Cum se utilizează Monday.com | Tutorial pentru începători 2022

Managementul proiectelor nu este un aspect secundar al afacerii.

Este poate una dintre cele mai importante operațiuni de afaceri.

Beneficiile instrumentelor de management de proiect se extind dincolo de programare și colaborare.

Instrumentele de management de proiect ajută la îmbunătățirea comunicării cu clienții, gestionarea riscurilor, standardizarea proceselor, partajarea documentelor și gestionarea resurselor.

Aceste instrumente ajută la reducerea volumului de muncă al echipei dvs.

O platformă intuitivă precum luni reduce munca manuală consumatoare de timp.

Și este aproape imposibil să nu menționăm managementul de proiect și monday.com în aceeași propoziție.

De la lansarea sa în 2014, platforma de management al proiectelor bazată pe cloud, bazată în Israel, a strâns dragostea și sprijinul a mii de utilizatori din întreaga lume.

În ciuda ușurinței sale de utilizare și a platformei prietenoase pentru începători, unii utilizatori se pot simți copleșitori să profite la maximum de monday.com.

Aici vă va ajuta această postare.

În acest articol despre cum să utilizați monday.com, vă voi ghida prin diferite aspecte ale soluției de management de proiect monday.com, astfel încât să puteți învăța cum să utilizați această platformă puternică de management de proiect.

Câteva lucruri de reținut înainte de a intra în detalii.

În primul rând, voi folosi versiunea de probă gratuită a versiunii Pro a Monday.com.

Acesta este cel mai înalt nivel al soluției de management de proiect de luni.

Să începem cu toate elementele de bază ale lunii.

Cum să utilizați monday.com: Noțiuni introductive cu monday.com

Pentru a utiliza platforma pentru a gestiona proiecte, ar trebui să vă înscrieți.

Vizitați site-ul monday.com și înregistrați-vă pentru un cont făcând clic pe butonul „începe”.

Asigurați-vă că aveți o încercare gratuită a planului pro de luni (nu a planului de bază).

Vă puteți înregistra folosind e-mailul, Google, LinkedIn sau chiar un cont Slack.

Introduceți numele și alegeți o parolă.

De asemenea, puteți decide asupra unui nume pentru echipa dvs. pe platformă.

Apoi, veți vedea o solicitare despre tipul de utilizare, dimensiunea echipei și tipul de afacere.

Am încercat să folosesc o combinație a acestora și am găsit o diferență neglijabilă în ieșire.

După ce finalizați procesul de înregistrare cu luni, veți primi un e-mail de confirmare pentru perioada de încercare gratuită.

Fă tot ce este necesar și ar trebui să fii pregătit să folosești monday.com.

Veți obține o adresă URL unică care ar trebui să citească așa: companyname.monday.com

Cum se utilizează monday.com: Navigarea pe platformă

Conectarea la monday.com vă va duce la tabloul de bord principal.

Aici, veți vedea câteva ferestre pop-up care să vă ghideze prin platformă.

Acestea le găsesc destul de utile.

Compania a făcut o treabă bună oferind o experiență bună pentru utilizator, cu ferestre pop-up utile pentru a gestiona proiecte.

Totuși, dacă ferestrele pop-up ar fi suficiente, nu ai avea nevoie de acest ghid aprofundat despre cum să folosești monday.com!

Să începem cu crearea unui calendar editorial pe monday.com și să discutăm despre alte aspecte ale platformei pe măsură ce continuăm.

Creare Board

Spre deosebire de majoritatea instrumentelor de management de proiect, monday.com oferă mai multe funcții pentru crearea unui panou.

Cu luni, puteți crea mai multe panouri (și chiar panouri private).

Puteți crea un nou panou făcând clic pe butonul „adăugați” și apoi făcând clic pe „Opțiune nouă pentru panou”.

Veți vedea aici o fereastră pop-up care vă solicită să adăugați un nume pentru consiliu, să setați confidențialitatea și să setați aspectele pentru gestionarea consiliului.

