O que é mitigação de riscos no gerenciamento de projetos? Como identificar e resolver problemas

O risco é parte integrante de qualquer projeto. Um gerente de projeto ou uma organização bem-sucedida precisa navegar por incertezas e desafios imprevistos para minimizar os riscos potenciais envolvidos. A menos que se possa mitigar proativamente os riscos envolvidos, é impossível garantir um projeto bem-sucedido.

A mitigação de riscos envolve a identificação dos riscos potenciais e a implementação das estratégias necessárias para que não haja chance de descarrilamento do projeto. Isso não só pode economizar seu orçamento e recursos, mas também ajudar a concluí-lo no prazo devido, garantindo a confiança entre as partes interessadas.

Neste artigo, orientaremos você nos fundamentos da mitigação de riscos, incluindo coisas que podem influenciá-la, e identificá-los-emos durante o ciclo de vida do projeto. Você também receberá orientações sobre como resolver os problemas com o conjunto certo de estratégias. Comece!

O que é mitigação de riscos no gerenciamento de projetos?

A mitigação de riscos no gerenciamento de projetos envolve o processo de identificação, análise e mitigação de riscos que podem ter impactos adversos nos objetivos, cronogramas, custos e qualidade do seu projeto. Envolve três etapas:

• Em primeiro lugar, é necessário identificar os riscos que podem existir no ciclo de vida do projeto.

• Em segundo lugar, avalie as implicações destes riscos no projeto.

• Finalmente, você precisa desenvolver estratégias que possam verificar e reduzir esses riscos de forma inteligente.

Assim, ao preparar-se para riscos potenciais, você pode aumentar a resistência da sua organização e avançar para resultados bem-sucedidos.

Como identificar e mitigar riscos no gerenciamento de projetos

Agora, nesta seção, discutiremos passo a passo como identificar e mitigar riscos no gerenciamento de projetos. Vamos apresentá-lo em duas metades. Vamos explorar isso.

Você também pode explorar esta postagem sobre como gerenciar riscos no gerenciamento de projetos.

Fase 01: Como identificar riscos no gerenciamento de projetos

Existem muitos riscos que são fáceis de identificar, enquanto outros requerem um exame minucioso. É por isso que é essencial aplicar múltiplas abordagens para identificar eficazmente todos os riscos potenciais. Abaixo listamos todas as etapas que você deve considerar ao identificar riscos no gerenciamento de projetos.

a) Conduzir sessões de brainstorming

O brainstorming é um dos principais métodos para identificar os riscos do projeto. Trata-se de reunir os membros da equipe e as partes interessadas em um local comum para discutir livremente os problemas que podem surgir no projeto. O segredo para uma sessão de brainstorming eficaz é ter uma planta aberta para que todos se sintam bem-vindos para contribuir.

Mas antes de entrar na sessão, é melhor definir uma visão para a sessão em primeira mão, para que todos saibam o que fazer. Essa clareza mantém as conversas no caminho certo e incentiva a participação. Durante a sessão, você deve garantir que haja espaço para o bullying, para que todos possam compartilhar até mesmo suas ideias malucas sem se preocupar em serem julgados.

Ao final da reunião, o grupo deverá repassar todas as ideias geradas e priorizá-las de acordo com a sua aplicabilidade ao projeto. Essa abordagem não só pode selecionar novas ideias, mas também construir conexões de equipe.

b) Utilizar um Registro de Risco

Um registro de riscos é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que você pode usar para definir, rastrear e controlar riscos ao longo do ciclo de vida de seus projetos. Funciona como um documento centralizado onde todos os riscos potenciais são identificados e registrados juntamente com as informações associadas, como sua probabilidade, impacto e planos de mitigação.

Existem muitas ferramentas de registro de riscos. Os mais populares são WP Project Manager, nTask, GOAT Risk, Resolver, TimeCamp, Risk Management Studio e ZenGRC da Reciprocity. Basta registrar todas as ideias que você gerou durante a sessão de brainstorming, incluindo todos os dados do passado, na ferramenta de registro de riscos que você selecionar. Classifique-os (por exemplo, técnicos, financeiros, operacionais, etc).

