Fiecare afacere online are un site web. Și majoritatea site-urilor web au un formular de contact care permite vizitatorilor să ia legătura cu proprietarul sau administratorul afacerii.

Formularele de contact sunt o modalitate excelentă de a oferi asistență clienților și potențialilor dvs. Sunt ușor de creat și accesibile și vă pot ajuta să vă îmbunătățiți serviciul pentru clienți.

Cu toate acestea, răspunsul manual la fiecare formular trimis poate fi o sarcină consumatoare de timp. Acolo intervine automatizarea.

Automatizarea răspunsurilor la formularele de contact vă poate economisi mult timp și efort. De asemenea, vă poate ajuta să vă îmbunătățiți serviciul pentru clienți, asigurându-vă că toate întrebările primesc răspuns prompt și precis.

În această postare de blog, vom introduce un hack AI pentru WordPress pentru a vă ajuta să automatizați răspunsurile la formularele dvs. de contact, precum și cum să începeți.

Care este problema cu gestionarea manuală a formularelor de contact?

Deci s-ar putea să vă gândiți: „Care este problema cu gestionarea manuală a trimiterilor de formulare de contact? Pur și simplu răspunde la întrebări prin e-mail.”

Dar nu este atât de simplu pe cât pare.

Să ne aprofundăm în problemele pe care le poate cauza și de ce este esențial să găsim o soluție mai inteligentă.

Obositor și consumator de timp

Răspunsul manual la fiecare formular trimis se poate transforma rapid într-o sarcină fără sfârșit.

Este necesar ca dvs. sau echipa dvs. să parcurgeți nenumărate e-mailuri, să rulați informațiile și să redactați răspunsuri individuale.

Înțeleg. Timpul tău este prețios, iar cheltuirea lui pe muncă repetitivă poate fura timpul pe care îl poți investi în activități strategice și de dezvoltare a afacerii.

Timp de răspuns întârziat

Imaginează-ți clientul trimițând o întrebare importantă printr-un formular de contact, așteptând cu nerăbdare un răspuns, doar pentru a auzi greieri zile întregi.

Nu este cea mai bună experiență, nu?

Gestionarea manuală duce adesea la întârzieri în răspunsul la trimiterile de formulare, lăsându-ți utilizatorii în întuneric și lezându-le potențial încrederea în afacerea ta.

În lumea în ritm rapid de astăzi, clienții se așteaptă la o comunicare promptă și eficientă, iar nerespectarea acestor așteptări vă poate costa oportunități valoroase.

Mesaje generice și impersonale

Ați primit vreodată un răspuns automat care să pară scris de un robot? Nu este cea mai plăcută experiență.

Când gestionați manual trimiterile de formulare, este ușor să cădeți în capcana trimiterii de mesaje de confirmare generice, unice.

Dar să recunoaștem, oamenii vor să se simtă văzuți și apreciați.

Un răspuns generic poate face utilizatorii tăi să se simtă ca un alt număr fără chip în mulțime, diminuându-le legătura cu marca ta.

Care este cea mai eficientă soluție?

Acum că am descoperit problemele asociate cu gestionarea trimiterii manuale a formularelor, este timpul să găsim cea mai eficientă soluție.

Răspunsul constă în puterea AI și a automatizării !

Cu ajutorul AI și al automatizării, puteți configura un proces care vă va scuti de munca manuală și va oferi o experiență mai bună pentru clienții dvs.

Acest proces presupune două etape:

Partea 1: Automatizați e-mailurile de confirmare a trimiterii personalizate

Puteți utiliza instrumente de automatizare/integrare pentru a vă conecta aplicația de formular cu aplicațiile de trimitere de e-mail.

Acest lucru vă va ajuta să trimiteți automat un e-mail atunci când cineva vă completează formularul de contact:

Captura de ecran de mai sus arată un flux de lucru creat cu SureTriggers, un instrument de automatizare.

Conform fluxului de lucru, puteți trimite instantaneu e-mailuri atunci când cineva completează un formular de contact creat cu Beaver Builder.

Cu acest flux de lucru, puteți trimite e-mailuri cu același conținut, dar aveți opțiunea de a adăuga date din intrările din formular și de a înlocui informații pentru fiecare e-mail, cum ar fi numele.

