Como a American Legion Arizona usa WPForms para agilizar as operações

As organizações sem fins lucrativos muitas vezes enfrentam tarefas diárias que tiram tempo de seus objetivos principais. Gerenciar membros, organizar eventos e lidar com a papelada pode ser um verdadeiro desafio. Estas questões podem consumir tempo e recursos dos seus objetivos principais de servir as comunidades e promover mudanças positivas.

Nesta história de cliente, veremos como a American Legion Arizona, um grupo de apoio a veteranos, resolveu esses problemas. Eles usaram WPForms para tornar seu trabalho mais fácil e eficaz.

Mostraremos como essa pequena equipe de seis pessoas economizou horas de trabalho todas as semanas, conectou-se de maneira mais eficaz com seus membros e simplificou a inscrição em eventos e o compartilhamento de novidades.

A história deles mostra como as organizações sem fins lucrativos podem usar formulários online para superar obstáculos comuns. Ao trabalharem de forma mais inteligente, podem concentrar-se mais no que realmente importa: ajudar as pessoas que apoiam.

Perfil do cliente

A American Legion Arizona é uma filial estadual da organização National American Legion, dedicada a defender veteranos, membros do serviço ativo e suas famílias. Eles fornecem uma plataforma para mais de 120 Posts no Arizona compartilharem informações e colaborarem, apoiando uma comunidade com mais de 100 anos de histórico de serviços.

O desafio

Quando a American Legion Arizona começou a atualizar seu site, eles encontraram vários problemas no modo como estavam trabalhando:

1. Obtendo feedback do usuário: a maneira antiga de pedir opiniões aos membros não estava funcionando bem. Poucas pessoas estavam respondendo. Eles precisavam de uma maneira mais fácil de saber o que os membros pensavam sobre seus serviços e programas.
2. Ajudar os membros: Responder a perguntas e ajudar os membros demorava muito tempo. A equipe estava tendo problemas para responder rapidamente, causando uma experiência ruim ao usuário.
3. Configuração de eventos: A organização realiza muitos eventos todos os anos, como reuniões e arrecadação de fundos. A maneira antiga de inscrever pessoas para esses eventos era lenta, muitas vezes apresentava erros e exigia muito tempo da equipe para ser gerenciada.
4. Inscrições de novos membros: O processo para novos membros aderirem e pagarem pela adesão era demorado e difícil para ambas as partes.
5. Coleta de informações: obter diferentes tipos de informações, como relatórios de postagens locais e artigos para seu boletim informativo, era confuso e lento.

A organização sabia que precisava resolver esses problemas para trabalhar melhor e ajudar mais os veteranos. Eles queriam encontrar uma ferramenta de criação de formulários que pudesse:

1. Trabalhe bem com o site WordPress e outras ferramentas que eles usam
2. Crie muitos tipos diferentes de formulários , desde pesquisas simples até inscrições em eventos complexos
3. Lidar com pagamentos de associações e taxas de eventos
4. Use recursos inteligentes como lógica condicional para criar formulários que mudam com base nas respostas
5. Ser fácil de usar para sua pequena equipe, sem a necessidade de serem especialistas em tecnologia

O principal objetivo era tornar o trabalho mais rápido e fácil, para que a equipe pudesse dedicar mais tempo ao que é realmente importante: ajudar os veteranos e suas famílias.

Como WPForms forneceu soluções

A American Legion Arizona recorreu ao WPForms para enfrentar seus desafios.

Depois de descobrir o plugin por meio de uma pesquisa no WordPress por plugins de criação de formulários, eles ficaram impressionados com suas capacidades e facilidade de uso, especialmente com cobrança de pagamentos.

