Cum să desfășurați o întâlnire de planificare Sprint pentru a vă asigura succesul afacerii dvs

Te-ai întrebat vreodată cum să-ți faci echipa mai productivă? Mai ales în timp ce întreaga lume luptă împotriva pandemiei, în calitate de proprietar de proiect, vă poate frustra cum să vă mențineți echipele organizate și productive.

Din fericire, există mai multe instrumente de management de proiect pentru a vă salva spatele. Agile este una dintre cele mai populare abordări ale managementului de proiect. În prezent, devine o alegere de top pentru mulți manageri de proiect datorită flexibilității și naturii sale evolutive.

Potrivit Project Management Institute, peste 70% dintre organizații au încorporat o abordare Agile, iar proiectele Agile au cu 28% mai mult succes decât proiectele tradiționale.

O ceremonie importantă în Agile Scrum este „ Sprint Planning Meeting ”. Succesul sau eșecul general al unui proiect depinde în mare măsură de această convenție de pre-management. Utilizați acest ghid pentru a desfășura o ceremonie de planificare a sprintului de succes pentru următorul dvs. proiect.

Înainte de a merge mai departe, să trecem în revistă câteva terminologii pe care o vom folosi în acest articol. Vă ajută să înțelegeți elementele de bază ale Planificării Sprintului -

Product Backlog: o descriere detaliată a cerințelor produsului care trebuie actualizate. Include funcții noi, modificări ale caracteristicilor existente, remedieri de erori, setări de infrastructură și altele.

Sprint Backlog: O listă a articolelor din backlog de produse pe care echipa se angajează să le execute în timpul sprintului curent. Împreună cu lista de sarcini necesare pentru livrarea acelor articole din backlog de produse.

Povestea: Descrie descrierea caracteristicii unui produs din perspectiva utilizatorului final. De exemplu, în calitate de client, doriți să vă înregistrați pe site, astfel încât să puteți răsfoi ușor produsele pe site.

Viteza echipei: Măsurați cantitatea de muncă pe care o echipă o poate gestiona în timpul unui singur Sprint. Aceasta este metrica cheie în Scrum.

Ce este o întâlnire de planificare Sprint în metodologia Agile

O întâlnire de planificare a sprintului este un eveniment în care întreaga echipă stă împreună pentru a stabili obiectivul de sprint și a planifica foaia de parcurs pentru atingerea acestui obiectiv, în funcție de revizuirea de către echipa a stocului de produse.

Pentru a clarifica lucrurile mai bine, sprintul este o iterație în timp a unui ciclu de dezvoltare continuă. Într-un sprint, echipa trebuie să finalizeze o anumită cantitate de muncă și să le pregătească pentru revizuire. Iar „Sprint Planning Meeting” este punctul de plecare, condus de scrum master.

Participanți: echipa de dezvoltare, scrum master, proprietar de produs

Când: La începutul unui sprint.

Durata: În general, o oră pe săptămână de iterație. Ca două ore pentru un sprint de două săptămâni.

Cadrul Agile : Scrum.

Scop: Scopul principal al planificării sprintului este de a defini-

• ce poate fi livrat în sprintul viitor
• cum va fi realizată această lucrare

Amintiți-vă, un plan de sprint prost vă poate îndepărta echipa prin stabilirea așteptărilor nerealiste.

Beneficiile întâlnirii de planificare Sprint

• Permite membrilor echipei să cadă de acord asupra obiectivului și angajamentului sprintului
• Permite descoperirea sarcinilor, înscrierea, prioritizarea și estimarea
• Creează platforma pentru a comunica dependențe
• Identifică capacitatea echipei de a stabili și de a se angaja către un obiectiv de sprint realizabil.

Ce se întâmplă într-o întâlnire de planificare a sprintului?

Proprietarul produsului explică obiectivul sprintului, iar echipa decide împreună procedura de lucru pentru atingerea acestui obiectiv. Echipa Scrum discută, de asemenea, despre cum să crești valoarea și utilitatea produsului în sprintul actual.

De asemenea, negociați ce articole din backlog-ul de produse vor fi angajate în sprint backlog. Alte fapte importante sunt, de asemenea, luate în considerare aici, de exemplu, estimarea, limitările, capacitatea, riscul, dependențele și cronologia.

Cine participă la întâlnirea de planificare a sprintului?

