Tot ce trebuie să știți despre netezirea resurselor în managementul proiectelor

Dacă sunteți manager de proiect, știți cât de eficient vă puteți gestiona resursele pentru a depăși termenele limită și a obține succesul unui proiect. De asemenea, există momente în care vi se pare dificil să realizați ceea ce doriți să faceți.

Învățarea de bază: nu puteți obține o mulțime de resurse tot timpul. Este posibil să aveți o lipsă de timp, să aveți probleme precum dificultăți bugetare, membrii echipei care renunță la circuit, părțile interesate își schimbă prioritățile etc.

Secretul tău ar consta în cât de ușor poți să aliniezi toate resursele pe care le ai și să menții fluxul de lucru. De aceea, netezirea resurselor în managementul proiectelor sau optimizarea resurselor este o modalitate pe care o puteți urma pentru a rezolva acest tip de obstacol.

Ce este netezirea resurselor

Netezirea resurselor este o tehnică de optimizare a resurselor în care se utilizează flotarea liberă și totală fără a afecta calea critică a unui proiect.

Un ghid pentru corpul de cunoștințe privind managementul de proiect ( Ghid PMBOK )

Netezirea resurselor este o parte integrantă a managementului resurselor. Este procesul prin care alocați resursele disponibile și necesare diferitelor părți ale ciclului de viață al unui proiect.

Scopul uniformizării resurselor este simplu - reduceți necazurile și dificultățile și optimizați resursele disponibile pentru a le folosi la maximum pentru finalizarea proiectului în termenul limită.

Netezirea resurselor în managementul proiectelor se referă la rularea unui proiect cu resurse limitate, dar menținerea termenului limită la egalitate și nu limitarea forței de muncă. Ar putea include oameni noi pentru a schimba domeniul de aplicare al unui proiect sau pentru a accelera lucrurile fără a împiedica calea critică, cum ar fi termenele limită.

Deoarece planificarea și managementul proiectelor sunt sarcini dinamice, netezirea resurselor este vitală pentru a aborda orice situație solicitantă.

Ce este Float și Slack of Time?

„Float” și „slack” definesc în mod specific perioada de timp în care o sarcină sau o activitate poate fi amânată fără a afecta programul general al proiectului dumneavoastră.

Puteți folosi termenii Float și Slack în mod interschimbabil în managementul proiectelor. Cu toate acestea, ele au un înțeles ușor diferit în unele cazuri.

Există două tipuri de plutitoare -

A. Total Float (TF): Timpul total în care o activitate poate fi amânată fără a întârzia data de finalizare a proiectului.

b. Free Float (FF): Timpul total în care o activitate poate fi amânată fără a întârzia începerea vreuneia dintre activitățile sale dependente.

Prin urmare, „slack” este un termen mai general și îl puteți folosi interschimbabil cu float. Puteți calcula Slack cu aceeași formulă pentru a calcula float.

De exemplu, un manager de proiect ar putea spune: „Avem o oarecare slăbiciune în cronologia proiectului”, ceea ce indică că există loc pentru unele întârzieri fără a afecta termenul limită al proiectului.

Beneficiile netezirii resurselor în managementul proiectelor

Ar fi de ajutor dacă ați opta pentru netezirea resurselor în momentele critice din durata de viață a unui proiect. Este una dintre cele mai eficiente strategii pentru a depăși situațiile conflictuale. De asemenea, în calitate de manager de proiect, ar fi util când înțelegeți fiecare aspect al acestei tehnici. Să vedem câteva dintre beneficiile majore ale netezirii resurselor –

1. Optimizați-vă utilizarea resurselor: netezirea resurselor vă asigură că timpul și resursele disponibile sunt utilizate la maximum.

2. Minimizați supraîncărcarea resurselor: puteți identifica și aborda supraîncărcarea resurselor în procesul de optimizare. Acest lucru vă ajută să reduceți riscul de burnout, stres și scăderea productivității membrilor echipei.

3. Eficiență super-încărcată: atunci când vă neteziți proiectul conform programului și aliniați resursele, eficiența echipelor și a individului va crește treptat.

4. Îmbunătățiți flexibilitatea și adaptabilitatea: netezirea resurselor aduce o calitate adaptativă procesului de management al proiectului. Vă va permite să răspundeți la orice apel și moment solicitant cu măsurile potrivite.

5. Satisfacția clientului: Atunci când deveniți capabil de nevoile urgente ale clienților și îndepliniți termenele limită cu un buget și resurse limitate, aceasta va crește bunăvoința echipei dumneavoastră și satisfacția generală a clienților.

