Procesul de management al schimbărilor pas cu pas: importanță, tipuri și motive pentru a eșua

Schimbarea este cel mai constant fenomen din lume. Este un catalizator pentru creștere și inovare. Numeroase studii au descoperit că – 79,7% dintre oameni trebuie să-și adapteze afacerea la fiecare doi până la cinci ani pentru a supraviețui pe piață și a continua curba de creștere.

Cu toate acestea, o parte semnificativă a oamenilor din întreaga lume nu iubește schimbările. Poate fi din cauza fricii necunoscute, disconfortului, atașamentului emoțional, incertitudinii, complexității percepute etc. Veți găsi astfel de oameni peste tot, chiar și în spațiul dvs. de lucru.

Această categorie de oameni poate fi cea mai mare amenințare pentru creșterea și dezvoltarea afacerii dvs. Pentru a face față acestei situații, a apărut teoria managementului schimbării. Acest articol va acoperi o discuție detaliată a acestui subiect, inclusiv un ghid pas cu pas despre procesul de management al schimbărilor.

Ce este procesul de management al schimbării?

Managementul schimbării este procesul sistematic de ghidare a oamenilor și a organizațiilor prin schimbări. Acesta urmărește să se asigure că tranziția are loc fără probleme. Procesul implică o serie de etape consecutive – identificarea nevoii de schimbări, planificare, comunicare și implementare.

Scopul final este de a se asigura că schimbările au fost bine primite și aliniate cu obiectivele organizaționale. De exemplu, în prezent trăim o revoluție a AI. Numeroase instrumente AI au ajuns deja pe piață și multe altele vor apărea în curând, inițiind cea de-a cincea revoluție industrială.

Dacă oamenii și organizațiile de toate nivelurile nu se pot alinia cu această tehnologie, cu siguranță vor avea de suferit pe termen lung.

Importanța și beneficiile procesului de management al schimbării

Datorită importanței sale considerabile, dimensiunea pieței de consultanță globală pentru managementul schimbării crește în fiecare an. Pentru că s-ar putea să nu fie întotdeauna posibil ca managerii existenți ai unei ferme să gestioneze eficient managementul schimbării.

În astfel de situații, aceștia tind să primească ajutor de la firme de consultanță reputate în managementul schimbării. Aruncă o privire la graficul statistic de mai jos, care arată cum dimensiunea pieței de consultanță în managementul schimbării a crescut vertiginos de-a lungul anilor.

Deci, de ce este managementul schimbării atât de important? În această secțiune, vom ilustra acest subiect și vom acoperi câteva puncte cruciale. Continuați să citiți! Sperăm să vă placă.

o. Facilitează adaptarea organizațională

47% dintre organizațiile care integrează managementul schimbării au șanse mai mari de a-și îndeplini obiectivele decât celelalte 30% care nu l-au încorporat.

Potrivit experților WalkMe

Procesul de management al schimbării implică planificarea, instruirea și sprijinirea oamenilor pe parcursul procesului de tranziție. Îi face să se simtă mai confortabil atunci când modificările sunt implementate. Dacă există blocanți, managementul schimbărilor ajută la depășirea acestora în timpul procesului.

b. Aliniați schimbarea cu obiectivele de afaceri

Schimbările au succes doar atunci când sunt aliniate cu scopurile și obiectivele de frontieră ale organizației respective. Procesul de management al schimbării garantează că toate schimbările efectuate, fie în ceea ce privește HR, tehnologie sau strategie, sunt aliniate cu misiunea și viziunea organizației.

Explorați cum să stabiliți obiective de afaceri și să le atingeți cu software-ul de manager de proiect.

c. Ușurează îmbunătățirea continuă

Procesul de management al schimbărilor urmărește progresul regulat, colectează feedback și implementează ajustările necesare, înlăturând orice obstacole posibile. Acest lucru contribuie foarte mult la eficiență și productivitate și face loc creșterii și progresului companiei.

d. Îmbunătățiți implicarea angajaților

După cum am menționat mai devreme, unele motive comune pentru reticența majorității oamenilor de a se schimba sunt frica necunoscută, disconfortul, atașamentul emoțional și complexitatea percepută. Îndepărtând aceste temeri, procesul de management al schimbării le permite angajaților să devină mai implicați. Verificați cum să asigurați satisfacția angajaților.

e. Minimizați riscurile de erori

Managementul schimbării nu este doar implementare. Include, de asemenea, identificarea și depășirea tuturor obstacolelor și greșelilor care pot apărea pe parcurs. Ca urmare, posibilitatea apariției diferitelor tipuri de risc, cum ar fi comunicarea greșită și alinierea greșită, scade în mod natural.

