Processo passo a passo de gerenciamento de mudanças: importância, tipos e motivos para falhar

A mudança é o fenômeno mais constante do mundo. É um catalisador de crescimento e inovação. Numerosos estudos descobriram que – 79,7% das pessoas precisam de adaptar os seus negócios a cada dois a cinco anos para sobreviver no mercado e continuar a curva de crescimento.

No entanto, uma parcela significativa das pessoas em todo o mundo não gosta de mudanças. Pode ser por causa de medo desconhecido, desconforto, apego emocional, incerteza, complexidade percebida, etc. Você encontrará essas pessoas em todos os lugares, até mesmo em seu espaço de trabalho.

Esta categoria de pessoas pode ser a maior ameaça ao crescimento e desenvolvimento do seu negócio. Para lidar com esta situação, surgiu a teoria da gestão da mudança. Este artigo cobrirá uma discussão detalhada deste tópico, incluindo um guia passo a passo sobre o processo de gerenciamento de mudanças.

O que é o processo de gerenciamento de mudanças?

A gestão de mudanças é o processo sistemático de orientar pessoas e organizações durante as mudanças. O objetivo é garantir que a transição ocorra sem problemas. O processo envolve uma série de etapas consecutivas – identificação da necessidade de mudanças, planejamento, comunicação e implementação.

O objetivo final é garantir que as mudanças foram bem recebidas e alinhadas com os objetivos organizacionais. Por exemplo, estamos actualmente a viver uma revolução na IA. Numerosas ferramentas de IA já chegaram ao mercado e muitas mais aparecerão em breve, iniciando a quinta revolução industrial.

A menos que pessoas e organizações de todos os níveis possam se alinhar com esta tecnologia, certamente sofrerão no longo prazo.

Importância e benefícios do processo de gerenciamento de mudanças

Devido à sua considerável importância, o tamanho do mercado de consultoria global em gestão de mudanças aumenta a cada ano. Porque nem sempre é possível aos gestores existentes de uma exploração gerir eficazmente a gestão da mudança.

Em tais situações, eles tendem a receber ajuda de renomadas empresas de consultoria em gestão de mudanças. Dê uma olhada no gráfico estatístico abaixo, que mostra como o tamanho do mercado de consultoria em gestão de mudanças disparou ao longo dos anos.

Então, por que o gerenciamento de mudanças é tão importante? Nesta seção, ilustraremos esse tópico e abordaremos alguns pontos cruciais. Continue lendo! Esperamos que você goste.

um. Facilite a adaptação organizacional

47% das organizações que integram a gestão da mudança têm maior probabilidade de cumprir os seus objetivos do que os outros 30% que não a incorporaram.

De acordo com especialistas do WalkMe

O processo de gestão de mudanças envolve planejamento, treinamento e apoio às pessoas durante todo o processo de transição. Isso os faz sentir mais confortáveis ​​quando as mudanças são implementadas. Se houver algum bloqueador, o gerenciamento de mudanças ajuda a superá-lo durante o processo.

b. Alinhe a mudança com as metas de negócios

As mudanças só são bem-sucedidas quando estão alinhadas com as metas e objetivos fronteiriços da respectiva organização. O processo de gestão de mudanças garante que todas as mudanças realizadas, seja em termos de RH, tecnologia ou estratégia, estejam alinhadas com a missão e visão da organização.

Explore como definir metas de negócios e alcançá-las com software de gerenciamento de projetos.

c. Facilite a melhoria contínua

O processo de gestão de mudanças acompanha o progresso regular, coleta feedback e implementa os ajustes necessários, removendo quaisquer possíveis obstáculos. Isso contribui muito para a eficiência e produtividade e abre caminho para o crescimento e progresso da empresa.

d. Aumente o envolvimento dos funcionários

Conforme mencionado anteriormente, alguns motivos comuns para a relutância da maioria das pessoas em mudar são o medo desconhecido, o desconforto, o apego emocional e a complexidade percebida. Ao eliminar esses medos, o processo de gestão de mudanças permite que os funcionários se tornem mais engajados. Veja como garantir a satisfação dos funcionários.

e. Minimize os riscos de erros

O gerenciamento de mudanças não é apenas implementação. Inclui também identificar e superar todos os obstáculos e erros que possam acontecer ao longo do caminho. Como resultado, a possibilidade de diferentes tipos de risco, como falhas de comunicação e desalinhamento, diminui naturalmente.

