5 melhores práticas para contabilidade WooCommerce com benefícios e melhores ferramentas

Para fazer negócios na plataforma WordPress, o WooCommerce é uma das melhores soluções de comércio eletrônico disponíveis. Ele vem com uma ferramenta integrada para coletar estatísticas de negócios precisas e dados transacionais. O que pode ser benéfico para manter seus registros contábeis e financeiros do WooCommerce.

No entanto, entender esses dados e transformá-los em um registro contábil pode ser complicado. Às vezes, muitos empresários podem nem entender os insights que estão recebendo.

Portanto, neste blog, mostraremos como a contabilidade WooCommerce ajuda sua empresa, como utilizá-la com as melhores práticas do setor e sugestões de ferramentas necessárias.

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Como o sistema de contabilidade WooCommerce pode beneficiar as empresas on-line

Sem relatórios contábeis adequados, talvez você não consiga avaliar os registros financeiros e o fluxo de caixa. Portanto, sem entender esses registros e relatórios, você não poderá tomar as decisões de negócios apropriadas.

Para rastrear suas receitas e despesas, o sistema WooCommerce Accounting mantém procedimentos contábeis integrados e estáveis ​​que podem ser entendidos facilmente, mesmo por não contadores.

Com a ajuda desses relatórios e dados, os empresários podem criar facilmente relatórios contábeis essenciais e tomar as decisões corretas sempre que necessário.

Bem, vamos obter um pouco de detalhes do próprio plugin WooCommerce e descobrir como seu recurso de contabilidade mantém seus dados financeiros simplificados.

Dentro do plugin WooCommerce, se você for em WooCommerce > Relatórios , poderá encontrar 4 tipos de relatórios. Eles podem ser classificados como –

1. Pedidos
2. Clientes
3. Ações
4. Impostos

Pedidos

Nesta guia dos relatórios do WooCommerce, você pode obter relatórios de receita com base em vendas por data, vendas por produto, vendas por categoria, cupons por data e downloads de clientes.

A partir dos nomes, você pode entender facilmente o que eles significam –

• Vendas por data visualize uma visão geral da receita obtida com as vendas.
• Em Vendas por produto, você pode obter uma visão geral de seus dados de vendas.
• Em Produtos e categorias, você pode encontrar seus produtos e categorias mais vendidos.
• Cupom por data mostra os cupons mais populares usados ​​por seus clientes.
• Downloads do cliente mostram quais produtos/serviços para download são solicitados.

Clientes

A guia Clientes permite visualizar os relatórios de – Clientes vs. Convidados e Lista de Clientes. Há uma opção para classificar esses dados por ano, mês passado, este mês, últimos 7 dias e data personalizada.

Clientes x convidados mostra os relatórios de usuários pagantes que se registram em seu site x usuários convidados. A Lista de Clientes mostra apenas usuários registrados. Há também uma opção para pesquisar clientes específicos.

Ações

Nesta aba de relatórios do WooCommerce, o administrador pode acessar dados sobre o inventário dos produtos/serviços. Ele mostra a lista de Pouco em estoque, Esgotado e Mais abastecido.

Impostos

A aba Impostos permite acessar relatórios de Impostos por código (estado) e Impostos por data. por ano, mês passado, este mês e datas personalizadas.

Com todas essas informações de vendas, uso de cupons, taxa de tributação, quantidade de estoque e dados de clientes, gerar dados contábeis adequados para representar negócios pode ser muito mais fácil. O WooCommerce permite exportar esses dados para ajudá-lo em seus esforços de contabilidade.

Práticas recomendadas para contabilidade WooCommerce

O WooCommerce fornece muitos dados para você processar, analisar e resumir as vendas. Assim, você pode acompanhar o seu negócio de forma eficaz com os dados contábeis adequados.

Mas esses tipos de rastreamento de dados ou análise de estatísticas contábeis exigem um processo complexo. Essas tarefas levarão muito tempo para serem concluídas, a menos que você seja um contador certificado. Ou seja, você terá menos tempo para se concentrar no seu negócio.

Se você seguir as práticas recomendadas com as quais muitos líderes do setor estão familiarizados, concluir essas tarefas pode ficar muito mais fácil do que antes.

Selecionamos cuidadosamente 5 das melhores práticas para a contabilidade do WooCommerce. Vamos mergulhar -

1. Vincule o WooCommerce ao Plugin de Contabilidade do WordPress

Você pode pensar: “Não é possível que o WooCommerce cuide de todo o aspecto da contabilidade do meu negócio? Posso cuidar do meu negócio simplesmente verificando as estatísticas do WooCommerce.”

É completamente compreensível pensar assim, mas é preciso lembrar que o foco principal do WooCommerce é lidar com o processo de eCommerce. Embora forneça informações importantes para a contabilidade, para relatar adequadamente os dados, você pode enfrentar imprecisões.

