Como as pequenas clínicas podem criar lembretes de consultas para o envolvimento do paciente?
Publicados: 2024-01-17Consultas perdidas, perda de receitas e atrasos no atendimento aos pacientes são alguns dos piores pesadelos para as pequenas clínicas.
O envolvimento é a espinha dorsal de um negócio próspero dos dias modernos. E da mesma forma, o setor da saúde certamente também não pode perder isso.
Os pacientes podem faltar às consultas porque podem esquecer, não serem notificados ou simplesmente estarem ocupados! Tem muita coisa que pode atrapalhar!
Continue lendo para aprender como usar lembretes de compromissos para dar o pontapé inicial no noivado!
Como você lembra alguém sobre um compromisso?
O não comparecimento de pacientes (ou seja, pacientes que não compareceram à consulta) pode ocorrer por vários motivos.
Embora esta actividade esteja nos bastidores, se esta instalação diminuir, poderá ter impacto em múltiplas dimensões do funcionamento de uma pequena clínica.
Independentemente dos motivos, pode ser prejudicial ao seu negócio, levando ao aumento de custos indiretos, como aluguéis, custos com funcionários, serviços públicos, seguros ou qualquer equipamento ou suprimentos necessários para compromissos específicos. Esta situação também pode piorar se não houver pagamento antecipado envolvido. De acordo com uma pesquisa do PubMed, o não comparecimento de pacientes pode resultar em uma perda de receita de 14%, e essa perda pode ser substancial para pequenas clínicas.
Além disso, o fator tempo também deve ser considerado. Isso incluirá o tempo necessário para definir o compromisso e organizá-lo. Isto pode afetar a retenção de funcionários e clientes, o atendimento ao cliente e a qualidade dos cuidados de saúde, afetando assim a eficiência geral.
Embora os médicos salvem vidas, é crucial garantir que o trabalho administrativo não seja comprometido.
Os lembretes de compromissos mostram que sua clínica se preocupa com eles. Atrair e reter pacientes com conveniência digital torna mais fácil para os pacientes gerenciarem e buscarem uma boa saúde. Os lembretes de consultas mostram que as clínicas estão atentas aos registros de saúde e ao progresso de seus pacientes. No entanto, simplesmente deixar-lhes uma mensagem sobre a consulta pode não funcionar! Para um melhor envolvimento, você também deve incluir detalhes vitais sobre o compromisso.
Isso inclui:
- O endereço da instalação
- Os horários das consultas
- Como é o processo de reagendamento da consulta
- Quaisquer preparativos prévios para a consulta (se necessário)
Para pacientes que chegam despreparados e desconhecem o procedimento, isso pode gerar despesas adicionais para sua clínica quando remarcado.
Lembretes sem esses detalhes podem confundir seus assinantes ou até irritá-los. Junto com os detalhes, certifique-se de centralizar esses lembretes na construção de um forte vínculo com o cliente e no aprimoramento do envolvimento.
Como você pode melhorar os lembretes de compromissos para o envolvimento do paciente?
Comece inspecionando o cenário atual
Ampliar o cenário atual pode ajudá-lo a avaliar as áreas de melhoria.
Por exemplo, e seus e-mails de acompanhamento? Eles devem ser significativos e práticos para envolver seus pacientes de forma positiva. Considerar como o e-mail ajudará os pacientes ajudará você a tomar melhores decisões sobre seu processo de saúde, prontidão para consultas e garantia de atendimento imediato ao paciente. Acertar esses aspectos também ajuda você a se envolver além dos e-mails.
Para um melhor envolvimento dos pacientes, as clínicas também podem enviar opções de tratamento, instruções de acompanhamento e estratégias médicas de cuidados crônicos. Isso dá aos pacientes as opções para uma melhor tomada de decisões e uma vida saudável.
Automação é o caminho a percorrer!
Sua equipe não ficaria sobrecarregada com solicitações constantes e com o envio de vários lembretes por e-mail?
Além disso, as coisas podem ficar muito mais complicadas devido ao menor número de funcionários em clínicas pequenas. Isso pode levar a experiências ruins para sua equipe e também para os pacientes. Ao fazer as coisas manualmente, seus pacientes podem se sentir desconectados.
A execução manual de tarefas pode estar sujeita a erros, portanto, mudar de um procedimento manual para um procedimento automatizado será muito mais viável. Além disso, a automação também reduziria a necessidade de pessoal adicional. Além disso, essas mensagens também são facilmente personalizáveis para comunicações únicas e recorrentes.
Notificações automáticas por e-mail podem ajudá-lo com comunicações únicas e recorrentes, necessárias para confirmar, cancelar e reprogramar compromissos.
Envio de etapas acionáveis
E se seus pacientes quiserem remarcar sua consulta e não souberem como?
Este processo será muito mais difícil se for baseado num estilo de comunicação unilateral. Isso fará com que os lembretes sejam enviados em vão. Ao mesmo tempo que garante personalização e relevância, manter seus pacientes envolvidos com etapas viáveis é uma prática crucial.
Lembretes de compromissos acionáveis dão aos seus pacientes o poder de confirmar, cancelar ou reagendar a consulta. Se não quiser prolongar o conteúdo, você pode simplesmente adicionar um botão “clique em sim para confirmar”. Isso lhe dará uma ideia mais clara sobre a disponibilidade do paciente. Além de ser direto, você pode personalizar o e-mail para maior clareza e evitar confusões. Isso permite preencher espaços vazios com facilidade e não há perda de receita por parte dos pacientes.
