Ghid pentru crearea de e-mailuri cu facturi fără întreruperi pentru tranzacții mai fluide

În această lume digitală, trimiterea facturilor prin e-mailuri are acum mai mult sens decât trimiterea copiilor pe hârtie prin e-mail. Este o modalitate rapidă și eficientă. Elimină orice întârziere poștală și permite clienților tăi să efectueze plata mai rapid.

De asemenea, este mai convenabil pentru clienții dvs. și vă permite să stabiliți o comunicare în timp real cu aceștia. Deci, cum creezi un e-mail pentru factură? Ei bine, în acest ghid vom discuta câteva sfaturi simple, dar practice, pentru a crea un e-mail perfect pentru factură.

Cum să creați un e-mail perfect pentru factură?

Acum că ai factura la tine, trebuie să o trimiți clientului tău. Dar rețineți că nu puteți trimite doar un e-mail necompletat cu o factură ca atașament. Poate crea confuzie în scopul e-mailului.

Dar, incluzând un mesaj bine elaborat, puteți asigura o comunicare eficientă și puteți demonstra profesionalism. În plus, este mai bine de dragul confortului și al păstrării evidenței. Să stăpânim arta creării unui e-mail perfect pentru factură:

Atașament

Primul lucru cu care trebuie să fim clari înainte de a începe să scriem e-mailul facturii sunt atașamentele. Când trimiteți un e-mail de factură, puteți include diverse atașamente în funcție de nevoile dvs. de afaceri și detalii specifice relevante pentru tranzacții.

De exemplu, factura în sine, termenii și condițiile, detaliile produsului sau serviciului, acordurile sau pagina contractului, formularele fiscale etc. În timp ce toate celelalte lucruri variază în funcție de companie, să vorbim despre factură. Cum se creează o factură?

Așadar, prima întrebare care ne vine în minte este cum să creăm o factură. Ei bine, există atât de multe moduri în care poți crea o factură. Dacă aveți software de facturare, munca dvs. devine de 10 ori mai ușoară. Dar dacă tocmai ați început o afacere, nu este fezabil să obțineți un software de facturare.

Trebuie să vă elaborați factura manual. O poți face de la zero folosind Microsoft sau Google Suite. Sau utilizați un șablon de factură. Dacă doriți să creați singur factura, iată câteva lucruri pe care trebuie să le includeți în ea:

• Informațiile companiei dvs
• Informațiile clienților dvs
• detaliile facturii
• Lista detaliată a produselor și serviciilor
• Costul pe produs sau serviciu
• Informații fiscale (dacă există)
• Reduceri (optional)
• Taxă de întârziere de plată (dacă se specifică)
• Valoare totală
• Instructiuni de plata

Acum că atașamentul nostru este gata, să începem să scriem e-mailul facturii în sine.

Linia de subiect

Primul lucru care vine în timpul scrierii oricărui e-mail este linia de subiect. În timp ce pentru alte tipuri de e-mail, puteți deveni puțin creativ și puteți scrie subiecte convingătoare. Dar pentru e-mailurile cu facturi, trebuie să fii destul de specific. Puteți găsi subiectul e-mailului care funcționează pentru dvs. prin testarea A/B.

Scrieți un subiect clar, astfel încât clientul să poată ști ce este în e-mail. Iată câteva exemple:

Subiectul #1: Factura #(numărul facturii) de la (numele companiei dvs.)

Subiectul #2: Factura #(numărul facturii) de la (numele companiei dvs.) scadentă la (data)

Introducere

Acum să trecem la copia e-mailului. Începeți cu un salut politicos și o introducere pentru e-mail. Trebuie să fiți precis de ce scrieți acest e-mail și la ce se poate aștepta cititorul de la el. De exemplu, le puteți spune că, în ultima parte a articolului, puteți găsi factura și detaliile pentru achiziția recentă.

Detaliile facturii

Apoi începeți prin a specifica detaliile facturii. Practic include informații specifice care identifică și subliniază tranzacția implicată în sine. Deci, iată o detaliere a detaliilor facturii:

• Număr de factură
• Data facturii
• Data scadenței
• Numărul de ordine de cumpărare
• Descrierea mărfurilor și serviciilor
• Cantitate
• Preț unitar
• Subtotal
• Impozite
• Reduceri (dacă există)
• Valoare totală

Lista detaliată

După detalii, trebuie să includeți o listă detaliată. Nu este altceva decât o defalcare a produselor, serviciilor sau taxelor de facturare. Este într-o formă listă, astfel încât îi ajută să privească cumpărătorilor o vedere clară și transparentă asupra a ceea ce li se percepe. Iată un exemplu pentru lista detaliată:

Instructiuni de plata

Instrucțiunile de plată dintr-un e-mail cu factură îi îndrumă pe clienți cu privire la modul de a efectua plata. Ar trebui să includă instrucțiuni de plată clare și detaliate, astfel încât aceștia să-și poată îndeplini obligațiile financiare cu acuratețe.

Și pentru o navigare fără probleme, asigurați-vă că includeți numele contului, numărul contului, numele băncii și referința de plată. Apoi, dacă acceptați plata online, puteți oferi opțiuni de plată online precum card de credit, card de debit, transfer bancar sau UPI.