De obicei, întreaga echipă participă la această întâlnire de planificare Sprint

Product Owner: Identificați articolele candidate din backlog de produse și definiți prioritățile lor relative, împreună cu obiectivul de sprint.

Scrum Master: Asigurați-vă că obiectivul sprintului este realizabil și că totul trece printr-un canal adecvat. De asemenea, verificați dacă elementele corespunzătoare din backlog de produse sunt incluse în backlog de sprint.

Membrii echipei: Decideți câte dintre articolele din backlog de produse pot finaliza în intervalul de timp definit. Și cum să livrați acele articole din backlog de produse.

Uneori, părți suplimentare pot fi invitate la întâlnire de către orice participanți pentru a oferi informații și sfaturi noi în domeniul afacerilor sau tehnologice. Dar rolul lor se limitează doar la a împărtăși aceste informații.

Care este contribuția la întâlnirea de planificare a Sprintului?

Intrarea la întâlnirea de planificare a sprintului este Product Backlog, inclusiv o listă de „articole” care ar putea fi finalizate în timpul sprintului. Echipa ar trebui să analizeze, de asemenea, cea mai recentă creștere a produsului, capacitatea proiectată a echipei de dezvoltare pentru acest sprint și performanțele anterioare ale echipei de dezvoltare.

Care este rezultatul întâlnirii de planificare a Sprintului?

Rezultatul major pentru întâlnirea de planificare a sprintului este că membrii echipei pot explica obiectivul sprintului și știu clar cum vor începe să lucreze pentru a dobândi acel obiectiv. Toate acestea sunt incluse în stocul de sprint.

Cum să faci planificarea sprintului?

La început, scrum master-ul definește obiectivul sprintului. Apoi echipa de dezvoltare planifică pașii necesari pentru atingerea acestui obiectiv. De fapt, planul de sprint este alcătuit cu acordul reciproc al echipei de dezvoltare și al proprietarului produsului, luând în considerare valoarea și efortul.

Când se întâmplă?

Întâlnirea de planificare a sprintului are loc la începutul unui ciclu de sprint. Să presupunem că faci un sprint lunar, poți suna pentru o întâlnire în fiecare prima zi a lunii (sau la orice altă dată la care alegi să începi).

Cât timp ar trebui să dureze?

De obicei, durează maximum opt ore pentru un Sprint de o lună. Pentru sprinturile mai scurte, timpul de întâlnire va fi, de asemenea, redus. Ca regulă generală, pentru a identifica durata ideală a întâlnirii de sprint, puteți înmulți numărul de săptămâni din sprintul dvs. cu două ore.

Sprint de 1 săptămână = 2 ore
Sprint de 2 săptămâni = 4 ore
Sprint de 3 săptămâni = 6 ore
Sprint de 4 săptămâni = 8 ore

Rețineți că este timpul maxim alocat. O echipă de scrum cu experiență va lua mai puțin timp decât asta. Scrum Master se asigură că întâlnirea trebuie finalizată în acest interval de timp. Și orice conversație inutilă este evitată.

Munca de pregatire inainte de intalnire

Am specificat deja rolurile fiecărui participant la întâlnirea de sprint. Să explicăm ce ar trebui să adune înainte de a participa la întâlnirea de planificare a Sprintului:

Pentru Scrum Master:

• Pregătește și publică agenda
• Atribuiți membrii echipei potriviți și programați întâlniri la momentul potrivit
• Asigurați-vă că membrii echipei au abilitățile necesare pentru a finaliza cu succes articolele din backlog
• Calculați capacitatea disponibilă pentru echipă (sărbători pentru membrii echipei, sărbători legale etc.)
• Identificați viteza echipelor față de cantitatea de muncă angajată de echipă în sprintul anterior
• Aranjați suficiente note adezive, pixuri, markere, tablă albă etc.

Pentru proprietarul produsului:

• Definiți fiecare articol din povestea utilizatorului în detaliu
• Oferă cerințe detaliate și criterii de acceptare
• Păstrarea restanțelor este în ordinea prioritară
• Descrieți definiția „terminat” pentru fiecare poveste de utilizator din sprintul curent
• Asigurați-vă că fiecare caracteristică sau poveste de utilizator este suficient de mică pentru a fi finalizată într-un sprint

Pentru echipa de dezvoltare:

• Asigurați-vă disponibilitatea personală pentru sprintul care urmează
• Pregătiți întrebări pentru a clarifica orice îndoială și pentru a evita confuzia
• Actualizați definiția echipei „terminat” dacă este necesar și păstrați referința pregătită pentru a fi descrisă în timpul întâlnirii.

