Como o Desk Hoteling pode melhorar seu espaço de trabalho no escritório

A pandemia de coronavírus forçou praticamente o mundo inteiro a ficar remoto em 2020, e tudo, desde compras de supermercado e fitness até noites de namoro e happy hour, começou a ocorrer dentro de casa, e não fora dela. O trabalho não foi diferente, com as empresas lutando para configurar funcionários com acesso, equipamentos e Zoom para que as empresas pudessem se manter à tona quando era muito perigoso estar em um local público. Mas agora que algumas empresas estão reabrindo suas portas literais, surgiu um novo problema. Como você acomoda funcionários que podem – ou talvez mais provavelmente, não – estarem animados para retornar a um local de trabalho físico quando você não tem mais imóveis suficientes para todos? Uma solução é a hospedagem de mesa, que é uma maneira de criar um local de trabalho híbrido com alguns funcionários no escritório, alguns funcionários remotos e a capacidade de ser flexível quando se trata de quem trabalha onde.

O que é o Desk Hotel?

O desk hoteling é uma estratégia de compartilhamento de espaço para o local de trabalho em que os funcionários reservam suas estações de trabalho com antecedência. O sistema de reservas funciona de forma semelhante à forma como você reserva um quarto de hotel (daí o nome). Você fará sua reserva para o balcão que deseja em um dia específico e em um horário específico. Quando você chegar ao trabalho, você fará o check-in para dizer que está lá e que assumirá a estação de trabalho. O check-in pode ocorrer digitalmente usando software ou com uma pessoa real. Quando terminar, você fará o check-out para mostrar que a estação está novamente gratuita.

Fonte: Autônomo

Desk Hoteling vs. Hot Desking

O desk hoteling e o hot desking são semelhantes, mas há uma diferença gritante: o sistema de reservas. Com ambas as estratégias, os funcionários não têm mesas dedicadas nas quais trabalham todos os dias. No entanto, com o desk hoteling, as estações de trabalho são reservadas, enquanto com o hot desking, as estações de trabalho são distribuídas por ordem de chegada. Ambos também exigem que os funcionários façam check-in, mas por motivos diferentes. Com o desk hoteling, o check-in reivindica seu espaço e ajuda a monitorar a capacidade da instalação, enquanto com o hot desking, a capacidade não é um problema tanto quanto garantir o atendimento e a ocupação da estação de trabalho.

O espaço hoteleiro significa que os funcionários têm uma ideia de como será seu dia de trabalho antes de chegar ao escritório. E se a estação de trabalho que você deseja não estiver disponível, você pode decidir trabalhar em casa naquele dia e ir ao escritório em outro momento. Com o hot desking, pode parecer chocante chegar ao trabalho e terminar em algum lugar que você não está confortável ou produtivo.

Para que tipo de local de trabalho o Desk Hoteling é melhor?

A hospedagem de mesa é melhor para escritórios que precisam de muito controle sobre a utilização do espaço. Se não houver mesas suficientes para todos, algumas pessoas terão que trabalhar em casa todos os dias. Quem vai trabalhar no escritório precisa de um sistema padronizado para descobrir onde trabalhar e se há espaço para isso.

O hot desking, por outro lado, é melhor para espaços de trabalho mais casuais que não têm problemas de capacidade. Se todas as pessoas decidirem trabalhar no escritório no mesmo dia, haverá estações de trabalho suficientes. É apenas uma questão de onde todos vão se sentar, não se podem ou não. (Embora a hospedagem na mesa ainda possa deixar os funcionários mais felizes neste caso.)

Se você decidir avançar com a hotelaria de mesa, esteja aberto ao feedback dos funcionários. Independentemente de quem defende a mudança e quem não, todos terão uma opinião. Convide críticas e leve as sugestões a sério. Seus funcionários sabem melhor do que ninguém como a hotelaria de escritório os afeta – e sua produtividade.

Prós e contras de um escritório de hotelaria

Arranjos de assentos flexíveis não são totalmente novos. Mesmo antes do COVID, algumas empresas estavam experimentando acordos de trabalho mais flexíveis. E, como com qualquer coisa, há vantagens e desvantagens no espaço hoteleiro no escritório.