Pentru confidențialitate, aveți trei opțiuni: principal, privat și partajabil.

Pentru „ceea ce gestionați în acest panou”, puteți selecta unul dintre acestea: articole, bugete, angajați, campanii, clienți potențiali, proiecte, reclame, clienți, sarcini sau personalizate.

Le puteți schimba mai târziu.

De dragul acestei discuții, să mergem cu „privat”.

Odată ce faceți clic pe „Creare Board”, veți fi întâmpinat cu o fereastră pop-up care spune „Bine ați venit la primul vostru panou privat”.

Apăsați butonul albastru „Ok, am înțeles” și vă veți vedea tabla.

Ce urmeaza?

Acum este timpul să adăugăm grupuri la Consiliul nostru.

Board-> Grupuri

Gândiți-vă la grupuri ca la sarcinile pe care doriți să le creați pentru Consiliul dvs.

Gândiți-vă la scânduri ca la niște găleți.

De exemplu, dacă vă interesează marketingul, puteți crea grupuri precum scrierea de conținut, reclame Facebook și SEO.

Când am fost la Consiliul meu, am văzut acolo 3 grupuri fără titlu.

Le-am redenumit.

Dacă doriți să adăugați mai multe, puteți face clic pe butonul albastru de sub numele forumului dvs. care scrie „Articol nou”.

Acest lucru va crea un grup fără titlu deasupra celor anterioare.

Dacă doriți să mutați noul grup în jos, puteți doar să faceți clic pe cele trei puncte de lângă numele grupului și să faceți clic pe „Mutați la”. Aici ar trebui să vedeți două opțiuni - Mutare la tablă și Mutare în partea de sus.

Alternativ, puteți trece cu mouse-ul lângă numele grupului și vă va afișa o pictogramă „mână” pentru a trage grupul în sus sau în jos.

Grup-> Sarcini

În continuare, trebuie să învățăm cum să adăugăm sarcini la un grup pe monday.com.

O sarcină seamănă mai mult cu o activitate de făcut în cadrul unui grup.

De exemplu, pentru grupul de scriere de conținut, vreau să creez o sarcină numită „cercetare articol”.

Pentru a face asta, fie să redenumim elementele 1, 2 sau 3 (acestea sunt cele implicite din cele trei grupuri implicite).

Și dacă ați creat un grup nou, ar trebui să vedeți „adăugați element”.

Faceți clic pe acesta și veți vedea o fereastră pop-up laterală care ar trebui să spună „Articol nou”.

Faceți clic pe acesta pentru a-l redenumi în sarcina dorită.

În acest caz, l-aș numi „cercetare articol”.

Acest meniu este în cazul în care puteți restrânge un anumit grup sau le puteți restrânge pe toate (foarte dacă doriți să verificați o listă simplificată de articole, ca în cazul nostru), precum și să creați un grup nou sau să-l mutați pe un alt panou. De asemenea, puteți schimba culoarea unui grup (utilă pentru sortarea vizuală rapidă) și, bineînțeles, redenumiți grupul.

Aici ar trebui să vedeți trei opțiuni - Actualizări, Fișiere și Jurnal de activitate.

Când faceți clic pe „Actualizări”, vă va afișa o casetă cu un mesaj „scrieți și actualizați” și un text secundar sub caseta care spune „scrieți actualizări prin e-mail”.

Să mergem cu prima variantă.

Când faceți clic pe el, ar trebui să vedeți un editor WYSIWYG complet cu o opțiune de listă de verificare.

Gândiți-vă la această zonă ca la un ghid general sau un obiectiv pe care doriți să-l detaliați despre sarcina specifică.

De asemenea, puteți adăuga fișiere, gif, emoji și chiar să menționați pe cineva din echipa ta.

Dacă faceți clic pe a doua opțiune de lângă Actualizări, adică Fișiere, veți obține opțiunea de a adăuga un fișier și de a căuta un fișier.

În cele din urmă, avem fila Jurnal de activități care vă arată un istoric al activităților pentru sarcina respectivă.