Principalele 5 tipuri de proces de management al schimbării

Există câteva zeci de tipuri de management al schimbării în întreaga lume. Dar, în această secțiune, vom enumera și discuta câteva tipuri comune care sunt de obicei văzute la locurile de muncă.

Tip 01: Managementul schimbărilor tranziționale

Implică trecerea de la un stat/sistem la altul în cadrul organizației. Este mai bine să explici acest lucru cu un exemplu. Să presupunem că o companie dorește să utilizeze un nou sistem de management al relațiilor cu clienții (CRM) pentru a urmări vânzările, asistența și interacțiunea cu clienții.

Cu toate acestea, este posibil ca majoritatea angajaților să nu fie obișnuiți cu noul sistem/software. În această situație, conform sistemului de management al schimbării tranzitoriu, consiliul de conducere va desfășura sesiuni de instruire pentru ca angajații să se familiarizeze cu sistemul.

În plus, în etapa inițială, aceștia vor continua să ofere sprijin instantaneu lucrătorilor pentru o anumită perioadă. Astfel, vor muta fără probleme întregul spațiu de lucru de la un sistem vechi la unul nou.

Tip 02: Managementul schimbării culturale

Din 2020, am văzut câteva schimbări culturale masive la locurile de muncă. Prima este cultura muncii la distanță la nivel mondial, care a început când a lovit pandemia de COVID-19. Cei mai mulți dintre noi a trebuit să creăm un mediu confortabil în casă pentru a ne continua munca cu sinceritate.

Au fost lansate numeroase aplicații de urmărire a locurilor de muncă pentru a monitoriza munca angajaților. Mulți muncitori s-au speriat și și-au făcut timp să se obișnuiască cu aceste trackere. Cu toate acestea, munca continuă la distanță a creat anxietate mentală și singurătate în rândul multor lucrători. Apoi a venit cultura muncii hibride . Iată cele mai bune practici de model hibrid cu WP ERP.

Dar cei care s-au obișnuit foarte mult cu cultura muncii la distanță au arătat o aversiune față de birourile fizice. Acum, o nouă revoluție culturală este în desfășurare – diversitate, echitate și incluziune (DEI) . Celor care sunt conservatori din punct de vedere religios și diferiți din punct de vedere moral nu le place să accepte această cultură la locul de muncă.

Tip 03: Managementul schimbărilor transformaționale

Managementul schimbării transformaționale se referă la schimbări cuprinzătoare. Include reînnoirea misiunii, viziunii, modelului de afaceri, rolurilor angajaților, procesului de lucru și multe altele ale organizației respective. Deoarece aceasta acoperă numeroase lucruri, schimbările culturale și ajustările durează mult timp pentru a fi realizate.

Managementul schimbării transformaționale necesită un lider puternic și personal cu lungimi pentru a conduce organizația din față. În acest caz, organizațiile gigantice angajează de obicei firme de consultanță pentru asistența și îndrumarea necesară.

Tip 04: Managementul schimbărilor structurale

Managementul schimbărilor structurale amestecă cadrul organizației, inclusiv ierarhia, rolurile și structura echipei. Managerii de resurse umane implementează adesea aceste schimbări atunci când este nevoie de optimizarea resurselor, redefinirea rolurilor posturilor, îmbunătățirea eficienței și îmbunătățirea comunicării.

Veți găsi multe agenții online care lucrează la mai multe proiecte pentru mulți clienți. Ori de câte ori apare un nou proiect, ei recrutează oameni noi pe bază de contract și adaugă angajați existenți cu roluri. Când proiectul se încheie, angajații recrutați sunt eliberați, iar configurația structurală este schimbată din nou.

Tip 05: Managementul schimbărilor tehnologice

Sper că nu trebuie să vorbim prea mult despre acest tip. De la începutul celei de-a patra revoluții industriale, aproape fiecare organizație de afaceri din întreaga lume a început să adopte tehnologii pentru a-și desfășura activitățile. Dar, în timp, dacă un anumit software sau tehnologie devine incapabil să satisfacă cererea pieței înconjurătoare, este mai bine să treceți la o altă platformă.

Deci, ori de câte ori vă gândiți să treceți la un alt sistem tehnologic, trebuie să vă asigurați că angajații au suficient timp pentru a se adapta. În caz contrar, se poate întoarce. Astfel, schimbările tehnologice sunt gestionate la locul de muncă. Vedeți cele mai recente tendințe tehnologice pentru a vă conduce obiectivul de afaceri.