Pró: semanas de trabalho personalizadas

Um dos maiores benefícios do desk hoteling para os funcionários é que eles podem projetar sua semana com antecedência e personalizar onde e como trabalharão. Aqui está um exemplo de semana de trabalho:

É difícil para Jane sair a tempo na segunda-feira de manhã, então ela sempre opta por trabalhar em tarefas mais leves e administrativas em casa. De terça a quinta-feira, ela gosta de estar no escritório para um trabalho mais aprofundado. Ela sabe que pode se sentir sufocada e fechada facilmente, então por dois desses três dias, ela reserva uma mesa perto de uma janela ou agenda projetos colaborativos em uma sala de reuniões. Na sexta-feira, ela aproveita a segunda metade do dia em casa para poder começar o tempo com a família o mais rápido possível assim que o trabalho terminar.

Esta é apenas uma maneira pela qual o hotel de mesa pode trabalhar com sua agenda. E como as reservas não são recorrentes, os funcionários podem criar sua(s) semana(s) com antecedência, da forma que for melhor para eles. Além disso, se você não puder proteger o tipo de espaço de trabalho ou tecnologia que deseja, também poderá planejar isso. Em última análise, os funcionários podem ter o tipo de semana de que precisam para serem produtivos sem ficarem sobrecarregados ou esgotados.

Contras: Arranjos de escritório ruins

Embora haja consideravelmente mais controle e planejamento individual com o hotel de mesa do que com o hot desk, ele ainda não é infalível. Os funcionários podem decidir onde se sentar e ver quem serão colocados perto, dependendo de quem mais garantiu um assento, mas e se algumas mesas ainda não estiverem reservadas? Quando um funcionário chega ao trabalho, ele pode se encontrar sentado ao lado de um colega que não combina com seu estilo de trabalho. Por exemplo, se o funcionário precisa de silêncio para se concentrar em um projeto, ele pode acabar ao lado de alguém que precisa atender telefonemas o dia todo.

Para combater isso, considere criar zonas para diferentes tipos de trabalho. Por exemplo, funcionários e grupos que precisam conversar muito para trabalhar não devem ficar perto daqueles que precisam de um ambiente mais silencioso. Você pode definir limites sobre quais funcionários podem reservar espaço em determinadas áreas ou designar uma área específica como um espaço silencioso.

Pro: Reservas flexíveis

Hotelaria de mesa não é apenas escolher uma mesa em um mar de cubículos. Há muito mais flexibilidade embutida. Por exemplo, os funcionários podem:

• Reserve uma mesa silenciosa se eles tiverem que fazer um trabalho intenso e focado.
• Reserve uma mesa perto de uma janela se eles forem mais produtivos com ar fresco ou luz solar.
• Organize uma sala de conferência quando for necessário um dia de trabalho colaborativo.
• Faça uma reserva para um dia inteiro, meio dia ou uma hora de cada vez.
• Decida trabalhar em um escritório diferente se estiver viajando ou preferir um ambiente em detrimento de outro (para empresas com vários escritórios em locais diferentes).

Dependendo das acomodações do seu escritório, você pode oferecer todos os tipos de opções aos trabalhadores.

Contra: ceticismo dos funcionários

Os funcionários que tiveram um espaço de trabalho aberto no passado, particularmente um que utilizou hot desking, podem estar nervosos com a mudança de um ambiente tradicional para hotelaria de escritório. Para os funcionários que estão de volta ao escritório há algum tempo, que estão ansiosos pelo retorno ou que nunca trabalharam em casa, abrir mão de sua mesa aconchegante e personalizada pode parecer uma facada nas costas. Eles também podem se preocupar com a limpeza se não forem mais os únicos responsáveis ​​por seu espaço de trabalho.

Para atrair esses funcionários, explique sua visão e lembre a todos os objetivos da empresa. Quando você envolve os trabalhadores em seus planos, é mais provável que eles entendam por que a mudança está ocorrendo e a apoiem. É fácil para o quadro geral se perder nas responsabilidades do dia-a-dia, e uma atualização sobre por que a marca existe, para que todos estão trabalhando e como os fatores de hotelaria podem restaurar as prioridades. E se a limpeza e a higiene são muito importantes para a sua equipe, fazer com que a equipe de limpeza se concentre mais especificamente nas estações de trabalho pode ajudar a aliviar essa preocupação.