Aproape că am uitat să menționez.

Lângă numele sarcinii, veți vedea încă două opțiuni - Un cerc cu un contur uman și trei puncte.

Când dați clic pe cerc, veți primi o fereastră pop-up pentru a adăuga abonați echipei.

Și când faceți clic pe cele trei puncte, veți vedea aceste opțiuni - gestionați abonații, preferința de e-mail, exportați în Excel, copiați linkul articolului, arhivați și ștergeți.

Cum să adăugați și să eliminați membrii echipei

Acum că am înființat grupuri și am demonstrat, de asemenea, cum să setăm sarcini, să ne uităm la alte aspecte ale monday.com.

Rețineți că adăugarea colegilor de echipă într-un grup nu este disponibilă în momentul scrierii acestei postări de recenzie.

Cu toate acestea, aveți opțiunea de a le adăuga la o sarcină.

Pasul 1 este să le adăugați la o tablă.

Puteți face acest lucru făcând clic pe conturul persoanei cu un semn plus pe bara laterală verticală albăstruie din stânga.

Când treceți cu mouse-ul peste el, ar trebui să scrie „invită membrii echipei”.

Făcând clic pe acea pictogramă, se va afișa o fereastră pop-up care va citi - invita la sistemul de operare de luni.

Acolo, veți vedea o invitație cu o opțiune de e-mail pentru a invita membrul echipei.

Aveți două opțiuni aici.

În primul rând, puteți invita persoana să devină membru al echipei.

Și doi, le puteți adăuga ca „vizionator”.

Acum că ați adăugat un membru al echipei la forumul dvs., îl puteți adăuga la o sarcină.

Faceți clic pe un grup și decideți asupra sarcinii la care doriți să se alăture membrul echipei.

Lângă sarcină, veți vedea o coloană intitulată „Persoană” împreună cu un cerc cu un om.

Faceți clic pe cerc și adăugați persoana.

O altă opțiune pentru a face acest lucru este să faceți clic pe fila Actualizări și să faceți clic pe cercul din dreapta sus.

Dacă doriți să eliminați un membru dintr-o sarcină, faceți clic pe cerc cu inițialele acestuia.

Apoi faceți clic pe crucea (x) de lângă numele lor în fereastra pop-up.

Adăugarea stării

În mod implicit, ar trebui să vedeți aceste coloane deplasându-se de la stânga la dreapta sub fiecare element de grup, persoană, stare, dată și semn „plus”.

Toate aceste coloane (cu excepția sarcinii) sunt deplasabile orizontal.

Făcând clic pe coloana Stare, aveți patru opțiuni: lucrul la ea, Blocat, Terminat și o etichetă gri.

Sub aceasta, ar trebui să vedeți o opțiune „editați eticheta”.

Aici, puteți schimba culorile pentru toate etichetele implicite și chiar puteți adăuga etichete noi.

Asigurați-vă că apăsați butonul „Aplicați” din partea de jos dacă faceți modificări aici.

Adăugarea datei

Coloana Data apare a treia în dreapta sarcinii.

Când faceți clic pe acea coloană de lângă sarcină, veți vedea o fereastră pop-up care arată „azi” și calendarul lunii.

Puteți alege o dată aici și chiar să adăugați oră utilizând comutatorul de sub calendar.

Un lucru mișto pe care-mi place la acest pop-up este fața zâmbitoare din colțul din dreapta sus.

Făcând clic pe pictogramă, se deschide o fereastră derulantă cu 15 pictograme, cum ar fi bifa, cruce și semn de întrebare.

Acesta este doar un exemplu de utilizare a urmăririi timpului în acest software PM.

Ultima coloană

După cum am menționat mai devreme, există și o coloană lângă dată care are semnul „+”.

Când faceți clic pe această coloană, veți vedea o serie de opțiuni de coloană. De exemplu, de aici puteți coloane precum text, link, stare, persoane, dată, dropdown, țară, numere, etichetă și alte câteva opțiuni.

