Cum Desk Hoteling vă poate îmbunătăți spațiul de lucru de birou

Pandemia de coronavirus a forțat practic întreaga lume să se îndepărteze în 2020, iar totul, de la cumpărături la alimente și fitness, până la întâlniri și happy hour, a început să aibă loc în casă, nu în afara acesteia. Munca nu a fost diferită, companiile care se străduiau să creeze angajați cu acces, echipamente și Zoom, astfel încât companiile să poată rămâne pe linia de plutire atunci când era prea periculos să se afle într-un loc public. Dar acum că unele companii își redeschid ușile literale, a apărut o nouă problemă. Cum îi găzduiești pe angajații care ar putea – sau, probabil, mai probabil, nu – să fie încântați să se întoarcă la un loc de muncă real, atunci când nu mai aveți suficiente imobile pentru toată lumea? O soluție este desk hoteling, care este o modalitate de a crea un loc de muncă hibrid cu unii angajați din birou, unii angajați la distanță și capacitatea de a fi flexibil atunci când vine vorba de cine lucrează unde.

Ce este Desk Hoteling?

Desk hoteling este o strategie de partajare a spațiului pentru locul de muncă în care angajații își rezervă stațiile de lucru din timp. Sistemul de rezervare funcționează similar cu modul în care rezervați o cameră de hotel (de unde și numele). Vă veți face rezervarea pentru biroul dorit într-o anumită zi și într-un anumit interval orar. Când ajungeți la serviciu, vă veți face check-in pentru a spune că sunteți acolo și că veți prelua stația de lucru. Înregistrarea poate avea loc digital folosind software sau cu o persoană reală. Când ați terminat, veți verifica pentru a arăta că stația este din nou liberă.

Sursa: Autonome

Desk Hoteling vs. Hot Desking

Desk hoteling și hot desking sunt similare, dar există o diferență evidentă: sistemul de rezervare. Cu ambele strategii, angajații nu au birouri dedicate la care lucrează în fiecare zi. Cu toate acestea, în cazul hotelurilor de birou, stațiile de lucru sunt rezervate, în timp ce cu biroul de lucru, stațiile de lucru sunt distribuite pe principiul primul venit, primul servit. Ambele solicită și angajaților să se înregistreze, dar din motive diferite. În cazul hotelării la birou, check-in-ul vă preia spațiul și vă ajută să monitorizați capacitatea unității, în timp ce cu biroul de lucru, capacitatea nu este o problemă la fel de mare ca asigurarea prezenței și a ocupării stației de lucru.

Spațiul hotelier înseamnă că angajații au o idee despre cum va fi ziua lor de lucru înainte de a se prezenta la birou. Și dacă stația de lucru pe care o doriți nu este disponibilă, puteți decide să lucrați de acasă în acea zi și să mergeți la birou altă dată. Cu biroul fierbinte, poate fi supărător să ajungi la serviciu și să ajungi într-un loc unde nu ești confortabil sau productiv.

Pentru ce fel de loc de muncă este cel mai bun Desk Hoteling?

Hotelarea la birou este cea mai bună pentru birourile care au nevoie de mult control asupra utilizării spațiului. Dacă nu sunt suficiente birouri pentru toată lumea, unii oameni vor trebui să lucreze acasă în fiecare zi. Cei care vor lucra în birou au nevoie de un sistem standardizat pentru a afla unde să lucreze și dacă există spațiu pentru a face acest lucru.

Serviciul de birou cald, pe de altă parte, este mai bun pentru spațiile de lucru mai obișnuite care nu au probleme de capacitate. Dacă fiecare persoană decide să lucreze la birou în aceeași zi, vor exista suficiente stații de lucru. Este doar o chestiune de unde va sta toată lumea, nu dacă poate sau nu. (Deși hotelul de birou poate face totuși angajații mai fericiți în acest caz.)

Dacă decideți să mergeți mai departe cu hotelurile de birou, fiți deschis la feedback-ul angajaților. Indiferent de cine susține schimbarea și cine nu, toată lumea va avea o părere. Invitați critici și luați în considerare sugestiile. Angajații tăi știu mai bine decât oricine cum îi afectează hotelurile de birou și productivitatea lor.

Avantaje și dezavantaje ale unui birou hotelier

Aranjamentele flexibile ale scaunelor nu sunt complet noi. Chiar și înainte de COVID, unele companii experimentau aranjamente de lucru mai flexibile. Și, ca în orice, există atât beneficii, cât și dezavantaje ale spațiului hotelier la birou.

