8 Recursos que o Wiki Interno da sua Empresa Precisa

Um wiki interno da empresa não é apenas uma conveniência – ele qualifica e quantifica informações que podem facilmente se tornar “conhecimento institucionalizado”. O wiki interno da sua empresa deve adotar a filosofia de que nenhuma nota é muito trivial.

Seu wiki interno é vital e deve ser conciso, facilmente acessível e atualizado com frequência. Wikis são uma das melhores ferramentas remotas que sua empresa pode usar para aumentar a comunicação e a produtividade.

Os oito recursos a seguir podem transformar o wiki interno da empresa de “projeto esquecido” em “recurso diário” e não apenas reduzir o tempo de treinamento dos funcionários, mas também ajudar a evitar que os funcionários fiquem presos durante o trabalho.

1. Você precisa do software Wiki para criar seu Wiki

Se você é um negócio com uma grande equipe de desenvolvimento que tem muito tempo livre (parabéns), então codificar seu próprio wiki pode ser uma boa ideia. Mas, em geral, é melhor que o tempo do funcionário seja gasto editando e mantendo o conteúdo do wiki do que na base de código do wiki. Em outras palavras, sua equipe pode se concentrar em fazer as pizzas e não fabricar o forno.

Com uma solução de wiki hospedada de terceiros, sua equipe não precisa gastar tempo com solução de problemas, patches, atualizações e aumento de recursos. Aqui estão alguns pacotes de software wiki recomendados que você pode achar úteis para sua base de conhecimento:

• Tettra: Tettra é uma excelente plataforma de compartilhamento de conhecimento e colaboração. Ele também se integra a dezenas de outros serviços, para que você não precise começar do zero em toda a sua documentação interna. Você pode incorporar o Google Docs, compartilhar do Dropbox ou Zapier e até integrar GitHub, Slack, Prezi e Microsoft Teams (só para citar alguns). As equipes de engenharia usam o Tettra para acompanhar sua base de código e as especificações do produto, enquanto as equipes de marketing o usam para acompanhar o gerenciamento de projetos e os lançamentos de produtos.
• Bit.Ai: Bit.Ai é outra boa escolha para o wiki interno da sua empresa. Seus arquivos wiki podem ser personalizados com widgets personalizados, como blocos de código, equações matemáticas e tabelas inteligentes. Ele também se integra aos aplicativos profissionais de comunicação e colaboração mais populares.
• ConcourseConnect: ConcourseConnect é mais sobre construção de comunidades, mas funciona muito bem como um wiki e uma ferramenta de colaboração para empresas. É uma solução completa, que pode ser ótima para o seu negócio ou pode ser um exagero, dependendo da sua configuração atual. Mas o ConcourseConnect pode ajudá-lo a configurar e integrar blogs, perfis de funcionários, wikis, seu site e colaboração e rastreamento de atividades em um só lugar.

Encontrar seu software wiki é apenas o começo; então você deve se perguntar como os arquivos são armazenados e compartilhados no wiki interno da sua empresa.

2. Você precisa de armazenamento abrangente de arquivos e acesso compartilhado

Onde seus arquivos wiki são armazenados e como os funcionários adicionam e editam esses arquivos? Que tipo de permissões você configurou — quem pode editar quais entradas da wiki? Você realmente quer que não programadores editem FAQs ou páginas wiki sobre revisão de código ou melhores práticas?

Aqui estão os recursos de armazenamento e acesso de arquivos que você precisa:

• Recursos de anexos de arquivos de várias fontes: hoje em dia, as pessoas vivem em seus Google Docs e serviços de nuvem. Seus funcionários precisam ser capazes de fazer upload, anexar ou integrar arquivos de seu Evernote ou iCloud, de seu telefone, tablet ou laptop diretamente para o seu wiki.
• Limite de upload grande ou infinito: os wikis internos da empresa, quando usados ​​corretamente, tendem a se tornar muito grandes e abrangentes ao longo do tempo. Correr em limites de dados vai paralisar seu wiki. Antes de se comprometer com uma estratégia de wiki de longo prazo, certifique-se de que seus funcionários possam fazer upload de arquivos multimídia com segurança regularmente e sem drama.
• Permissões de acesso personalizáveis: O wiki ou software de colaboração ideal deve ter algum tipo de sistema de permissão em camadas para que todos não tenham o mesmo acesso. Você deve ter, no mínimo, permissões para visualizar, permissões para comentar, permissões para editar e permissões para criar novos arquivos wiki, todos em camadas separadas.

