Como usar Monday.com | Tutorial para iniciantes 2022

O gerenciamento de projetos não é um aspecto secundário do negócio.

É talvez uma das operações de negócios mais importantes.

Os benefícios das ferramentas de gerenciamento de projetos vão além do agendamento e da colaboração.

As ferramentas de gerenciamento de projetos ajudam a melhorar a comunicação com o cliente, gerenciamento de riscos, padronização de processos, compartilhamento de documentos e gerenciamento de recursos.

Essas ferramentas também ajudam a reduzir a carga de trabalho de sua equipe.

Uma plataforma intuitiva como a monday reduz o trabalho manual demorado.

E é quase impossível não mencionar gerenciamento de projetos e monday.com na mesma frase.

Desde seu lançamento em 2014, a plataforma de gerenciamento de projetos baseada em nuvem com sede em Israel conquistou o amor e o suporte de milhares de usuários em todo o mundo.

Apesar de sua facilidade de uso e plataforma amigável para iniciantes, alguns usuários podem se sentir sobrecarregados para aproveitar ao máximo a monday.com.

Este é o lugar onde este post virá em seu socorro.

Neste artigo sobre como usar a monday.com, mostrarei diferentes aspectos da solução de gerenciamento de projetos da monday.com para que você aprenda a usar essa poderosa plataforma de gerenciamento de projetos.

Algumas coisas a serem observadas antes de mergulharmos em detalhes.

Primeiro, usarei a versão de avaliação gratuita da versão Pro do Monday.com.

Este é o nível mais alto da solução de gerenciamento de projetos da monday.

Vamos começar com todas as noções básicas de segunda-feira.

Como usar a monday.com: Introdução à monday.com

Para usar a plataforma para gerenciar projetos, você teria que se inscrever.

Visite o site da monday.com e registre uma conta clicando no botão “começar”.

Certifique-se de ter uma avaliação gratuita do plano pro da segunda-feira (não do plano básico).

Você pode se registrar usando seu e-mail, Google, LinkedIn ou até mesmo uma conta do Slack.

Insira seu nome e escolha uma senha.

Você também pode decidir um nome para sua equipe na plataforma.

Em seguida, você verá um prompt sobre o tipo de uso, o tamanho da equipe e o tipo de negócio.

Eu tentei usar uma combinação destes e encontrei uma diferença insignificante na saída.

Depois de concluir o processo de registro na segunda-feira, você receberá um e-mail de confirmação para sua avaliação gratuita.

Faça o necessário e você estará pronto para usar a monday.com.

Você receberá um URL exclusivo que deve ser lido como este: nomedaempresa.monday.com

Como usar a monday.com: navegando na plataforma

Fazer login na monday.com o levará ao painel principal.

Aqui, você verá alguns pop-ups para guiá-lo pela plataforma.

Acho estes bastante úteis.

A empresa fez um bom trabalho ao entregar uma boa experiência de usuário com pop-ups úteis para gerenciar projetos.

No entanto, se os pop-ups fossem suficientes, você não precisaria deste guia detalhado sobre como usar a monday.com!

Vamos começar criando um calendário editorial na monday.com e discutir outros aspectos da plataforma à medida que avançamos.

Criação do Conselho

Ao contrário da maioria das outras ferramentas de gerenciamento de projetos, a monday.com oferece vários outros recursos para criar um quadro.

Com o monday, você pode criar vários quadros (e até quadros privados).

Você pode criar um novo quadro clicando no botão "adicionar" e depois clicando na "Opção de novo quadro".

Você verá um pop-up aqui solicitando que você adicione um nome para o quadro, definindo a privacidade e definindo os aspectos para gerenciar o quadro.

Para privacidade, você tem três opções: principal, privado e compartilhável.

Para “o que você está gerenciando neste quadro”, você pode selecionar um desses itens, orçamentos, funcionários, campanhas, leads, projetos, criativos, clientes, tarefas ou personalizados.

Você pode alterá-los mais tarde.

Por causa desta discussão, vamos com "privado".

Depois de clicar em “Criar quadro”, você será saudado com um pop-up que diz “bem-vindo ao seu primeiro quadro privado”.

Aperte o botão azul “Ok, entendi” e você verá sua placa.

Qual é o próximo?

Agora é hora de adicionar grupos ao nosso Board.

Diretoria-> Grupos

Pense nos grupos como as tarefas que você deseja criar para o seu quadro.

Pense nas placas como baldes.

Por exemplo, se você gosta de marketing, pode criar grupos como redação de conteúdo, anúncios no Facebook e SEO.

Quando fui ao meu Board, vi 3 grupos sem título lá.

Eu renomeei aqueles.

