Como conduzir uma reunião de planejamento do Sprint para garantir o sucesso do seu negócio

Você já se perguntou como tornar sua equipe mais produtiva? Especialmente enquanto o mundo inteiro está lutando contra a pandemia, como proprietário de um projeto, pode ser frustrante manter suas equipes organizadas e produtivas.

Felizmente, existem várias ferramentas de gerenciamento de projetos para salvar suas costas. Agile é uma das abordagens mais populares para o gerenciamento de projetos. Atualmente, torna-se a melhor escolha para muitos gerentes de projeto devido à sua flexibilidade e natureza evolutiva.

De acordo com o Project Management Institute, mais de 70% das organizações incorporaram uma abordagem ágil, e os projetos ágeis são 28% mais bem-sucedidos do que os projetos tradicionais.

Uma cerimônia importante no Agile Scrum é a “ Reunião de Planejamento do Sprint ”. O sucesso ou fracasso geral de um projeto depende em grande parte dessa convenção de pré-gerenciamento. Use este guia para conduzir uma cerimônia de planejamento de sprint bem-sucedida para seu próximo projeto.

Antes de prosseguir, vamos revisar algumas terminologias que usaremos neste artigo. Ele ajuda você a entender os fundamentos do Sprint Planning-

Product Backlog: Uma descrição detalhada dos requisitos do produto que precisam ser atualizados. Inclui novos recursos, alterações em recursos existentes, correções de bugs, configurações de infraestrutura e outros.

Backlog do Sprint: Uma lista dos itens do backlog do produto que a equipe se compromete a executar durante o sprint atual. Junto com a lista de tarefas necessárias para entregar esses itens do backlog do produto.

História: Descreve a descrição de um recurso do produto a partir da perspectiva do usuário final. Por exemplo, como cliente, você deseja se registrar no site, para poder navegar facilmente pelos produtos no site.

Velocidade da Equipe: Meça a quantidade de trabalho que uma Equipe pode gerenciar durante um único Sprint. Esta é a métrica chave no Scrum.

O que é uma Reunião de Planejamento do Sprint na Metodologia Ágil

Uma reunião de planejamento do sprint é um evento em que toda a equipe se reúne para definir a meta do sprint e planejar o roteiro para atingir essa meta, dependendo da revisão da equipe do backlog do produto.

Para esclarecer melhor as coisas, o sprint é uma iteração com prazo definido de um ciclo de desenvolvimento contínuo. Dentro de um sprint, a equipe deve concluir uma certa quantidade de trabalho e prepará-los para revisão. E o “Sprint Planning Meeting” é o ponto de partida, conduzido pelo scrum master.

Participantes: equipe de desenvolvimento, scrum master, proprietário do produto

Quando: No início de um sprint.

Duração: Geralmente uma hora por semana de iteração. Tipo duas horas para um sprint de duas semanas.

Estrutura Ágil : Scrum.

Objetivo: O principal objetivo do planejamento do sprint é definir

• o que pode ser entregue no próximo sprint
• como esse trabalho será realizado

Lembre-se, um plano de sprint ruim pode desviar sua equipe ao definir expectativas irrealistas.

Benefícios da Reunião de Planejamento do Sprint

• Permite que os membros da equipe concordem com a meta e o compromisso do sprint
• Permite descoberta de tarefas, inscrição, priorização e estimativa
• Cria a plataforma para comunicar dependências
• Identifica a capacidade da equipe para definir e se comprometer com uma meta de sprint alcançável.

O que acontece em uma reunião de planejamento do Sprint?

O proprietário do produto explica o objetivo do sprint e a equipe, em conjunto, decide o procedimento de trabalho para atingir esse objetivo. A equipe scrum também discute como aumentar o valor e a utilidade do produto no sprint atual.

Além disso, negocie quais itens do backlog do produto serão confirmados no backlog do sprint. Outros fatos importantes também são considerados aqui, por exemplo, estimativa, limitações, capacidade, risco, dependências e cronograma.

