Co to jest pełzanie zakresu? Przykłady i sposoby zapobiegania temu

Opublikowany: 2022-07-15

Pełzanie zakresu to powszechny problem, z którym zetknął się prawie każdy usługodawca lub freelancer podczas obsługi projektu. Zwłaszcza w sferze tworzenia oprogramowania i stron internetowych, rozszerzenie zakresu może mieć poważne konsekwencje dla Twojego czasu, produktywności i marży.

Jako kierownik projektu, dopóki nie zrozumiesz dokładnie zakresu projektu, w który zamierzasz się rozpocząć, nie możesz ograniczać ani zarządzać pełzaniem zakresu.

W tym artykule zbadamy, co oznacza zakres pełzania i jakie są najczęstsze przyczyny. Zobaczysz również przykłady pełzania zakresu w zarządzaniu projektami stron internetowych i praktyczne sposoby na jego uniknięcie.

Jaki jest zakres projektu?

Jak sama nazwa wskazuje, zakres projektu (lub zakres prac) odnosi się do planu pracy, kroków, procesów, kluczowych rezultatów i wymagań potrzebnych do rozpoczęcia i zakończenia projektu. Posiadanie struktury podziału pracy (WBS) dla projektów to łatwy sposób na zidentyfikowanie wszystkich specyfikacji, etapów, działań, kosztów, budżetu, granic i harmonogramu projektu, które składają się na zakres projektu.

Wszystko to pomoże Tobie i Twojemu klientowi określić zakres projektu przed wyruszeniem w drogę. Najlepiej sprowadzić to do opisu projektu, który służy jako łatwe przypomnienie, gdy praca nad projektem postępuje.
Brak określenia zakresu projektu w rozmowach z klientem może nie tylko skutkować rozszerzeniem zakresu, ale także produktem końcowym, który będzie całkowicie odmienny od tego, co wyobraził sobie klient.

Co to jest pełzanie zakresu?

Pełzanie zakresu, znane również jako pełzanie funkcji, jest żądaniem dodania lub odchylenia od pierwotnego zakresu projektu. Nie oznacza to, że zmiany w zakresie nie są mile widziane. Musisz jednak ograniczyć te żądania zmian, aby były zgodne z zakresem projektu, ponieważ te zmiany wpływają na harmonogram projektu, zasoby, budżet, produktywność, czas i koszty.

Pełzanie zakresu staje się szczególnie nie do zniesienia, gdy klienci lub interesariusze dodają nowe funkcje projektu lub wymagania po rozpoczęciu projektu. Może to być szkodliwe, gdy zespół ma ukończyć projekt zgodnie z pierwotnym harmonogramem, budżetem i zasobami.

Podobnie jak znaczenie słowa creep, zwykle zaczyna się od drobnych próśb, które stopniowo wpływają na cel projektu i powodują problemy. Niekontrolowane zmiany zakresu projektu mogą sprawić, że łatwo przekroczysz budżet. Wpłynie to na Twoją marżę zysku, spowoduje, że nie dotrzymasz terminów i odejdziesz od tego, czego naprawdę chce klient. Wszystko to może mieć katastrofalne skutki dla twojej reputacji.

Jeśli nie określisz dokładnie zakresu swojego projektu, łatwo Twój projekt przekroczy pierwotne oczekiwania.

Częste przyczyny pełzania zakresu

Pełzanie zakresu występuje z kilku powodów i może wynikać z winy klienta lub zespołu projektowego. Pełzanie zakresu może mieć wpływ na projektantów stron internetowych, programistów i przedsiębiorców. Oto niektóre z najczęstszych przyczyn pełzania zakresu.

Niejednoznaczny lub nieokreślony zakres projektu

Brak jasności w definicji zakresu projektu jest najłatwiejszym sposobem zachęcania do pełzania zakresu. Jako kierownik projektu musisz rozumieć procesy i wymagania niezbędne do ukończenia projektu. W przeciwnym razie produkt końcowy będzie odbiegał od intencji Twojego klienta.

Czasami klienci są winni niejednoznaczności zakresu projektu, ponieważ nie mają sprecyzowanego pojęcia, czego chcą. Potrzebna jest odpowiednia komunikacja zarządzania projektem, aby doprowadzić takiego klienta do jasnej wizji. Klient „chcąc to rozgryźć” w miarę postępu projektu jest wyraźną oznaką możliwego rozszerzenia zakresu w przyszłości.

Obejście praktyk zarządzania projektami

Jedną rzeczą jest posiadanie zakresu projektu i praktyki zarządzania, a inną rzeczą jest przestrzeganie tej praktyki. Obejście praktyk zarządzania projektami w przypadku drobnych żądań zmian zachęciłoby do rozszerzenia zakresu.