Se você quiser adicionar mais, você pode clicar no botão azul abaixo do nome do seu quadro que diz “Novo Item”.

Isso criará um grupo sem título acima dos anteriores.

Se você quiser mover o novo grupo para baixo, basta clicar nos três pontos ao lado do nome do grupo e clicar em 'Mover para'. Aqui você deve ver duas opções - Mover para o tabuleiro e Mover para o topo.

Como alternativa, você pode simplesmente passar o mouse perto do nome do grupo e ele mostrará um ícone de “mão” para arrastar o grupo para cima ou para baixo.

Grupo-> Tarefas

Em seguida, precisamos aprender a adicionar tarefas a um grupo na monday.com.

Uma tarefa é mais como uma tarefa dentro de um grupo.

Por exemplo, para o grupo de redação de conteúdo, quero criar uma tarefa chamada “pesquisa de artigo”.

Para fazer isso, vamos renomear os itens 1, 2 ou 3 (estes são os padrões nos três grupos padrão).

E se você criou um novo grupo, deverá ver “adicionar item”.

Clique nele e você verá um pop-up lateral que deve dizer "Novo item".

Clique nele para renomeá-lo para a tarefa desejada.

Nesse caso, eu chamaria de “pesquisa de artigo”.

Este menu é onde você pode recolher um grupo específico ou recolher todos eles (ótimo se você quiser conferir uma lista simplificada de artigos, como no nosso caso), assim como criar um novo grupo ou movê-lo para outro quadro. Você também pode alterar a cor de um grupo (útil para classificação visual rápida) e, é claro, renomear o grupo.

Aqui, você deve ver três opções - Atualizações, Arquivos e Log de Atividades.

Quando você clicar em “Atualizações”, ele mostrará uma caixa com um prompt “escrever e atualizar” e um texto secundário sob a caixa dizendo “escrever atualizações por e-mail”.

Vamos com a primeira opção.

Ao clicar nele, você verá um editor WYSIWYG completo com uma opção de lista de verificação.

Pense nessa área como uma diretriz geral ou objetivo que você deseja detalhar sobre a tarefa específica.

Você também pode adicionar arquivos, gif, emoji e até mesmo mencionar alguém da sua equipe.

Se você clicar na segunda opção ao lado de Atualizações, ou seja, Arquivos, você terá a opção de adicionar um arquivo e procurar um arquivo.

Por fim, temos a aba Activity Log que mostra um histórico das atividades para aquela tarefa específica.

Quase esqueci de mencionar.

Ao lado do nome da tarefa, você verá mais duas opções - Um círculo com um contorno humano e três pontos.

Ao clicar no círculo, você receberá um pop-up para adicionar assinantes da equipe.

E quando você clicar nos três pontos, verá essas opções - gerenciar assinantes, preferência de e-mail, exportar para Excel, copiar link de item, arquivar e excluir.

Como adicionar e remover membros da equipe

Agora que configuramos grupos e também demonstramos como configurar tarefas, vamos analisar outros aspectos do monday.com.

Observe que adicionar colegas de equipe a um grupo não está disponível no momento da redação desta postagem de revisão.

No entanto, você tem a opção de adicioná-los a uma tarefa.

O passo 1 é adicioná-los a um quadro.

Você pode fazer isso clicando no contorno da pessoa com um sinal de mais na barra lateral vertical azulada à esquerda.

Quando você passa o mouse sobre ele, deve dizer “convidar membros da equipe”.

Clicar nesse ícone mostrará um pop-up que indicaria um convite para o monday Work OS.

Lá, você verá um convite com uma opção de e-mail para convidar o membro da equipe.

Você tem duas opções aqui.

Um, você pode convidar a pessoa para se tornar um membro da equipe.

E dois, você pode adicioná-los como um “visualizador”.

Agora que você adicionou um membro da equipe ao seu quadro, você pode adicioná-lo a uma tarefa.

Clique em um grupo e decida sobre a tarefa na qual deseja que o membro da equipe participe.

Ao lado da tarefa, você verá uma coluna intitulada “Pessoa” junto com um círculo com um humano.

Clique no círculo e adicione a pessoa.

Outra opção para fazer isso é clicando na guia Atualizações e clicando no círculo no canto superior direito.

Se você deseja remover um membro de uma tarefa, clique no círculo com suas iniciais.

E, em seguida, clique na cruz (x) ao lado do nome no pop-up.

Adicionando Status

Por padrão, você deve ver essas colunas se movendo da esquerda para a direita sob cada item de grupo, pessoa, status, data e sinal de “mais”.

Todas essas colunas (exceto a tarefa) são móveis horizontalmente.

Clicar na coluna Status oferece quatro opções: trabalhando nela, Preso, Concluído e um rótulo cinza.