Quem participa da reunião de planejamento do Sprint?

Normalmente, toda a equipe participa desta Reunião de Planejamento do Sprint

Dono do Produto: Identifique os itens candidatos do backlog do produto e defina suas prioridades relativas, juntamente com o objetivo do sprint.

Scrum Master: Certifique-se de que o objetivo do sprint seja alcançável e que tudo passe por um canal adequado. Além disso, verifique se os itens apropriados do backlog do produto estão incluídos no backlog do sprint.

Membros da equipe: Decida quantos itens do backlog do produto eles podem concluir no prazo definido. E como entregar esses itens do backlog do produto.

Às vezes, partes adicionais podem ser convidadas para a reunião por quaisquer participantes, a fim de fornecer informações e conselhos sobre novos negócios ou domínio de tecnologia. Mas seu papel é limitado a compartilhar apenas essas informações.

Qual é a entrada para a reunião de planejamento do Sprint?

A entrada para a Reunião de Planejamento do Sprint é o Backlog do Produto, incluindo uma lista de “itens” que podem ser concluídos durante o sprint. A equipe também deve observar o último incremento do produto, a capacidade projetada da equipe de desenvolvimento para este sprint e o desempenho anterior da equipe de desenvolvimento.

Qual é a Saída para a Reunião de Planejamento do Sprint?

O principal resultado da reunião de planejamento do sprint é que os membros da equipe possam explicar o objetivo do sprint e saber claramente como começarão a trabalhar para atingir esse objetivo. Tudo isso inclui no backlog do sprint.

Como fazer o planejamento do Sprint?

Inicialmente, o scrum master define o objetivo do sprint. Em seguida, a equipe de desenvolvimento planeja as etapas necessárias para atingir esse objetivo. Na verdade, o plano do sprint é feito com o consentimento mútuo da equipe de desenvolvimento e do proprietário do produto, considerando valor e esforço.

Quando isso acontece?

A reunião de planejamento do sprint ocorre no início de um ciclo do sprint. Suponha que você esteja fazendo um sprint mensal, você pode convocar uma reunião todo primeiro dia do mês (ou qualquer outra data que você escolher para começar).

Quanto deve demorar?

Normalmente, leva no máximo oito horas para um Sprint de um mês. Para os sprints mais curtos, o tempo de reunião também será reduzido. Como regra geral, para identificar a duração ideal da reunião do sprint, você pode multiplicar o número de semanas do seu sprint por duas horas.

Corrida de 1 semana = 2 horas
Sprint de 2 semanas = 4 horas
Sprint de 3 semanas = 6 horas
Sprint de 4 semanas = 8 horas

Observe que é o tempo máximo alocado. Uma equipe de scrum experiente levará menos tempo do que isso. O scrum master garante que a reunião seja concluída dentro desse prazo. E qualquer conversa desnecessária é evitada.

Trabalho de preparação antes da reunião

Já especificamos as funções de cada participante na reunião do sprint. Vamos explicar o que eles devem montar antes de participar da Reunião de Planejamento do Sprint:

Para ScrumMaster:

• Prepara e publica agenda
• Atribua os membros certos da equipe e agende reuniões em um horário adequado
• Certifique-se de que os membros da equipe tenham as habilidades necessárias para concluir os itens pendentes com sucesso
• Calcule a capacidade disponível para a equipe (feriados dos membros da equipe, feriados, etc.)
• Identifique a velocidade das equipes versus a quantidade de trabalho comprometida pela equipe no sprint anterior
• Organize notas adesivas, canetas, marcadores, quadro branco, etc.