Pro: Săptămâni de lucru personalizate

Unul dintre cele mai mari beneficii ale hotelării de birou pentru angajați este că își pot proiecta săptămâna din timp și își pot personaliza unde și cum vor lucra. Iată un exemplu de săptămână de lucru:

Pentru Jane îi este greu să iasă pe ușă la timp luni dimineața, așa că optează întotdeauna să lucreze la muncă mai ușoară și sarcini administrative de acasă. De marți până joi, îi place să fie la birou pentru o muncă mai aprofundată. Ea știe că se poate simți înăbușită și închisă cu ușurință, așa că, pentru două din acele trei zile, își rezervă un birou lângă o fereastră sau programează proiecte de colaborare într-o sală de consiliu. Vineri, își ia a doua jumătate a zilei înapoi acasă, astfel încât să poată începe timpul cu familia cât mai curând posibil odată ce munca se termină.

Acesta este doar unul dintre modurile prin care desk hoteling poate funcționa cu programul dvs. Și din moment ce rezervările nu sunt recurente, angajații își pot crea săptămânile înainte, însă funcționează cel mai bine pentru ei. În plus, dacă nu puteți asigura tipul de spațiu de lucru sau tehnologia dorită, puteți planifica și pentru asta. În cele din urmă, angajații pot avea tipul de săptămână de care au nevoie pentru a fi productivi fără a fi copleșiți sau epuizați.

Contra: Aranjamente slabe de birou

Chiar dacă există mult mai mult control individual și planificare cu desk hoteling decât cu hot desking, tot nu este sigur. Angajații pot decide unde să stea și să vadă cine vor fi plasați în apropiere, în funcție de cine altcineva și-a asigurat un loc, dar ce se întâmplă dacă unele birouri sunt încă nerezervate? Odată ce un angajat ajunge la locul de muncă, s-ar putea trezi lângă un coleg care nu este potrivit pentru stilul său de lucru. De exemplu, dacă angajatul are nevoie de liniște pentru a se concentra asupra unui proiect, ar putea ajunge lângă cineva care trebuie să preia apeluri telefonice toată ziua.

Pentru a combate acest lucru, luați în considerare crearea de zone pentru diferite tipuri de muncă. De exemplu, angajații și grupurile care trebuie să vorbească mult pentru muncă nu ar trebui să fie în apropierea celor care au nevoie de un mediu mai liniștit. Puteți stabili limite în ceea ce privește angajații care pot rezerva spațiu în anumite zone sau pot desemna o anumită zonă ca spațiu liniștit.

Pro: Rezervări flexibile

Desk hoteling nu înseamnă doar alegerea unui birou într-o mare de cabine. Există mult mai multă flexibilitate încorporată. De exemplu, angajații pot:

• Rezervă-ți un birou liniștit dacă trebuie să facă o muncă intensă și concentrată.
• Rezervați un birou lângă o fereastră dacă sunt mai productivi cu aer proaspăt sau lumina soarelui.
• Aranjați o sală de conferințe atunci când este nevoie de o zi de lucru în colaborare.
• Faceți o rezervare pentru o zi întreagă, o jumătate de zi sau o oră la un moment dat.
• Decideți să lucrați într-un alt birou dacă călătoresc sau preferă un mediu decât altul (pentru companii cu mai multe birouri în locații diferite).

În funcție de locurile de cazare ale biroului dvs., puteți oferi lucrătorilor tot felul de opțiuni.

Contra: Scepticismul angajaților

Angajații care au avut un spațiu de lucru deschis în trecut, în special unul care a folosit biroul de lucru, ar putea fi nervoși cu privire la schimbarea de la un cadru tradițional la un hotel de birou. Pentru angajații care s-au întors la birou de ceva vreme, care așteaptă cu nerăbdare să se întoarcă sau care nu au lucrat niciodată de acasă, în primul rând, renunțarea la biroul lor confortabil și personalizat se poate simți ca o înjunghiere în spate. De asemenea, s-ar putea să-și facă griji cu privire la curățenie dacă nu mai sunt singurii responsabili pentru spațiul lor de lucru.

Pentru a-i aduce pe acești angajați, explicați-vă viziunea și amintiți-le tuturor de obiectivele companiei. Când implicați lucrătorii în planurile dvs., este mai probabil ca aceștia să înțeleagă de ce are loc schimbarea și să o susțină. Este ușor ca imaginea de ansamblu să se piardă în responsabilitățile de zi cu zi și o reîmprospătare despre motivul pentru care există brandul, pentru ce lucrează toată lumea și modul în care hotelurile de birou pot restabili prioritățile. Și dacă curățenia și igiena contează foarte mult pentru echipa dvs., acordarea echipei de curățenie să se concentreze mai precis pe stațiile de lucru poate ajuta la atenuarea acestei preocupări.

