Como a linguagem e a gramática moldam a precisão e a persuasão nos e-mails?
Publicados: 2024-01-17Cuidado com a linguagem!
Não se assuste, estou falando apenas sobre seus e-mails.
Todos nós recebemos e-mails que nos deixaram confusos sobre o que isso significa! Não é de admirar que haja pouca ou nenhuma reflexão por trás da elaboração desses e-mails.
Seja uma anedota convincente, uma pergunta instigante ou uma pergunta ousada. Seja o que for, deve dar aos leitores a gramática e a linguagem corretas para que eles continuem lendo e explorando ainda mais o assunto.
A linguagem e a gramática corretas podem ajudar muito a garantir que seus e-mails sejam bem compreendidos, percebidos e respondidos. Permite-nos transmitir com eficácia os nossos pensamentos, ideias e emoções, garantindo assim coerência e clareza em cada palavra escrita.
Quer saber como? Vamos mergulhar nisso!
Por que você precisa de precisão e persuasão nos e-mails?
Comunicação clara
A gramática e o idioma podem afetar a mensagem geral e a tonalidade do seu e-mail. Garante que a sua mensagem seja compreendida sem qualquer ambiguidade e evitando interpretações erradas e confusões.
Isso ajuda a estruturar nosso conteúdo de forma mais cuidadosa, manter a coerência e um fluxo lógico e criar narrativas e histórias envolventes.
Há muito mais que você pode fazer para adicionar mais brilho! Aqui está o que você pode fazer:
- Diferentes técnicas de escrita
- Use pontuação adequada
- Experimente diversas estruturas de frases e muito mais para transmitir sua mensagem de maneira eficaz.
Isso permitirá que você se expresse de forma criativa, criando uma cópia do e-mail memorável e atraente.
Isso pode ser feito com a ajuda de ferramentas gramaticais online. Essas ferramentas fornecem informações valiosas e ajudam a eliminar erros gramaticais, garantindo assim a precisão.
Constrói uma base sólida
Preparar o terreno para o idioma e a gramática corretos ajuda você a dominar sua mensagem. Além disso, ajuda você a compreender os componentes vitais da sua mensagem.
Para dividi-lo em elementos, a gramática e a linguagem ajudam a definir os adjetivos, advérbios, preposições, substantivos, verbos e os pronomes corretos relevantes.
Ao compreender esses blocos de construção, você pode construir mensagens bem estruturadas para transmiti-las com precisão. Ao acertar esses fundamentos, você pode compreender frases bem estruturadas que traduzem seus pensamentos na mensagem certa de maneira eficaz.
Construindo credibilidade e profissionalismo
A linguagem relevante e a gramática adequada moldam sua imagem e constroem credibilidade. Você será mais valorizado se conseguir articular seus pensamentos com total clareza.
Seguindo a gramática, você pode demonstrar atenção aos detalhes e profissionalismo.
Isso mostra que você dedicou um tempo para elaborar cuidadosamente sua mensagem, fazendo a diferença na forma como seus e-mails são recebidos e percebidos pelo público. Garantir que essas diretrizes estabeleçam você como um comunicador confiável e confiável.
Melhorando a legibilidade
De acordo com o Nielsen Norman Group, 79% dos leitores não leem o texto, simplesmente o escaneiam!
Você ainda escreveria e-mails no estilo shakespeariano?
E-mails com gramática e linguagem corretas são mais fáceis de ler, compreender e reter. Ele oferece um fluxo tranquilo de informações, evitando mudanças repentinas no posicionamento do conteúdo.
Isso pode ser feito evitando construções de frases desordenadas.
Define a tonalidade certa
Se o seu público for composto por pessoas proficientes em conceitos técnicos, você poderá usar jargões que eles conheçam. Da mesma forma, se você estiver falando para um público relativamente novo nos conceitos ou nas suas ofertas, é melhor usar uma tonalidade simples.
Por exemplo: para garantir que sua mensagem atraia os leitores em um nível mais profundo, você pode recorrer ao uso de uma voz ativa em vez de uma voz passiva. Isso ocorre porque a voz ativa proporciona uma forma direta de falar e a voz passiva é muito mais prolixa.
Uma voz passiva também não coloca a pessoa principal em primeiro plano na comunicação. Isso ocorre porque, como prática principal, gostaríamos de enfatizar o leitor como sujeito.
Toque as cordas emocionais
O caminho para o coração do seu público?
Agitando suas emoções! Mas como você faz isso?
Adaptar seu conteúdo às preferências do seu público é uma ótima maneira de fazer isso. Você também pode seguir o caminho da narrativa, que deve ser uma narrativa que ressoe com sua marca e seu público.
Essas não são apenas ótimas maneiras de despertar emoções, mas também podem ajudá-lo a construir uma conexão forte.
Você também pode usar exemplos da vida real e estudos de caso para construir confiança e credibilidade. Isso pode ajudar a influenciar a decisão do seu público e atraí-lo em um nível mais profundo, levando-o a realizar a ação desejada.
Oferece uma estrutura forte e o fluxo certo
Conteúdo bem estruturado é muito mais fácil de acompanhar em comparação com e-mails que possuem informações dispersas e desorganizadas. As palavras que você escreve podem ter um grande impacto na forma como a mensagem é entregue, permitindo que os leitores avaliem a mensagem com facilidade.
Uma estrutura forte e o fluxo correto podem ser mantidos garantindo um propósito claro, um ponto principal de discussão e um apelo à ação. Por exemplo: um gancho, o corpo do email e o call to action. Deve ser apresentado com espaços em branco relevantes, parágrafos curtos e relevantes, títulos e marcadores, com um layout fácil de seguir.