Para o Dono do Produto:

• Defina cada item da história do usuário em detalhes
• Fornece requisitos detalhados e critérios de aceitação
• Manter o backlog está em ordem de prioridade
• Descreva a definição de “pronto” para cada história de usuário no sprint atual
• Certifique-se de que cada recurso ou história de usuário seja pequeno o suficiente para ser concluído em um sprint

Para equipe de desenvolvimento:

• Garanta a disponibilidade pessoal para o próximo sprint
• Elaborar perguntas para esclarecer eventuais dúvidas e evitar confusões
• Atualize a definição de “concluído” da equipe, se necessário, e mantenha a referência pronta para descrever durante a reunião.

Como executar uma reunião de planejamento do Sprint

Você pode dividir esta reunião em duas sessões. Na primeira sessão, o proprietário do produto descreve a lista de recursos que precisam ser executados durante o sprint. A próxima sessão é sobre a identificação de tarefas que devem ser executadas para construir esses recursos.

Reunião de Planejamento do Sprint – Parte I

Nesta parte da discussão, o proprietário do produto descreverá o que ele realmente deseja preparar até o final do sprint.

Pensando nisso, todos os itens do product backlog serão revisados ​​pelos membros da equipe. E selecione os itens que podem comprometer a entrega de um Incremento de Produto Potencialmente Entregável (PSPI) dentro do prazo alocado.

A equipe pode fazer sugestões, mas a decisão final de qual Product Backlog será adicionado ao próximo sprint backlog virá do proprietário do produto. Ele/ela determinará quanto do backlog do produto a equipe tentará fazer durante o Sprint.

Os membros da equipe podem fazer perguntas para esclarecer suas dúvidas e descartar todas as ambiguidades. Uma vez que eles têm que demonstrar o resultado final conforme acordado durante a reunião de revisão do sprint na frente do Product Owner e das partes interessadas. Ocorrerá no final do sprint.

Ao final deste segmento, o Dono do Produto e a equipe de desenvolvimento juntos finalizam o objetivo do sprint.

As principais atividades da Parte I do Sprint Planning são:

• O proprietário do produto apresenta a prioridade do item do Product Backlog para a equipe
• Define uma meta de sprint: uma descrição de uma frase do resultado final do sprint.
• A equipe em conjunto identifica a funcionalidade do produto que pode ser entregue no próximo Sprint.
• A equipe se compromete com o Product Backlog selecionado no final desta sessão

Reunião de Planejamento do Sprint - Parte II

O segundo segmento ocorre imediatamente após o primeiro segmento da reunião de planejamento do sprint. Tem o mesmo time-box semelhante à primeira parte. Isso significa que, se o tempo total da reunião for de 8 horas, ela será dividida igualmente em cada segmento - por exemplo, para conduzir uma reunião de 8 horas, você tem 4 horas para concluir a primeira parte da reunião e o restante das 4 para a segunda papel.

Nesta parte, o product owner deve atender a todas as dúvidas que o time possa ter sobre o Product Backlog. Em seguida, a equipe decidirá como transformar o Product Backlog selecionado em um incremento da funcionalidade do produto potencialmente entregável.

O proprietário do produto deve estar disponível durante esta reunião, mas não necessariamente presente na sala. Mesmo que o PO permaneça na sala, o Scrum Master deve se encarregar dessa parte da reunião. Assim, a equipe de desenvolvimento pode se concentrar em seu trabalho e explorar as possibilidades sem ser limitada pelas opiniões ou ideias do proprietário do produto.

Deve haver espaço suficiente para a equipe discutir diferentes possibilidades e soluções para atingir o objetivo final sem influência externa. O product owner e o Scrum master observarão tudo e responderão perguntas buscando maiores informações.

Ao final deste segmento, uma lista de tarefas deve estar pronta, chamada Sprint Backlog, incluindo estimativas de tarefas e atribuições. Dependendo disso, a equipe começará a desenvolver a funcionalidade.