Când să implementați optimizarea resurselor într-un proiect

Planificare bazată pe date în timp real și ipoteze inteligente. Dar nu poți fi ghicitor, nu? Uneori, este inevitabil să ai conflicte de resurse.

Este ca și problemele în care indivizi sau echipe solicită cerințe contradictorii, cum ar fi personal, finanțare, timp și echipament. Conflictele apar atunci când nu ai multe dintre aceste resurse, dar nevoile cresc mereu în rândul diferitelor echipe.

Dacă practicați netezirea resurselor în managementul proiectelor, acest tip de situație conflictuală poate fi gestionată cu ușurință.

De exemplu, lucrezi la un proiect de dezvoltare a unui joc cu un termen limită de 12 luni de acum înainte. După 6 luni de muncă, părțile interesate vor să finalizați proiectul în 9 luni. Cumva au reușit să convingă și să ofere un motiv mai bun pentru a finaliza proiectul mai devreme decât timpul pre-alocat.

În acest caz particular, problema este termenul limită și tot ce trebuie să faceți este să vă optimizați timpul pentru a gestiona proiectul și a-l finaliza în următoarele 3 luni.

Nivelarea resurselor vs netezirea resurselor - Există diferențe

Nivelarea resurselor este, de asemenea, o tehnică similară de optimizare a resurselor în managementul proiectelor. Cu toate acestea, ele funcționează cu două elemente diferite dacă doriți să subliniați diferența lor.

Netezirea resurselor vă ajută să vă gestionați proiectul cu constrângeri de timp. Aceasta înseamnă că, atunci când trebuie să vă finalizați proiectul înainte de termenul estimat, netezirea resurselor este o modalitate de a gestiona timpul și alte resurse disponibile pentru finalizarea proiectului.

Pe de altă parte, nivelarea resurselor devine crucială atunci când aveți resurse limitate și trebuie să vă finalizați proiectul prin optimizarea elementelor disponibile precum forța de muncă, bugetul și echipamentele.

3 Exemple de netezire a resurselor în managementul proiectelor

Pentru a înțelege mai bine, am adunat câteva dintre cele mai bune exemple de netezire a resurselor în diferite tipuri de management de proiect. Aruncă o privire -

Exemplul 1.

Să presupunem că aveți o echipă de dezvoltatori. Mai multe sarcini ale proiectelor dvs. depind de munca lor. Dacă programul inițial are un grup de sarcini de programare care au loc simultan, netezirea resurselor ar putea implica redistribuirea acestor sarcini pentru a evita supraîncărcarea echipei de dezvoltare în anumite perioade. Acest lucru asigură o distribuție mai uniformă a eforturilor de programare în timp.

Exemplul 2.

Luați în considerare că proiectul dvs. de dezvoltare software are nevoie de contribuția unui expert în domeniu (IMM) pentru un anumit modul. Într-un astfel de caz, netezirea resurselor vă poate ajuta dacă IMM-ul este disponibil doar în anumite momente. Sarcinile legate de expertiza IMM-urilor ar putea fi programate pentru a se alinia cu disponibilitatea acestora. Va fi util să prevenim blocajele și întârzierile cauzate de indisponibilitatea acestora.

Exemplul 3.

Să presupunem că proiectul dvs. implică sarcini care necesită abilități specifice, netezirea resurselor poate include programarea sesiunilor de formare sau activități de dezvoltare a abilităților în perioadele de activitate mai scăzută a proiectului. Acest lucru asigură că membrii echipei dvs. dobândesc abilitățile necesare fără a interfera cu etapele critice ale proiectului.

Cum vă poate ajuta managerul de proiect WP la optimizarea resurselor dvs

Utilizarea unui instrument inteligent vă eficientizează întotdeauna gestionarea activelor sau a resurselor. Dacă sunteți utilizator WordPress, WP Project Manager Pro vă poate ajuta să vă controlați proiectul cu următoarele îmbunătățiri:

• Organizați-vă sarcinile și urmăriți progresul
• Puteți folosi Kanban, diagrame Gantt și calendare de proiect pentru a vă monitoriza resursele și progresul sarcinii
• Vine cu funcții avansate de gestionare a timpului pentru a vă respecta cu ușurință termenele limită
• Atribuiți membrilor echipei termene limită și monitorizați-le activitățile prin diagrame de raportare, mesagerie în aplicație, comentarii și fire
• Raportarea avansată vă ajută să verificați cum vă descurcați și unde să vă îmbunătățiți pentru realizarea ulterioară

Utilizarea WP Project Manager este simplă. Puteți doar să îl conectați și să îl redați pentru a gestiona și optimiza resursele proiectului.