O que é Hot Desking? (E é certo para o seu escritório?)

Imagine acordar de manhã, se preparar para o trabalho e chegar ao escritório, apenas para descobrir que... não há lugar para você. Ou talvez você comece a trabalhar e – surpresa! — aquela mesa de canto espaçosa com uma bela vista está disponível, e você trabalha lá o dia todo. Com o hot desking, qualquer um dos cenários é possível. Neste artigo, falaremos sobre esse tipo de espaço de trabalho flexível e por que ele pode ou não ser adequado para sua empresa.

O que é Hot Desking?

O hot desking é uma tendência de espaço de trabalho flexível em que os funcionários pegam qualquer mesa ou estação de trabalho disponível quando chegam ao escritório. Esta é uma alternativa a ter uma mesa permanente e designada, como é o caso de muitos escritórios tradicionais. Com o hot desking, ninguém pode reivindicar uma cadeira, mesa ou mesa como sua permanentemente. Quando um funcionário chega ao escritório, ele escolhe onde se sentar com base no que está aberto. À medida que as pessoas entram e saem do escritório, os arranjos também mudam. O hot desking é semelhante ao jantar em um restaurante. As pessoas sentam-se onde há disponibilidade, e isso muda à medida que os clientes – ou seja, os trabalhadores – chegam e saem.

Hot Desking vs. Desk Hoteling vs. Sala de Reunião

Embora as pessoas usem os termos “hot desking” e “desk hoteling” de forma intercambiável, eles têm uma grande diferença. Com o hot desking, os funcionários pegam qualquer espaço de trabalho disponível (se houver um disponível). Com a hotelaria de mesa, os funcionários reservam as estações de trabalho com antecedência, semelhante à reserva de um quarto de hotel (daí o nome). Ambos os métodos têm assentos disponíveis por ordem de chegada. No entanto, o hot desking é muito mais flexível do que o desk hoteling, pois não há sistema de reservas.

A reserva de salas de reunião também é diferente do hot desking e do desk hoteling, embora compartilhem semelhanças. A reserva de salas de reunião é normal em escritórios tradicionais e flexíveis. Os grupos reservam espaços compartilhados, como salas de conferência ou lounges, com antecedência. Dessa forma, eles têm um espaço dedicado para colaborar que é separado do resto do escritório. Mesmo em um escritório com hot desking, é uma boa ideia ter um sistema separado para reservar áreas colaborativas. Alguns softwares permitem tanto a hospedagem na mesa quanto a reserva de salas de reunião também.

Para que tipo de local de trabalho o Hot Desking é melhor?

Algumas empresas preferem o hot desking, mas em outras, é uma receita para funcionários insatisfeitos e baixa produtividade. O sistema tende a funcionar bem em dois casos. A primeira é se você administra uma pequena empresa com um número limitado de pessoas que trabalham na mesma área de qualquer maneira - o hot desking não interromperá essa estrutura. A segunda é se a maioria de seus funcionários está apenas no escritório às vezes e precisa de espaço na mesa em curto prazo. Talvez eles entrem em reuniões de vendas em campo ou quando precisam de acesso a equipamentos que não têm em casa. Nesse caso, o hot desking faz mais sentido do que raramente usar mesas dedicadas.

Para determinar se o hot desking é a melhor solução para o seu local de trabalho, considere o seguinte:

• Funcionários no escritório: Há muitos funcionários no escritório diariamente? Se você tem muito poucos funcionários que trabalham fora do escritório regularmente, pode ser uma dor de cabeça garantir que todos possam encontrar um assento com o qual estejam satisfeitos.
• Layout do escritório: que tipo de espaço o escritório possui? Você pode designar algumas seções como áreas silenciosas ou espaços de reunião colaborativa? Os funcionários e o departamento terão os tipos de áreas de que precisam?
• Localização do escritório: é difícil para os funcionários irem e voltarem do trabalho? Por exemplo, se eles precisam pegar o metrô todos os dias, carregar muitos equipamentos de trabalho pode ser um problema.
• Segurança: Seus funcionários lidam com informações altamente confidenciais? O hot desking provavelmente não oferecerá os arranjos de assentos privados e confiáveis ​​necessários.