Uma vez gravado, não termina. Você deve atualizar o registro com frequência sempre que ocorrer alterações importantes ou críticas.

Aqui está um guia sobre uma lista de verificação eficaz que você pode considerar ao comprar software de gerenciamento de projetos.

c) Revisar a documentação do projeto

A revisão da documentação do projeto pode fornecer aos gerentes de projeto e aos membros da equipe uma melhor compreensão do contexto, dos objetivos e das possíveis vulnerabilidades do projeto. Por meio desta revisão, você pode saber se houve algum tipo de desafio semelhante no passado e como você os resolveu.

Ao revisar a documentação, você deve levar em consideração os cronogramas, recursos e expectativas das partes interessadas do projeto. Isso pode ajudá-lo a compreender qualquer risco potencial que possa estar associado a atrasos na programação, orçamentos excessivos ou lacunas de alinhamento com expectativas definidas.

Depois que sua equipe obtiver uma visão clara do projeto por meio da documentação, ela poderá desenvolver um plano de gerenciamento de riscos eficiente que possa navegar por todos os desafios ao longo do ciclo de vida.

d) Conduzir uma análise SWOT

SWOT é uma estrutura popular para analisar os riscos e oportunidades potenciais dentro de um projeto. SWOT significa Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças . Esta análise ajuda a dar uma ideia clara sobre os fatores internos e externos que influenciam o sucesso do projeto.

Pontos fortes – Reconheça os recursos exclusivos, o pessoal qualificado e as tecnologias inovadoras que você possui. Estes são importantes para mitigar eficazmente os riscos.

Pontos fracos – Avalie onde faltam recursos, experiências e conhecimentos importantes, o que pode colocar seus projetos em desvantagem.

Oportunidades – Estuda fatores externos como tendências de mercado e avanços tecnológicos que podem converter os riscos potenciais em benefícios.

Ameaças – Devem ser considerados factores externos como pressões competitivas, alterações regulamentares ou crises económicas que possam comprometer o projecto.

Explore como melhorar a eficiência do gerenciamento de projetos.

e) Analisar Dados Históricos

Refere-se à coleta de informações, registros e dados passados. Ao usar esses dados, você pode identificar os padrões de riscos que projetos semelhantes enfrentaram antes. Você também pode aprender os fatores que contribuíram para o sucesso ou fracasso de tipos semelhantes de projetos no passado.

O principal benefício desta análise é que você pode aumentar sua capacidade de melhorar suas estimativas de projetos e habilidades de gerenciamento. Por exemplo, se um tipo de projeto semelhante falhar no passado devido a uma certa escassez de recursos, você pode prepará-lo desde o início do seu projeto para que o seu não falhe.

f) Conduzir entrevistas com especialistas

Isso envolve coletar perspectivas e insights de indivíduos com conhecimento especializado e experiências relacionadas aos seus projetos. Isto pode levar a sua identificação de riscos um passo adiante. Isso pode ajudá-lo a detectar se há riscos externos relacionados a áreas específicas do projeto, desafios organizacionais e tendências do setor.

Certifique-se de fazer perguntas ponderadas que facilitem o diálogo aberto com os entrevistados. Isto pode incluir as suas experiências anteriores com projetos semelhantes, os riscos que enfrentaram e as estratégias que utilizaram para superar os problemas.

Fase 02: Como Mitigar Riscos no Gerenciamento de Projetos

Com base na discussão acima, explicaremos agora todas as etapas necessárias pelas quais você pode mitigar riscos no gerenciamento de projetos. Explore-os abaixo.

a) Desenvolver um plano de mitigação de riscos

Uma vez identificados os riscos, é hora de criar planos de mitigação para cada um deles. Isso significa especificar o que pode ser feito para mitigar o risco caso ele aconteça ou reduzir as suas consequências. Você pode pensar em três tipos de estratégias neste caso.

