Escrevendo e-mails envolventes: lições dos funcionários mais espirituosos do escritório

Você é um Michael Scott em formação. Admita, você assistiu The Office mais vezes do que pode contar, rindo da estranheza hilariante e dos momentos dignos de constrangimento. Mas por trás da comédia, o programa está repleto de lições valiosas para qualquer pessoa da área de marketing ou vendas. Os personagens podem trabalhar em uma empresa fornecedora de papel em Scranton, mas suas técnicas se aplicam perfeitamente à elaboração de e-mails que vendem.

Conte a piada: o movimento característico de Michael Scott

Michael Scott, do Office, é o rei das piadas ruins e do humor estranho, mas sempre cumpre a piada cômica que promete. As linhas de assunto do seu e-mail devem fazer o mesmo. Se você prometer ao leitor que ele aprenderá “5 maneiras de duplicar a abertura de e-mails”, é melhor entregar exatamente isso.

Linhas de assunto que prometem demais e entregam mal apenas frustrarão seus leitores e prejudicarão sua credibilidade. Seja claro e conciso nas linhas de assunto, concentrando-se no benefício principal ou na mensagem principal que deseja transmitir. Alguns exemplos inspirados em The Office:

• “5 pegadinhas clássicas do escritório (que você nunca deve fazer no trabalho)”
• “O que Michael Scott me ensinou sobre falar em público (o bom, o ruim e o estranho)”
• “Como evitar ser o ‘Toby’ do seu escritório”

Essas linhas de assunto comunicam claramente o que o leitor pode esperar do conteúdo do email. Eles despertam o interesse de uma forma divertida e compreensível para os fãs do programa. O conteúdo do seu e-mail deve fornecer informações úteis, entretenimento ou ferramentas que correspondam diretamente à promessa em sua linha de assunto. Mantenha seu conteúdo focado e evite sair pela tangente. Clique aqui para aprender técnicas práticas para escrever assuntos de alto desempenho.

O calor de Jim Halpert: construindo confiança através do tom

Jim Halpert, do The Office, é mestre em usar um tom caloroso e agradável para construir a confiança de seus leitores de e-mail. Como redator de e-mail, você pode aprender com a abordagem de Jim.

Construa relacionamento através do calor

Jim é descrito como um cara legal, atencioso e com um tom caloroso. Ele aparece como alguém com quem você gostaria de tomar uma bebida depois do trabalho. Jim é conhecido por ser simpático e conquistou a confiança de outras pessoas por meio de seu tom. Seus leitores confiarão mais em você se você:

• Use palavras como “valorizamos”, “nos preocupamos”, “estamos comprometidos com” ao descrever sua marca. Isso mostra que você prioriza seus clientes.
• Destaque medidas de segurança, garantias ou políticas que protejam os leitores. Por exemplo, “Suas informações pessoais são mantidas estritamente confidenciais de acordo com nossa política de privacidade”.
• Compartilhe alguns detalhes dos bastidores da sua empresa para parecer mais transparente. Mas não compartilhe demais – mantenha as coisas profissionais.
• Agradeça a seus leitores por seus negócios e lealdade. Diga algo como “Agradecemos por você ter escolhido nossa marca. Seu apoio significa muito para nós.”

Use o humor estrategicamente – mas não exagere como Andy

Andy Bernard, do The Office, é o exemplo perfeito de como não usar o humor na redação de seus e-mails. Suas piadas eram estranhas, inoportunas e muitas vezes ofensivas. Mas quando bem feito, o humor pode ser altamente eficaz.

Use piadas personalizadas

Faça piadas alegres ou comentários espirituosos adaptados ao seu público e produto. Por exemplo, se estiver escrevendo para um aplicativo de produtividade, você pode dizer “Ajudando você a fazer mais desde [ano de fundação]… não que estejamos nos gabando ou algo assim”. O humor direcionado mostra que você entende seus clientes e torna sua marca mais identificável.