Pro: Espaços de trabalho dedicados

Nem todo funcionário que trabalha em casa tem uma configuração oficial que conduz a um dia de trabalho bem-sucedido. Para esses funcionários, poder ir ao escritório alguns dias (ou todos os dias) onde há uma mesa, um computador, material de escritório e, o mais importante, silêncio é um grande passo à frente de seu cão espremido em um canto. -não para de latir "escritório em casa".

Também vale a pena manter espaços de trabalho acolhedores. Mantenha-os limpos, desinfetados e hospitaleiros. Crie um sistema para que as mesas permaneçam higiênicas para cada pessoa que reserva espaço e adicione elementos decorativos atraentes, como obras de arte, plantas e ferramentas de relaxamento sensorial.

Contra: Mudanças na interação social

Parte de ir a um escritório todos os dias é trabalhar com outras pessoas. Ter uma vida social no local de trabalho ajuda a aliviar o estresse, permite que os funcionários troquem ideias entre si e dá a oportunidade de simplesmente aproveitar mais o dia de trabalho. Com o desk hoteling, não apenas diferentes colegas vêm e vão do trabalho no escritório ao longo da semana, mas também estarão sentados em diferentes espaços, o que pode atrapalhar o fluxo social para alguns (mas melhorá-lo para outros).

Pró: Áreas de trabalho fisicamente distanciadas

Saúde e segurança são as principais prioridades agora (e espero que para sempre), o que torna as configurações do espaço de trabalho do hotel ainda mais atraentes. Distanciar fisicamente as áreas de trabalho significa que as pessoas podem se sentir mais seguras ao retornar ao trabalho, e a hospedagem na mesa garante que todos possam proteger sua saúde, quer optem por trabalhar no escritório ou estejam melhor em casa. Além disso, com menos estações de trabalho para limpar, um processo de desinfecção mais completo pode ser realizado.

Contra: Novas complicações

Sempre que um processo é implementado, haverá soluços imprevistos e desconhecidos. A hotelaria de mesa não é exceção. As empresas terão que lidar com uma nova variedade de problemas para solucionar, como:

• Lidar com solicitações especiais, especialmente quando não há estações suficientes para atender a todas as solicitações especiais de uma só vez. Como uma pessoa que precisa de uma mesa de pé, mas nenhuma estação de trabalho disponível está equipada com uma.
• Fornecer o tipo certo de acesso ao funcionário em sua estação de trabalho.
• Processar cancelamentos quando alguém decide não vir trabalhar.

Isso não quer dizer que não haja soluções para esses problemas, apenas esperar que novos problemas sejam resolvidos.

Pró: economia de custos

Quando as empresas não precisam fornecer espaço de trabalho para todos os funcionários, isso pode resultar em grandes economias imobiliárias. Se esse espaço de mesa for abandonado ou transformado em espaço colaborativo ou de reunião, a empresa provavelmente precisará de menos metragem quadrada em geral. Além disso, se você decidir contratar mais funcionários, poderá fazê-lo sem garantir mais espaço de escritório.

Além disso, reduzir o espaço é mais do que apenas quanto você está alugando. Você também economizará em utilidades e haverá menos espaço para decorar e mobiliar. Os recursos também levarão mais tempo para diminuir ou atingir sua vida útil, pois menos pessoas estarão no escritório todos os dias usando-os.

Considerações finais sobre o Office Hoteling

A hotelaria de mesa resolveu o problema da incerteza que os espaços de trabalho mais flexíveis criaram. Sim, os funcionários tendem a preferir mais opções quando se trata de onde, quando e como trabalham. Mas eles não querem saber se podem trabalhar na hora certa – mais especificamente, se podem trabalhar confortavelmente em um determinado espaço. Com a hotelaria de escritório, a cultura de adaptabilidade é mantida sem ser dúbia.

Você já experimentou o desk hoteling ou o hot desking? Vamos falar sobre suas experiências nos comentários!

Imagem em destaque: Iryna Alex via Shutterstock