• Evitar riscos (alterando o plano do projeto)
• Transferência de risco (transferência do risco para terceiros)
• Aceitação do risco (deixando a equipe preparada para aceitar o risco).

Você pode usar as ferramentas de registro de risco mencionadas acima (WP Project Manager, nTask, GOAT Risk, Resolver, TimeCamp, Risk Management Studio e ZenGRC by Reciprocity) para desenvolver planos e estratégias de mitigação de risco. Ideias interessantes de gerenciamento de projetos que você pode seguir este ano.

Depois de descobrir todos os riscos potenciais, você pode categorizá-los e ordená-los com base em prioridades. Documente alternativas potenciais que você pode implementar para combater cada risco próximo a cada categoria. Este trabalho principal pode levar seu gerenciamento de riscos um passo adiante.

b) Diversificar as tarefas do projeto (durante a escassez de recursos)

Quando você tiver pouco tempo, tente distribuir as tarefas do projeto entre várias equipes para que todo o projeto possa ser concluído dentro do prazo. Além disso, a diversificação pode minimizar a probabilidade de que um único ponto de erro possa inviabilizar todo o projeto, pois todo o processo estará diante de muitos olhos.

Como resultado, mesmo que alguém não consiga detectar um erro, há esperança de que outra pessoa o faça. Além disso, a diversificação das tarefas do projecto entre os vários membros pode levar a uma maior inovação e clareza. Porque permite que pessoas de diferentes departamentos apresentem suas perspectivas e soluções únicas.

c) Envolver as partes interessadas na gestão de riscos

Você tem que começar descobrindo quem são as partes interessadas, pelo que são responsáveis, com o que se preocupam e o que desejam do projeto e dos riscos. Uma vez bem identificadas as partes interessadas, será fácil estabelecer linhas claras de comunicação com elas. Você, como gerente de projeto, pode convidar as partes interessadas mais intelectuais para workshops e sessões de brainstorming.

Já discutimos a importância de envolver as partes interessadas na sessão de brainstorming para identificar riscos potenciais. É importante mantê-los alinhados também durante todo o processo, incluindo a fase de mitigação de riscos.

Um guia rápido sobre como resolver problemas em gerenciamento de projetos.

d) Estabelecer Planos de Contingência

Um plano de contingência antecipa e prepara uma organização para situações que possam interromper o fluxo de trabalho. É um “plano B” que especifica o que uma equipe deve fazer em determinados casos, como um desastre natural, uma interrupção de TI ou qualquer outro evento inesperado. O objetivo principal de um plano de contingência é reduzir as interrupções e permitir que a organização continue operando mesmo quando as coisas ficam difíceis.

O planeamento de contingência envolve várias fases – avaliação de riscos, planeamento de cenários e como responder a vários cenários. Ao elaborar antecipadamente os planos necessários para possíveis interrupções, você pode facilmente voltar à pista.

e) Avaliar e monitorar regularmente os riscos

Avaliar e monitorar regularmente os riscos é crucial porque mantém você ciente das ameaças emergentes e garante que os esforços de mitigação de riscos sejam eficazes ao longo do tempo. Essa proatividade mantém você mentalmente forte para enfrentar qualquer tipo de incerteza, ajustando os planos de mitigação de acordo.

Então, como faço isso? Você pode fazer isso das seguintes maneiras:

• Primeiro , deve ser estabelecida uma abordagem sistemática para acompanhar o progresso. Isto pode ser feito através de reuniões regulares, relatórios de progresso e avaliação de métricas de desempenho.

• Em segundo lugar , as ferramentas de registo de riscos acima mencionadas devem ser utilizadas para documentar sempre que qualquer novo risco for identificado, incluindo a sua gravidade e como mitigá-lo.