Cum se desfășoară o întâlnire de planificare a sprintului

Puteți împărți această întâlnire în două sesiuni. În prima sesiune, proprietarul produsului descrie lista de caracteristici care trebuie făcute în timpul sprintului. Următoarea sesiune este despre identificarea sarcinilor care ar trebui efectuate pentru a construi acele caracteristici.

Întâlnire de planificare a sprintului – Partea I

În această parte a discuției, proprietarul produsului va descrie ceea ce dorește de fapt să pregătească până la sfârșitul sprintului.

În acest sens, toate articolele din backlog de produse vor fi revizuite de membrii echipei. Și selectați articolele care se pot angaja să livreze o creștere a produsului potențial expediabil (PSPI) în intervalul de timp alocat.

Echipa poate face sugestii, dar decizia finală cu privire la ce Product Backlog va fi adăugat în următorul backlog de sprint va veni de la proprietarul produsului. El/El va determina cât de mult din stocul de produse va încerca echipa să facă în timpul Sprintului.

Membrii echipei pot pune întrebări pentru a-și clarifica îndoielile și pentru a înlătura toate ambiguitățile. Deoarece trebuie să demonstreze rezultatul final, așa cum au convenit în timpul întâlnirii de revizuire a sprintului, în fața Product Ownerului și a părților interesate. Va avea loc la sfârșitul sprintului.

Până la sfârșitul acestui segment, Product Owner și echipa de dezvoltare finalizează împreună obiectivul sprintului.

Activitățile cheie ale părții I a Sprint Planning sunt:

• Proprietarul produsului prezintă echipei prioritatea articolului Product Backlog
• Stabilește un obiectiv de sprint: o descriere cu o singură propoziție a rezultatului final al sprintului.
• Echipa identifică împreună funcționalitatea produsului care poate fi livrată în viitorul Sprint.
• Echipa se angajează să respecte Product Backlog-ul selectat la sfârșitul acestei sesiuni

Întâlnire de planificare Sprint – Partea a II-a

Al doilea segment are loc imediat după primul segment al întâlnirii de planificare a sprintului. Are aceeași casetă de timp similară cu prima parte. Înseamnă că, dacă durata totală a întâlnirii este de 8 ore, atunci aceasta va fi împărțită în mod egal în fiecare segment - de exemplu, pentru a conduce o întâlnire de 8 ore, aveți 4 ore pentru a finaliza prima parte a întâlnirii și restul de 4 pentru a doua. parte.

În această parte, proprietarul produsului trebuie să răspundă la toate întrebările pe care echipa le-ar putea avea despre Product Backlog. Apoi, echipa va decide cum să transforme Product Backlog-ul selectat într-o creștere a funcționalității produsului potențial livrabil.

Proprietarul produsului trebuie să fie disponibil în timpul acestei întâlniri, dar nu neapărat prezent în sală. Chiar dacă PO rămâne în sală, totuși Scrum Master ar trebui să se ocupe de această parte a întâlnirii. Astfel, echipa de dezvoltare se poate concentra asupra muncii lor și poate explora posibilitățile fără a fi limitată de opiniile sau ideile proprietarului produsului.

Ar trebui să existe suficient spațiu pentru ca echipa să discute diferite posibilități și soluții pentru a dobândi obiectivul final fără influență externă. Proprietarul produsului și Scrum Master vor observa totul și vor răspunde la întrebări pentru a căuta informații suplimentare.

Până la sfârșitul acestui segment, ar trebui să fie gata o listă de sarcini care se numește Sprint Backlog, inclusiv estimări de sarcini și sarcini. În funcție de aceasta, echipa va începe să dezvolte funcționalitatea.

