O que aprendemos com a WooConf sobre a venda de ingressos online

Nosso segundo WooConf aconteceu no início de abril, e que evento. Tivemos uma incrível programação de palestrantes, almoços fantásticos e happy hours, e todo o networking que pudemos fazer.

Já compartilhamos alguns de nossos aprendizados da própria WooConf, mas queríamos mergulhar um pouco mais fundo e contar sobre parte da jornada que fizemos para ir de “devemos fazer isso de novo” para “oh, estamos realmente fazendo isto!" E essa parte da viagem é a experiência de emissão de bilhetes .

Quando vendemos ingressos para o WooConf 2016, foi com uma solução que desenvolvemos: a nova extensão Box Office para WooCommerce. Com o Box Office, os participantes não precisam sair do local para se inscrever no seu evento. Você pode vender ingressos, personalizar comunicações por e-mail e fazer check-in de participantes no local, tudo a partir da interface familiar do WooCommerce.

Usar o Box Office e realizar nosso próprio grande evento nos deu uma incrível oportunidade de aprendizado . Isso nos permitiu entender a extensão por dentro e por fora, descobrir o que levou os participantes a comprar ingressos e obter conhecimento que poderíamos usar para futuras WooConfs.

Continue lendo para descobrir o que aprendemos — e que conhecimento podemos compartilhar com você — sobre como administrar um site de eventos de sucesso.

A importância de reunir as informações dos participantes em seu próprio site

Um dos maiores feedbacks que recebemos antes de desenvolver o Box Office foi que todas as opções de eventos e ingressos disponíveis para WordPress ou WooCommerce exigiam uma integração com outra plataforma. Isso significava enviar participantes em potencial a um site diferente para comprar seu ingresso, inserir informações de registro ou preencher seu perfil.

Essa dependência de ferramentas de terceiros foi contra o espírito do WordPress e WooCommerce - não era uma experiência ideal para nossos clientes e certamente não seria uma experiência ideal para nós. Então, quando nossa equipe começou a planejar o segundo WooConf — e o Box Office, por sua vez — tínhamos um objetivo principal: evitar o envio de clientes para fora do local para comprar ingressos para um evento .

Felizmente, o Box Office foi feito para fazer exatamente isso, então estávamos prontos. Com a versão beta da extensão em vigor, começamos a trabalhar na configuração de páginas de ingressos. Inicialmente, os clientes só podiam comprar ingressos para o evento em Austin, Texas; os ingressos para transmissão ao vivo seriam vendidos posteriormente.

Criamos um produto de ingresso para participantes físicos, chamado WooConf 2016 Tickets, e adicionamos vários formulários que seriam exibidos no momento da compra (que você pode ver acima).

Os participantes foram solicitados a fornecer detalhes típicos, como seus nomes e informações de contato, mas também demos um passo adiante e pedimos coisas como URLs de sites, identificadores do Twitter e preferências alimentares. Isso nos permitiu personalizar automaticamente os crachás dos participantes durante o processo de impressão, bem como ter uma melhor compreensão dos tipos de alimentos que precisávamos oferecer ou disponibilizar .

Uma das vantagens que foram incrivelmente úteis, tanto antes quanto depois do evento, foi a capacidade de pesquisar, revisar e alterar ingressos individuais. Como tínhamos todas essas informações em mãos, em nosso próprio site, pudemos :

• Marcar os participantes como presentes no local
• Alterar as informações do tíquete — por exemplo, se um patrocinador precisar reatribuir um dos tíquetes de um funcionário a um funcionário diferente, podemos simplesmente alterar o nome e/ou função
• Alterar RSVPs para nosso almoço e workshops de networking de sexta-feira
• Confirme os detalhes dos participantes, patrocinadores ou funcionários em tempo real

Essa combinação de um processo de venda perfeito e uma opção de pesquisa rápida levou a um manuseio tranquilo dos ingressos antes e durante o evento. Tivemos muito poucos contratempos no processo, e o check-in dos participantes no local foi rápido e fácil — muito mais fácil do que teria sido se estivéssemos fazendo malabarismos com dois (ou mais!) sistemas diferentes.

Use aumentos de preços e cupons para incentivar a venda de ingressos

“Quanto devo cobrar para entrar no meu evento?” É uma pergunta comum e difícil. Nós lutamos com isso também!

Se há apenas uma coisa que aprendemos, é isso: oferecer um preço mais atrativo para os participantes que comprarem antecipadamente . Mas não descarte dar aos participantes de última hora uma opção para economizar também!

Para a WooConf 2016, assim como fizemos com nossa primeira WooConf, oferecemos preços “early bird” – essencialmente, um desconto disponível apenas para quem comprou nos primeiros dias de venda de ingressos.

A partir daí, aumentamos esse número em US$ 100 a cada poucas semanas, até pouco antes da conferência, onde tínhamos um preço de “última hora”. Este preço manteve-se também para quem estivesse interessado em comprar o bilhete no local.

A idéia por trás disso era incentivar os participantes a reservarem o quanto antes . E, na maioria das vezes, funcionou.

Dito isto, nem todos podem sempre reservar imediatamente. Por isso, disponibilizamos alguns cupons para amenizar o golpe desses aumentos de preços. Demos aos nossos patrocinadores e palestrantes alguns códigos exclusivos que eles foram incentivados a compartilhar. Eles podem ser distribuídos nas mídias sociais, por e-mail e assim por diante.