Și pentru a face un pas mai departe și a face conținutul dvs. de e-mail dinamic și personalizat, puteți profita de puterea AI.

OpenAI, în special, oferă capabilități de generare a limbii care vă permit să personalizați fiecare mesaj de recunoaștere individual, făcându-l să se simtă apreciat și apreciat:

Puteți să încorporați numele lor, să vă referiți la întrebarea lor specifică și să le oferiți informații despre următorii pași.

Rezultatul? O experiență cu adevărat personalizată care lasă o impresie de durată asupra utilizatorilor tăi.

Partea 2: Notificați instantaneu membrii echipei dvs. cu privire la noile trimiteri de formulare

Acum că clienții dvs. sunt mulțumiți că întrebarea lor a fost auzită, ar trebui să aștepte, de asemenea, un răspuns cât mai curând posibil.

Deci, din nou, avem automatizare la salvare!

Automatizarea nu se oprește la trimiterea de e-mailuri de confirmare.

Colaborarea duce la nivelul următor, permițându-vă să notificați membrii echipei dvs. ori de câte ori se primește o nouă intrare în formular.

Dacă utilizați Slack pentru a comunica cu echipa dvs., puteți trimite instantaneu un mesaj pe canal, astfel încât oamenii corespunzători din echipa dvs. să poată răspunde la întrebarea clientului:

Prin implementarea acestor sisteme de notificare, echipa dvs. poate urmări prompt clienții potențiali, răspunde la întrebări sau poate aloca sarcini.

Toate fără a fi nevoie să verificați manual dacă există noi trimiteri de formulare.

Cum funcționează instrumentele de automatizare?

Instrumentele de automatizare funcționează pe conceptul de declanșatoare și acțiuni .

Declanșatoarele sunt evenimente care inițiază un flux de lucru, cum ar fi un formular care este completat sau cineva care face o achiziție din magazinul dvs. de comerț electronic.

În timp ce Acțiunile sunt sarcini care sunt efectuate atunci când are loc orice eveniment declanșator. De exemplu – crearea unui card în Trello sau trimiterea unui mesaj WhatsApp.

Un set complet de declanșatori și acțiuni se numește flux de lucru. Un exemplu este trimiterea unui mesaj WhatsApp atunci când cineva face o achiziție din magazinul dvs. WooCommerce:

Terminologia pentru Workflow poate varia de la o platformă la alta, dar conceptul este același.

Lucruri de luat în considerare atunci când alegeți un instrument de automatizare

Odată ce înțelegeți avantajele utilizării instrumentelor de automatizare, apare următoarea întrebare: „Ce instrument de automatizare ar trebui să folosesc?”

Așadar, pentru a vă ajuta să alegeți cel mai potrivit instrument de automatizare pentru cerințele dvs., iată câțiva factori importanți de luat în considerare:

Aflați de ce aveți nevoie

Faceți o listă cu sarcinile pe care doriți să le automatizați, cum ar fi răspunsurile la formularele de contact sau adăugați/actualizați automat lista de e-mailuri, adăugați contacte la instrumentele CRM etc.

Gândiți-vă la fiecare sarcină repetitivă pe care o aveți în afacerea dvs. și vedeți dacă acestea pot fi automatizate prin conectarea diferitelor aplicații.

Usor de folosit

Căutați un instrument ușor de utilizat și care nu necesită abilități tehnice avansate.

Ar trebui să aibă o interfață simplă și fluxuri de lucru ușor de înțeles. În special, nu ar trebui să vă solicite abilități de codare, astfel încât oricine din echipa dvs. să-l poată folosi.

Integrari disponibile

Verificați dacă instrumentul se poate conecta cu aplicațiile și sistemele pe care le utilizați deja, cum ar fi generatorii de formulare, instrumentele de marketing prin e-mail, platformele de comerț electronic, CRM-urile etc.

De asemenea, ar trebui să verificați dacă au adăugat aplicații noi la lista lor de integrare.

Declanșatoare și acțiuni disponibile

Dacă platforma de automatizare se poate conecta cu aplicațiile pe care le utilizați deja, este important să verificați ce declanșatoare și acțiuni sunt disponibile pentru acele aplicații.

