Indiferent de amploare, o afacere se bazează în mare măsură pe creanțele sale, sau AR, chiar și pentru întreținerea de bază. Oamenii generalizează adesea creanțele ca plata pe care o primiți pentru bunurile sau serviciile vândute de afacerea dvs.

Cu toate acestea, nu este cazul. AR se referă la cazurile în care ați vândut bunurile sau serviciile, dar încă nu ați primit plata pentru acestea. Cu toate acestea, unele dintre procesele care implică AR pot implica prea mult efort pentru câștiguri prea mici.

Aici intervine automatizarea AR. În acest articol, vom discuta despre diferite soluții pentru conturi de încasat care vă pot ajuta să simplificați procesul de plată al afacerii dvs.

Fotografie de Darlene Alderson de la Pexels

Ce este automatizarea AR?

Automatizarea AR poate suna ca un termen tehnologic complicat, dar în practică este foarte simplu. Automatizarea AR se referă pur și simplu la automatizarea anumitor sarcini ale procesului de creanțe, astfel încât să se poată economisi timp și efort.

În procesul de automatizare AR, este introdus un software care preia unele dintre sarcinile care, altfel, trebuiau îndeplinite de un contabil. Acest lucru, la rândul său, accelerează ciclul de la credit la numerar.

Rețineți că ciclul credit-to-cash se referă la toate acțiunile care sunt întreprinse între achiziționarea unui produs și primirea efectivă a plății pentru acesta. Cu cât ciclul de la credit la numerar durează mai puțin, cu atât o afacere devine mai eficientă.

Beneficiile automatizării AR

Cu toate acestea, automatizarea AR are mult mai multe beneficii de oferit. Să aruncăm o privire mai atentă asupra modului în care automatizarea AR poate beneficia compania dvs.:

1) Accelerează procesul de plată

Unul dintre cele mai mari beneficii ale automatizării AR este că accelerează procesul de plată. În loc să procesați manual facturile și să așteptați ca cecurile să ajungă prin poștă, automatizarea AR vă permite să trimiteți facturile electronic și să primiți plăți online. Aceasta înseamnă că plățile pot fi procesate mult mai rapid, ceea ce poate îmbunătăți fluxul de numerar și poate reduce timpul necesar pentru a fi plătite.

2) Reduce erorile

Un alt beneficiu al automatizării AR este că reduce erorile. Procesarea manuală a facturilor și plăților poate fi consumatoare de timp și predispusă la erori. Automatizarea AR, pe de altă parte, folosește software pentru a îndeplini aceste sarcini, ceea ce reduce riscul de eroare umană. Acest lucru vă poate ajuta să vă asigurați că facturile sunt corecte și că plățile sunt procesate corect.

3) Îmbunătățește serviciul pentru clienți

Automatizarea AR poate îmbunătăți, de asemenea, serviciile pentru clienți, oferind un proces de plată mai eficient. Clienții pot primi facturile electronic și pot plăti online, ceea ce este mai convenabil decât trimiterea cecurilor prin poștă. În plus, automatizarea AR poate oferi clienților actualizări în timp real privind starea plăților, ceea ce poate ajuta la îmbunătățirea comunicării și la reducerea solicitărilor.

4) Experiențe personalizate

AR poate fi folosit pentru a crea experiențe de plată personalizate pe baza preferințelor clienților și a comportamentelor din trecut. De exemplu, unui client care cumpără frecvent un anumit produs i se poate oferi o opțiune de plată personalizată sau o reducere.

5) Economisește timp și bani

Automatizarea AR poate economisi timp și bani prin automatizarea sarcinilor care necesită timp, cum ar fi facturarea, urmărirea plăților și mementourile de plată. Aceasta înseamnă că angajații se pot concentra pe alte sarcini, ceea ce poate crește productivitatea și eficiența. În plus, automatizarea AR poate reduce nevoia de procesare manuală, ceea ce poate reduce costurile asociate proceselor pe hârtie.

6) Avantaj competitiv

Prin implementarea tehnologiei AR în procesele de plată, companiile se pot diferenția de concurenți și pot atrage clienți care apreciază experiențele bazate pe tehnologie.

Implementarea

Acum că am discutat despre beneficiile automatizării AR, haideți să aruncăm o privire mai atentă asupra modului în care puteți implementa această tehnologie în compania dvs.

1) Identificați-vă procesele de plată

Primul pas în implementarea automatizării AR este să vă identificați procesele de plată. Aceasta implică înțelegerea modului în care procesați plățile în prezent și unde puteți îmbunătăți eficiența. De exemplu, poate doriți să identificați zonele în care puteți automatiza facturarea, urmărirea plăților sau mementourile de plată.

2) Alegeți software-ul de automatizare AR potrivit

Odată ce ați identificat procesele de plată, următorul pas este să alegeți software-ul de automatizare AR potrivit. Există multe opțiuni software diferite, așa că este important să alegeți o soluție care să corespundă nevoilor dumneavoastră specifice. Căutați software care oferă funcții precum facturarea electronică, urmărirea plăților și mementourile de plată.

3) Integrați software-ul cu sistemele dvs. existente

După ce ați ales software-ul dvs. de automatizare AR, următorul pas este să îl integrați cu sistemele dvs. existente. Aceasta implică conectarea software-ului la sistemul dvs. de contabilitate și la alte sisteme relevante. Asigurați-vă că software-ul este compatibil cu sistemele dvs. existente pentru a asigura o integrare fără probleme.

4) Antrenează-ți personalul

Odată ce software-ul este integrat, este important să vă instruiți personalul cu privire la modul de utilizare. Asigurați-vă că toți cei care vor folosi software-ul înțeleg cum funcționează și cum le poate beneficia. Oferiți materiale de instruire și sprijin pentru a asigura o tranziție fără probleme.

Fotografie de Antoni Shkraba de la Pexels

Bariere potențiale în calea automatizării AR

În timp ce automatizarea AR poate oferi beneficii semnificative pentru companii, există și unele bariere care pot împiedica organizațiile să adopte această tehnologie. Iată câteva bariere comune în calea automatizării AR în procesele de plată:

1) Cost

Una dintre cele mai mari bariere în calea automatizării AR este costul. Implementarea automatizării AR poate necesita investiții semnificative în software, hardware și personal. Pentru unele organizații, costul inițial al implementării automatizării AR poate fi prea mare, chiar dacă beneficiile pe termen lung sunt semnificative.

2) Rezistența la schimbare

Unele organizații pot rezista automatizării AR pur și simplu pentru că reprezintă o schimbare a proceselor lor existente. Angajații pot ezita să învețe noi sisteme sau procese, ceea ce poate face dificilă pentru organizații să adopte pe deplin automatizarea AR.

3) Probleme de securitate

Automatizarea AR implică transmiterea de informații financiare sensibile, ceea ce poate face unele organizații să ezite să adopte această tehnologie. Companiile pot fi îngrijorate de încălcarea datelor, atacurile cibernetice și alte probleme de securitate asociate cu automatizarea AR.

Fotografie de Andri de la Pexels

Concluzie

În concluzie, automatizarea AR este un instrument puternic care vă poate simplifica procesele de plată, reduce erorile, îmbunătăți serviciile pentru clienți și poate economisi timp și bani. Identificându-vă procesele de plată, alegând software-ul potrivit, integrându-l cu sistemele existente și instruind personalul dvs., puteți debloca puterea automatizării AR și vă puteți duce procesele de plată la nivelul următor.