Em geral, se a maior parte de sua equipe precisa da estrutura de um escritório tradicional ou precisa se sentar regularmente perto de determinados funcionários para fins de colaboração, o hot desk não é a opção certa. Se você ainda deseja um local de trabalho híbrido, um sistema de reservas pode ser uma alternativa inteligente. Confira nosso artigo sobre como a hotelaria de mesa pode melhorar o espaço de trabalho do seu escritório.

Prós e contras do Hot Desking

O hot desking tem seus altos e baixos. É excelente em locais de trabalho modernos, onde os funcionários gostam de horários flexíveis e espaços de trabalho híbridos. Por outro lado, escritórios ou empresas mais tradicionais que precisam de todos no escritório o tempo todo não se saem tão bem com o hot desking. Vamos mergulhar nos prós e contras para olhar para os dois lados.

Pró: Colaboração, Socialização e Inovação

Quando funcionários ou departamentos que normalmente não trabalham juntos precisam colaborar em um projeto, é mais fácil sentar perto um do outro e todos podem escolher sua mesa. Então, à medida que os projetos terminam, os trabalhadores podem se dispersar. Além disso, como as estações de trabalho mudam diariamente, os funcionários acabam perto de colegas de trabalho com os quais normalmente não se envolvem. Isso pode construir e fortalecer as relações de trabalho, promover a colaboração e desenvolver a cooperação em toda a empresa.

Se os funcionários consideram o hot desk limitante ou libertador realmente depende do indivíduo e do tipo de trabalho que realizam. Onde alguns podem se sentir sufocados pela mudança de estações de trabalho, outros podem aproveitar a criatividade e a inovação. E se esses funcionários prosperarem com a colaboração, poderão ficar ainda mais motivados sentando-se perto de novas pessoas todos os dias. Se você administra uma empresa criativa com funcionários que tendem a se movimentar muito de qualquer maneira e veem a mesa apenas como uma superfície para se apoiar, o hot desk pode ajudar a liberar sua imaginação.

Essa quantidade de autonomia é ótima para o desenvolvimento dos funcionários e pode ajudar os funcionários a sentir que seu empregador confia neles. Ao remover a necessidade de microgerenciar onde todos se sentam, há mais autoridade dada ao funcionário. Para alguns membros da equipe, ter responsabilidade extra instila orgulho em seu trabalho e os encoraja a se apropriarem mais de seu trabalho.

Contras: Falta de Estabilidade, Hierarquia e Personalização

Trabalhadores mais velhos ou qualquer um que esteja acostumado a uma configuração tradicional pode não gostar da instabilidade do hot desking. Não saber onde você vai estar sentado todos os dias ou se você vai encontrar um lugar pode gerar ansiedade. E é especialmente difícil quando equipamentos como laptops precisam ser carregados de e para o trabalho se o funcionário ainda não estiver acostumado a fazer isso. Além disso, o hot desking significa que os funcionários não podem personalizar seu espaço ou otimizar seu ambiente de trabalho para ajudá-los a manter o foco.

Na pior das hipóteses, tudo isso diz aos funcionários que eles não importam. Alguns trabalhadores podem achar que, se fossem importantes para a empresa, pelo menos teriam um lugar para fazer seu trabalho. O hot desking também pode afetar a hierarquia do escritório, como se um supervisor ou funcionário de 20 anos tiver que se sentar perto de um grupo de novas contratações ou tiver uma configuração de mesa pior do que alguém de quem está no comando.

Além disso, a falta de estabilidade leva a outro grande problema: os germes. Com tanto compartilhamento e troca de estações de trabalho, os germes tendem a viajar mais do que se todos tivessem sua própria mesa. Isso significa que os funcionários precisam ser extremamente cuidadosos em manter sua estação limpa para proteger a próxima pessoa que a usará. Ter uma equipe de limpeza que desinfete as mesas todas as noites é útil. Mas o hot desking significa que várias pessoas podem usar a mesma mesa ao longo do dia à medida que os turnos mudam. As estações de trabalho precisam de limpeza sempre que isso acontece.

