Guia para criar e-mails de fatura integrados para transações mais tranquilas

Neste mundo digital, enviar faturas por e-mail agora faz mais sentido do que enviar cópias em papel por correio. É uma forma rápida e eficiente. Elimina quaisquer atrasos postais e permite que seus clientes procedam ao pagamento com mais rapidez.

Também é mais conveniente para seus clientes e permite estabelecer comunicação em tempo real com eles. Então, como você cria um e-mail de fatura? Bem, neste guia discutiremos algumas dicas simples, mas práticas, para criar um e-mail de fatura perfeito.

Como criar um e-mail de fatura perfeito?

Agora que você tem sua fatura com você, você deve enviá-la ao seu cliente. Mas lembre-se, você não pode simplesmente enviar um e-mail em branco com uma fatura como anexo. Isso pode criar confusão quanto ao propósito do e-mail.

Mas ao incluir uma mensagem bem elaborada, você pode garantir uma comunicação eficaz e demonstrar profissionalismo. Além disso, é melhor por uma questão de conveniência e manutenção de registros. Vamos dominar a arte de criar um e-mail de fatura perfeito:

Anexo

A primeira coisa que devemos esclarecer antes de começar a escrever o e-mail da fatura são os anexos. Ao enviar um e-mail de fatura, você pode incluir vários anexos de acordo com as necessidades do seu negócio e detalhes específicos relevantes para as transações.

Por exemplo, a própria fatura, termos e condições, detalhes do produto ou serviço, página de acordos ou contrato, formulários fiscais, etc. Embora todas as outras coisas variem de acordo com a empresa, vamos falar sobre fatura. Como criar uma fatura?

Portanto, a primeira pergunta que nos vem à mente é como criar uma fatura. Bem, existem muitas maneiras de criar uma fatura. Se você possui um software de faturamento, seu trabalho fica 10 vezes mais fácil. Mas se você acabou de iniciar um negócio, não é viável obter um software de faturamento.

Você deve elaborar sua fatura manualmente. Você pode fazer isso do zero usando o Microsoft ou o Google Suite. Ou use um modelo de fatura. Se você quiser criar a fatura sozinho, aqui estão algumas coisas que você precisa incluir nela:

• Informações da sua empresa
• Informações dos seus clientes
• Detalhes da fatura
• Lista detalhada de produtos e serviços
• Custo por produto ou serviço
• Informações fiscais (se houver)
• Descontos (opcional)
• Taxa de atraso no pagamento (se houver)
• Montante total
• Instrução de pagamento

Agora que nosso anexo está pronto, vamos começar a escrever o e-mail da fatura.

Linha de assunto

A primeira coisa que surge ao escrever qualquer e-mail é o assunto. Já para outros tipos de e-mail, você pode ser um pouco criativo e escrever assuntos atraentes. Mas para e-mails de faturas, você precisa ser bastante específico. Você pode encontrar a linha de assunto do e-mail que funciona para você por meio de testes A/B.

Escreva um assunto claro para que seu cliente saiba o que está no e-mail. Aqui estão alguns exemplos:

Assunto nº 1: Fatura nº (Número da fatura) de (Nome da sua empresa)

Assunto nº 2: Fatura nº (número da fatura) de (nome da sua empresa) com vencimento em (data)

Introdução

Agora vamos passar para a cópia do e-mail. Comece com uma saudação educada e uma introdução ao e-mail. Você deve ser específico sobre por que está escrevendo este e-mail e o que o leitor pode esperar dele. Por exemplo, você pode dizer a eles que na última parte do artigo você encontrará sua fatura e os detalhes da compra recente.

Detalhes da fatura

Em seguida, comece especificando os detalhes da fatura. Basicamente inclui informações específicas que identificam e descrevem a própria transação envolvida. Então, aqui está um detalhamento do que os detalhes da fatura incluem:

• Número da fatura
• Data da fatura
• Data de vencimento
• Número do pedido de compra
• Descrição dos bens e serviços
• Quantidade
• Preço unitário
• Subtotal
• Impostos
• Descontos (se houver)
• Montante total

Lista detalhada

Após os detalhes, você deve incluir uma lista detalhada. Nada mais é do que um detalhamento do faturamento de produtos, serviços ou encargos. Está em forma de lista, por isso ajuda a fornecer aos compradores uma visão clara e transparente do que está sendo cobrado. Aqui está um exemplo para a lista detalhada:

Instrução de pagamento

As instruções de pagamento em um e-mail de fatura orientam os clientes sobre como efetuar o pagamento. Deve incluir instruções de pagamento claras e detalhadas para que possam cumprir com precisão as suas obrigações financeiras.

E para uma navegação tranquila, certifique-se de incluir o nome da conta, número da conta, nome do banco e referência de pagamento. Então, se você aceitar o pagamento online, poderá oferecer opções de pagamento online, como cartão de crédito, cartão de débito, transferência bancária ou UPI.