Os 5 principais tipos de processo de gerenciamento de mudanças

Existem várias dezenas de tipos de gerenciamento de mudanças em todo o mundo. Mas nesta seção listaremos e discutiremos alguns tipos comuns que geralmente são vistos em locais de trabalho.

Tipo 01: Gerenciamento de Mudanças Transicionais

Envolve a mudança de um estado/sistema para outro dentro da organização. É melhor explicar isso com um exemplo. Suponha que uma empresa queira usar um novo sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) para rastrear vendas, suporte e interação com o cliente.

No entanto, a maioria dos funcionários pode não estar acostumada com o novo sistema/software. Nesta situação, de acordo com o sistema transitório de gestão de mudanças, o conselho de administração realizará sessões de formação para os colaboradores se familiarizarem com o sistema.

Além disso, numa fase inicial, continuarão a prestar apoio instantâneo aos trabalhadores durante um determinado período. Assim, eles mudarão suavemente todo o espaço de trabalho de um sistema antigo para um novo.

Tipo 02: Gestão de Mudança Cultural

Desde 2020, temos visto algumas mudanças culturais massivas nos locais de trabalho. A primeira é a cultura mundial de trabalho remoto que começou quando a pandemia da COVID-19 começou. A maioria de nós teve que criar um ambiente doméstico confortável para continuar nosso trabalho com sinceridade.

Vários aplicativos de rastreamento de empregos foram lançados para monitorar o trabalho dos funcionários. Muitos trabalhadores ficaram assustados e demoraram para se acostumar com esses rastreadores. No entanto, o trabalho remoto contínuo criou ansiedade mental e solidão entre muitos trabalhadores. Depois veio a cultura do trabalho híbrido . Aqui estão as melhores práticas de modelo híbrido com WP ERP.

Mas aqueles que se acostumaram com a cultura do trabalho remoto mostraram aversão aos escritórios físicos. Agora, está em curso uma nova revolução cultural – diversidade, equidade e inclusão (DEI) . Aqueles que são religiosamente conservadores e moralmente diferentes não gostam de aceitar esta cultura no local de trabalho.

Tipo 03: Gestão de Mudanças Transformacionais

A gestão de mudanças transformacionais refere-se a mudanças abrangentes. Inclui a renovação da missão, visão, modelo de negócios, funções dos funcionários, processo de trabalho da respectiva organização e muito mais. Como isso abrange inúmeras coisas, as mudanças e ajustes culturais levam muito tempo para serem realizados.

A gestão da mudança transformacional requer uma liderança forte e pessoal com visão de futuro para liderar a organização desde a frente. Nesse caso, organizações gigantes costumam contratar empresas de consultoria para a assistência e orientação necessárias.

Tipo 04: Gestão de Mudanças Estruturais

O gerenciamento de mudanças estruturais altera a estrutura da organização, incluindo sua hierarquia, funções e estrutura de equipe. Os gestores de RH muitas vezes implementam estas mudanças quando há necessidade de otimização de recursos, redefinição de funções, melhoria da eficiência e melhoria das comunicações.

Você encontrará muitas agências online que trabalham em vários projetos para muitos clientes. Sempre que surge um novo projeto, eles recrutam novas pessoas por contrato e adicionam funções aos funcionários existentes. Terminado o projeto, os funcionários recrutados são liberados e a configuração estrutural é novamente alterada.

Tipo 05: Gestão de Mudanças Tecnológicas

Espero que não precisemos falar muito sobre esse tipo. Desde o início da quarta revolução industrial, quase todas as organizações empresariais em todo o mundo começaram a adotar tecnologias para conduzir as suas atividades. Mas com o tempo, se um determinado software ou tecnologia se tornar incapaz de atender à demanda do mercado circundante, é melhor mudar para outra plataforma.

Assim, sempre que pensar em mudar para outro sistema tecnológico, deve garantir que os funcionários tenham tempo suficiente para se adaptarem. Caso contrário, o tiro pode sair pela culatra. Assim, as mudanças tecnológicas são gerenciadas no local de trabalho. Veja as últimas tendências tecnológicas para impulsionar seu objetivo de negócios.