Evite ser muito bobo

Embora o humor seja bom, não exagere. Uma piada ocasional é ótima, mas não torne cada frase boba. Seus clientes ainda desejam informações úteis. Veja as pegadinhas de Jim e Pam com Dwight para se inspirar. Eles eram estratégicos, não constantes. Seu humor deve ser o mesmo.

Obtenha uma segunda opinião

Peça a um colega que revise seu rascunho para garantir que o humor chegue conforme o esperado. Explique o contexto e pergunte se alguma parte parece inadequada ou pode ofender determinados grupos. Faça as alterações conforme necessário. É sempre melhor estar seguro do que arriscar alienar seus clientes com uma piada imprudente.

A organização de Angela Martin: chave para conversões

Angela Martin do The Office é a rainha da organização. Seus métodos meticulosos podem nos ensinar muito sobre como criar textos de e-mail eficazes.

Estrutura clara

Os arquivos, a mesa e a agenda diária de Angela estão perfeitamente ordenados. Ela sabe exatamente onde está tudo o tempo todo. O conteúdo e o layout do seu e-mail devem ter uma estrutura igualmente clara. Agrupe ideias e seções relacionadas sob títulos. Use listas numeradas ou com marcadores para organizar os pontos principais. Torne mais fácil para os leitores seguirem sua linha de pensamento.

Priorize a importância

Angela atribui níveis de importância a todas as suas tarefas e responsabilidades. Em seu e-mail, dê destaque ao conteúdo, frases de chamariz ou mensagens mais significativas. Use ferramentas como tamanho da fonte, cor e alinhamento para criar uma hierarquia visual que destaque as prioridades.

Atenção aos detalhes

Angela percebe os mínimos detalhes e garante a máxima eficiência em todas as áreas do seu trabalho. Revise seu e-mail em busca de erros ou inconsistências antes de enviá-lo. Verifique novamente se links, imagens, formatação e conteúdo estão funcionando corretamente. Sua atenção meticulosa aos detalhes causará uma impressão profissional.

Siga as regras

Angela acredita fortemente em políticas, protocolos e “nas regras”. Certifique-se de que sua cópia do e-mail siga todas as leis aplicáveis ​​e práticas recomendadas em relação à privacidade, transparência, spam e marketing. Revise cuidadosamente todas as políticas da empresa para garantir que seu conteúdo esteja em conformidade antes de distribuí-lo.

A magia de vendas de PAS, AIDA e Dwight Schute

Dwight Schrute sabe vender. Você também pode vender mais que seus concorrentes seguindo as dicas dele. Seus métodos pouco ortodoxos e, às vezes, travessuras ridículas no The Office, fornecem informações valiosas sobre como escrever textos persuasivos de e-mail. Ele usa duas técnicas de vendas comprovadas: PAS (Problem Agitate Solution) e AIDA.

PAS: crie um problema, agite as coisas e salve o dia

Dwight é um mestre em PAS. Ele freqüentemente inventa problemas para parecer essencial para resolvê-los. Para cópia do e-mail, concentre-se em um problema real que seu produto ou serviço resolve. Descreva o problema de uma forma que ressoe em seus leitores e os faça concordar. Depois, agite a frustração deles com o status quo e faça o problema parecer intolerável. Por fim, apresente sua solução como o herói que salva o dia.

AIDA: prenda a atenção deles, desperte seu interesse, faça-os desejar e chame-os à ação

Dwight mantém as pessoas envolvidas fazendo um show. Suas travessuras são memoráveis ​​e fazem as pessoas prestarem atenção, mesmo que nem sempre aprovem! Em seus e-mails, chame a atenção com um assunto interessante e uma abertura atraente. Desperte o interesse concentrando-se nos benefícios e usando uma linguagem vívida para ajudar os leitores a imaginar o uso do seu produto. Crie desejo explorando emoções e compartilhando possibilidades emocionantes. Emita uma frase de chamariz clara para que os leitores possam dar o próximo passo com facilidade.

Fale de maneira coloquial, não de empresas como Pam Beesly

Como Pam Beesly do The Office, adote um tom coloquial em sua redação de e-mail. Fale com seus leitores como se fosse um amigo, não em um discurso corporativo rígido.