De exemplu, dacă doriți să adăugați abonați la lista dvs. Mailchimp, asigurați-vă că instrumentul de automatizare are o acțiune specifică „Adăugați abonat” pentru Mailchimp.

Integrari cu instrumente AI

Utilizarea inteligenței artificiale în fluxurile de lucru automatizate poate îmbunătăți procesul într-o mare măsură. Prin urmare, ar trebui să verificați dacă platforma de integrare oferă integrări cu instrumente precum OpenAI.

Funcții de personalizare a fluxului de lucru

Asigurați-vă că instrumentul de integrare oferă funcții avansate, astfel încât să puteți personaliza fluxurile de lucru automate pentru a se potrivi nevoilor dvs. specifice, cum ar fi – întârzieri , formatoare , programe , routere etc.

Scalabilitate

Luați în considerare dacă instrumentul poate face față nevoilor dvs. în creștere ale afacerii.

Instrumentul pe care îl selectați ar trebui să poată executa un număr mare de sarcini în mod eficient și ar trebui să puteți crea mai multe fluxuri de lucru fără blocare.

Recenzii și recomandări

Citiți recenzii și recomandări de la alți utilizatori pentru a afla despre experiențele lor cu diferite instrumente de automatizare.

Sprijin

Verificați dacă instrumentul are o asistență bună pentru clienți și o documentație utilă. Este posibil să doriți asistență dacă aveți întrebări sau probleme.

Prețuri

În cele din urmă, luați în considerare costul instrumentului și ce obțineți pentru banii dvs. Căutați valoare în ceea ce privește caracteristicile, asistența și modul în care vă avantajează afacerea.

În plus, puteți verifica dacă platforma oferă o încercare gratuită , astfel încât să o puteți testa în funcție de nevoile dvs. și apoi să luați o decizie.

Cum să creați un flux de lucru pentru a trimite e-mailuri personalizate atunci când cineva vă completează formularele de contact

Imaginați-vă că v-ați selectat instrumentul de automatizare și acum doriți să trimiteți automat e-mailuri personalizate ori de câte ori cineva completează un formular de contact pe site-ul dvs.

Pentru a ilustra acest proces, să aruncăm o privire la următorul set de instrumente ca exemplu:

1. Beaver Builder : Considerat unul dintre constructorii de pagini de top pentru WordPress, Beaver Builder include un bloc de formular convenabil pe care îl vom folosi pentru a crea formularul nostru de contact.

2. SureTriggers : Acest instrument de automatizare se integrează perfect cu WordPress, pluginuri WordPress și aplicații web, permițându-vă să creați fluxuri de lucru automate.

3. OpenAI : S-ar putea să fiți familiarizat cu OpenAI, organizația din spatele unor produse precum ChatGPT și Dall-E 2. Vom folosi OpenAI pentru a genera e-mailuri personalizate.

4. Gmail : Deși puteți utiliza orice serviciu de e-mail sau SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) pentru a trimite e-mailuri prin SureTriggers, pentru simplitate, vom folosi Gmail pentru a trimite e-mailuri atunci când este trimis un formular.

5. Slack: Ne imaginăm că dvs. și echipa dvs. ați putea folosi Slack pentru comunicații interne și vom trimite un mesaj pe Slack atunci când sunt primite noi trimiteri de formulare.

Acum, să analizăm și să înțelegem cum funcționează instrumentele de automatizare, apoi să explorăm procesul de conectare a SureTriggers cu Beaver Builder, OpenAI și Gmail pentru a crea fluxul de lucru dorit!

Înainte de a începe să vă creați fluxul de lucru

Înainte de a începe configurarea fluxului de lucru automat, asigurați-vă că aveți următoarele:

• Cont SureTriggers : vă puteți înscrie gratuit pentru un cont SureTriggers sau vă puteți conecta dacă aveți deja unul.
• Site-ul web conceput utilizând Beaver Builder : Asigurați-vă că site-ul dvs. WordPress are instalat și activat Beaver Builder, deoarece acesta va fi instrumentul de creare a formularelor cu care vom lucra.
• Cont OpenAI : Înregistrați-vă pentru un cont pe platforma OpenAI, deoarece vom folosi cheile API ale acestuia pentru a-l conecta la SureTriggers.
• Cont Gmail : probabil că aveți deja unul. Dacă doriți să utilizați acel cont pentru a trimite e-mailuri, cu siguranță puteți face acest lucru. Alternativ, puteți configura un nou cont Gmail exclusiv pentru conectarea și trimiterea de e-mailuri cu SureTriggers.

