6 razões pelas quais os portais do conselho irão melhorar o seu negócio

A recessão económica, a transformação digital acelerada, a segurança dos dados e a sustentabilidade são apenas alguns desafios que as empresas enfrentam em 2023. Portanto, as organizações combinam diferentes soluções para lidar com os desafios e manter uma vantagem competitiva.

Neste post, apresentamos um software completo que oferece todas as soluções em um só pacote – portais de conselhos virtuais . Segundo as estatísticas, espera-se que o tamanho do seu mercado exceda os 10 mil milhões de dólares até 2026, indicando uma elevada procura entre os líderes empresariais.

Fonte: Pesquisa de Mercado Verificada

Então, se você quer melhorar o seu negócio em todas as áreas, confira o que um portal para conselhos oferece e integre a plataforma para atender às suas necessidades!

O que é um portal para conselhos?

Um portal para conselhos é uma plataforma de governança corporativa altamente segura que protege e simplifica o compartilhamento de informações, a colaboração e a comunicação entre setores. Os usuários do software são normalmente executivos seniores, secretárias, consultores jurídicos e conselhos de administração de organizações.

Embora a solução tenha sido inicialmente implementada principalmente por setores altamente regulamentados, agora é amplamente utilizada por corporações mundialmente conhecidas, empresas de médio porte, pequenas empresas, startups e organizações sem fins lucrativos.

Como funciona um portal para conselhos?

Antes de explicar como um portal para conselhos melhora o seu negócio, convidamos você a ver como funciona a plataforma, descobrindo suas capacidades.

Compartilhamento de documentos

• Armazenamento centralizado de documentos. O software do portal do conselho é um local seguro e organizado para armazenar documentos relacionados ao conselho, incluindo relatórios financeiros, atas de reuniões e planos estratégicos.
• Compartilhamento seguro de arquivos. Os usuários podem compartilhar dados sem riscos, pois a solução fornece proteção de dados por meio de permissões de usuário, marca d'água dinâmica, restrições de acesso de tempo e IP e muito mais.
• Controle de versão e histórico de documentos. Os usuários podem manter múltiplas versões de documentos, monitorar alterações e acessar o histórico de versões quando necessário.
• Acesso offline e sincronização. Você pode acessar documentos off-line e sincronizar alterações quando sua conexão com a Internet for restaurada.

Gerenciamento de reuniões

• Agendamento. Para uma coordenação tranquila das reuniões, os usuários podem agendar reuniões, enviar convites aos participantes e integrar-se às plataformas de calendário de sua preferência.
• Criação e distribuição de agenda. Os portais permitem a criação de uma agenda, anexando documentos relacionados e distribuindo todas essas informações aos participantes antes da reunião.
• Atas de reunião. As secretárias fazem anotações à medida que a reunião avança e o software cria automaticamente as atas da reunião.
• Rastreamento de itens de ação. Os membros do conselho podem facilmente atribuir ações, definir prazos e acompanhar o progresso para garantir a responsabilização.

Dica profissional : aprenda as melhores dicas de gerenciamento de calendário para assistentes executivos e use seu tempo de forma mais produtiva.

Colaboração

• Notificações e alertas. A plataforma envia automaticamente notificações e alertas para usuários relevantes. Dessa forma, todos ficam por dentro das últimas atualizações.
• Anotação e colaboração de documentos. Os portais para conselhos oferecem ferramentas de comentários e anotações fáceis de usar, permitindo colaboração eficaz e tomada de decisão mais rápida.
• Fóruns de discussão e chats. Os membros do conselho utilizam fóruns e chats para discutir, buscar esclarecimentos ou compartilhar ideias em tempo real.

Comunicando

• Análise e visualização de dados. Para ajudá-lo a tomar decisões baseadas em dados, o software oferece uma representação visual do envolvimento dos participantes, estatísticas de reuniões e outras métricas revolucionárias.
• Acompanhamento de conformidade e governança. A funcionalidade do software permite monitorar a conformidade com regulamentos e políticas de governança interna. Assim, você pode obter transparência e responsabilidade com facilidade.
• Trilhas de auditoria. Você pode monitorar e controlar como os membros do conselho utilizam a plataforma rastreando todas as suas ações, reduzindo os riscos de má conduta.