Esses registros imprecisos podem prejudicar significativamente o seu negócio. Se você não é contador, há uma probabilidade maior de que a manutenção de registros de transações tome uma grande parte do seu tempo.

Esse tempo pode ser melhor gasto ajudando sua empresa a crescer e focar em outros setores. Para utilizar seus dados, tempo e esforço, um bom plugin de contabilidade do WordPress pode aumentar sua eficiência contábil! Aqui estão alguns dos melhores plugins de contabilidade WP disponíveis –

• WP ERP Contabilidade
• CBX Contabilidade e Escrituração
• Sincronização do QuickBooks para WooCommerce
• Custo dos produtos

Você pode pensar que esses plugins são caros. Na realidade, esses plugins são mais baratos do que muitas extensões de contabilidade do WooCommerce disponíveis. Por exemplo, o módulo WP ERP Accounting começa por apenas $ 12,99/mês!

Você pode usar esses plugins para se integrar ao seu site. Os dados podem ser importados e atualizados automaticamente se você configurar o Workflow Automation. Você nem precisa se preocupar em inserir itens manualmente. Também não há risco de erro humano na inserção de dados ou perda de informações valiosas.

2. Configurar regras fiscais

Configurar e gerenciar o trabalho relacionado a impostos é o trabalho mais complexo, mas importante, da contabilidade. O imposto é uma parte vital de qualquer negócio, mas esta é a parte que dá aos proprietários a experiência mais dolorosa.

Muitas empresas não conseguem configurar os impostos com precisão. O que é compreensível. Digamos que você esteja fazendo negócios na Califórnia, EUA. Você configurou o imposto de acordo com seu estado. Mas quando você fez uma venda na Flórida, você encontrará um relatório contábil muito diferente por causa das taxas de impostos variáveis ​​na Flórida.

Portanto, ao montar sua loja, é importante configurar e configurar impostos para que você não tenha problemas durante a temporada de impostos. Se você usar plugins adicionais, isso fica muito mais fácil, pois eles têm um sistema embutido para configurações de impostos.

Se você quiser fazer isso no WooCommerce, há um documento inteiro sobre como configurar configurações de impostos específicos no WooCommerce que você pode explorar!

3. Use um melhor processo de gerenciamento de estoque

Um bom gerenciamento de estoque pode economizar seu tempo, produtos e esforços contábeis. Muitas coisas podem acontecer no inventário. Os produtos podem ser danificados ou expirar. Essas situações significam uma perda para o seu negócio. Por isso, é necessário acompanhar todos os produtos e seu paradeiro.

Se você não acompanhar seu estoque, depreciação ou perdas relacionadas a danos de produtos em seus relatórios contábeis, não obterá uma previsão precisa do seu negócio.

Embora o WooCommerce acompanhe seus estoques, não há como encontrar nenhum relatório monetário real sobre esses produtos estocados. Portanto, é melhor usar um plug-in de contabilidade para ajudá-lo a acompanhar melhor seu inventário.

4. Gere Relatórios Contábeis Importantes

Você pode obter dados e insights importantes do WooCommerce, mas relatá-los da perspectiva do Termo Contábil é uma tarefa difícil. Você pode precisar gerar muitos relatórios importantes como –

• Relatório de crescimento
• Relatório de Devolução de Vendas
• Relatório de Devolução de Compra
• Relatório de IVA de compra
• Balancete
• Relatório do Razão
• Balanço Patrimonial e muito mais

Dos relatórios do WooCommerce, você pode exportar dados sobre vendas genéricas e
Relatório de impostos, mas você não receberá os relatórios mencionados acima. Portanto, mais uma vez, sugerimos que você se integre a um sistema de contabilidade para o seu site WooCommerce.

5. Manter fluxo de trabalho automatizado para tarefas repetidas

Quando inserimos os dados manualmente, é normal cometermos erros. Para a contabilidade, esses erros podem ter um custo alto. Portanto, é importante certificar-se de inserir os dados com precisão. Para evitar isso, você pode configurar um fluxo de trabalho de automação.

Existem muitas ferramentas disponíveis para ajudá-lo a manter um fluxo de trabalho automatizado para o processo de contabilidade.

Infelizmente, existe muito pouca automação dentro do WooCommerce. Por exemplo, sempre que você receber um novo pedido do seu site, o WooCommerce enviará um e-mail automático para o seu e-mail de administrador. Esses e-mails são muito simples e não são fornecidos muitos detalhes.

Mas não se preocupe. Você pode resolver esse problema adicionando uma extensão WooCommerce que suporte módulos de contabilidade para fazer o trabalho.

A boa notícia é que ferramentas robustas como WP ERP, AutomateWoo, Quickbooks, HubSpot, etc. são algumas das melhores soluções que você pode procurar. Porque essas ferramentas permitem a automação para você, mantendo seu registro financeiro preciso.