• Por último , inclua as partes interessadas no projeto para coletar insights e feedback sobre qualquer problema que possam ter. Porque mesmo as ideias mais malucas deles muitas vezes podem resolver seus problemas sérios.

f) Implementar Medidas Preventivas

Depois que os riscos forem identificados e as estratégias necessárias forem selecionadas, é hora de implementar ações preventivas. Estas poderiam ser na forma de protocolos, melhor treinamento da equipe e investimento na adoção de novas tecnologias.

Por exemplo, se houver a possibilidade de a conclusão do seu projeto atrasar devido à escassez de algum recurso específico, é melhor prepará-los com antecedência.

Além disso, você precisa verificar o desempenho dos membros da equipe do projeto para ter certeza de que os marcos predefinidos estão sendo alcançados a tempo. Você pode explorar as melhores estratégias de gerenciamento de projetos para se manter à frente do jogo.

g) Comunicar-se claramente com a equipe

Você deve ser transparente com a equipe para colaborar e garantir que todos entendam o escopo e as expectativas do projeto. A comunicação clara ajuda a eliminar ambigüidades e falhas de comunicação e dá clareza aos membros da equipe para que possam desempenhar suas funções.

Para garantir uma comunicação clara, você deve ser breve e claro nas mensagens. O que você precisa fazer neste caso é estabelecer metas e deveres para que os membros da equipe possam entender quais são suas funções e o que precisam fazer. Essa comunicação assume a forma de reuniões presenciais, e-mails, telefonemas e bate-papo online (por meio de aplicativos como o Slack).

h) Documentar lições aprendidas para projetos futuros

Documentar o que é aprendido para o próximo projeto é uma característica do desenvolvimento. Ao documentar os sucessos e os fracassos, você será capaz de estabelecer um registro sólido do que funcionou bem e do que não funcionou. Este conhecimento certamente será utilizado em tipos de projetos semelhantes.

Para documentar todos os aprendizados de forma eficaz, você pode fazer uma breve entrevista com os membros da equipe e as partes interessadas envolvidas no processo. Assim, ao examinar e registrar sistematicamente essas lesões, você pode construir uma cultura de aprendizagem e flexibilidade para navegar facilmente em projetos futuros.

Use WP Project Manager para mitigação de riscos

O WP Project Manager é um gerenciamento de projetos poderoso, multifuncional e rico em recursos projetado para WordPress. Isso significa que você pode criar, gerenciar e rastrear diferentes tipos de projetos com eficiência a partir do painel do WordPress. Se você está procurando um registro de riscos abrangente ou uma solução de gerenciamento de projetos, pode considerar o uso desta ferramenta.

Abaixo está uma lista de coisas que você pode fazer com este plugin:

• Crie tarefas e projetos ilimitados enquanto adiciona um número ilimitado de colegas de trabalho
• O rastreador de tempo integrado permite rastrear e calcular horas para o projeto
• Visualize dependências de tarefas usando o gráfico de Gantt
• Exibir fluxo de trabalho arrastando e soltando quadro Kanban
• Gerencie arquivos e documentos em um só lugar
• Automatize as tarefas recorrentes definindo padrões e parâmetros
• Gerar relatórios para acompanhar o andamento do projeto
• Integração com WooCommerce, BuddyPress e muitos outros aplicativos

Conclusão

Na verdade, sem uma gestão de projetos bem-sucedida, é impossível manter-se no caminho certo e garantir resultados sustentáveis. Ao identificar, avaliar e abordar proativamente os riscos potenciais, você pode reduzir significativamente as chances de qualquer risco se tornar uma ameaça.

No entanto, espero que você já tenha entendido como é difícil gerenciar um projeto navegando e mitigando riscos de forma precisa. É por isso que o gerenciamento de projetos hoje é uma função de destaque em inúmeras organizações.

Tentamos o nosso melhor para cobrir todas as etapas que devem ser seguidas para identificar quaisquer riscos potenciais ocultos em um projeto e como mitigá-los com sucesso. Se você tiver algum comentário ou sugestão sobre o tema de hoje, informe-nos através da seção de comentários abaixo.