Depois de armazenar e compartilhar seus arquivos com segurança, os funcionários devem ter as ferramentas para compartilhar esses arquivos e trabalhar neles juntos.

3. O Wiki interno da sua empresa precisa de ferramentas de colaboração poderosas

Um wiki interno da empresa com recursos colaborativos confusos ou fracos está morto - o objetivo de um wiki é compartilhar conhecimento com um grande grupo. As equipes remotas precisam especialmente colaborar de forma eficaz.

Seja criando entradas wiki ou arquivos de integração e conteúdo de outros aplicativos, o software wiki escolhido deve permitir que você faça o seguinte:

• Compartilhamento de documentos: Obviamente, os editores devem poder compartilhar seus documentos no wiki com pessoas que tenham as permissões corretas.
• Comentários : Todos aqueles com permissão para visualizar um documento devem poder adicionar comentários.
• Sugerir alterações: Ao alterar o texto existente, deve haver uma opção para que o texto apareça como sugestões. Isso permite uma melhor edição colaborativa porque os funcionários podem ver os processos de pensamento de seus colegas de trabalho e chegar a um acordo sobre o texto final.
• Acompanhar alterações: O software wiki que você escolher deve ser capaz de rastrear alterações não apenas em um documento específico, mas também em todo o wiki. Ele deve registrar quando são feitas alterações, quando novos arquivos e páginas são adicionados e quando o conteúdo é removido. As pessoas que você encarrega de manter seu wiki acharão esse recurso inestimável.
• Integração com aplicativos de comunicação: o software Wiki que pode se integrar ao Slack ou e-mail é o ideal. Se as alterações no wiki puderem enviar notificações para o bate-papo da equipe existente, você criará um ambiente de responsabilidade e transparência. Também sempre você para corrigir erros mais rapidamente.

O próximo passo é descobrir o que entra no wiki (e, mais importante, o que não entra).

4. Você precisa criar diretrizes para o que vai no Wiki (e o que não vai)

Treinamento e acesso a recursos de aprendizagem são fundamentais aqui: você deve criar diretrizes claras para o que merece estar no wiki.

Os wikis internos da empresa geralmente falham porque se tornam um lixo esfarrapado e confuso de informações desnecessárias, contraditórias, redundantes, antigas ou mal formuladas. Em vez disso, decida o que deve e o que não deve entrar no wiki e divulgue essas informações para todos os funcionários. Fazer das diretrizes do wiki a página inicial do próprio wiki pode ser uma boa ideia.

As regras reais dependem de você e de como você deseja usar seu wiki, é claro.

Seu wiki é sobre integração de novos funcionários? Se for esse o caso, os arquivos e entradas do wiki devem ser limitados a documentos de RH, material de treinamento e documentos de práticas recomendadas.

Seu wiki é para gerenciamento de projetos? Se for esse o caso, seus funcionários precisam saber que entradas de wiki fora do tópico serão excluídas - uma entrada de wiki em locais de almoço próximos ao trabalho não seria apropriado.

Seu wiki é para unificar padrões e melhores práticas? Pode ser inteligente criar um esquema com modelos com antecedência em vez de deixar seu wiki crescer organicamente. Por exemplo, se você deseja que todos em sua empresa construam um carro exatamente da mesma maneira, você pode criar seções para “Pneus”, “Quadro”, “Motor”, “Transmissão” e “Chassis” e ter seu principal engenheiro preenchê-los.

