Kiedy, jak i dlaczego używać faktur Proforma w WooCommerce

Dokumenty są przydatne w biznesie internetowym, ponieważ mogą dostarczać informacji, prosić o płatności, nawiązywać relacje i zapewniać ochronę prawną. Faktury proforma w WooCommerce różnią się od innych faktur WooCommerce na kilka sposobów.

Wskoczmy, aby dowiedzieć się więcej o fakturach proforma w WooCommerce.

Faktury proforma są często wykorzystywane do uzyskiwania płatności od zaangażowanych klientów przed dostawą produktów lub usług. Ten dokument zawiera informacje o pozycjach, kwocie płatności i innych szczegółach transakcji.

Jest to zasadniczo umowa zawarta w „dobrej wierze” między Tobą (sprzedawcą) a klientem, tak aby obaj byli świadomi, czego mogą się spodziewać.

Na przykład, korzystając z faktur proforma, możesz zaproponować szczegóły nadchodzącej transakcji, aby upewnić się, że finansowanie jest zorganizowane przed wytworzeniem towarów lub świadczeniem usług.

Ponadto służy jako umowa między kupującym a sprzedającym, że żadna ze stron nie jest w tej chwili zobowiązana do sprzedaży/zakupu wymaganych towarów lub usług. Sprzedawcy mogą spokojnie odpoczywać, wiedząc, że kupujący sfinalizuje zamówienie i zapłaci po wystawieniu ostatecznej faktury sprzedaży. Kupujący są również chronieni przed wszelkimi nieoczekiwanymi dopłatami/nadwyżkami ze strony sprzedającego.

Jest to również ważne dla handlu międzynarodowego, ponieważ dostarcza wszystkich informacji wymaganych do odprawy celnej.

Ważne jest, aby zrozumieć, że faktura proforma w WooCommerce jest zwykle dostarczana klientowi lub klientowi po tym, jak zobowiąże się do zakupu od Ciebie, ale nie można jej wysłać oficjalnej faktury, ponieważ ostateczne szczegóły muszą zostać jeszcze potwierdzone. Dostarczasz towar i wystawiasz formalną fakturę, gdy klient wyrazi na wszystko zgodę.

Świetnie z nich korzystają również sprzedawcy międzynarodowi. Wymagania celne w portach na całym świecie wymagają, aby fakty dotyczące wysyłanych towarów były łatwo dostępne i widoczne. Aby zapewnić szybką odprawę celną, faktury proforma są przydatne do udostępniania informacji, takich jak waga, wartość, podatki, koszty wysyłki, opłaty za dostawę i tak dalej.

Faktury proforma ułatwiają proces sprzedaży. Twój klient akceptuje wycenę na fakturze pro forma, a następnie dostarczasz produkty. Kontrakt jest jednokierunkowy, więc po ukończeniu swojej połowy nie ma żadnych negocjacji w obie strony.

Zalety faktury proforma to:

• Termin „przejrzystość” odnosi się do określenia wszystkich uzgodnionych warunków, takich jak termin dostawy, cena, ilość itp.
• Może służyć zarówno jako zamówienie zakupu, jak i wycena. Kupujący mogą tego wymagać do wewnętrznego zatwierdzenia zakupu.
• Nie stanowią żądania ani żądania zapłaty. Faktury pro forma to uzgodnienie „w dobrej wierze”, które informuje klienta, czego może się spodziewać.
• Niektóre firmy wymagają faktur pro forma w ramach wewnętrznej procedury zatwierdzania zakupów.

Faktura proforma jest podobna do końcowej faktury sprzedaży i zawiera te same informacje. Możliwe jest tworzenie za pomocą WooCommerce faktur PDF, listów przewozowych, dowodów dostawy i etykiet wysyłkowych przez WebToffee.

Podstawowym celem faktury proforma jest przedstawienie klientowi specyfiki proponowanej transakcji. Jako taki powinien zawierać te same informacje, co faktura końcowa.

Dołącz następujące szczegóły:

• Unikalny numer faktury
• Nazwa firmy, adres i dane kontaktowe
• Imię i nazwisko oraz adres Twojego klienta
• Data wydania i termin płatności
• Opis towarów
• Warunki transportu
• Warunki sprzedaży
• Obowiązujące podatki, jeśli występują
• Koszty wysyłki, jeśli występują
• Numer faktury proforma, jeśli dotyczy

W przeciwieństwie do końcowej faktury sprzedaży proforma powinna zawierać następujące informacje:

Słowo „ faktura proforma ” wskazuje klientowi, że nie jest to faktura sprzedaży ani VAT.

