Furnizorii de servicii preferă de obicei să restricționeze modificările la un număr stabilit și într-un interval de timp limitat.

Această secțiune previne solicitările de modificare frivole, se asigură că modificările nu sunt haotice și limitează scăderea domeniului de aplicare.

8. Descrierea Serviciilor

Secțiunea de descriere a serviciilor descrie serviciile pe care le veți presta. Gândiți-vă la asta în termeni de tipuri și categorii, nu de sarcini.

De exemplu, serviciile web pentru un site web de comerț electronic ar putea fi cercetarea SEO, dezvoltarea site-ului WordPress, personalizarea temei, optimizarea dispozitivelor mobile și integrarea plug-in-urilor de marketing.

Puteți folosi secțiunea de descriere a serviciului ca o oportunitate de a vă consolida valoarea.

9. Lista de activități și detalii

Această secțiune include toate sarcinile necesare pentru a finaliza fiecare serviciu, împreună cu termenele limită ale acestora. Este lista cea mai detaliată a ceea ce faci pentru client.

Secțiunile de sarcini pot începe să devină destul de lungi, mai ales atunci când oferă servicii web sau alte lucrări în care un singur serviciu poate include o listă lungă de sarcini. Deci, păstrați această secțiune îngrijită și organizată logic.

Dacă mai multe persoane sunt implicate în ea sau vor trebui să se refere la ea, această secțiune ar trebui să fie suficient de detaliată pentru a fi folosită ca referință.

10. Resurse

Ar trebui inclusă o secțiune de resurse dacă clientul va trebui să vă furnizeze resurse, informații sau orice altceva pentru a finaliza serviciile.

Aceasta ar trebui să fie o listă cu ceea ce aveți nevoie pentru ei, termenele limită pentru furnizarea fiecărei resurse și metoda preferată de a o primi.

11. Locul de lucru sau locul de executare

Această secțiune indică unde va fi efectuată lucrarea. Pentru mulți furnizori de servicii, aceasta înseamnă o locație de lucru virtuală sau de la distanță.

Cu toate acestea, poate fi un hibrid dacă aveți întâlniri în persoană cu clientul.

12. Produse livrate

Această secțiune listează fiecare produs final distinct pe care clientul îl va primi ca parte a serviciilor prestate. Puteți alege să includeți metoda dvs. de furnizare a acestora.

Iată două exemple:

  • Rezultatele unui designer de logo pot fi 5 versiuni de logo furnizate în formatele SVG și JPG prin Google Drive
  • Rezultatele unui proiect de design web ar putea fi o analiză a concurenței, 2 versiuni de site web pentru testare A/B, elemente creative și linii directoare de stil

Această secțiune este esențială. Clienții tăi trebuie să știe exact ce vor primi la finalul proiectului.

13. Administrarea proiectului sau a lucrărilor

O secțiune de administrare detaliază managementul dumneavoastră al proiectului în legătură cu participarea clientului sau a altor părți interesate.

Aceasta ar trebui să includă lucruri precum întâlniri virtuale, conversații telefonice, videoconferințe, discuții cu părțile interesate etc.

De exemplu, dacă doriți să aveți o întâlnire săptămânală pentru a discuta progresul, puneți-l în această secțiune.

14. Repere

O secțiune de repere este potrivită pentru aproape orice domeniu de activitate. Aceasta enumeră punctele semnificative de-a lungul proiectului.

Se poate corela cu diferite etape de management de proiect și/sau marca realizări concludente.

15. Program sau cronologie de lucru

Domeniul de activitate va include întotdeauna un program. Ar trebui să enumere data de început și de încheiere a proiectului (sau data estimată de încheiere) împreună cu datele pentru orice etape.

De asemenea, puteți alege să oferiți clientului o cronologie a fazei proiectului. Aceasta este o modalitate excelentă de a-i ajuta să țină evidența unde sunt lucrurile.