După ce aveți aceste conturi gata, vă puteți conecta la contul dvs. SureTriggers și puteți conecta toate aplicațiile la SureTriggers.

Cum să conectați Beaver Builder cu SureTriggers

Pentru a conecta SureTriggers cu Beaver Builder, tot ce trebuie să faceți este să instalați pluginul SureTriggers pe site-ul dvs. WordPress unde utilizați Beaver Builder.

Iată un videoclip care vă va ajuta să înțelegeți procesul de instalare.

După instalarea și activarea cu succes a SureTriggers pe site-ul dvs. WordPress, contul dvs. SureTriggers va fi conectat la acest site WordPress împreună cu pluginurile instalate pe acesta.

Apoi, puteți utiliza modulul de formular de contact al lui Beaver Builder pentru a adăuga orice fel de formular pe site-ul dvs. și pentru a-l salva ca modul nou:

Salvând formularele ca module, veți putea selecta formularul în timp ce configurați declanșatorul Beaver Builder:

Dacă vă gândiți cum să configurați declanșatoarele, este explicat în continuare în acest articol.

Cum să conectați OpenAI, Slack și Gmail cu SureTriggers

Procesul de conectare a aplicațiilor web cu SureTriggers este destul de simplu. Puteți urma pur și simplu pașii descriși mai jos:

1. Conectați-vă la contul dvs. SureTriggers și accesați ecranul Aplicații :

2. Faceți clic pe butonul Adăugați o nouă conexiune :

3. Căutați OpenAI și faceți clic pe pictograma acestuia din rezultate:

4. Urmați pașii de pe ecran care vă vor ajuta să creați o conexiune între SureTriggers și OpenAI:

După ce v-ați conectat la OpenAI , puteți urma aceiași pași pentru a adăuga o nouă conexiune pentru Gmail și Slack :

Odată ce OpenAI, Gmail, Slack și Beaver Builder sunt conectate la contul dvs. SureTriggers, puteți începe să vă creați fluxul de lucru.

Crearea fluxului de lucru

Iată cum să creați acest flux de lucru:

1. Începeți prin a configura un declanșator care se activează atunci când cineva trimite un formular folosind Beaver Builder.
2. Configurați o acțiune care utilizează capabilitățile OpenAI pentru a genera e-mailuri personalizate.
3. Configurați o altă acțiune pentru a trimite un e-mail prin Gmail persoanei care a trimis formularul.
4. În cele din urmă, creați o acțiune pentru a trimite un mesaj de notificare echipei dvs. pe Slack ori de câte ori este primit un nou formular.

Urmând acești pași, puteți automatiza procesul de trimitere a unui răspuns către cei care trimit formularele și puteți menține echipa informată cu privire la noile trimiteri de formulare.

Dacă aveți nevoie de un ghid detaliat despre cum să creați acest flux de lucru în SureTriggers și să accesați un șablon de flux de lucru gata făcut, consultați acest articol.

Concluzie

În concluzie, încorporarea AI și a automatizării în operațiunile dvs. de afaceri poate avea un impact transformator.

Automatizarea a revoluționat modul în care funcționează companiile și, cu AI în imagine, jocul s-a schimbat complet.

Valorificarea puterii AI și a automatizării poate face o diferență semnificativă pentru afacerea dvs. Are potențialul de a revoluționa modul în care operați și de a vă atinge obiectivele.

Prin adoptarea acestor tehnologii, puteți eficientiza procesele, puteți crește productivitatea și puteți debloca noi oportunități de creștere și succes.

Așa că nu ezitați să explorați posibilitățile și să culegeți beneficiile AI și automatizării în eforturile dvs. de afaceri.