Exemplo:

Visite nosso portal de pagamento seguro e siga as instruções para concluir a transação. Agora, se necessário, você também pode incluir a moeda especificada mencionada na fatura para evitar problemas de processamento.

Se houver algum prazo você também pode mencioná-lo aqui. E se houver alguma cobrança de atraso no pagamento, você deve incluí-la aqui para ser transparente.

Fechamento profissional

Depois de ter escrito tudo é muito importante fechar o e-mail perfeitamente. Por se tratar da parte final do e-mail, não deixe de agradecer, reiterar sua disponibilidade para dúvidas e assinar de forma profissional. Aqui está um exemplo de fechamento profissional:

“Obrigado por escolher (nome da empresa). Solicitamos sua atenção imediata ao assunto. Valorizamos o seu negócio e esperamos atendê-lo novamente no futuro.

E se tiver alguma dúvida, preocupação ou necessidade de esclarecimento sobre a fatura para o processo de pagamento, contacte-nos através de uma equipa de apoio ao cliente dedicada em (os seus dados de contacto).

Agradecemos seu tempo para ler este e-mail. Ansioso para atendê-lo no futuro.

Atenciosamente,

Seu nome
Sua posição
Sua empresa
Detalhes do contato"

Outras coisas para manter em mente ao escrever um e-mail de fatura

Mantenha o profissionalismo

Ao redigir o e-mail da fatura, você deve manter sempre o profissionalismo e a consistência. Ao escrever em nome de uma empresa, você deve ser muito educado e profissional com o cliente. Mesmo que eles tenham ignorado seu e-mail uma ou duas vezes, você não poderá demonstrar sua frustração. Além disso, não use um tom pessoal ou amigável ao redigir o artigo.

Use uma linguagem clara

Ao escrever o e-mail, você está representando sua empresa. Você deve usar uma linguagem consistente e clara que se alinhe com a voz da marca. Use palavras e frases que sua empresa usa e siga um padrão cosmitnet ao escrever a fatura principal e os acompanhamentos.

Envie a fatura antecipadamente

É sempre uma decisão inteligente enviar a fatura mais cedo e não na data de vencimento. Dá ao seu cliente tempo suficiente para organizar o seu pagamento e cumpri-lo no prazo ou até antes do prazo.

Planeje contingências

Infelizmente, muitas vezes seu cliente poderá esquecer sua primeira ou segunda fatura e não conseguir concluir o pagamento no prazo. E às vezes, mesmo que eles estejam dispostos a pagar, seu e-mail pode acabar em uma pasta de spam.

Portanto, é sempre uma decisão inteligente planejar contingências. Você pode enviar lembretes amigáveis ​​aos seus clientes antes da data de vencimento. Você também pode preparar e-mails de fatura de acompanhamento para enviar.

1. E-mail de confirmação de pagamento: depois que seus clientes concluírem o pagamento, você poderá enviar-lhes um e-mail de confirmação de pagamento. Portanto, funciona como um primeiro reconhecimento para reafirmar ao seu cliente que o pagamento foi bem-sucedido e devidamente processado. Ele também registra a transação documentando a data e o método do valor do pagamento.
2. E-mail de fatura com lembrete amigável: você pode enviar lembretes amigáveis ​​de faturas para lembrar seus clientes sobre o pagamento pendente e incentivá-los a fazer pagamentos dentro do prazo. Ajuda você a manter uma relação positiva com seus clientes e a reduzir quaisquer chances de descuido por mal-entendidos quanto ao prazo de pagamento. Além disso, se houver alguma taxa de atraso no pagamento, isso pode ajudar seus clientes a evitá-la.
3. E-mail de fatura com data de vencimento vencida: agora diga que mesmo depois de todos aqueles lembretes amigáveis ​​​​e e-mail de fatura, seu cliente ainda não conseguiu efetuar o pagamento na data de vencimento. O que você vai fazer agora? Bem, você pode enviar e-mails de faturas com datas de vencimento vencidas. Serve como um lembrete gentil, porém formado, ao cliente de que o pagamento está vencido. Também pode levá-los a tomar medidas imediatas para liquidar o valor pendente.

Palavras finais

Concluindo, o e-mail da fatura serve como um canal de comunicação que ajuda a agilizar o relacionamento positivo com o cliente e a garantir transações financeiras tranquilas. Ao incorporar uma linguagem clara e concisa com informações detalhadas sobre faturas, em um tom profissional e amigável, sua empresa pode se comunicar facilmente com os clientes e garantir pagamentos pontuais. Além disso, o planejamento de contingências e acompanhamentos com seu e-mail de fatura ajuda a evitar qualquer incerteza ou atrasos nos pagamentos.