Se sua empresa cria vários produtos e serviços, todos com a ajuda de diferentes departamentos, convém considerar espaços de trabalho separados para ajudar a evitar a desordem.

5. Seu Wiki precisa de espaços de trabalho separados para equipes

Nem todas as informações são úteis para todos os membros da equipe, especialmente em uma empresa diversificada ou altamente segmentada, e é por isso que seu wiki precisa de espaços de trabalho separados.

Se os vendedores tiverem que percorrer uma série interminável de artigos de wiki de programação para obter as informações do CRM, o wiki se tornará menos útil (e consequentemente menos usado). Idem para desenvolvedores que precisam percorrer os artigos de gerenciamento de clientes apenas para encontrar o procedimento adequado para compilações.

Espaços de trabalho separados atenuam esse esforço desperdiçado. Quando os funcionários de uma determinada filial, departamento ou especialidade fazem login no wiki, ele deve estacioná-los na seção do wiki mais relevante para suas necessidades. Esses espaços de trabalho digitais também evitam a fadiga das notificações – os funcionários estão recebendo apenas notificações relevantes para eles.

6. Seu Wiki Interno precisa de uma função de pesquisa que funcione

Seu wiki interno pode ter a organização mais meticulosamente construída, mas tudo o que alguém realmente quer é “googlear” seu problema. 43% das pessoas acessam a barra de pesquisa imediatamente antes de tentar qualquer outra solução. O wiki interno da sua empresa precisa de uma barra de pesquisa que funcione.

Os trabalhadores do conhecimento gastam 19% do tempo procurando as informações de que precisam para fazer seu trabalho. Eles também estão acostumados a pesquisar em seus telefones e navegadores. Uma barra de pesquisa funcional leva as informações aos funcionários mais rapidamente.

Eles não precisam aprender o esquema de arquivos do wiki e não precisam de nenhum treinamento adicional. Alguém procurando como pedir licença médica pode simplesmente digitar isso na barra de pesquisa e seguir seu caminho, em vez de tentar adivinhar se o artigo está na seção “Recursos Humanos” ou “Orientação”.

Os mecanismos de pesquisa em wikis são um sucesso ou um fracasso - não há uma maneira fácil de dizer de antemão se o recurso de pesquisa é bom. Recomendamos dar a qualquer plataforma wiki um teste completo antes de comprar ou se comprometer. Se o wiki estiver disponível publicamente (por exemplo, Wikidot), escolha um wiki público e pesquise termos comuns para o setor relacionado. Os resultados da pesquisa são relevantes para sua consulta?

Se o wiki for um software colaborativo, converse com um representante sobre como obter acesso a uma demonstração. Execute essa barra de pesquisa no chão - experimente. A barra de pesquisa pode lidar com erros de digitação? Ele tentará encontrar algo próximo ao que você digitou ou retornará zero resultados?

Os artigos da wiki têm funcionalidade de palavras-chave? Você pode marcar cada arquivo com tópicos relevantes? Todos esses recursos tornam os mecanismos de pesquisa wiki melhores, portanto, fique de olho neles.

7. Seu Wiki precisa de limpeza regular e pessoas designadas para fazê-lo

Wikis podem rapidamente se tornar um emaranhado de links quebrados, informações antigas e páginas redundantes. Um wiki interno da empresa eficaz e duradouro é o produto de tempo e pessoal dedicados a limpar o wiki e mantê-lo em perfeitas condições.

Esse processo é frequentemente chamado de “jardinagem wiki”, e você deve designar jardineiros wiki para podar páginas antigas, cortar links quebrados e cultivar seus dados de treinamento em um banco de dados funcional e funcional.