Procesul de management al schimbării pas cu pas: un ghid complet

Sper că vă place acest articol. În această secțiune, vă vom oferi un ghid pas cu pas al procesului de management al schimbărilor, astfel încât să aveți o atmosferă reală. Continuați să citiți pașii.

Pasul 01: Identificați nevoile de schimbări

Necesitatea schimbărilor ar trebui să decurgă în mod evident din anumite nevoi. Uneori, trebuie să explorezi dacă această nevoie există cu adevărat și, adesea, vine automat la tine. Oricare ar fi cazul, trebuie să validați valoarea înainte de a aborda orice modificări pentru a răspunde nevoilor.

Faceți următoarele lucruri pentru a identifica nevoia de schimbări -

• Efectuați o analiză situațională: Evaluați-vă operațiunile curente și valorile de performanță pentru a identifica dacă există vreun decalaj între așteptările dvs. și rezultate.

• Adunați feedback: discutați cu părțile interesate cheie (angajați, investitori, manageri și utilizatori) pentru a colecta informații despre domeniile cărora ar trebui să adauge valoare .

Pasul 02: Evaluați impactul schimbării

Există un proverb celebru - pentru fiecare acțiune, există o reacție egală și opusă . În mod similar, schimbările pe care le vei implementa vor avea cu siguranță unele răspunsuri la locul de muncă și în rândul oamenilor. Trebuie să validați dacă aceste reacții și răspunsuri vor fi pozitive sau negative.

Conform numeroaselor cercetări și statistici, aproximativ 66% dintre inițiativele de schimbare eșuează de obicei , în timp ce doar 34% văd succes . Și cel mai mare motiv din spatele acestui lucru este faptul că nu puteți înțelege corect ce fel de efecte va crea după implementarea schimbării.

Veți fi surprinși să auziți că 2/3 dintre lucrători se confruntă cu crize de epuizare pe parcursul procesului de management al schimbării , ceea ce provoacă eșec de transformare. Deci, este inutil să descriem în continuare importanța analizei impactului schimbării.

Faceți următoarele lucruri pentru a evalua impactul schimbării -

• Hartați zonele sensibile: identificați oamenii, echipele și departamentele care vor fi primele afectate după implementarea modificărilor.

• Evaluarea riscurilor: faceți un audit pentru a evidenția toate provocările posibile, cum ar fi scăderile de productivitate, decalajele de competențe și costurile financiare, astfel încât să le puteți atenua înainte de a implementa orice modificări.

Pasul 03. Planifică schimbări

Dacă vă gândiți să implementați o serie de modificări, este posibil să nu fie posibil să le efectuați pe toate simultan. Deci, este mai bine să le planificați și să le enumerați mai devreme pe baza priorității și dependenței, care ar trebui executate mai întâi. Această planificare este o necesitate, deoarece îi va ajuta pe alții din echipa ta să știe ce urmează.

Faceți următoarele lucruri pentru a planifica schimbările -

• Utilizați o diagramă Gantt: o diagramă Gantt este un instrument de management de proiect care vă ajută să enumerați toate sarcinile dvs. simultane într-o serie în funcție de prioritățile, dependențele și importanța acestora.

• Ste Milestone: Odată ce diagrama Gantt este gata, setați etape separate pentru fiecare sarcină, astfel încât întregul proiect de management al schimbărilor să poată fi realizat în timp util.

• Alocați resurse: dacă procesul de management al schimbărilor necesită resurse speciale, ar trebui să le planificați în avans.

Pasul 04. Dezvoltați strategii de schimbare

Potrivit Profiletree, un proces de management al schimbărilor de succes poate genera o rentabilitate de 500% a investiției . În acest caz, strategiile de management al schimbării pot juca un rol crucial. Dacă ai niște angajați care sunt reticenți în a se schimba, strategiile tale talentate îi pot convinge.

Faceți următoarele lucruri pentru a dezvolta strategii de schimbare -

• Dezvoltați abordări pentru grupuri diferite: dacă locul de muncă are mai multe echipe/grupuri, ar trebui să aveți abordări diferite pentru a le trata, deoarece acestea ar putea avea psihologii separate.

• Plan pentru managementul rezistenței: rezistența poate apărea de la părți puternice în orice etapă a procesului de implementare a schimbării. Trebuie să aveți strategii în avans pentru a le rezolva.

• Adoptă managementul schimbărilor open-source: această strategie se bazează pe principiile deschiderii, transparenței și colaborării. Poate crește potențialul de succes cu 22% .

Pasul 05: Utilizați un software de management de proiect

Utilizarea software-ului de management de proiect vă poate ajuta să monitorizați progresul general dintr-un tablou de bord centralizat. Folosind acest software, puteți împărți sarcinile în formate mici gestionabile, le puteți atribui membrilor echipei respective, puteți stabili termene limită pentru fiecare subsarcină/etapă și puteți urmări progresul.