Pró: melhor organização do espaço de trabalho

O fato de os funcionários não poderem equipar suas mesas com itens pessoais significa que cada espaço de trabalho permanecerá mínimo, organizado e organizado. Isso contribui para uma boa aparência geral, e você não precisa se preocupar com certas mesas sendo bagunçadas ou sujas. Para alguns, isso pode realmente incentivar a criatividade em vez de diminuí-la – algumas pessoas conseguem pensar com mais clareza quando há menos distrações. Além disso, embora os germes sejam uma preocupação, como vimos acima, ter mesas mais limpas pode facilitar a limpeza. Quando há menos itens para contornar, você pode desinfetar e esterilizar locais de difícil acesso.

Contra: Tempo perdido

Aparecer para trabalhar sem saber quais mesas estão disponíveis e onde será confortável trabalhar pode se tornar uma perda de tempo. Encontrar um espaço disponível, situar-se e, em seguida, aclimatar-se ao ambiente consome tempo de trabalho. Se uma mesa não estiver disponível, isso limita ainda mais a produtividade. E quanto mais tarde o funcionário chega ao trabalho, mais provável é que todas as mesas (ou todas as boas) sejam reivindicadas. Então, o funcionário tem que esperar um liberar ou ir para casa ou para outro ambiente de trabalho para começar o dia.

Aqui está outra razão pela qual o hot desking pode levar à perda de tempo: é difícil encontrar os colegas de que você precisa. Seja com uma pessoa com quem você conversa regularmente sobre questões de trabalho ou um especialista com quem você precisa falar para um assunto maior, não saber onde alguém está localizado é complicado. Da mesma forma, reunir um departamento para uma reunião rápida de dois minutos pode levar muito mais tempo quando todos estão dispersos. Os funcionários também podem acabar com baixa produtividade se não conseguirem se concentrar devido ao local onde estão sentados. Por exemplo, um funcionário que precisa se concentrar em um projeto importante enfrentará distrações se estiver ao lado de alguém que precisa fazer ligações de vendas o dia todo.

Pró: economia de custos

O hot desking é econômico para as empresas porque não há espaço em excesso. Em um escritório em que parte da equipe está viajando ou trabalhando remotamente regularmente, são necessárias menos mesas no geral. Ao limitar o espaço necessário para as mesas e utilizar melhor a área que sobra, os custos imobiliários podem ser reduzidos. Há também a opção de compartilhar um espaço de trabalho com outra empresa. Você pode criar um espaço de coworking que emprega hot desking, reduzindo ainda mais os custos e compartilhando as despesas para administrar um escritório.

Contra: Logística de tecnologia

Quando os funcionários têm mesas atribuídas, tudo o que precisam para realizar o trabalho já está configurado para eles, sem equipamentos estranhos que eles não usam. No entanto, com o hot desking, a logística de tecnologia pode ficar confusa e há muito em que pensar. Por exemplo, cada mesa deve ter seu próprio PC ou você só precisa de um local para o funcionário conectar seu laptop? E todos trazem seu próprio laptop ou devem trazer um que a empresa fornece? É possível que cada pessoa transporte seu laptop para o trabalho todos os dias, levando em consideração as necessidades especiais?

Considerações Finais sobre o Hot Desking

Saber como seus funcionários funcionam melhor significa trabalhadores mais felizes e maior produtividade. Mas pular em uma tendência de escritório por causa de uma moda não é uma abordagem inteligente. Hot desking é para certos tipos de empresas e funcionários, e cabe a você decidir se é uma escolha sábia. Como alternativa, você pode ter um escritório híbrido com algumas mesas permanentes e espaço para hot desking. Ou você pode se apoiar em um sistema de reservas mais estruturado com hotelaria de mesa.

Enquanto você está considerando o que é melhor para sua equipe, confira nosso artigo sobre como capacitar seus funcionários para que alcancem todo o seu potencial.

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