Pro: Spații de lucru dedicate

Nu fiecare angajat care lucrează de la domiciliu are o configurație oficială care să conducă la o zi de lucru de succes. Pentru acei angajați, posibilitatea de a merge la birou în câteva zile (sau în fiecare zi) unde există un birou, un computer, rechizite de birou și, cel mai important, liniștea este un pas uriaș înainte de câinele lor strâns într-un colț. -nu se va opri din lătrat „birou de acasă”.

De asemenea, merită să mențineți spațiile de lucru primitoare. Păstrați-le curate, dezinfectate și primitoare. Creați un sistem astfel încât birourile să rămână igienice pentru fiecare persoană care își rezervă spațiu și adăugați elemente decorative atractive, cum ar fi lucrări de artă, plante și instrumente de relaxare senzorială.

Contra: Modificări ale interacțiunii sociale

O parte din mersul la birou în fiecare zi este să lucrezi cu alți oameni. A avea o viață socială la locul de muncă ajută la ameliorarea stresului, le permite lucrătorilor să răspundă ideilor unii de la alții și le oferă pur și simplu posibilitatea de a se bucura mai mult de ziua de lucru. Cu desk hoteling, nu numai că diferiți colegi vor veni și pleacă de la munca la birou pe parcursul săptămânii, dar vor sta în spații diferite, ceea ce poate perturba fluxul social pentru unii (dar îl poate îmbunătăți pentru alții).

Pro: Zone de lucru distantate fizic

Sănătatea și siguranța sunt priorități de top în acest moment (și sperăm pentru totdeauna), ceea ce face configurațiile spațiilor de lucru ale hotelurilor cu atât mai atractive. Distanțarea fizică a zonelor de lucru înseamnă că oamenii se pot simți mai în siguranță când se întorc la serviciu, iar hotelurile de birou asigură că toată lumea își poate proteja sănătatea, indiferent dacă aleg să lucreze la birou sau se simte mai bine acasă. În plus, cu mai puține stații de lucru de curățat, poate fi efectuat un proces de dezinfectare mai amănunțit.

Contra: Complicații noi

De fiecare dată când un proces este implementat, vor exista sughițuri neprevăzute și nefamiliare. Hotelul de birou nu face excepție. Companiile vor trebui să se confrunte cu o nouă gamă de probleme de rezolvat, cum ar fi:

• Gestionarea cererilor speciale, mai ales atunci când nu există suficiente stații pentru a satisface fiecare cerere specială la un moment dat. Cum ar fi o persoană care are nevoie de un birou în picioare, dar nicio stație de lucru disponibilă nu este echipată cu unul.
• Oferirea unui tip corect de acces angajatului la postul de lucru.
• Procesarea anulărilor atunci când cineva decide să nu vină la muncă.

Acest lucru nu înseamnă că nu există soluții pentru aceste probleme, doar să ne așteptăm la rezolvarea unor noi probleme.

Pro: Economii de costuri

Atunci când companiile nu trebuie să ofere spațiu de lucru pentru fiecare angajat, acest lucru se poate adăuga la economii majore imobiliare. Indiferent dacă acel spațiu de birou este eliberat sau este transformat în spațiu de colaborare sau de întâlnire, compania va avea probabil nevoie de o suprafață mai mică în general. În plus, dacă decideți să angajați mai mulți angajați, puteți face acest lucru fără a vă asigura mai mult spațiu de birou.

De asemenea, reducerea spațiului înseamnă mai mult decât cât închiriezi. De asemenea, veți economisi atunci când vine vorba de utilități și va fi mai puțin spațiu pentru a decora și a mobila. Resursele vor dura mai mult pentru a se diminua sau pentru a-și atinge durata de viață, deoarece mai puțini oameni vor fi la birou în fiecare zi care le vor folosi.

Gânduri finale despre birourile hoteliere

Desk hoteling a rezolvat problema incertitudinii pe care spațiile de lucru mai flexibile au creat-o. Da, angajații tind să prefere mai multe opțiuni când vine vorba de unde, când și cum lucrează. Dar nu vor să se întrebe dacă pot lucra atunci când este timpul să - mai precis, dacă pot lucra confortabil într-un anumit spațiu. Cu hotelurile de birouri, cultura adaptabilității este menținută fără a fi îndoielnică.

Ați încercat desk hoteling sau hot desking? Să vorbim despre experiențele tale în comentarii!

Imagine prezentată: Iryna Alex prin Shutterstock