Saúde financeira para seu negócio de comércio eletrônico

Então você tem um ótimo produto e um ótimo site para vendê-lo, mas sua empresa de comércio eletrônico tem os processos financeiros certos para sobreviver?

De acordo com uma pesquisa recente da Small Business Trends, cerca de 90% das empresas de comércio eletrônico falham nos primeiros 4 meses. Questões relacionadas ao processo, como “falta de dinheiro” e/ou “questões de preço e custo” foram citadas por pelo menos um terço de seus entrevistados – circunstâncias que muitas vezes podem ser evitadas desenvolvendo e mantendo os procedimentos de negócios.

Esses processos e procedimentos são frequentemente chamados coletivamente de “higiene financeira”. Assim como nossa higiene pessoal nos mantém saudáveis, precisamos manter bons hábitos financeiros para preservar nossa saúde financeira.

• Contrate um CPA ao lançar seu negócio
• Abra seu e-mail
• Manter controles contábeis
• Reconciliar todas as contas financeiras
• Antecipar Despesas
• Fique de olho na dívida

Contrate um CPA ao lançar seu negócio

Um contador público certificado (CPA) pode ajudá-lo a configurar seus negócios corretamente. Se você já lançou, ele ou ela ainda pode colocar sua contabilidade na direção certa antes que surjam problemas caros.

É verdade que softwares como o Sage e o Quickbooks facilitam a sua própria contabilidade. Na verdade, a maioria dos CPAs fica feliz em ajudá-lo a aprender a trabalhar com software de contabilidade. Mas não configurar corretamente seu plano de contas pode deixá-lo no escuro, com uma configuração mal projetada para seu setor ou situação específica.

Como exemplo, uma vez servi em um conselho onde o software de contabilidade não nos dizia nada sobre nossa situação financeira. Todas as nossas receitas foram para uma conta chamada “receita geral” e todas as nossas despesas saíram de uma conta chamada “despesas gerais”. Com certeza, nossos relatórios eram bastante sem sentido.

Estabelecer algumas contas que capturavam como nossos fundos estavam entrando e saindo deu vida às nossas finanças.

Mesma linha de fundo, mas apenas alguns minutos olhando para ele podem dizer:

• Widgets para canhotos são muito menos lucrativos do que os normais (compare as vendas e o custo de fazê-los)
• Mesmo que você tenha recebido mais dinheiro do que gastou, você perdeu dinheiro vendendo widgets. A venda de um equipamento mascarava um sério déficit.

A contabilidade adequada ao longo do ano permite que você e seu CPA antecipem suas obrigações fiscais e planejem com antecedência. Também torna o processo de criação de sua declaração de imposto relativamente simples, porque suas despesas comerciais já estão devidamente alocadas nas categorias certas, como despesas automotivas, despesas de viagem, refeições e assim por diante.

Sem uma contabilidade adequada, suas despesas devem ser calculadas após o fato (se você ainda puder). Muitas deduções são perdidas porque o proprietário de uma empresa não manteve registros e recibos adequados para atestá-las.

Um CPA ou um consultor de negócios qualificado também deve ajudá-lo a desenvolver orçamentos e metas realistas para o seu negócio, para que você possa desenvolver previsões e saber quanto capital você precisa para lançar seu negócio.

Abra seu e-mail

Você pode se surpreender com a quantidade de empresários que negligenciam abrir seus e-mails (eletrônicos ou postais) e cuidar deles. Claro, muito disso será lixo, mas cuidar de seus extratos bancários, avisos do governo e correspondência de clientes manterá seus negócios nos trilhos e evitará que pequenos problemas se transformem em maiores.

Por exemplo, um aviso do governo de que seu pagamento de imposto sobre vendas está faltando geralmente vem com uma pequena multa e cobrança de juros – se você o pegar na primeira vez – mas esses custos aumentam se você ignorar os avisos iniciais.

Reserve um tempo pelo menos uma vez por semana (de preferência com mais frequência) para analisar tudo e processá-lo:

• Pagar contas
• Depósito de cheques
• Responder às reclamações ou preocupações dos clientes (mesmo as mais difíceis)
• Responder a notificações de fornecedores, bancos e governos

Você pode pensar que o conselho de “depositar cheques” acima é desnecessário. Mas uma vez me pediram para destruir uma série de documentos antigos para um cliente, e encontrei quase uma dúzia de envelopes fechados com cheques que totalizavam mais de mil dólares – cheques que agora estavam desatualizados.

Se algo acontecer e você simplesmente não entender como lidar, converse com seu CPA ou outro consultor de confiança. Um dos meus instrutores da faculdade deu à minha aula um conselho simples que sempre ficou comigo:

“As más notícias não melhoram com o tempo”

Manter controles contábeis

À medida que sua empresa cresce, os itens mencionados acima geralmente são as primeiras coisas que um empresário deseja delegar. No entanto, manter bons controles contábeis determina que você, proprietário da empresa, execute pessoalmente determinadas tarefas sempre que possível.