As principais atividades da Parte II do Sprint Planning são:

• Planejamento detalhado - Divida as histórias em tarefas para que os membros da equipe possam fazer planos acionáveis ​​para concluir essas histórias
• Estimativa das histórias- Faça uma análise profunda e aplique estratégias como Planning Poker ou T-Shirt Sizing. Isso permite que eles aproximem o tempo que cada tarefa levará para ser concluída.
• Resultado Final - A equipe define o fluxo de trabalho para atender a meta do sprint como uma forma de Sprint Backlog

Uma reunião de planejamento do sprint lida principalmente com duas coisas:

Objetivo do sprint: acordar o que será entregue no final do sprint.
Sprint backlog: Um conjunto priorizado de histórias de usuários, melhorias, bugs, tarefas e subtarefas para o próximo sprint para manter a equipe focada.

Melhores Práticas para Sprint Planning Meeting na Metodologia Ágil

Aqui estão as melhores práticas para uma reunião ágil de planejamento de sprint para obter o máximo de resultados.

1. Crie um convite de calendário recursivo incluindo todos os membros da equipe
2. O Product Owner deve enviar o convite da reunião aos membros da equipe
3. Inclua a agenda no convite mais o link das histórias do usuário que devem ser incluídas no sprint
4. Adicione mais histórias de usuário no sprint do que a capacidade da equipe. Como pode ser possível que algumas das histórias do usuário sejam rejeitadas pela equipe enquanto você pode ter a confiança
5. Torne sua história de usuário proposta elaborada e facilmente compreensível. Anexe todos os casos de uso, requisitos funcionais e níveis de satisfação em profundidade, pelo menos, discuta uma vez com alguns membros da equipe sênior
6. Definir novos problemas, possibilidades, impactos e dependências
7. Aprecie ou recompense os membros da equipe de melhor desempenho do último sprint. Incentiva os outros a melhorar seu desempenho no futuro
8. Trate sua equipe com algo que eles gostam de ter, pelo menos ofereça chá/café. Às vezes, um pequeno banquete os motiva a trabalhar mais rápido.

Leia também: Um guia abrangente para a metodologia Waterfall em gerenciamento de projetos.

Regras da Reunião de Planejamento do Sprint na Metodologia Ágil (Resumindo)

1. Todos os membros da equipe, incluindo o proprietário do produto e o scrum master, devem estar presentes na reunião
2. O scrum master conduzirá a reunião de planejamento do sprint e obterá a mais alta autoridade
3. Scrum master atua como cronometrista, líder, facilitador e coordenador da reunião ágil de planejamento do sprint
4. A função do proprietário do produto nas reuniões de planejamento do sprint é apenas como colaborador. Ele/ela tem a responsabilidade de esclarecer todas as coisas, respondendo às perguntas dos membros da equipe, se houver, e explicar as histórias do usuário para a equipe.

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Conclusão

Como o nome descreve “Sprint Planning” na metodologia ágil, aqui todos os membros da equipe são envolvidos em uma conversa detalhada e aberta para garantir o item que irão executar no próximo sprint.

É um conceito simples para acelerar seu fluxo de trabalho seguindo algumas regras predefinidas. Para que todos os membros da equipe possam sincronizar seus trabalhos de forma planejada e concluí-los com sucesso. O principal objetivo da Sprint Planning Meeting é definir a meta da Sprint e encontrar a melhor maneira de alcançá-la.

Iniciar uma reunião de planejamento do sprint para

• Planeje a reunião considerando quem, o quê, quando e onde
• Revise o backlog do produto e identifique a lista de pendências do produto que a equipe deve concluir no próximo sprint
• Verifique se a capacidade de sua equipe é suficiente para gerenciar a carga de trabalho proposta
• Estabeleça a velocidade para sua equipe - a quantidade de trabalho que sua equipe pretende concluir durante o Sprint

Então, como você se prepara para uma reunião de planejamento do sprint? Compartilhe suas dúvidas, obstáculos e experiências conosco na seção de comentários abaixo!