Przede wszystkim musisz kupić, zainstalować i aktywować wersję premium wtyczki w swoim sklepie WooCommerce.

Z pulpitu WordPress przejdź do Faktury / Pakowanie > Faktura Proforma

Tutaj, w ustawieniach ogólnych, możesz skonfigurować podstawowe ustawienia dla faktury proforma.

Data faktury proforma — możesz wybrać datę zamówienia lub datę utworzenia faktury proforma.

Generuj fakturę proforma dla statusów zamówień — generuje faktury proforma tylko dla niektórych statusów zamówień. W zależności od potrzeb biznesowych możesz wybrać odpowiednio kilka statusów zamówienia.

Załącz PDF faktury proforma w wiadomości e-mail: Zezwól na e-mail z zamówieniem, aby zawierał wersję PDF aktualnie aktywnego szablonu faktury proforma.

Włącz opcję drukowania faktury proforma dla klientów: umożliwia pokazanie klientom przycisku drukowania faktury proforma w wiadomości e-mail z zamówieniem.

Niestandardowa stopka do faktury proforma: W sekcji tekstowej wprowadź niestandardową stopkę do faktury proforma. Jeśli to pole pozostanie puste, zostanie załadowana domyślna stopka z ustawień ogólnych.

Uwagi specjalne: W podanym polu tekstowym podaj wszelkie istotne uwagi, które powinny znaleźć się na fakturze proforma.

Pokaż indywidualną kolumnę podatku w tabeli produktów : Zezwalaj na klasyfikowanie różnych podatków w oddzielnych kolumnach.

Po wprowadzeniu niezbędnych zmian kliknij przycisk Aktualizuj ustawienia .

Możesz utworzyć niestandardowy numer faktury proforma za pomocą prefiksu/sufiksu/serii numerów lub możesz odzwierciedlić numer zamówienia jako numer faktury proforma.

Format numeru faktury proforma: Podaj format, w którym powinna zostać wygenerowana faktura proforma. Jako przykład: [prefiks][numer][sufiks]

Użyj numeru zamówienia jako numeru faktury proforma: Aby użyć numeru zamówienia jako numeru faktury proforma, wybierz Tak. Jeśli chcesz wygenerować unikalny numer faktury proforma, wybierz Nie i wypełnij wymagane informacje w wypełnionych obszarach. Pola są automatycznie wypełniane na podstawie wcześniej określonego formatu liczb.

Numer początkowy faktury: W podanym obszarze wprowadź wymagany numer początkowy faktury proforma.

Długość faktury proforma: ta wartość reprezentuje całkowitą długość numeru faktury proforma. Jeśli wynikowy numer faktury proforma jest krótszy niż określona długość, zostanie on uzupełniony o „0”.

Po niezbędnych aktualizacjach kliknij przycisk Aktualizuj , aby uwzględnić aktualizacje w końcowej fakturze proforma.

Możesz edytować fakturę proforma za pomocą wbudowanych szablonów i dostosowywać je do konkretnych wymagań biznesowych.

Możesz wprowadzić zmiany, przełączając przycisk po lewej stronie karty dostosowywania.

Możliwe jest również utworzenie nowego szablonu faktury proforma, klikając opcję Utwórz nowy szablon pod zakładką Dostosuj.

Możesz wybrać dowolną z 3 różnych opcji szablonów z wyskakującego okienka, które się pojawi.

Wprowadź niezbędne zmiany w układzie i zapisz go.

Po zapisaniu aktywuj szablon, aby w przyszłości używać go do faktury proforma.

Faktura proforma w WooCommerce jest ważnym dokumentem, ponieważ umożliwia sprawne transakcje biznesowe przy nabywaniu towarów/usług. Przyczynia się do większej przejrzystości między kupującymi a sprzedającymi. Co więcej, jest nie tylko dobrym narzędziem negocjacyjnym i niezbędnym do globalnej wysyłki; pomaga również w rozwoju silniejszych relacji między kupującymi i sprzedającymi.

Mam nadzieję, że ten artykuł okazał się pomocny w poprowadzeniu Cię we właściwym kierunku.

Możesz również zainteresować się naszym artykułem na temat komponentów wymaganych do wystawienia faktury oraz tego, jak wystawić fakturę w formacie PDF.