A automação traz maiores oportunidades, pois ajuda a reduzir tarefas transacionais e rotineiras, como entrada de dados, escrituração contábil e trabalho de conformidade. Com a ajuda de plugins como o WP ERP, você pode configurar facilmente essa automação em um minuto!

Como o módulo de contabilidade do WP ERP pode ajudar a alcançar as melhores práticas

A maioria das práticas recomendadas que mencionamos até agora pode ser alcançada com um plug-in de terceiros. Também mencionamos muitos plugins, mas de todos eles, o WP ERP se destaca dos demais. Veja como você pode conseguir tudo isso com o Módulo de Contabilidade do WP ERP –

1. Integração fácil com WooCommerce

WP ERP tem uma extensão completa para WooCommerce. Com a extensão WooCommerce Integration, os empresários podem integrar seu site ao WP ERP.

Quando a integração estiver concluída, você poderá sincronizar todos os dados e pedidos de seus clientes. Sua visão geral de vendas está disponível para você junto com seus detalhes de dados do woocommerce. Você pode até verificar quem comprou menos ou mais do que um valor específico.

2. Configurando regras fiscais

O módulo de contabilidade do WP ERP possui zonas fiscais, categorias fiscais e agências fiscais integradas para facilitar a configuração de impostos. Se você ficar preso, eles o ajudarão com documentação e suporte completos.

Você pode até obter relatórios necessários como - relatórios de impostos sobre vendas e relatórios de IVA de compra automaticamente!

3. Gestão de Estoque

O WP ERP possui sua extensão de inventário para ajudá-lo a acompanhar seu estoque melhor do que o WooCommerce.

Você pode obter dados importantes, como estoques de estoque, transações de estoque, categorias de produtos, categorias de impostos e até datas de fornecedores, se disponíveis em seu site. Você pode até gerar relatórios detalhados automaticamente com o simples clique de um botão.

4. Gere Relatórios Importantes:

Gerenciar ou gerar novos relatórios do zero é uma tarefa difícil até mesmo para profissionais. A verificação dupla da precisão ou a manutenção do formato correto pode ser um processo complexo.

Com o WP ERP, esses relatórios podem ser gerados facilmente com o clique de um botão.
Você pode gerar relatórios como –

• Balancete
• Relatório do Razão
• Declaração de renda
• Imposto sobre vendas
• Balanço patrimonial
• Relatório de Devoluções
• Relatório de vendas
• Relatório de compra
• Reembolsos

5. Automatizando o fluxo de trabalho contábil importante

Para mostrar como o WP ERP ajuda na automação, vamos desenhar um cenário de caso –
Sempre que um cliente compra seus produtos ou serviços, você deve fornecer uma fatura. Fazer isso manualmente todas as vezes pode ser um grande aborrecimento, por mais simples que pareça.

Com a extensão Workflow do WP ERP, você pode automatizar todo esse processo. Tudo o que você precisa fazer é o seguinte –

• Vá para Workflow para selecionar o nome da sua automação e o tempo de atraso.
• Depois disso, edite suas opções de gatilho. Para este caso, você deve selecionar o módulo Contabilidade. O evento será uma “Venda adicionada”.
• Agora você terá 4 opções de ação, a partir das quais você precisa selecionar a ação da fatura. Escreva o e-mail e selecione como será sua fatura.

É isso. Você pode criar um fluxo de trabalho de automação assim. Depois de ativar a automação e você nunca mais terá que se preocupar em enviar faturas manualmente. Este foi apenas um exemplo de muitos casos de uso.

Dicas críticas para a contabilidade WooCommerce

Em suma, configurar adequadamente seus sistemas de contabilidade WooCommerce pode ajudá-lo a criar um negócio mais sustentável e lucrativo. Quando você entende o fluxo financeiro de sua empresa, pode tomar medidas específicas para expandir ainda mais seus negócios.

Pode parecer esmagadora até certo ponto. Portanto, recomendamos que você comece com as seguintes coisas –

• Conheça os dados do WooCommerce Reports. Explore todas as seções/guias e veja o desempenho de sua empresa.
• Conecte seu site com um plugin de contabilidade ou uma solução completa de gerenciamento de negócios como o WP ERP. Dessa forma, você obtém insights e recursos adicionais sobre os dados do WooCommerce Reports
• Leia as regras fiscais da localização do seu público-alvo. Configure seu imposto com a documentação adequada. Aceite ajuda se precisar.
• Fique de olho no seu estoque. Verifique a qualidade e a quantidade regularmente.
• Entenda que tipo de insights você obtém de diferentes relatórios contábeis. Isso ajudará a tomar melhores decisões de negócios.
• Automatize suas tarefas de contabilidade. Especialmente as tarefas recorrentes.

Se você seguir essas práticas recomendadas do setor e as utilizar, certamente verá uma mudança em seus negócios!