Abaixo disso, você deve ver uma opção “editar rótulo”.

Aqui, você pode alterar as cores de todos os rótulos padrão e até adicionar novos rótulos.

Certifique-se de clicar no botão "Aplicar" na parte inferior se fizer alguma alteração aqui.

Adicionando Data

A coluna Data aparece em terceiro à direita da tarefa.

Ao clicar nessa coluna ao lado da tarefa, você verá um pop-up que mostra “hoje” e o calendário do mês.

Você pode escolher uma data aqui e até adicionar tempo usando o botão de alternância abaixo do calendário.

Uma coisa legal que eu amo nesse pop-up é a carinha sorridente no canto superior direito.

Clicar no ícone abre um pop-up suspenso com 15 ícones, como marca de seleção, marca de cruz e ponto de interrogação.

Este é apenas um exemplo de uso de rastreamento de tempo neste software de PM.

A última coluna

Como mencionei anteriormente, também há uma coluna ao lado da data que possui um sinal de “+”.

Ao clicar nesta coluna, você verá uma variedade de opções de coluna. Por exemplo, a partir daqui você pode colunas como texto, link, status, pessoas, data, lista suspensa, país, números, rótulo e várias outras opções.

Visualizar e organizar projetos

Novo painel

Você pode criar um novo painel clicando no texto “Adicionar” na barra lateral do Workspace (à esquerda).

Você deve ver um pop-up sugerindo que você crie o painel.

Selecione o nome desejado para seu novo painel e escolha a privacidade (principal ou privada).

A principal opção é permitir que o painel fique visível para todos da equipe.

E a opção “privada” é criar um painel para trabalhar de forma privada ou com membros selecionados da equipe.

Em seguida, clique no botão azul “criar painel” e, viola, você acabou de criar um novo painel.

Quando terminar, você verá o novo painel com um texto dizendo “Escolha seu primeiro widget”.

Widgets são miniaplicativos que ajudam você a gerenciar suas tarefas na monday.com.

Alguns dos widgets que você verá incluem bateria, calendário, gráfico, carga de trabalho, números e Gantt.

Você também pode clicar no texto “Adicionar widget” ao lado dos Quadros para ver uma lista de opções disponíveis.

Para este tutorial, vamos usar o widget Calendário.

Ao clicar no referido widget, você deverá ver um calendário preenchido no novo painel que acabou de criar.

Você pode clicar em qualquer data no calendário para adicionar um novo item (ou tarefa) e personalizar o grupo, pessoa, status e data no pop-up.

Tutorial Monday.com: Adicionando visualizações

Monday.com brilha em termos de sua funcionalidade de “visualizações”.

Esse recurso inclui gráficos e outros gráficos para seus grupos e tarefas.

Usando isso, você pode entender o que e quando, e fazer alterações em qualquer lugar.

Adicionar visualizações é relativamente simples.

Vá para a visualização da tabela e clique no botão “mesa principal” na parte superior.

Ao lado da tabela principal e da linha do tempo, você verá um ícone “+”.

Clicar nele deve trazer uma lista suspensa com uma lista de opções, como tabela, painel, visualização de gráfico, Kanban, gráficos de Gantt, cartões, formulário, Galeria de arquivos, aplicativos; e “mais visualizações” na parte inferior.

Clique em “mais visualizações” e você verá mais opções.

Eu pessoalmente uso o Kanban View, o gráfico e o Calendário para a maioria dos meus projetos.

Tutorial Monday.com: Linha do tempo

Adoro esse recurso do monday.com.

Você pode acessá-lo clicando na guia "Linha do tempo" ao lado da "Tabela principal" sob o quadro.

Essa exibição mostra rapidamente as tarefas, os prazos do projeto e os membros da equipe atribuídos.

Você pode até exportar os detalhes para o Excel daqui.

Tutorial Monday.com: Conclusão

Eu tentei o meu melhor para cobrir os aspectos básicos da monday.com.

Esta ferramenta de gerenciamento de projetos é fácil de aprender e usar.

Ao contrário de outras ferramentas de gerenciamento de projetos, a monday.com é incrivelmente visual e personalizável.

Com seu grande número de casos de uso, a monday.com conquistou uma reputação positiva.

Os gerentes de projeto de grandes e pequenas empresas adoram essa plataforma para gerenciar tarefas repetitivas e outros aspectos do gerenciamento de projetos, não apenas para marketing, mas também para equipes de vendas.

Leve este software de gerenciamento de projetos para um passeio, e tenho certeza de que você adoraria sua facilidade de uso e uma ampla variedade de recursos. Começar a usar a monday.com é relativamente fácil.

Além disso, com o teste gratuito de 14 dias, você não tem nada a perder.