Como uma adição de valor extra, você também pode adicionar notícias de saúde, pesquisas, descobertas, estatísticas interessantes e dicas rápidas relevantes para o histórico médico do paciente. Isso faz da sua consulta um lembrete para você ir além e falar sobre tópicos que podem melhorar a vida do seu paciente.
Aproveite ao máximo os lembretes de compromissos
Após a pandemia, as clínicas têm aderido aos seus protocolos de segurança, especialmente quando recebem vários pacientes visitando-as ao mesmo tempo.
Os lembretes de compromissos podem ser um ótimo meio para comunicar o que esperar nas instalações e as regras a seguir antes e depois do compromisso. Isto é eficaz para garantir que eles não lotem desnecessariamente outras instalações e não andem em círculos e percam tempo pedindo orientações e instruções.
Este é um efeito positivo indireto dos lembretes de consultas que podem melhorar a satisfação do paciente. A tática funciona ao não manter os pacientes na lista de espera, principalmente os pacientes que desejam ser curados o mais rápido possível.
Melhores práticas para definir lembretes de compromissos para envolvimento do paciente
Torne isso pessoal
O marketing por email na área de saúde é o último lugar onde você gostaria de generalizar seus emails.
Cada histórico médico certamente será diferente. Enviar o mesmo e-mail para cada paciente pode ser errado e confuso, e pode até prejudicar a reputação da sua clínica. Portanto, é melhor evitar modelos genéricos ou respostas prontas.
De acordo com cada consulta do paciente, você pode enviar lembretes 24 horas antes ou uma hora antes. Da mesma forma, você pode criar e automatizar uma lista de lembretes para seus pacientes.
Use o nome do seu paciente e outros detalhes para personalizar ainda mais a mensagem.
Além disso, o envio de e-mails personalizados para segmentos específicos também pode aumentar o envolvimento do paciente.
Torne a mensagem fácil e intuitiva
Seus pacientes podem estar com pressa ou simplesmente lidando com sua condição médica. Existem muitos outros motivos pelos quais seu e-mail pode passar despercebido. Portanto, você deseja que seus pacientes respondam o mais rápido possível.
Para que isso aconteça, use uma mensagem clara com CTAs simples e intuitivos. Você deve facilitar a participação dos pacientes em suas conversas para um melhor envolvimento. Porém, para tornar a comunicação abrangente e exclusiva, considere a acessibilidade para seus pacientes de acordo com suas condições de saúde.
É vital notar que a participação deve ser assegurada independentemente da idade, deficiência, dispositivos, preferências e outros factores.
Serviços abrangentes de lembrete
Os serviços de lembrete devem apoiar serviços pré e pós-agendamento. Isso melhora a conscientização do paciente e a adesão ao que fazer e não fazer no procedimento. A equipe também pode tornar o processo mais conveniente e envolvente, fazendo com que os pacientes preencham o formulário, ou questionário, ou confirmem as informações pré-atendimento.
Esses serviços automatizam a comunicação e garantem que ambas as partes estejam atualizadas em caso de mudanças nos planos.
Da mesma forma, serviços integrais disponibilizam aos funcionários as informações para uma visão mais clara das nomeações. Isso inclui fatores como horários, datas, status e muito mais. Essas informações ficam disponíveis para a equipe imediatamente, permitindo que a equipe da clínica tome medidas imediatas em caso de reagendamento.
Evite emojis
Concordo que os emojis são uma ótima maneira de infundir humor e personalidade.
No entanto, ao entrar em contato com seus pacientes, é melhor evitar uma abordagem casual. Além disso, os emojis também podem reduzir significativamente o limite de caracteres. Isso pode impedi-lo de comunicar claramente os detalhes do compromisso ao seu público.
Se for importante, certifique-se de adicionar apenas emojis que sejam relevantes e não prejudiciais ou irrelevantes para seus pacientes.
Peça feedback
Para avançar ainda mais no engajamento, você também deve pedir curtidas, compartilhamentos ou avaliações de seus pacientes nas redes sociais. Isso o ajudará a estabelecer confiança nas redes sociais.
As clínicas podem solicitar feedback após tratamentos e consultas.
Evite letras maiúsculas
Como procuramos uma linguagem amigável, é melhor evitar letras maiúsculas desnecessárias. Escrever no caso geral da frase faz com que pareça amigável. Por outro lado, a utilização de letras maiúsculas pode fazer com que suas frases pareçam gritos.
Se o uso de letras maiúsculas for indispensável, você pode reduzi-lo ao mínimo.
Respostas imediatas
Todos concordamos que nada é tão importante quanto a sua saúde! E quando você estiver aguardando respostas do seu médico, é melhor ouvi-lo o mais rápido possível!
E é por isso que devemos usar respostas rápidas para evitar atrasos, discrepâncias ou confusões.
Conclusão
Lembretes envolventes para os pacientes podem tornar os processos mais fáceis e, ao mesmo tempo, criar um vínculo positivo com seus pacientes. Quanto às pequenas clínicas com recursos limitados, esta ferramenta pode ser substancialmente útil.
Quer que os pacientes se inscrevam para receber esses lembretes de compromissos por e-mail? Considere coletar e-mails na sala de espera, durante consultas on-line ou agendamento.
No entanto, as clínicas também devem ter cuidado com regulamentações como HIPAA, TCPA e CAN-SPAM.
Esses regulamentos podem proteger a privacidade do paciente e ajudar com exceções às regras normais de consentimento do paciente.
A tecnologia está ao nosso redor, o que importa é como a utilizamos.
Há outra coisa também que pode facilitar o contato com seus pacientes!
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