Quando esses cupons foram compartilhados, aumentou ainda mais o interesse na WooConf, resultando em maiores vendas de ingressos . Também ajudou nossos palestrantes e patrocinadores a divulgar sua presença na WooConf, para que seus fãs soubessem que eles poderiam vê-los lá.

A lição aqui: considere seus preços com cuidado. Mesmo que seu evento seja de baixo custo, há muitas maneiras de incentivar mais participantes a participar, como cupons, descontos ou promoções por meio de outros participantes.

Tem eventos ou dias opcionais? Permita que os portadores de ingressos aceitem – ou saiam

Muitas conferências modernas têm várias trilhas, workshops opcionais ou até mesmo sessões de um dia inteiro que ocorrem fora do local. Mas os sites de conferências nem sempre refletem totalmente isso, o que leva a:

• Confusão do lado dos organizadores, quando eles não sabem quantas pessoas vão aparecer para cada evento ou pista opcional, e
• Confusão do lado dos participantes, quando eles não têm certeza de onde ou como responder a uma pista que pode ter espaço limitado – ou como alterar esse RSVP se algo acontecer

Quando estávamos planejando o WooConf, sabíamos que a maior parte do evento duraria dois dias e que as atividades do terceiro dia seriam opcionais. Queríamos encontrar uma maneira de permitir que os participantes respondessem facilmente a uma das atividades de sexta-feira, bem como alterar facilmente seu RSVP se algo surgisse e eles não pudessem comparecer (por exemplo, se eles tivessem que pegar um voo).

Conseguimos isso adicionando uma opção ao nosso formulário de ingresso que exigia que os participantes selecionassem se participariam de nosso workshop de desenvolvedor, workshop de proprietário de loja ou almoço de rede. Eles também poderiam escolher “Eu não vou participar de nada” se dois dias de WooConf fossem suficientes para eles.

Usamos código personalizado para rastrear o número de vagas disponíveis para as oficinas, pois o espaço era limitado.

Também permitimos que os participantes alterassem suas configurações de participação no e-mail de confirmação do ingresso enviado logo após a compra.

Isso colocou o poder de ativar ou desativar de volta nas mãos de nossos participantes. Também eliminou completamente a confusão para todos , porque sabíamos quantas pessoas esperar em cada workshop, além do almoço de networking.

Na verdade, graças ao Box Office coletando informações dos participantes com tanta diligência, conseguimos fazer o check-in das pessoas nos workshops, assim como fizemos nos dois primeiros dias da WooConf. Isso nos ajudou a descobrir quem entre os participantes do RSVP havia chegado e quem ainda estávamos esperando .

Ofereça ingressos para participantes físicos — e virtuais

Se você tem muitos seguidores e está realizando um evento ao vivo, o FOMO será uma coisa muito real para alguns de seus fãs. Isso vale o dobro para aqueles de vocês que regularmente lançam novos produtos ou têm ótimos palestrantes.

Queríamos acomodar aqueles que não conseguiram chegar ao Texas, mas ainda queriam absorver todo esse conhecimento e a bondade da WooConf de longe. Então, em março, depois que nossas vendas regulares de ingressos terminaram, disponibilizamos ingressos para transmissão ao vivo.

Para fazer isso, criamos um novo produto de ingressos para ingressos de transmissão ao vivo . Os campos de ticket aqui eram muito mais limitados (já que não precisávamos pedir detalhes para imprimir em crachás ou preferências alimentares), o que ajudou a acelerar imensamente o processo de checkout.

Então, no dia em que o WooConf começou, pudemos usar a opção de e-mail integrada da extensão para enviar a esses portadores de ingressos um link para a página de transmissão ao vivo.

O Box Office nos permitiu limitar o acesso à transmissão apenas para aqueles que compraram o tipo correto de ingresso – ou seja, aqueles que compraram um ingresso para transmissão ao vivo. Se você não tiver um ingresso e tentar assistir à transmissão, verá isto:

Isso permitiu que todos que quisessem participar da WooConf o fizessem, independentemente de chegarem a Austin ou não. E a transmissão ao vivo correu sem problemas, o que foi um grande alívio para nós!

Ficamos muito felizes com o feedback que recebemos na transmissão ao vivo. Na verdade, vendemos mais ingressos de transmissão ao vivo depois que a WooConf começou do que antes . Acho que todos aqueles tweets #WooConf alertaram a todos o que eles estavam perdendo, hein?

Definitivamente vale a pena criar ingressos de transmissão ao vivo para eventos em que nem todos os seus fãs podem comparecer logisticamente, mas perderão se não assistirem à ação. Você sempre pode liberar os ingressos também - essa é a configuração esperada com eventos somente online, como webinars.

Vendendo ingressos para eventos online? Experimente o Box Office

Se você está no negócio de vender ingressos para eventos para sua organização sem fins lucrativos ou está pensando em realizar webinars apenas para convidados para espalhar seu conhecimento para clientes em potencial, a extensão Box Office pode facilitar o processo de coleta de informações dos participantes .

Nós nos divertimos muito ao usá-lo no WooConf 2016 e estamos muito animados, depois de testá-lo em um aplicativo de evento real, para finalmente liberá-lo para você. Esperamos que você se divirta tanto experimentando quanto nós!

Se você tiver dúvidas ou comentários sobre como usamos o Box Office para a WooConf 2016 ou o que aprendemos durante o evento, envie-nos um grito abaixo — adoraríamos ouvir você.