Processo passo a passo de gerenciamento de mudanças: um guia completo

Espero que você esteja gostando deste artigo. Nesta seção, forneceremos um guia passo a passo do processo de gerenciamento de mudanças para que você tenha uma vibração do mundo real. Continue lendo as etapas.

Passo 01: Identifique as necessidades de mudanças

A necessidade de mudanças deve obviamente derivar de certas necessidades. Às vezes, você tem que explorar se essa necessidade realmente existe e, muitas vezes, ela surge automaticamente até você. Seja qual for o caso, você deve validar o valor antes de fazer qualquer alteração para atender às necessidades.

Faça o seguinte para identificar a necessidade de mudanças -

• Conduza uma análise situacional: avalie suas operações atuais e métricas de desempenho para identificar se há alguma lacuna entre suas expectativas e os resultados.

• Coletar Feedback: Discuta com os principais interessados ​​(funcionários, investidores, gerentes e usuários) para coletar insights sobre quais áreas eles devem agregar valor .

Etapa 02: Avalie o impacto da mudança

Existe um provérbio famoso – para cada ação, há uma reação igual e oposta . Da mesma forma, as mudanças que você implementará certamente terão algumas respostas no local de trabalho e entre as pessoas. Você deve validar se essas reações e respostas serão positivas ou negativas.

De acordo com inúmeras pesquisas e estatísticas, cerca de 66% das iniciativas de mudança geralmente falham , enquanto apenas 34% obtêm sucesso . E a maior razão por trás disso é não ser capaz de entender adequadamente que tipo de efeitos isso criará após a implementação da mudança.

Você ficará surpreso ao saber que 2/3 dos trabalhadores passam por crises de esgotamento ao longo do processo de gestão de mudanças , o que causa fracasso transformacional. Portanto, é desnecessário descrever melhor a importância de analisar os impactos da mudança.

Faça o seguinte para avaliar os impactos da mudança –

• Mapeie as áreas sensíveis: identifique as pessoas, equipes e departamentos que serão os primeiros a serem afetados após a implementação das mudanças.

• Avaliação de riscos: faça uma auditoria para identificar todos os desafios possíveis, como quedas de produtividade, lacunas de competências e custos financeiros, para que possa mitigá-los antes de implementar quaisquer alterações.

Passo 03. Planejar Mudanças

Se você pensa em implementar uma série de mudanças, talvez não seja possível realizar todas elas de uma vez. Portanto, é melhor planejá-los e listá-los anteriormente com base na prioridade e na dependência, que devem ser executados primeiro. Esse planejamento é obrigatório, pois ajudará outras pessoas da sua equipe a saber o que está por vir.

Faça o seguinte para planejar mudanças -

• Use um gráfico de Gantt: um gráfico de Gantt é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que ajuda a listar todas as suas tarefas simultâneas em uma série com base em suas prioridades, dependências e importância.

• Ste Milestone: Assim que o gráfico de Gantt estiver pronto, defina marcos separados para cada tarefa para que todo o projeto de gerenciamento de mudanças possa ser executado dentro do prazo devido.

• Alocar recursos: se o processo de gerenciamento de mudanças exigir recursos especiais, você também deverá planejá-los com antecedência.

Etapa 04. Desenvolver estratégias de mudança

De acordo com a Profiletree, um processo de gerenciamento de mudanças bem-sucedido pode gerar um retorno sobre o investimento de 500% . Neste caso, as estratégias de gestão da mudança podem desempenhar um papel crucial. Se você tem alguns funcionários que estão relutantes em mudar, suas estratégias engenhosas podem convencê-los.

Faça o seguinte para desenvolver estratégias de mudança -

• Desenvolva abordagens para grupos diferentes: Se o local de trabalho tiver múltiplas equipes/grupos, você deverá ter abordagens diferentes para lidar com eles, pois eles podem ter psicologias separadas.

• Plano para a Gestão da Resistência: A resistência pode surgir de partes poderosas em qualquer fase do processo de implementação da mudança. Você deve ter estratégias antecipadas para lidar com eles.

• Adote o gerenciamento de mudanças de código aberto: esta estratégia é baseada nos princípios de abertura, transparência e colaboração. Pode aumentar o potencial de sucesso em 22% .

Passo 05: Use um software de gerenciamento de projetos

O uso de software de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a monitorar o progresso geral em um painel centralizado. Usando este software, você pode dividir tarefas em formatos pequenos e gerenciáveis, atribuí-las aos respectivos membros da equipe, definir prazos para cada subtarefa/marco e acompanhar o progresso.