Programul tipic va avea:

  • Data începerii proiectului
  • Data estimată de încheiere a proiectului
  • Data finală de încheiere a proiectului
  • Data începerii și sfârșitului lucrării
  • Datele de reper
  • Date limită de livrare
  • Date aproximative pentru fazele cheie

Asigurați-vă că faceți diferența între datele care sunt ferme și datele care sunt estimate. Data de începere a proiectului este adesea singura care poate fi stabilită definitiv.

Când vine vorba de reperele și fazele proiectului, este posibil să doriți să furnizați un interval de date sau un termen final, mai degrabă decât o singură dată.

Asigurați-vă că clientul înțelege când îi oferiți un termen limită ferm față de un termen estimat.

16. Raportarea progresului

Această secțiune a domeniului de activitate descrie modul în care veți partaja rapoarte de stare și actualizări cu clientul.

Spuneți-le ce fel de informații vor primi, când le vor primi, în ce format vor fi și cum vor fi livrate.

Cel mai bine este să furnizați rapoarte de progres într-un mod care poate fi verificat mai târziu.

17. Testare și puncte de control

Sfera de activitate ar trebui să includă o secțiune de testare sau punct de control, dacă acestea sunt o parte critică a serviciilor pe care le prestați.

Ar fi trebuit:

  • Ce lucrare va fi testată
  • Ce fel de teste vor fi efectuate
  • Amploarea acestor teste
  • Când vor fi efectuate testele

Acest lucru le permite clienților să știe care sunt standardele dvs. și îi împiedică să facă plângeri sau acuzații de servicii necorespunzătoare, după fapt.

Acestea ar trebui incluse în programul sau cronologia dvs.

18. Condiții de acceptare și aprobare

Sfera dvs. de activitate ar trebui să includă întotdeauna așteptări stabilite pentru aprobarea și acceptarea de către client a muncii dvs.

Ar trebui să le spună clienților ce va trebui să fie aprobat, cum ar trebui să facă acele aprobări și cât timp au pentru a face acest lucru. Nerespectarea acestor condiții de către client va fi considerată acceptare a lucrării.

Clienții ar trebui să aprobe lucrarea pe parcurs. Includeți aprobări în etape pentru fiecare fază semnificativă, livrabil, etapă și închiderea finală a proiectului.

19. Condiții de plată

Un domeniu de activitate poate include termene de plată și date scadente. Acești termeni ar trebui să fie acoperiți în alte documente, cum ar fi contractul și propunerea.

Cu toate acestea, reiterarea acestora în domeniul de activitate reiterează faptul că munca este condiționată de îndeplinirea acestora.

20. Bugetul proiectului sau alocarea resurselor

Un domeniu de activitate pentru proiecte substanțiale poate include o secțiune care detaliază alocarea bugetară.

Încheierea

Un domeniu de activitate ar trebui să vă faciliteze relația de lucru, oferind în același timp protecție juridică împotriva plângerilor și a dezacordurilor.

Concentrează-te mai întâi pe elementele de bază, apoi adaugă tot ce te va ajuta pe tine și pe clientul tău pe aceeași pagină.

Iată câteva sfaturi finale:

  • Scrieți clar și simplu
  • Fii detaliat și granular
  • Mergeți pas cu pas, gândindu-vă la tot ce este făcut, de la pregătire până la închidere
  • Împărțiți munca în servicii, sub-servicii, sarcini și sub-sarcini
  • Stabiliți criterii de referință clare, criterii de succes și etape
  • Examinați-l de către altcineva sau lăsați-l să se odihnească și verificați-l de două ori

Urmăriți webinarul: Cum să creați un domeniu de activitate cuprinzător

Această postare se bazează pe webinarul „Cum să creați un domeniu de activitate cuprinzător” de la iThemes Training. Aflați mai multe despre crearea unui scop sau a unei declarații de activitate care să vă facă afacerea mai eficientă și mai productivă.