Cum se trimite factura clientului în WooCommerce

Vrei să înveți cum să trimiți facturi clienților din Magazinul WooCommerce? Ești la locul potrivit!

Trimiterea documentelor oficiale de tranzacție este crucială atât pentru proprietarii de magazine, cât și pentru clienți din punct de vedere contabil și fiscal. În calitate de proprietar de magazin de comerț electronic, s-ar putea să vă confruntați cu facturarea și să găsiți că este o problemă de zi cu zi.

Din fericire, WooCommerce oferă o funcție implicită pentru a trimite facturi clienților atunci când aceștia cumpără online. Dar funcția de factură WooCommerce este simplă, simplă și directă. Nu veți găsi nicio modalitate ușoară de a retrimite e-mailurile manual. De asemenea, nu există nicio opțiune PDF pentru a descărca sau imprima factura.

De aceea, în acest articol, vă vom ghida printr-un tutorial pas cu pas despre cum să trimiteți facturile clienților în WooCommerce. Astăzi, vom acoperi 2 metode diferite pentru facturarea WooCommerce:

• Metoda 1 : Trimiterea facturilor folosind funcția WooCommerce implicită
• Metoda 2 : Trimiterea facturilor, inclusiv un atașament PDF

Ca bonus, vă vom arăta, de asemenea, cum puteți crea o funcție de factură pentru piața dvs. cu mai mulți furnizori.

Ia-ți cafeaua și începe să iei notițe. Vom începe prin a răspunde la una dintre întrebările frecvente -

De ce este facturarea atât de importantă pentru comerțul dvs. electronic

O factură este o factură care detaliază și înregistrează o tranzacție între un cumpărător și un vânzător

Companiile trebuie să creeze facturi pentru a fi plătite, este la fel de simplu. Factura respectivă nu numai că funcționează ca un acord financiar între companie și clienți, dar protejează și ambele părți în cazul oricărei dispute. Sperăm că nu se va întâmpla niciodată, dar din rândurile de mai sus puteți înțelege importanța facturilor.

Iată câteva motive suplimentare pentru care ar trebui să trimiteți facturi clienților dvs. deoarece:

• Acționează ca dovadă legală a acordului financiar
• Păstrează evidențe financiare de ambele părți
• Crește experiența clienților
• Îmbunătățește vizibilitatea și identitatea mărcii
• Economisește bani și timp

Deținerea de facturi nu numai că ajută la ținerea evidenței înregistrărilor financiare, dar ajută la luarea deciziei corecte.

Treci la următoarea parte.

Cum să trimiți factura clientului în WooCommerce - The Easy Way

Mai jos sunt cele două metode diferite de a trimite facturi cumpărătorilor dvs. online:

Metoda 1: Trimiterea facturii folosind funcția WooCommerce implicită

După cum am spus mai devreme, WooCommerce are o funcție implicită pentru a trimite facturile clienților. Tot ce trebuie să faceți este să urmați acești pași și veți putea trimite și facturi.

Presupunem că v-ați configurat deja magazinul WooCommerce și sunteți gata să vindeți.

Pasul 1: Configurați factura clientului WooCommerce / e-mailul detaliilor comenzii

La început, trebuie să mergeți la WooCommerce–> Setări–> E-mailuri . Acolo alegeți e-mailul Factură client/Detalii comandă . Acest e-mail este conceput pentru a trimite facturi către clienți.

Faceți clic pe butonul Gestionați-

Pasul 2: Adăugați detaliile necesare pentru a configura e-mailul

Deși toate detaliile (subiect, antet de e-mail etc.) sunt deja configurate în casetele de text ca substituent, puteți totuși să faceți modificări. Puteți adăuga note suplimentare în caseta „ Conținut suplimentar ” și puteți schimba tipul de e-mail din HTML la simplu sau în mai multe părți (include atât e-mailurile simple, cât și HTML).