Exemplu:

Vizitați portalul nostru de plăți securizate și urmați instrucțiunile pentru a finaliza tranzacția. Acum, dacă este necesar, puteți include și moneda specificată menționată în factură pentru a evita orice probleme de procesare.

Dacă există vreun termen limită, îl puteți menționa și aici. Și dacă există taxe de întârziere pentru plată, trebuie să le includeți aici pentru a fi transparent.

Închidere profesională

După ce ai scris toate lucrurile este foarte important să închizi perfect emailul. Deoarece este partea finală a e-mailului, asigurați-vă că vă exprimați recunoștința, reiterați disponibilitatea pentru întrebări și semnați într-un mod profesionist. Iată un exemplu de închidere profesională:

„Vă mulțumim că ați ales (numele companiei). Solicităm atenția dumneavoastră imediată asupra problemei. Apreciem afacerea dvs. și așteptăm cu nerăbdare să vă servim din nou în viitor.

Și dacă aveți întrebări, nelămuriri sau aveți nevoie de clarificări cu privire la factura pentru procesul de plată, vă rugăm să ne contactați la o echipă dedicată de asistență pentru clienți la (datele dvs. de contact).

Apreciem timpul acordat pentru citirea acestui e-mail. Aștept cu nerăbdare să vă servesc în viitor.

Salutări,

Numele dumneavoastră
Pozitia ta
Compania dvs
Detalii de contact"

Alte lucruri de reținut în timp ce scrieți e-mailul facturii

Mentineti profesionalismul

În timp ce scrieți e-mailul de facturare, ar trebui să păstrați profesionalismul și consecvența în orice moment. Când scrii în numele unei companii, trebuie să fii cu adevărat politicos și profesionist cu clientul. Chiar dacă v-au ignorat e-mailul o dată sau de două ori, nu vă puteți arăta frustrarea. În plus, nu folosiți un ton personal sau prietenos atunci când redactați articolul.

Folosiți un limbaj clar

Când scrieți e-mailul, vă reprezentați compania. Trebuie să utilizați un limbaj consecvent și clar, care să se alinieze cu vocea mărcii. Utilizați cuvinte și expresii pe care compania dvs. le folosește și urmați un model cosmitnet în timp ce scrieți factura principală și urmăriți.

Trimite factura mai devreme

Este întotdeauna o mișcare inteligentă să trimiteți factura mai devreme decât la data scadenței. Acesta oferă clientului dumneavoastră suficient timp pentru a vă aranja plata și pentru a o îndeplini la timp sau chiar înainte de momentul respectiv.

Planificați pentru situații neprevăzute

Din păcate, vor exista de multe ori în care clientul dvs. poate uita de prima sau a doua factură și nu va finaliza plata la timp. Și uneori, chiar dacă sunt dispuși să plătească, e-mailul dvs. poate ajunge într-un dosar de spam.

Deci, este întotdeauna o mișcare inteligentă să planifici pentru situații neprevăzute. Puteți trimite mementouri prietenoase clienților dumneavoastră înainte de data scadentă. De asemenea, puteți pregăti un e-mail de factură ulterioară pentru a le trimite.

1. E-mail de confirmare a plății: după ce clienții dvs. au finalizat plata, le puteți trimite un e-mail de confirmare a plății. Așadar, acționează ca o anterioară confirmare pentru a reacționa clientul că plata a avut succes și că este procesată corespunzător. De asemenea, înregistrează tranzacția documentând data și metoda plății.
2. E-mail de memento prietenos pentru facturi: puteți trimite mementouri prietenoase pentru facturi pentru a le reaminti clienților despre plata lor în așteptare și pentru a-i încuraja să efectueze plăți în timp util. Vă ajută să mențineți o relație pozitivă cu clienții dvs. și să reduceți orice șanse de supraveghere a neînțelegerii cu privire la termenul limită de plată. De asemenea, dacă există taxe de întârziere de plată, vă poate ajuta clienții să o evite.
3. E-mail cu factură cu data scadentă: acum spuneți că, chiar și după toate acele memento-uri prietenoase și e-mail de facturare, clientul dvs. trebuie să nu efectueze plata la data scadentă. Ce vei face acum? Ei bine, le puteți trimite e-mailuri cu facturi cu termenul de scadență. Acesta servește ca un reamintire blând, dar format, pentru client că plata este restante. De asemenea, îi poate determina să ia măsuri imediate pentru a deconta suma restantă.

Cuvinte finale

În concluzie, e-mailul de facturare servește ca un canal de comunicare care vă ajută să faceți mai rapid relații pozitive cu clienții și să faceți tranzacții financiare fără probleme. Prin încorporarea unui limbaj clar și concis care oferă informații detaliate despre factură, folosind un ton profesionist și prietenos, afacerea dvs. poate comunica cu ușurință cu clienții și poate asigura plățile la timp. În plus, prin planificarea situațiilor neprevăzute și urmărirea prin e-mailul facturii vă ajută să evitați orice incertitudine sau întârzierea plăților.