Aqui estão algumas dicas para jardinagem wiki:

1. Atribua pelo menos uma pessoa como jardineiro wiki regular. Para empresas maiores, duas ou três pessoas devem fazer o trabalho.
2. Defina revisões do wiki em intervalos regulares. Uma vez por semana ou duas vezes por mês, seus jardineiros do wiki devem revisar todas as edições do wiki.
3. Compare as edições com as diretrizes do seu wiki, com as quais os jardineiros do wiki devem estar intimamente familiarizados, e faça alterações para que as edições estejam de acordo com os padrões.
4. Os jardineiros do wiki devem ser conhecidos pelos funcionários - se um funcionário encontrar um link quebrado, uma página antiga ou algum outro erro óbvio, os funcionários devem saber para enviar esse erro a um dos jardineiros do wiki para reparar.
5. Procure por páginas antigas ou irrelevantes. Se um produto ou prática for alterado ou eliminado, informe os jardineiros do wiki imediatamente. Eles podem fazer uma pesquisa rápida por esse produto ou prática e, em seguida, fazer as alterações necessárias.
6. Dê aos seus wiki-jardineiros tempo extra. Dependendo do tamanho do wiki interno da sua empresa, ser um jardineiro wiki pode ser um trabalho em si. Certifique-se de que seus jardineiros tenham tempo, compensação e energia mental para realizar essa atividade extra.

Depois de ter uma casa limpa, você vai querer ter certeza de que a porta está trancada. Um wiki interno da empresa sem segurança ou backups pode ser um desastre esperando para acontecer.

8. Seu Wiki deve ter segurança e backups

Um wiki interno da empresa vai se encher rapidamente de informações confidenciais e proprietárias — e deve ser; seria inútil de outra forma. No entanto, isso significa que um bom wiki interno da empresa deve estar protegido contra invasões maliciosas.

O wiki também deve ter backups seguros, porque um bom wiki é (a) valioso e (b) enorme. Uma falha não pode desfazer todo o trabalho duro necessário para criar e manter.

Felizmente, existem muitas soluções para proteger e fazer backup de seu wiki corporativo. A maioria das plataformas wiki tem alguma variante, mas aqui estão os recursos de segurança que você precisa procurar:

• O login do usuário e as informações do funcionário devem ser seguros:
  • Os filtros de IP podem garantir que todos os seus logins sejam de locais locais/aprovados.
  • As senhas devem ser hash e saltadas.
  • Os logins devem ser protegidos com autenticação multifator.
• Os dados indo e vindo dos servidores da sua plataforma devem ser criptografados.
• O software deve ser atualizado regularmente. Com que frequência o serviço ou aplicativo wiki é corrigido?

O wiki interno da sua empresa também deve fazer backup regularmente. Ou você precisa fazer isso sozinho ou precisa encontrar uma plataforma que faça isso. Verifique sua solução wiki em potencial para o seguinte. Na verdade, considere fazer estas perguntas diretamente ao representante:

1. Os backups são automatizados? Eles podem ser personalizados?
2. Com que frequência é feito o backup do wiki?
3. Onde é feito o backup? Esse local é criptografado e seguro?
4. Durante a transferência, os dados são criptografados?
5. Quem tem acesso aos backups?
6. Os dados de backup são armazenados em vários locais do mundo real?
7. Os backups são sobrescritos ou várias versões são armazenadas?
   1. Isso é necessário para evitar que uma versão corrompida ou alteração maliciosa no wiki seja gravada permanentemente.

Uma vez que você tenha certeza de que seu wiki é seguro e tem todos os recursos que você precisa, talvez seja hora de finalmente se comprometer e começar a construção de sua base de conhecimento interna.

Um Wiki interno da empresa mantém todos na mesma página

Os benefícios de um wiki interno da empresa não podem ser exagerados. E não se limita às empresas: até as instalações educacionais podem se beneficiar de wikis e colaboração online. Quando as informações vitais são facilmente acessíveis, facilmente personalizáveis ​​e facilmente adicionadas, todos os funcionários se beneficiam.

Os wikis internos também impedem a formação de silos de dados em sua empresa, o que torna sua empresa mais ágil em um mercado em constante mudança. Afinal, conhecimento é poder, como diz o velho ditado, então por que não capacitar seus funcionários e sua empresa com conhecimento organizado, atualizado e útil o tempo todo?