Mantenha-o casual

Os e-mails de Pam eram sempre leves e casuais, mesmo quando se tratava de assuntos de trabalho. Ela falou naturalmente como faria pessoalmente. Seus leitores apreciarão um tom informal e amigável. Diga “Aqui estão os detalhes da nossa próxima reunião” em vez de “Por favor, veja abaixo a agenda referente à nossa próxima assembleia”.

Compartilhe um detalhe pessoal

Para fortalecer sua conexão com os leitores, considere incluir um detalhe ou história pessoal, como Pam frequentemente fazia ao enviar e-mails para Jim ou seus amigos. diga algo assim: Enquanto eu estava dirigindo para o trabalho esta manhã, me peguei refletindo sobre o lançamento deste novo produto e gostaria de compartilhar algumas ideias com você.” Incluir toques pessoais ajuda a criar familiaridade e confiança entre as partes envolvidas.

A criatividade de Creed: pensando fora da caixa de entrada

Creed Bratton, representante de Garantia de Qualidade da Dunder Mifflin Paper Company, é conhecido por seu comportamento não convencional e excêntrico. Isso se estende ao seu estilo único de escrever e-mails. Creed pensa fora da caixa de entrada e seus e-mails costumam conter conteúdo inesperado e divertido, que chama a atenção dos destinatários.

Imprevisibilidade

Os e-mails de Creed são aleatórios e erráticos. Você nunca sabe o que esperar ao ver uma mensagem do Creed em sua caixa de entrada. Esse elemento surpresa pega os leitores desprevenidos no bom sentido e os faz querer ver o que Creed tem a dizer. Em sua própria redação de e-mail, injete alguma imprevisibilidade para manter os assinantes engajados. Adicione um fato interessante, uma imagem divertida ou um comentário espirituoso quando eles menos esperarem.

Brevidade

Creed valoriza a concisão. Seus e-mails são curtos e diretos, geralmente com apenas uma ou duas frases. Ele não desperdiça palavras nem o tempo do leitor. Ao elaborar sua cópia do e-mail, seja sucinto. Transmita sua mensagem com o mínimo de palavras possível e, ao mesmo tempo, seja atraente. Mantenha os parágrafos e frases curtos e evite verbosidade desnecessária.

Autenticidade

Os e-mails de Creed refletem sua voz única e não tentam fingir o contrário; suas mensagens capturam perfeitamente seu eu peculiar e excêntrico, ganhando elogios dos leitores por sua autenticidade. Ao escrever uma cópia do e-mail, deixe sua verdadeira personalidade brilhar sendo você mesmo; fale diretamente com o seu público como se estivesse falando diretamente com amigos – dessa forma, eles se conectarão mais estreitamente com mensagens genuínas do que com mensagens fabricadas.

Fechando o negócio, estilo The Office

Você também quer fechar o negócio no estilo de Dunder Mifflin? Seja autêntico e deixe transparecer a personalidade da sua empresa. A abordagem peculiar e séria de Dunder Mifflin é fundamental para o sucesso da empresa. Você deseja manter sua imagem profissional, mas não tenha medo de deixar transparecer a voz e a personalidade únicas de sua empresa.

Os leitores estarão mais conectados a um toque humano do que a uma corporação anônima. você deve reiterar e fazer um apelo à ação claro, como agendar uma demonstração, iniciar um teste ou fazer uma compra imediata. Torne mais fácil e atraente para seus leitores dizerem “Sim!”

Conclusão

No jogo do e-mail, o charme não convencional do The Office oferece um tesouro de insights. De assuntos contundentes a tons quentes e criatividade inesperada, há muito o que aprender. Por isso, deixe que os seus emails sejam um reflexo único da sua marca, encontrando um equilíbrio entre profissionalismo e personalidade genuína. Com a sabedoria excêntrica do The Office, crie e-mails que cativem, conectem e, em última análise, fechem o negócio.