Com WPForms, eles criaram mais de 50 formulários para diversos fins, incluindo:

• Inscrição de membro com pagamento: simplificou o processo para novos membros se inscreverem e pagarem online.
• Inscrição em conferências com pagamento: Inscrições em eventos e cobrança de pagamentos simplificadas, economizando tempo para membros e funcionários.
• Relatórios anuais: as postagens agora podem enviar seus relatórios anuais on-line, facilitando muito a coleta e a organização dos dados.
• Envio de eventos: os membros agora podem enviar detalhes de seus eventos para que possam ser facilmente adicionados ao calendário, mantendo-o atualizado sem muito trabalho extra para a equipe.
• Envio de artigos para boletins informativos: permite que os membros enviem artigos para o boletim informativo, tornando mais rápido e fácil coletar e gerenciar conteúdo
• Inscrição no programa: Os alunos podem se inscrever em vários programas on-line, ajudando a agilizar e gerenciar as inscrições em diversas iniciativas, como a Boys State.
• Relatórios de oficiais: as postagens podem enviar facilmente detalhes e atualizações de oficiais on-line. Essa automação garante que as informações de liderança permaneçam precisas e atuais, auxiliando na comunicação e coordenação eficazes dentro da organização.
• Formulários de pedido de produtos: os membros podem solicitar e pagar mercadorias de marca personalizadas, como camisas pólo, para mostrar sua afiliação e apoio ao programa.

Ao usar WPForms para todas essas tarefas, a American Legion Arizona foi capaz de resolver muitos de seus problemas originais. Agora eles poderiam coletar feedback, gerenciar registros e coletar informações com muito mais eficiência.

WPForms era flexível o suficiente para lidar com essa ampla gama de tarefas diferentes e os formulários eram fáceis de criar para sua pequena equipe, mesmo com experiência técnica limitada.

Os membros acharam os formulários fáceis de usar, o que aumentou a participação, e os WPForms integraram-se bem ao site existente, o que significa que não houve necessidade de migrar para uma nova plataforma ou aprender novos sistemas.

Recursos e complementos favoritos do WPForms

A American Legion Arizona considerou vários recursos do WPForms particularmente úteis. Aqui está uma visão mais detalhada de seus favoritos:

Cálculos: esse recurso permitiu totalizar automaticamente os custos de eventos ou associações. Por exemplo, se alguém se inscreveu em vários eventos ou adicionou itens extras à sua inscrição, o formulário calcularia o custo total automaticamente.

Integração Stripe: Isso facilitou a coleta de pagamentos on-line com segurança. Os associados podiam pagar as quotas ou inscrições em eventos diretamente no formulário, sem serem encaminhados para outro site.

Assinaturas digitais: para formulários que precisavam de assinatura, como isenções para eventos, esse recurso permitia que os usuários assinassem digitalmente diretamente no formulário. Isto economizou tempo e papel em comparação com a impressão e digitalização de documentos assinados.

Campos repetíveis: Este recurso permite que os usuários registrem várias pessoas em um envio de formulário. Por exemplo, se alguém quisesse registrar um grupo para uma conferência, poderia adicionar quantos participantes fossem necessários sem preencher formulários separados para cada pessoa, economizando tempo tanto para os inscritos quanto para a equipe que processa as inscrições.

Lógica Condicional: Este recurso torna os formulários mais inteligentes e fáceis de usar. Os formulários podem mudar dinamicamente com base no que o usuário inseriu. Por exemplo, se um usuário indicar que precisa de acomodações especiais para um evento, o formulário mostrará perguntas sobre o tipo de acomodação que ele precisa. Isso torna os formulários mais curtos e menos confusos para os usuários, pois eles veem apenas as perguntas relevantes para eles. Também ajuda a coletar informações mais detalhadas quando necessário, sem sobrecarregar o formulário para todos.

Os resultados

A implementação de WPForms trouxe melhorias significativas para a American Legion Arizona:

Economia de tempo

A automatização de processos anteriormente manuais, como inscrições de membros, inscrições em eventos e envio de relatórios, economizou inúmeras horas para a equipe todas as semanas.

Os membros da equipe que antes passavam uma parte significativa do dia em tarefas administrativas agora têm a liberdade de dedicar mais energia a iniciativas essenciais, como programas de extensão para veteranos e de apoio comunitário.

Maior eficiência

A transição para formulários on-line simplificou as operações em todos os aspectos. A eliminação dos formulários em papel reduziu drasticamente a necessidade de impressão, envio e entrada manual de dados.

Experiência de usuário aprimorada

Os membros agora desfrutam de uma experiência simples e fácil de usar ao interagir com a organização.

Os formulários intuitivos facilitam a inscrição em eventos, o envio de artigos para o boletim informativo, a realização de pagamentos e o fornecimento de feedback valioso.