Tomando uma decisão

• Votação. Ferramentas fáceis de usar permitem que os usuários votem on-line em resoluções, itens da agenda ou decisões de qualquer local.
• Assinatura eletrônica. Todos os documentos podem ser assinados on-line com segurança, acelerando negócios e fluxos de trabalho.
• Registro de decisão. O software documenta automaticamente todas as decisões e votos. Dessa forma, você pode revisar e consultar decisões anteriores.

As ferramentas de gerenciamento do conselho podem variar dependendo do provedor, mas os recursos que listamos constituem a base desta plataforma. Portanto, certifique-se de obter todas as funcionalidades mencionadas ao selecionar o software.

6 maneiras de como um portal para conselhos pode melhorar seus negócios

Agora, aprenda sobre as seis maneiras pelas quais os portais para conselhos podem melhorar suas operações comerciais. Em seguida, você pode avaliar como esses benefícios se alinham às suas necessidades para determinar o valor de adotar uma solução de portal para conselhos.

1. Economia de recursos

As equipes reduzem o impacto ambiental e os custos corporativos ao mudar para um quadro sem papel. Isto não só poupa recursos valiosos, como também permite que o pessoal administrativo se concentre em tarefas mais críticas do que a papelada . Por exemplo, as empresas podem distribuir rapidamente informações on-line aos membros do conselho em diferentes locais e esquecer os tediosos e demorados pacotes de papel para cartões.

2. Riscos de segurança eliminados

Provedores de software de placa confiáveis ​​vêm com recursos de segurança avançados, como data centers protegidos fisicamente, criptografia de dados em várias camadas, permissões granulares, backup de dados em tempo real e políticas de acesso rígidas. Tudo isso garante que ninguém possa roubar seus dados e que apenas usuários autorizados possam acessar os espaços de trabalho . Além disso, as soluções seguras de portais para conselhos estão em conformidade com IS0 27001, GDPR e HIPAA, o que significa que sua empresa segue um conjunto de regulamentos e padrões de segurança rigorosos e globalmente aceitos .

3. Comodidade para os conselheiros

O acesso gratuito, mas seguro, aos recursos a partir de qualquer dispositivo proporciona flexibilidade adicional aos membros do conselho . Além disso, o conjunto de recursos do software elimina a necessidade de monitorar conversas de e-mail ou vasculhar pilhas de papel . Por fim, os dados constantemente atualizados garantem que todos estejam bem informados , permitindo fluxos de trabalho eficientes, gerenciamento de tarefas, preparação de reuniões e colaboração.

4. Melhor conformidade

Um portal para conselhos simplifica o gerenciamento de fluxos de trabalho e mantém os registros dos documentos invioláveis, rastreáveis ​​e controlados por versão . Ele ajuda você a realizar auditorias internas com mais rapidez e eficiência . Um portal para conselhos também pode ajudar a identificar lacunas de conformidade e corrigi-las imediatamente . Dessa forma, você reduz o risco de penalidades financeiras e exposição legal pelo não cumprimento das exigências.

5. Governança corporativa aprimorada

Um conselho engajado, informado e colaborativo é crucial para melhorar a governança corporativa. Assim, uma solução de reunião de conselho on-line permite reuniões e fluxos de trabalho mais bem gerenciados e produtivos , oferecendo recursos avançados de gerenciamento e rastreamento de usuários. Desta forma, os diretores podem concentrar-se em assuntos relacionados com a missão , em vez de tarefas administrativas rotineiras.

6. Melhor eficiência nas tarefas relacionadas ao conselho

Ao usar a plataforma, os membros do conselho podem acessar mensagens no aplicativo, rastreamento de tarefas, compartilhamento de arquivos, documentos históricos e painéis pessoais, tudo em um local central. Esses recursos melhoram muito o envolvimento dos conselhos e simplificam a colaboração .

Pensamentos finais

Se você está procurando uma maneira eficaz de gerenciar seus dados comerciais com segurança e eficiência, um portal para conselhos pode ser exatamente o que você precisa. Esta solução completa oferece uma variedade de ferramentas e recursos projetados para melhorar a colaboração, o gerenciamento de documentos, o rastreamento de tarefas e muito mais. Uma das melhores coisas sobre um portal para conselhos é que ele elimina a necessidade de vários softwares e fornece tudo o que você precisa em um local centralizado, facilitando o gerenciamento e o acesso às informações do seu negócio.