Pasul 3: Alegeți opțiunea Factură prin e-mail din meniul de acțiuni pentru comandă

După configurarea detaliilor de e-mail, acum trebuie să configurați acțiunile comenzii. Alegeți orice comandă din WooCommerce–> Comenzi . În partea dreaptă sus a paginii, veți găsi o opțiune numită Acțiuni de comandă. Din meniul derulant, alegeți opțiunea Factură prin e-mail/Detalii comandă către client .

După aceea, clienții tăi vor primi o factură cu detaliile comenzii. Și acesta este e-mailul standard pe care WooCommerce îl trimite clienților. Acesta este un e-mail cu factură.

Acesta este modul în care puteți trimite facturile clienților în WooCommerce cu 3 pași simpli.

Dar e-mailul pare foarte simplu și simplu, nu? De asemenea, nu există o versiune PDF a facturii. E-mailul se poate pierde în mijlocul a mii de e-mailuri, dar PDF-ul poate fi descărcat și stocat pe hard disk sau pe orice dispozitiv.

Nu vă faceți griji, vă vom arăta o modalitate de a atașa o versiune PDF a facturii la e-mail.

Metoda 2: Cum să trimiteți o factură WooCommerce cu un atașament PDF

Pentru a atașa o versiune PDF a facturii dvs. cu e-mailul facturii, veți avea nevoie de ajutorul unui plugin „Facturi PDF WooCommerce și borderouri de ambalare”. Acesta este un plugin grozav care oferă o mulțime de funcții pentru a vă ajuta să personalizați e-mailurile obișnuite ale facturii.

Iată pașii pentru a configura acest plugin pentru magazinul tău WooCommerce.

Pasul 1: Instalați pluginul pe site-ul dvs. WooCommerce

În primul rând, trebuie să instalați pluginul pe site-ul dvs. WooCommerce. Dacă știți deja acest lucru, puteți sări peste acest pas.

Pentru alții, conectați-vă la tabloul de bord WordPress, accesați Plugins–>Add New . Acolo introduceți numele pluginului, instalați și activați pluginul.

Pasul 2: Adăugați detaliile companiei dvs. (adresă, sigla, nume)

După instalarea pluginului, veți obține un expert de configurare unde trebuie să adăugați detaliile companiei dvs. Sau le puteți adăuga și la tabloul de bord. Veți găsi toate opțiunile în fila General. De asemenea, puteți selecta modul în care clienții dvs. vor vizualiza PDF-ul, dimensiunea hârtiei și șabloanele.

Pasul 3: Alegeți e-mailurile pentru a include atașamentul PDF

Apoi, trebuie să alegeți în ce e-mailuri doriți să atașați PDF-ul. În e-mailurile pe care le trimite WooCommerce, niciunul nu are atașată o factură PDF descărcabilă. Deci trebuie să le alegeți.

Puteți alege dintre,

• Comandă nouă (e-mail admin)
• Comanda anulata
• Comanda eșuată
• Comanda în așteptare
• Procesarea comenzii
• Comanda finalizată
• Comandă rambursată
• Factură client/Detalii comandă (e-mail manual)
• Nota clientului

Notă : Una dintre cele mai importante de selectat este caseta Factură client/Detalii comandă (E-mail manual) , deoarece aceasta este una dintre cele mai simple modalități de a trimite manual facturile PDF.

Dacă credeți că va trebui să trimiteți manual facturi în mod regulat, cu siguranță ar trebui să activați opțiunea Afișați butonul de acțiune .

Pasul 4: Modificați acțiunile de comandă pentru a trimite facturi prin e-mail

Acum că v-ați configurat facturile, apar două lucruri:

1. Pluginul va atașa automat facturile PDF la toate e-mailurile de comenzi automate pe care le-ați selectat
2. Pluginul va adăuga noi opțiuni la interfața de gestionare a comenzilor WooCommerce pentru a vă permite să trimiteți manual facturile dacă este necesar.

Acum puteți fi liniștit știind că toate e-mailurile selectate au facturi PDF atașate.