Activitățile cheie din Partea II a Sprint Planning sunt:

• Planificarea detaliată - Împărțiți poveștile în sarcini, astfel încât membrii echipei să poată face planuri acționabile pentru a finaliza aceste povești
• Estimarea poveștilor - Analizați și aplicați în profunzime strategii precum Planning Poker sau T-Shirt Sizing. Le permite să aproximeze timpul pe care fiecare sarcină va dura pentru a fi finalizată.
• Rezultatul final - Echipa definește fluxul de lucru pentru a îndeplini obiectivul de sprint ca o formă de Sprint Backlog

O întâlnire de planificare a sprintului tratează în principal două lucruri:

Scopul sprintului: conveniți asupra a ceea ce va fi livrat la sfârșitul sprintului.
Sprint backlog: un set prioritizat de povești de utilizator, îmbunătățiri, erori, sarcini și sub-sarcini pentru următorul sprint pentru a menține echipa concentrată.

Cele mai bune practici pentru întâlnirea de planificare a Sprintului în metodologia Agile

Iată cele mai bune practici pentru o întâlnire agilă de planificare a sprintului pentru a obține rezultatul maxim -

1. Creați o invitație recursivă în calendar, incluzând toți membrii echipei
2. Product Owner ar trebui să trimită invitația la întâlnire membrilor echipei
3. Includeți agenda în invitație plus linkul cu poveștile utilizatorilor care ar trebui să fie inclus în sprint
4. Adăugați mai multe povești de utilizatori în sprint decât capacitatea echipei. Deoarece ar putea fi posibil ca unele dintre poveștile utilizatorilor să fie respinse de echipă în timp ce ați putea avea încredere
5. Faceți povestea de utilizator propusă elaborată și ușor de înțeles. Atașați toate cazurile de utilizare, cerințele funcționale și nivelurile de satisfacție în profunzime, cel puțin, discutați o dată cu unii membri seniori ai echipei
6. Definiți noi probleme, posibilități, impacturi și dependențe
7. Apreciază sau recompensează membrii echipei cu cele mai bune performanțe de la ultimul sprint. Îi încurajează pe alții să-și îmbunătățească performanța în viitor
8. Tratează-ți echipa cu ceva ce le place să aibă, măcar oferi ceai/cafea. Uneori, un mic festin îi motivează să lucreze mai repede.

Citiți și: Un ghid cuprinzător pentru metodologia cascadei în managementul proiectelor.

Reguli de întâlnire de planificare Sprint în metodologia Agile (Pe scurt)

1. La întâlnire trebuie să fie prezenți toți membrii echipei, inclusiv proprietarul produsului și scrum master
2. Scrum Master va conduce ședința de planificare a sprintului și va obține cea mai înaltă autoritate
3. Scrum Master servește ca cronometru, lider, facilitator și coordonator al întâlnirii de planificare a sprintului agil
4. Rolul proprietarului de produs în întâlnirile de planificare a sprintului este doar de contribuitor. El/ea are responsabilitatea de a clarifica toate lucrurile care răspund la întrebările membrilor echipei, dacă au, și de a explica poveștile utilizatorilor echipei.

Doriți să implementați managementul de proiect Agile pentru a vă simplifica procesul de dezvoltare a produsului?

Consultați toate detaliile cheie ale unui instrument de management agil util care se concentrează pe lansări continue și care încorporează feedback-ul clienților la fiecare iterație.

Concluzie

Așa cum numele descrie „Planificarea sprintului” în metodologia agilă, aici toți membrii echipei sunt implicați într-o conversație detaliată și deschisă pentru a se asigura de elementul pe care îl vor efectua în sprintul viitor.

Este un concept simplu pentru a vă accelera fluxul de lucru urmând niște reguli predefinite. Pentru ca toți membrii echipei să își poată sincroniza lucrările într-o manieră planificată și să le finalizeze cu succes. Obiectivul principal al întâlnirii de planificare a Sprintului este de a stabili obiectivul de Sprint și de a găsi modalitatea optimă de atingere a acestui obiectiv.

Inițierea unei întâlniri de planificare a sprintului pentru a-

• Planificați întâlnirea ținând cont de cine, ce, când și unde
• Examinați stocul de produse și identificați lista de stocuri de produse pe care echipa ar trebui să le completeze în următorul sprint
• Asigurați-vă că capacitatea echipei dvs. este suficientă pentru a gestiona volumul de lucru propus
• Stabiliți viteza echipei dvs. - cantitatea de muncă pe care echipa dumneavoastră intenționează să o completeze în timpul Sprintului

Deci, cum te pregătești pentru o întâlnire de planificare a sprintului? Împărtășiți-ne întrebările, obstacolele și experiența dvs. în secțiunea de comentarii de mai jos!