WP Project Manager este un astfel de plugin pe care îl puteți folosi în acest caz. Este un plugin de management de proiect ușor de utilizat, dar cuprinzător pentru utilizatorii WordPress. Acesta acoperă toate caracteristicile necesare necesare în orice activități de management de proiect pe care le puteți valorifica pentru efortul dvs. de management al schimbărilor.

Mai jos este o listă de lucruri pe care le puteți face cu pluginul WP Project Manager pentru gestionarea modificărilor -

• Configurați cât mai multe proiecte este necesar pentru fluxul dvs. de lucru
• Împărțiți sarcinile mari în altele mai mici și atribuiți-le membrilor echipei
• Utilizați panoul Kanban pentru o gestionare mai bună a fluxului de lucru
• Creați diagrame Gantt pentru a vizualiza cronologia managementului proiectului
• Generați rapoarte pentru a analiza progresul și productivitatea proiectului
• Încărcați și partajați fișiere cu membrii echipei
• Integrați instrumente precum GitHub, Bitbucket și Slack pentru o colaborare îmbunătățită

WP Project Manager are o versiune gratuită și premium. Obțineți pluginurile făcând clic pe butonul atașat mai jos.

Pasul 05. Implementați modificările

După ce ați finalizat pașii de mai sus, sunteți gata să implementați modificările. Aceasta înseamnă că suntem în faza de acțiune în această etapă. Acest pas implică o coordonare atentă și un management practic pentru a se asigura că planurile concepute sunt executate prin monitorizare în timp real.

Faceți următoarele lucruri pentru a implementa modificările -

• Desfășurați o schimbare pilot: faceți niște teste pilot de management al schimbării pentru a evalua reacțiile diferitelor grupuri de la locul de muncă.

• Desfășurați toate fazele una câte una: dacă rezultatul testului este pozitiv, începeți să desfășurați toate fazele una câte una, așa cum ați planificat mai devreme.

• Colectați feedback și monitorizați activ: monitorizarea în timp real este obligatorie în această fază de acțiune, astfel încât să puteți remedia instantaneu greșelile.

Pasul 06. Comunicați schimbarea

Sper că ați observat că ori de câte ori furnizorul dvs. de găzduire web sau corporația bancară suferă modificări masive ale sistemului, vă trimit actualizări prin e-mail și SMS. În mod similar, atunci când implementați schimbări la locul de muncă, trebuie să informați în timp util toate părțile relevante pe care le poate afecta.

Potrivit cercetărilor efectuate în Marea Britanie, 29% dintre angajații chestionați afirmă că respectiva companie nu a comunicat bine cu ei în timpul problemelor legate de managementul schimbării, motiv pentru care se simt jigniți.

Faceți următoarele lucruri în această etapă -

• Comunicați prin mai multe canale (e-mailuri, slack, buletine informative și SMS-uri mobile).

• Asigurați-vă că mesajele sunt clare, consecvente și aliniate cu obiectivele organizației.

• Dacă este posibil, permiteți comunicarea bidirecțională pentru a colecta feedback de la alții.

Pasul 07. Antrenează și sprijină angajații

Un motiv cheie pentru care mulți angajați manifestă apatie față de schimbare este sentimentul că vor fi incompatibili la locul de muncă după implementarea schimbării și vor fi înlocuiți de oameni nou recrutați. Pentru a le depăși frica, puteți crea o sesiune de formare/atelier în care vor avea oportunitățile de a înțelege noile seturi de abilități necesare pentru mediul schimbat.

Faceți următoarele lucruri pentru a instrui și susține angajații -

• Oferiți sesiuni de formare practică: atelierele, hackathoanele și programele de formare de o zi pot ajuta angajații să exerseze și să dezvolte noi abilități.

• Evaluați eficacitatea instruirii: la fel ca noile schimbări, noua formare devine adesea dificil de prins pentru mulți angajați. Deci, trebuie să evaluați în mod activ dacă învață corect.

Iată un ghid despre cum să susțineți sănătatea mintală a angajaților dvs.

Pasul 08. Întăriți și susțineți schimbarea

Odată ce schimbările sunt implementate, este important să le aliniați la cultura organizațională, astfel încât impactul lor să dureze mult timp. Această întărire presupune recunoașterea angajaților care s-au adaptat cu succes la schimbări și i-au încorporat în performanțele și practicile lor.

Faceți următoarele lucruri în această etapă -

• Încorporați schimbările în operațiunile zilnice: verificați și actualizați politicile organizaționale, practicile culturale și rolurile angajaților.