Se você tiver outra pessoa escrevendo seus cheques em papel, você ainda deve assiná-los. Você pode ter outra pessoa reconciliando seus extratos bancários, mas você ainda deve lê-los. A tarefa mundana de verificar a caixa postal salvou mais de um empresário de fraudes ou roubos contínuos dentro de sua organização, porque eles notaram uma fatura ou outro documento que não fazia sentido e o rastrearam.

Reconciliar todas as contas financeiras

A conciliação de extratos bancários e de cartão de crédito deve ser realizada mensalmente. Reconciliar declarações significa compará-las com seus registros para garantir que os totais sejam os mesmos. O banco on-line e o download de transações diárias para seu software de contabilidade são uma coisa boa, mas a reconciliação mantém seus registros precisos e fornece uma verificação se os valores declarados estão indo para onde você acredita que estão indo.

Por exemplo, o Quickbooks pode presumir que uma transação baixada por US$ 100 corresponde a uma transação que você já inseriu por US$ 100. Mas esses valores podem coincidir e, de fato, a transação que você inseriu ainda pode estar pendente.

A reconciliação de contas força você a rastrear todas essas transações e também é uma segunda chance de perceber onde os pagamentos foram feitos. Por exemplo, você pode ter pensado que colocou o Google AdWords em espera, mas descobriu que ainda está sendo cobrado em um cartão de crédito.

Fazer o inventário de seus produtos acabados, trabalho em andamento e matérias-primas periodicamente também ajuda a manter seus registros de negócios em dia – e pode ajudá-lo a descobrir se algo estiver faltando.

Antecipar Despesas

Algumas despesas, como pedidos de estoque e pagamento de contas de envio, são previsíveis. Outros, como folha de pagamento, impostos e pagamentos de empréstimos, chegam em horários diferentes (semanal, quinzenal, mensal, trimestral ou até mesmo anualmente).

Pode ser difícil manter o controle de quanto você deve em momentos diferentes. Para tornar ainda mais complicado, as despesas com folha de pagamento costumam ser deduzidas automaticamente da sua conta, prontas ou não!

Uma solução para isso é manter uma previsão de fluxo de caixa que dê conta de todas as despesas futuras previstas nos próximos meses. Outra abordagem que muitos empresários usam, especialmente para despesas com folha de pagamento, é manter uma conta bancária separada. Ao transferir o valor bruto (ou seja, total) das despesas com folha de pagamento para ele a cada período de pagamento, o proprietário da empresa pode efetivamente economizar para os impostos mensais e trimestrais sobre a folha de pagamento à medida que vencem.

Às vezes, as contas correntes dedicadas também são usadas para despesas comerciais significativas, como estoque. Depositar uma parte do dinheiro de todas as vendas em uma conta corrente de estoque significa que você está sempre financeiramente pronto para pedir mais estoque.

Para despesas previsíveis, mas que serão realizadas em intervalos um tanto imprevisíveis (como os exemplos de folha de pagamento e estoque), as contas bancárias adicionais são preferidas por muitos empresários porque fornecem uma imagem mais clara de onde estão, sem precisar fazer cálculos no vôo.

Por exemplo, se você precisa de um novo computador de $ 2.000 com pressa, tem $ 6.000 na conta bancária principal e sabe que sua próxima folha de pagamento já foi transferida para a conta de folha de pagamento, você sabe que pode comprar o computador.

Você ainda precisará fazer a previsão de fluxo de caixa, mas ter algumas contas correntes dedicadas para essas funções críticas descritas acima o ajudará a se manter organizado, e sua empresa deve ter dinheiro para suas prioridades.

Fique de olho na dívida

Uma certa quantidade de dívida pode ser inevitável em um negócio, especialmente quando ele está começando e/ou crescendo. Mas, a menos que você monitore cuidadosamente a dívida, seu acesso ao crédito pode mascarar sérios problemas de fluxo de caixa e lucratividade em seu negócio. Você pode simplesmente acordar um dia e descobrir que seus cartões de crédito e/ou linha de crédito comercial estão esgotados.

Para evitar isso, você deve monitorar sua dívida – verifique seus saldos pelo menos uma vez por mês para garantir que eles estejam caindo, não para cima. Mantenha uma planilha para ver como esses saldos estão mudando ao longo do tempo. A dívida crescente é muito mais fácil de corrigir antes que fique completamente fora de controle do que mais tarde, quando você estiver ficando sem crédito e pagando muitos juros.

Higiene Financeira – É Bom para Você!

Você entrou no negócio porque teve uma ótima ideia, não porque ama contabilidade. Tarefas de contabilidade, leitura de e-mails e outras tarefas administrativas podem parecer nada além de distrações para alcançar seus objetivos. Mas ficar por dentro deles é a melhor maneira de controlar os riscos que você corre nos negócios!

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