Dar dacă doriți, puteți retrimite acele e-mailuri și puteți ajusta acțiunile comenzii cu facturile PDF incluse. Doar deschideți orice comandă din WooCommerce–> Comenzi și efectuați următoarele acțiuni de comandă,

• Trimiteți prin e-mail clientului detaliile facturii/comenzii
• Retrimiteți notificarea de comandă nouă
• Regenerați permisiunile de descărcare

De exemplu, alegerea uneia dintre primele două opțiuni este o modalitate excelentă de a retrimite sau de a trimite manual un e-mail de comandă cu o factură.

E-mailul WooCommerce ajunge în căsuța de e-mail a clientului ca de obicei, dar primesc și o factură PDF în partea de jos.

Așadar, puteți adăuga PDF-uri la e-mailurile cu factura WooCommerce.

Dacă doriți, puteți crea o factură PDF sau un bon de ambalare pentru descărcare. Doar faceți clic pe Factura PDF sau pe borderoul de ambalare din opțiunea Creare PDF .

De asemenea, puteți adăuga note suplimentare la documentul dumneavoastră PDF. Găsiți datele documentului PDF în secțiunea de comandă și adăugați-vă notele acolo.

Bonus: Cum să creați funcția de factură PDF pentru piața dvs. cu mai mulți furnizori, susținută de Dokan

Acum, am creat atașamente facturate și PDF numai pentru magazinele WoOCommerce. Dar întrebarea rămâne, cum puteți crea aceeași caracteristică pentru piața dvs. cu mai mulți furnizori. Dacă utilizați Dokan, unul dintre cele mai populare pluginuri de piață multivendor, pentru a vă crea piața, atunci aveți noroc.

Printre toate celelalte funcții uimitoare, Dokan are și un plugin gratuit care îi ajută pe utilizatori să adauge caracteristica de factură PDF în tabloul de bord al furnizorului. Da, folosind pluginul gratuit Dokan Invoice, puteți trimite e-mailuri cu facturi cu un PDF atașat. Practic, adaugă toate caracteristicile de bază ale pluginului WooCommerce PDF Invoices & Packing Lips la tabloul de bord al furnizorului.

Pentru a utiliza acest plugin, asigurați-vă că ați instalat,

1. WooCommerce
2. Plugin Dokan
3. Facturi PDF WooCommerce și borderouri de ambalare.

Pasul 1: Instalați pluginul Dokan Invoice

Accesați backend-ul dvs. WordPress, navigați la Plugin-uri > Adăugați nou și căutați pluginul Dokan Invoice. Instalați și activați pluginul.

Pasul 2: Accesați tabloul de bord al furnizorului și testați funcția

Aproape ai terminat. Acum vizitați tabloul de bord al furnizorului și navigați la Comenzi. Acolo veți vedea opțiunile Factură și bon de ambalare.

Asta e. Acesta este cât de ușor puteți adăuga funcția de factură pe piața dvs. cu mai mulți furnizori.

Întrebări frecvente cu privire la trimiterea facturilor WooCommerce către clienții dvs

Începeți să creați și să trimiteți factura WooCommerce astăzi!

Suntem la sfârșitul articolului nostru și acum sperăm că știți cum să trimiteți facturile clienților în WooCommerce. De asemenea, dacă ai o idee de ce este important să trimiți facturi.

În plus, v-am arătat și cum să creați o funcție de factură și pentru piața dvs. cu mai mulți furnizori.

Crearea și trimiterea facturilor poate îmbunătăți experiența clienților. De asemenea, poate economisi timp, bani și chiar mediul înconjurător, ceea ce înseamnă că afacerea dvs. poate funcționa bine cu alte aspecte ale vânzării online.

Dacă ați găsit tutorialul nostru util, împărtășiți-l cu alții care caută și ei această soluție. Și dacă aveți întrebări, lăsați un comentariu în secțiunea de comentarii. Noroc!