• Recompensați angajații: prin răsplătirea acelor angajați care s-au adaptat cu succes la schimbări, le puteți spori valorile morale.

Pasul 09: revizuiți și ajustați după cum este necesar

După cum s-a spus mai devreme, noile modificări s-ar putea deseori să se întoarcă înapoi. Deci, a rămâne orb după implementarea unor noi modificări va fi cu siguranță o greșeală gravă. Dacă o schimbare se întoarce și închideți ochii, vă poate distruge întreg spațiul de lucru și afacerea. Acesta este motivul pentru care trebuie să efectuați recenzii pentru a găsi eventuale lacune, astfel încât să puteți lua măsurile necesare.

Faceți următoarele lucruri la acest pas -

• Efectuați recenzii după modificare pentru a aduna informații
• Păstrați documentația lecțiilor pe care le-ați învățat pe parcursul procesului

De ce managementul schimbării poate eșua: provocările

Există câteva motive comune pentru care majoritatea inițiativelor de management al schimbării eșuează. În calitate de specialist în managementul schimbării sau manager al organizației respective, trebuie să aveți o idee despre aceste puncte. Acest lucru vă va ajuta să deveniți un lider/manager vizionar în același timp. Aruncă o privire la punctele de mai jos de ce eșuează gestionarea schimbărilor.

1. Implicarea scăzută a angajaților

Potrivit CEB Corporate Leadership Council, 62% dintre organizații folosesc planul de implementare a schimbării deținut în principal de lideri . Sincer, aici nu este nicio problemă. Dar adesea, șefii de top își limitează puterea de decizie doar la ei înșiși, iar majoritatea angajaților nu au acces la ea. Dar aceasta este o mișcare greșită dacă angajații au o miză mare în organizație.

Gartner a dezvăluit într-un raport că succesul schimbării crește cu 24% atunci când angajații dețin planificarea implementării . Prin urmare, trebuie să includeți angajații și toate celelalte resurse și părți interesate importante în planificare, astfel încât totul să fie utilizat corect și termenul limită să fie respectat.

2. Planificare insuficientă

Fără un plan cuprinzător care să sublinieze misiunea, viziunea, obiectivele, termenele, resursele și modul de depășire a potențialelor obstacole, nicio organizație nu este vreodată capabilă să facă față tuturor provocărilor care pot apărea în timpul procesului de management al schimbării. Lipsa de previziune vă poate duce la alocarea greșită a resurselor și la nerespectarea termenului limită în cele din urmă.

3. Comunicare slabă

Când începe implementarea schimbării, nu numai că rolurile angajaților sunt schimbate, dar multe servicii legate de clienți sunt întrerupte. Dacă nu poți comunica acest lucru părților respective în timp util, întregul tău loc de muncă și piață vor deveni o mizerie. Acesta este motivul pentru care comunicarea clară și la timp este atât de importantă în procesul de management al schimbării.

Verificați cum să vă îmbunătățiți comunicarea la locul de muncă.

4. Instruire inadecvată

Formarea inadecvată este o barieră comună în calea motivului pentru care majoritatea angajaților nu se adaptează la noile sisteme, roluri și procese. Această lipsă de pregătire poate duce la frustrare, scăderea productivității, burnout și creșterea rezistenței la schimbări.

5. Rezistența nevăzută la schimbări

Această problemă este comună în mediile cu politică corporativă intensă și oameni suspicioși. Ei pot pretinde că acceptă toate noile schimbări, dar în interior rezistă. Ei vor face în secret toate lucrurile posibile pentru a opri schimbările. Ca manager, trebuie să fii suficient de atent pentru a alege acești oameni suspecti pentru viitorul mai bun al organizației tale.

Închidere

Managementul schimbării este întotdeauna o sarcină complexă. O singură greșeală în acest proces vă poate provoca, fără îndoială, ravagii masive. Cu toate acestea, nu puteți nega sau rezista schimbărilor. Pentru că, făcând acest lucru, te vei lăsa cu mult în urmă față de concurenții existenți pe piață.

Deci, este mai bine dacă aveți întotdeauna la îndemână un plan, cultura organizațională și mentalitatea pentru a face față oricăror cerințe noi de schimbare ori de câte ori vă bat la ușă. Sper că ați dobândit suficiente cunoștințe despre subiectul de astăzi din acest articol, care vă va beneficia în multe feluri.

Dacă simțiți că am omis ceva din acest articol, vă rugăm să ne anunțați în secțiunea de comentarii pentru a putea actualiza postarea. Asta e tot de azi. Vă mulțumim că ați fost alături de noi până la sfârșit.