Vizualizați și organizați proiecte

Tabloul de bord nou

Puteți crea un nou tablou de bord făcând clic pe textul „Adăugați” sub bara laterală a spațiului de lucru (în stânga).

Ar trebui să vedeți o fereastră pop-up care vă sugerează să creați tabloul de bord.

Selectați numele dorit pentru noul tablou de bord și alegeți confidențialitatea (principală sau privată).

Opțiunea principală este de a permite ca tabloul de bord să fie vizibil pentru toată lumea din echipă.

Și opțiunea „privată” este de a crea un tablou de bord pentru a lucra în privat sau cu membrii echipei selectați.

Apoi, faceți clic pe butonul albastru „creați tabloul de bord” și viola, tocmai ați creat un nou tablou de bord.

După ce ați terminat, veți vedea noul tablou de bord cu un text care spune „Alege primul widget”.

Widgeturile sunt mini-aplicații care vă ajută să vă gestionați sarcinile pe monday.com.

Unele dintre widget-urile pe care le veți vedea acolo includ o baterie, un calendar, o diagramă, un volum de lucru, numere și Gantt.

De asemenea, puteți face clic pe textul „Adăugați widget” de lângă panouri pentru a vedea o listă de opțiuni disponibile.

Pentru acest tutorial, să mergem cu widget-ul Calendar.

După ce faceți clic pe widgetul menționat, ar trebui să vedeți un calendar populat sub noul tablou de bord pe care tocmai l-ați creat.

Puteți face clic pe orice dată din calendar, adăugați un element nou (sau de făcut) și personalizați grupul, persoana, starea și data în fereastra pop-up.

Tutorial Monday.com: Adăugarea vizualizărilor

Monday.com strălucește în ceea ce privește funcționalitatea de „vizualizări”.

Această caracteristică cuprinde diagrame și alte grafice pentru grupurile și activitățile dvs. de făcut.

Folosind aceasta, puteți înțelege ce și când și puteți face modificări din mers.

Adăugarea vizualizărilor este relativ simplă.

Mergeți la vizualizarea tabelului și faceți clic pe butonul „masa principală” din partea de sus.

Lângă Tabelul principal și Cronologia, ar trebui să vedeți o pictogramă „+”.

Făcând clic pe el, ar trebui să aducă un dropdown cu o listă de opțiuni, cum ar fi un tabel, tablou de bord, vizualizare diagramă, Kanban, diagrame Gantt, carduri, formular, Galerie de fișiere, Aplicații; și „mai multe vizualizări” în partea de jos.

Faceți clic pe „mai multe vizualizări” și veți vedea mai multe opțiuni.

Eu personal folosesc vizualizarea Kanban, vizualizarea diagramă și vizualizarea calendar pentru majoritatea proiectelor mele.

Tutorial Monday.com: Cronologie

Îmi place această funcție a monday.com.

Puteți accesa acest lucru făcând clic pe fila „Cronologie” de lângă „Main Table” de sub Board.

Această vizualizare vă arată sarcinile de făcut, termenele limită ale proiectului și membrii echipei alocate dintr-o privire rapidă.

Puteți chiar să exportați detaliile în Excel de aici.

Tutorial Monday.com: Concluzie

Am încercat tot posibilul să acopăr aspectele de bază ale monday.com.

Acest instrument de management de proiect este ușor de învățat și utilizat.

Spre deosebire de alte instrumente de management de proiect, monday.com este incredibil de vizual și personalizabil.

Cu numărul mare de cazuri de utilizare, monday.com și-a câștigat o reputație pozitivă.

Managerii de proiect din întreprinderile mari și mici adoră această platformă pentru a gestiona sarcini repetitive și alte aspecte ale managementului de proiect nu doar pentru marketing, ci și pentru echipele de vânzări.

Luați acest software de management de proiect pentru o plimbare și sunt sigur că v-ar plăcea ușurința sa de utilizare și o gamă largă de funcții. Începeți cu monday.com este relativ ușor.

În plus, cu perioada de încercare gratuită de 14 zile, nu ai nimic de pierdut.