Na przykład, Twój klient prosi Cię o drobną zmianę kolorów motywu strony internetowej. Taka zmiana nie zajmie Ci godziny, więc możesz pokusić się o jej wdrożenie poza ustaloną praktyką. Jednak w ten sposób pojawia się pełzanie zasięgu i może się z czasem kumulować.

Przestrzeganie praktyk zarządzania projektami pomoże również utrzymać się na dobrej drodze, jednocześnie zapobiegając nawet zatwierdzeniu żądań funkcji od odchylenia projektu od pierwotnego celu.

Nieudokumentowane lub niejednoznaczne umowy

Sprowadzenie wszelkiej korespondencji i umów z klientem do formy pisemnej to świetny sposób na ograniczenie pełzania zakresu. Prostym sposobem na udokumentowanie komunikacji z klientami jest zapewnienie ważnej komunikacji za pośrednictwem e-maili, a nie połączeń telefonicznych. Lub prosząc o potwierdzenie umów osiągniętych podczas fizycznych spotkań i połączeń telefonicznych za pośrednictwem poczty e-mail.

Ponadto posiadanie elastycznej umowy zawierającej wzajemnie uzgodnione warunki i obowiązki związane z projektem to świetny sposób na zapewnienie przejrzystości i zniechęcenie do niepotrzebnych próśb o nowe funkcje od klientów. Ale upewnij się, że cała dokumentacja jest jednoznaczna i jednoznaczna, aby żadna ze stron nie miała mylnego wrażenia.

Nieuregulowany proces żądania funkcji

Zmiana w trakcie projektu jest zwykle nieunikniona. Jako ekspert ds. projektów, tworzenie przestrzeni do doskonalenia jest praktyczne. Każde żądanie funkcji musi być zgodne z procesami, które zapewniają uwzględnienie kosztów, zasobów i czasu.

Oprócz próśb klientów, czasami zespoły projektowe mogą skupić się na dodawaniu dodatkowych funkcji, aby zaimponować klientom. To musi podążać właściwymi kanałami, aby mieć pewność, że nie przyniesie odwrotu i nie będzie kosztować pieniędzy i czasu.

Upewnij się, że proces dodawania dodatków jest elastyczny, aby nie tłumił kreatywności, ale nadal ograniczał pełzanie zakresu. Właściwa struktura uwzględniania żądań wyeliminuje niechciane opóźnienia i niezadowolonych klientów.

Wielu interesariuszy projektu bez jednomyślnych celów

Ta przyczyna pełzania zakresu zwykle występuje, gdy klient ma wiele osób nadzorujących różne aspekty projektu. Zazwyczaj każda osoba ma inne pomysły lub perspektywy dotyczące sposobu realizacji projektu.

Jest to klasyczny przypadek posiadania „zbyt wielu kucharzy w kuchni”, jeśli nie jest odpowiednio zarządzany. Gdy klient ma wiele osób z uprawnieniami do podejmowania decyzji w sprawie projektu, muszą one mieć jednolitą wizję, aby uniknąć problemów z rozszerzaniem zakresu.

Jako kierownik projektu musisz zdawać sobie sprawę z tej niezgody i zapewnić synergię między interesariuszami przed rozpoczęciem jakiejkolwiek prośby o zmianę od jednego z interesariuszy.

Inne przyczyny to:

  • Brak oświadczenia o projekcie
  • Wywiad z klientem jest nieformalny i niejasny
  • Nierealistyczny budżet i ramy czasowe
  • Zmiana w zarządzaniu firmą klienta
  • Niejasna lub niejednoznaczna wizja klienta
  • Nieefektywne zarządzanie projektami
  • Luki w komunikacji z klientem

Przykłady pełzania zakresu

Chociaż pełzanie zakresu zwykle pojawia się jako niezatwierdzone żądania zmiany, nie zawsze tak jest. Autoryzowane żądania mogą również powodować te same problemy, jeśli nie zostaną wcześnie rozpoznane jako pełzanie zakresu.
Poniżej znajdują się trzy przykłady pełzania zakresu, które pomogą Ci zidentyfikować je w praktycznych scenariuszach.

Przykład 1: Zablokowana zawartość

Rozważ, że firma eCommerce zwraca się do Twojej firmy zajmującej się tworzeniem stron internetowych o stworzenie witryny WordPress. Odbyłeś rozmowę z klientem, a zakres projektu został zatwierdzony przez obie strony. W razie potrzeby udostępniłeś również procedurę dotyczącą prośby o drobną zmianę.

Jednak w wymaganiach dotyczących projektu internetowego klient nalegał na dostarczenie treści do witryny eCommerce i odmówił skorzystania z dodatkowych usług dostarczania treści witryny. Strona ma ruszyć za dwa miesiące. Dostarczenie treści przez klienta zaplanowano na 3 tygodnie przed uruchomieniem.