WP Project Manager é um plugin que você pode usar neste caso. É um plugin de gerenciamento de projetos fácil de usar, mas abrangente para usuários do WordPress. Ele cobre todos os recursos necessários em qualquer atividade de gerenciamento de projetos que você possa aproveitar para seu esforço de gerenciamento de mudanças.

Abaixo está uma lista de coisas que você pode fazer com o plugin WP Project Manager para seu gerenciamento de mudanças –

• Configure quantos projetos forem necessários para o seu fluxo de trabalho
• Divida tarefas grandes em tarefas menores e atribua-as aos membros da equipe
• Use o Quadro Kanban para melhor gerenciamento do fluxo de trabalho
• Crie gráficos de Gantt para visualizar os cronogramas de gerenciamento de projetos
• Gere relatórios para analisar o progresso e a produtividade do projeto
• Carregar e compartilhar arquivos com os membros da equipe
• Integre ferramentas como GitHub, Bitbucket e Slack para colaboração aprimorada

WP Project Manager possui uma versão gratuita e premium. Obtenha os plug-ins clicando no botão anexado abaixo.

Passo 05. Implementar as Mudanças

Depois de concluir as etapas acima, você estará pronto para implementar as alterações. Isso significa que estamos na fase de ação nesta fase. Esta etapa envolve coordenação cuidadosa e gerenciamento prático para garantir que os planos elaborados sejam executados por meio de monitoramento em tempo real.

Faça o seguinte para implementar as mudanças –

• Implemente uma mudança piloto: Faça alguns testes piloto de gerenciamento de mudanças para avaliar as reações de diferentes grupos no local de trabalho.

• Implemente todas as fases, uma por uma: Se o resultado do teste for positivo, comece a implementar todas as fases, uma por uma, conforme planejado anteriormente.

• Colete feedback e faça monitoramento ativo: O monitoramento em tempo real é obrigatório nesta fase de ação para que você possa corrigir instantaneamente as irregularidades.

Passo 06. Comunicar a Mudança

Espero que você tenha notado que sempre que seu provedor de hospedagem na web ou empresa bancária passa por grandes mudanças no sistema, eles enviam atualizações por e-mail e SMS. Da mesma forma, ao implementar mudanças no seu local de trabalho, você deve informar oportunamente todas as partes relevantes que isso possa afetar.

De acordo com uma pesquisa realizada no Reino Unido, 29% dos funcionários entrevistados afirmam que a respectiva empresa não se comunicou bem com eles durante as questões de gestão de mudanças, razão pela qual se sentiram ofendidos.

Faça o seguinte nesta fase –

• Comunique-se por meio de vários canais (e-mails, Slack, newsletters e SMS móveis).

• Certifique-se de que as mensagens sejam claras, consistentes e alinhadas com os objetivos organizacionais.

• Se possível, permita a comunicação bidirecional para coletar feedback de outras pessoas.

Passo 07. Treinar e Apoiar Funcionários

Uma das principais razões pelas quais muitos funcionários demonstram apatia à mudança é o sentimento de que serão incompatíveis no local de trabalho após a implementação da mudança e serão substituídos por pessoas recém-contratadas. Para superar o medo, você pode criar uma sessão de treinamento/workshop onde eles terão a oportunidade de compreender os novos conjuntos de habilidades necessários para o ambiente alterado.

Faça o seguinte para treinar e apoiar os funcionários -

• Ofereça sessões de treinamento prático: Workshops, hackathons e programas de treinamento de um dia inteiro podem ajudar os funcionários a praticar e desenvolver novas habilidades.

• Avalie a eficácia do treinamento: assim como as novas mudanças, o novo treinamento muitas vezes se torna difícil para muitos funcionários captarem. Portanto, você precisa avaliar ativamente se eles estão aprendendo corretamente.

Aqui está um guia sobre como apoiar a saúde mental de seus funcionários.

Passo 08. Reforçar e Sustentar a Mudança

Uma vez implementadas as mudanças, é importante alinhá-las com a cultura organizacional para que seus impactos durem por muito tempo. Este reforço passa por reconhecer os colaboradores que se adaptaram com sucesso às mudanças e as incorporaram nos seus desempenhos e práticas.