Você pode usar frases mais curtas para dicas e frases mais longas para apoiar. Pode ser para esclarecer algo, explicar um conceito ou estabelecer uma relação de causa e efeito.
Evite escrever frases que levem o leitor a lê-las duas vezes para avaliar seu significado. Você também pode priorizar os benefícios do público para o mesmo.
Ajuda você a criar ênfase
Um aspecto importante da gramática? Pontuação!
A pontuação adequada ajuda a dar ênfase e o ritmo correto em seus e-mails. Isso melhora ainda mais a experiência geral de leitura por meio de dois pontos, ponto e vírgula, hash e hífen. Isso também inclui sutilezas e nuances de linguagem.
Também pode servir ao propósito principal de evitar confusão na comunicação por meio da palavra escrita.
Além de esclarecer a mensagem, também pode dar profundidade aos seus e-mails. Isso ajuda a guiar o leitor pelo conteúdo com precisão e facilidade, levando à persuasão.
Como escrever emails persuasivos e precisos?
Clareza e concisão
Escrever envolve saber o que você deseja transmitir antes de ser escrito. Portanto, se sua escrita falhar, o mau planejamento pode ser um dos principais motivos. Isso não apenas os confunde, mas também os irrita.
E acredite em mim, essa é a última coisa que você gostaria de fazer!
O planejamento prévio pode ajudá-lo a combinar seu tom e vocabulário com o do seu público.
Por outro lado, negligenciar a clareza abre a porta a mal-entendidos que terão de ser corrigidos no futuro através de esforços adicionais. Em vez de perder tempo com idas e vindas, é melhor avaliar o porquê, como e o quê de seus e-mails nos estágios iniciais.
Da mesma forma, pode ser difícil escrever um e-mail curto e direcionado em comparação com um e-mail mais longo.
Use o mínimo de palavras possível, mantendo seu significado. Evite palavrões, clichês, conceitos vagos, preenchimentos, repetições e redundâncias.
Coerência
Descubra o objetivo no qual você deseja que seus e-mails sejam centrados e certifique-se de seguir esse tópico em todo o e-mail.
Os leitores devem fluir com sua escrita e sua linha de pensamento! A transição de frases e palavras deve levar perfeitamente o leitor a outra ideia. Conforme mencionado acima, você pode fazer isso evitando ideias dispersas ou desconexas.
Além disso, é altamente recomendável construir pontes, em vez de saltar inesperadamente de uma ideia para outra. Pergunte a si mesmo sobre a ação desejada que você espera. Considere esses aspectos em todo o e-mail e simplifique seu e-mail de acordo com esses aspectos.
Frase positiva
Frases positivas podem transformar a especulação em confiança, um cliente potencial em um cliente fiel e, eventualmente, abrir caminho para melhores resultados financeiros.
Analogias e expressões idiomáticas são uma ótima ferramenta para fazer isso! Escusado será dizer que use uma linguagem educada em todos os momentos. Não pareça negativo, agressivo ou crítico ao lidar com feedback negativo ou com uma circunstância perturbadora.
Mostre resultados futuros
Abrir uma janela de resultados futuros pode ajudá-lo a tocar o lado emocional e lógico do seu público. Isso os ajuda a passar da fase de consideração para a fase de ação. Tudo isso mantendo-os engajados e interessados em sua marca.
Seja qual for o seu objetivo, e-mails que mencionam resultados futuros mantêm o seu público envolvido e permitem que eles sigam o curso de ação desejado.
Redação precisa
Os e-mails devem ser amigáveis!
Mas como garantir que não pareçam uma mensagem de um amigo de infância?
Siga a etiqueta do e-mail e evite usar gírias, jargões desnecessários, termos casuais, emoticons irrelevantes ou letras maiúsculas irregulares.
Por exemplo: nichos como B2B ou TI podem não exigir uma escrita simples e monótona. Em vez disso, escolha vocabulário diversificado e use frases de diferentes comprimentos.
No entanto, você também deve garantir que as frases não durem muito, caso contrário podem acabar confundindo os leitores.
Evite termos ambíguos, afirmações hiperbólicas ou simplesmente generalizações. Evite linguagem que leve a frase a ser interpretada de uma forma em vez da pretendida.
Lembre-se também de que repetir uma ideia não é uma boa maneira de esclarecê-la! Em vez disso, concentre-se em esclarecer uma ideia de uma forma que fique clara quando lida pela primeira vez.
Conclusão
Seja na comunicação escrita ou verbal, a importância da linguagem e da gramática não pode ser esquecida.
Amarre as pontas soltas do conteúdo do e-mail quando terminar de escrevê-lo.
Escrever envolve idealização, estratégia, redação, formatação e revisão adicional.
Embora tudo possa ser difícil de equilibrar de uma só vez, você pode fazer uma pausa e voltar com uma nova perspectiva depois de algum tempo. À medida que você se aprofunda e avalia o que tem a dizer, obterá uma compreensão mais profunda do assunto.
A gramática e a linguagem certa irão adicionar um toque muito necessário e realçar sua essência.
Afinal, não se trata apenas de refinar a palavra escrita com precisão e obter a resposta ou ação que se espera?
Lembra que no início do e-mail eu disse que é necessário muito para um e-mail bem-sucedido?
Eu sinto que você está se perguntando o que há mais.
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Recursos adicionais
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