Klient nie dostarczy treści WWW w zaplanowanym terminie. Nie było żadnej komunikacji od klienta do 5 dni przed planowanym uruchomieniem. Klient w końcu kontaktuje się i składa wniosek o opracowanie i przegląd treści internetowych, z oczekiwanymi konsekwencjami kosztowymi, ale bez przedłużenia w zaplanowanej dacie uruchomienia.

Jest to rozszerzenie zakresu i jeśli zostanie zatwierdzone, prawdopodobnie będzie miało podobne konsekwencje jak niezatwierdzony. O ile nie ma znaczącego wpływu na czas realizacji projektu, obciążyłoby to Twoją produktywność, zasoby ludzkie i możliwe opóźnienie uruchomienia.

Przykład 2: Międzynarodowe lotnisko w Denver

Teraz przejdźmy do rzeczywistego przykładu pełzania zakresu: sagi na międzynarodowym lotnisku w Denver (DIA). Jest dość sławny, ponieważ pokazuje, jak niebezpieczne może być creep. W projekcie lotniska, którego celem było stworzenie w pełni zautomatyzowanego systemu obsługi bagażu, wprowadzono ponad 2000 zmian konstrukcyjnych. Projekt, choć zakończył się 16 miesięcy później niż planowano i o 250% przekroczył budżet, ostatecznie zakończył się niepowodzeniem.

Główną przyczyną rozrostu zakresu na etapach projektowania był brak zaangażowania wszystkich zainteresowanych stron na etapie planowania, takich jak linie lotnicze. System obsługi bagażu również zawiódł z powodu zignorowania istotnych obaw związanych z projektem.

Na tej podstawie możemy zaobserwować uchybienia zarówno ze strony klienta, jak i zespołu projektowego. Menedżerowie projektów muszą ustalać priorytety tworzenia struktury podziału pracy (WBS) podczas generowania zakresu projektu. Jak widać w tym przykładzie, konieczne jest, aby klient i wszyscy interesariusze byli na tej samej stronie przed kontynuowaniem.

Przykład 3: Zmiany projektu

Pomyśl o kliencie, który potrzebuje zaprojektowania swojej strony internetowej, ale nie ma pojęcia, jak powinien wyglądać finalny produkt. Klient mówi „kiedy zobaczę to, co lubię, będę wiedział”, nie wnosząc nic ostatecznego do procesu planowania.

Na etapie projektowania przekazujesz klientowi aktualne projekty, a on jest niezadowolony, ponieważ wydaje się, że nic nie oddaje tego, co lubi. Klient nadal żąda poprawek w projekcie, tym samym frustrując cały projekt. Kilka dni przed planowanym uruchomieniem projekt jest zatwierdzany i oczekuje się, że nadal dostarczysz stronę internetową na czas przed uruchomieniem.

Z tego przykładu widać, że niejasne instrukcje od klienta muszą prowadzić do pełzania zakresu, który ma postać niekończących się poprawek. To frustruje Twoją produktywność i zasoby z możliwością opóźnienia.

Jak uniknąć pełzania zakresu?

Pełzanie zakresu jest główną przyczyną przekraczania budżetu i opóźnień projektów; w szczególności w świecie oprogramowania, projektowania stron internetowych i programowania. Ograniczając co najmniej nieautoryzowane zmiany, Twoje projekty będą świadkami znacznej poprawy wydajności, marży zysku i zarządzania czasem. Dzięki temu masz wystarczająco dużo czasu na zajęcie się istotnymi prośbami o zmianę od klientów.

Oto 5 najlepszych sposobów na to, aby pełzający zakres nie zrujnował twoich projektów:

1. Prowadź rejestr wymagań projektu

Choć wydaje się to intuicyjne, dokumentowanie wymagań projektowych od klientów nie zawsze jest wykonywane. Prowadzenie ewidencji wymagań projektowych pozwala jasno określić zakres projektu.

Zacznij od konsultacji z klientem, aby dowiedzieć się, czego potrzebuje Twój klient. Po udokumentowaniu wymagań projektowych ze spotkania z klientem, udostępnij je wszystkim zaangażowanym stronom. Dokument powinien również zawierać wszystkie niezbędne informacje do śledzenia postępów projektu.

Należy zauważyć, że wymagania powinny być uszeregowane według ich ważności, ponieważ wszystkie wymagania mogą nie być możliwe. Pomaga to utrzymać zespół w ryzach, zapobiegając marnowaniu czasu na skupianie się na nieważnych lub niemożliwych zadaniach.

2. Skonfiguruj procedurę żądania zmiany

Bez względu na to, jak dobrze przygotowany jest zakres projektu, praktyczne jest oczekiwanie, że nastąpią zmiany w miarę postępu projektu. Dlatego w swoich umowach z klientami musisz zawrzeć klauzule, które przewidują procedury składania wniosków o zmianę.