Esta experiência melhorada promoveu um maior envolvimento e participação da comunidade de veteranos, fortalecendo a ligação da organização com os seus membros.

Um momento de sucesso

Um grande sucesso foi o programa Boys State, uma iniciativa da Legião Americana que começou na década de 1930.

No passado, a gestão de registos e a recolha de informações necessárias para este programa eram um processo complicado que envolvia formulários em papel e introdução manual de dados.

Porém, com a implementação dos WPForms, todo o processo foi transformado. Só no ano passado, mais de 150 participantes inscreveram-se online, enviando não apenas os seus dados básicos de registo, mas também divulgações médicas cruciais e informações de pagamento – tudo sem um único erro.

Os ganhos de eficiência não pararam por aí. Os WPForms também permitiram que o programa introduzisse novos formulários para participantes da lista de espera e orientadores do ensino médio que buscam mais informações.

Esses formulários, perfeitamente integrados aos sistemas de e-mail da organização, garantiram uma comunicação rápida e uma experiência simplificada para todos os envolvidos.

O sucesso do programa Boys State exemplifica como os WPForms podem capacitar as organizações a modernizar até mesmo as suas iniciativas mais estabelecidas, melhorando a eficiência, melhorando a experiência do usuário e, em última análise, permitindo que se concentrem no que realmente importa.

Dicas para usuários de WPForms

“Aproveite ao máximo a base de conhecimento WPForms. Ele contém informações que podem ajudá-lo a resolver a maioria dos problemas sem a necessidade de entrar em contato com o suporte. E não hesite em explorar os vários complementos disponíveis – eles podem expandir significativamente a funcionalidade dos seus formulários.”

-Frank Hirrill, webmaster da American Legion Arizona

Olhando para o futuro

A American Legion Arizona descobriu que criar e gerenciar formulários pode ser incrivelmente simples e eficiente com WPForms. A facilidade de uso e recursos poderosos como lógica condicional, cobrança de pagamentos e integrações extensas foram inestimáveis.

A equipe agora pode criar vários formulários rapidamente, garantindo que os dados dos usuários estejam seguros e que os processos sejam simplificados.

WPForms melhorou significativamente suas operações e está explorando complementos e integrações adicionais para agilizar processos e apoiar o crescimento.

O impacto do seu sucesso vai além do Arizona. A Sede Nacional tomou nota das suas realizações, reconhecendo o potencial dos formulários online para agilizar as operações em toda a organização. A equipa não está apenas focada no seu próprio crescimento, mas também em partilhar o seu conhecimento e experiência para capacitar outros órgãos estatais para adoptarem soluções digitais semelhantes.

Principais conclusões

O sucesso da American Legion Arizona com WPForms oferece lições valiosas para organizações sem fins lucrativos e empresas:

• Automatize e simplifique: identifique tarefas manuais e demoradas que podem ser automatizadas com formulários on-line bem projetados. Isso libera tempo valioso da equipe para se concentrar nos objetivos principais da missão.
• Melhore a experiência do usuário: implemente formulários fáceis de usar para simplificar processos como inscrições em eventos, coleta de feedback e envio de informações. Isso melhora o envolvimento e a satisfação entre membros e apoiadores.
• Otimize a coleta e o gerenciamento de dados: utilize formulários on-line para coletar e organizar dados com eficiência, eliminando a necessidade de formulários em papel e entrada manual de dados. Isso economiza tempo e reduz erros.
• Aproveite as integrações: escolha uma solução de criação de formulários que se integre perfeitamente às suas ferramentas e sistemas existentes, como plataformas de marketing por e-mail e gateways de pagamento, para agilizar os fluxos de trabalho e maximizar a eficiência.

Ao implementar estas estratégias, as organizações podem otimizar as suas operações, melhorar a experiência do utilizador e obter maior sucesso no cumprimento da sua missão.

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A seguir, saiba mais sobre como organizações sem fins lucrativos podem usar WPForms

Se você trabalha para uma organização sem fins lucrativos e está se sentindo inspirado sobre como os WPForms transformaram as operações da American Legion Arizona, temos muito mais recursos nos quais você pode estar interessado.

Comece verificando nosso guia sobre como organizações sem fins lucrativos podem usar WPForms para expandir seu site. Você também pode estar interessado em saber como promover sua causa durante a Terça-feira de Doações.

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