Faça o seguinte nesta fase –

• Incorpore as mudanças nas operações diárias: verifique e atualize as políticas organizacionais, práticas culturais e funções dos funcionários.

• Recompense os funcionários: ao recompensar os funcionários que se adaptaram com sucesso às mudanças, você pode aumentar seus valores morais.

Etapa 09: revise e ajuste conforme necessário

Como dito antes, novas mudanças muitas vezes podem sair pela culatra. Portanto, ficar cego após implementar novas mudanças será definitivamente um erro grave. Se o tiro sair pela culatra e você fechar os olhos, ela poderá destruir todo o seu espaço de trabalho e sua empresa. É por isso que você deve realizar análises para encontrar possíveis lacunas para que possa tomar as medidas necessárias.

Faça o seguinte nesta etapa –

• Conduza revisões pós-mudança para coletar insights
• Mantenha a documentação das lições que você aprendeu ao longo do processo

Por que a gestão da mudança pode falhar: os desafios

Existem alguns motivos comuns pelos quais a maioria das iniciativas de gestão de mudanças falham. Como especialista em gestão de mudanças ou gerente de sua respectiva organização, você deve ter uma ideia sobre esses pontos. Isso o ajudará a se tornar um líder/gerente visionário ao mesmo tempo. Dê uma olhada nos pontos abaixo porque o gerenciamento de mudanças falha.

1. Baixo envolvimento dos funcionários

De acordo com o Conselho de Liderança Corporativa do CEB, 62% das organizações utilizam o plano de implementação de mudanças pertencente principalmente aos líderes . Honestamente, não há problema aqui. Mas muitas vezes, os dirigentes superiores limitam o poder de tomada de decisão apenas a si próprios, e a maioria dos funcionários não tem acesso a ele. Mas esta é uma atitude errada se os funcionários tiverem uma grande participação na organização.

O Gartner revelou em um relatório que o sucesso da mudança aumenta em 24% quando os funcionários são responsáveis ​​pelo planejamento da implementação . Portanto, é necessário incorporar os funcionários e todos os demais recursos e stakeholders importantes no planejamento para que tudo seja utilizado corretamente e o prazo seja cumprido.

2. Planejamento insuficiente

Sem um plano abrangente que descreva a missão, a visão, os objetivos, os prazos, os recursos e como superar os potenciais obstáculos, nenhuma organização será capaz de enfrentar todos os desafios que possam surgir durante o processo de gestão da mudança. A falta de previsão pode levar você à má alocação de recursos e ao fracasso no cumprimento do prazo.

3. Má comunicação

Quando a implementação da mudança começa, não apenas as funções dos funcionários são alteradas, mas muitos serviços relacionados ao cliente são interrompidos. A menos que você possa comunicar isso às respectivas partes em tempo hábil, todo o seu local de trabalho e mercado se tornarão uma bagunça. É por isso que a comunicação clara e oportuna é tão importante no processo de gestão de mudanças.

Veja como melhorar sua comunicação no local de trabalho.

4. Treinamento inadequado

O treinamento inadequado é uma barreira comum que explica por que a maioria dos funcionários não consegue se adaptar a novos sistemas, funções e processos. Esta falta de preparação pode levar à frustração, diminuição da produtividade, esgotamento e aumento da resistência às mudanças.

5. Resistência invisível às mudanças

Esse problema é comum em ambientes com política corporativa intensa e pessoas suspeitas. Eles podem fingir que aceitam todas as novas mudanças, mas por dentro resistem. Eles farão secretamente todas as coisas possíveis para impedir que as mudanças aconteçam. Como gerente, você deve ter cuidado suficiente para identificar essas pessoas suspeitas para o futuro melhor da sua organização.

Fechando

O gerenciamento de mudanças é sempre uma tarefa complexa. Um único erro neste processo pode, sem dúvida, causar grandes estragos. No entanto, você não pode negar ou resistir às mudanças. Porque isso o deixará muito atrás dos concorrentes existentes no mercado.

Portanto, é melhor que você tenha sempre um plano pronto em mãos, cultura organizacional e mentalidade para enfrentar quaisquer novos requisitos de mudança sempre que eles baterem à sua porta. Espero que você tenha adquirido conhecimento suficiente sobre o tópico de hoje com este artigo, o que irá beneficiá-lo de várias maneiras.

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