Ta procedura żądania zmiany pomoże Ci zarządzać prawdopodobieństwem nieoczekiwanego rozszerzenia zakresu. Ale aby to zadziałało, procedura musi być ściśle przestrzegana. W przeciwnym razie proces ten staje się bezużyteczny. Uwzględnij również odpowiednie konsekwencje kosztowe i czasowe dla wniosków o zmianę, aby zniechęcić klientów do błahych żądań i utrzymać marżę zysku.

Konfiguracja tej procedury jest bardzo łatwa po złożeniu wniosku. Podstawowe etapy procedury to przegląd , zatwierdzenie lub odrzucenie oraz włączenie, które należy wykonać . Nie bój się odmówić zmiany próśb, gdy wymaga tego sytuacja. Należy jednak wyraźnie wyjaśnić powody, dla których dana prośba może nie zostać przyjęta, i podać alternatywy.

3. Zaangażuj interesariuszy w proces zakresu projektu

Przy tworzeniu zakresu projektu niezbędna jest dobra komunikacja ze wszystkimi interesariuszami. Jako kierownik projektu ważne jest, aby potwierdzić, że zebrałeś i zrozumiałeś wszystkie wymagania interesariuszy. Dzieląc się dokumentacją wymagań z interesariuszami, eliminujesz później możliwe nieporozumienia. Poświęć więc wystarczająco dużo czasu, aby jak najdokładniej przejrzeć zakres projektu.

Upewnij się również, że różni interesariusze rozumieją procedury i konsekwencje żądania zmiany funkcji po zakończeniu zakresu projektu. Niezaangażowanie interesariuszy może zepsuć projekt, ponieważ interesariusze mogą zgłaszać ważne wnioski podczas opracowywania projektu. A jeśli interesariusze zazwyczaj nie są w stanie wnieść znaczącego wkładu w zakres projektu, wskazane są regularne przypomnienia w miarę postępów w projekcie.

4. Zabierz ze sobą członków zespołu projektowego

O ile ważne jest, aby utrzymać udziałowców w pętli, równie ważne jest upewnienie się, że członkowie zespołu są również w pętli. Członkowie zespołu muszą być świadomi procedury żądania zmiany i jej wpływu na nich.

Istnieje tendencja do pełzania zakresu od członków zespołu w celu dostarczenia zbyt dużej ilości usług i zaimponowania klientom. Upewniając się, że członkowie zespołu są świadomi zakresu projektu i oświadczenia, możesz zapobiec ich przesadzeniu. W ten sposób nie odbiegasz od uzgodnionego zestawienia projektu poprzez nieautoryzowane zmiany po swojej stronie.

5. Bądź proaktywny

Jednym z najlepszych sposobów na uniknięcie pełzania zakresu jest przewidywanie obszarów, w których może ono pojawić się w projekcie. Następnie zastosuj metody, aby ograniczyć pełzanie zakresu. Będąc proaktywnym, wyprzedzasz możliwe zmiany i nie daj się zaskoczyć zmianami wprowadzanymi w ostatniej chwili przez klientów.

Czasami prośby o zmianę są rozsądne i przewidywalne. Jako proaktywny kierownik projektu możesz na wczesnym etapie zasugerować te zmiany do potwierdzenia klienta i interesariuszy. Zamiast czekać, aż klienci zażądają tych zmian znacznie później w projekcie, gdzie może to być bardzo niewygodne.

Podobnie jak w przykładzie 1, jako web developer, gdzie oczywiste jest, że klient opóźniłby się z dostarczeniem treści na stronę, możesz być proaktywny i zlecić przygotowanie treści i wysłanie do klienta w celu potwierdzenia. Aby uniknąć próśb w ostatniej chwili, które przedłużyłyby harmonogram projektu lub kosztowały Cię znacznie więcej później.

Zawijanie

Pełzanie zakresu jest głównym powodem, dla którego większość projektów kończy się niepowodzeniem lub doświadcza opóźnień i wzrostu kosztów. Jako kierownik projektu ważne jest, aby rozumieć nie tylko wpływ pełzania zakresu, ale także być w stanie go zidentyfikować i zapobiec, zanim to nastąpi. Zmiany w trakcie projektu nie są z natury złe; jednak muszą być analizowane i zarządzane, aby nie wykoleiły i nie opóźniły realizacji projektu.

Pamiętaj o przyczynach i przykładach pełzania zakresu udostępnionych w tym artykule. Pomoże Ci rozpoznać wzory, gdy tylko się pojawią. Następnie możesz zastosować jeden z 5 najlepszych sposobów na uniknięcie pełzania zakresu w następnym projekcie.

Zdobądź dodatkową zawartość: Jak uzyskać zawartość witryny od klientów
Kliknij tutaj