Co to jest baza wiedzy? Jego rodzaje, korzyści i najlepsze praktyki

Co to jest baza wiedzy?

Baza wiedzy to cyfrowe repozytorium samopomocy, które scenizuje przewodniki, samouczki, dokumentację i FAQ związane z produktami, usługami, usługami lub wiedzą firmy. Jest ustrukturyzowany, aby umożliwić użytkownikom łatwy dostęp i wykorzystywanie potrzebnych informacji.

Informacje posiadane przez pracowników dotyczące kupujących, ofert i operacji są jednym z najcenniejszych zasobów Twojej firmy.

Problem polega na tym , że informacje te są rozłożone na wiele miejsc. Na przykład wiedza zostaje zatkana w wiadomościach e -mail, wiadomościach mediów społecznościowych, rozmowach na forum, komentarzach, przypadkach wsparcia oraz w umysłach przedstawicieli obsługi klienta.

Aby najlepiej wykorzystać te informacje, powinieneś skonsolidować informacje w bibliotece centralnej lub platformie. I powinien być łatwo dostępny dla osób, które tego potrzebują, niezależnie od tego, czy są to twoi klienci, pracownicy, czy jedno i drugie.

Rozwiązanie? Baza wiedzy. W rzeczywistości badanie Forrester ¹ wykazało, że konsumenci lubią wiedzę bardziej niż inne kanały samopomocy. Mając to na uwadze, ten przewodnik pokaże, w jaki sposób budowanie i wdrażanie może pozwolić Twojej firmie na zwiększenie obsługi klienta.

Nie tylko to. Poprawi to również wydajność zespołu, niezależnie od wielkości i sektora Twojej firmy.

Rygorystycznie testujemy i badamy każdy produkt, który polecamy za pośrednictwem herothemów. Nasz proces przeglądu. Możemy również zdobyć prowizję, jeśli dokonasz zakupu za pośrednictwem naszych linków.

Co to jest baza wiedzy?

Każda organizacja dąży do tego, aby informacje były łatwe do dostępności. Mimo to 60% pracowników zgłasza trudności w uzyskaniu niezbędnych informacji do skutecznego wykonywania pracy.

Źródło obrazu: Panopto

Baza wiedzy może wypełnić tę lukę, służąc jako kompleksowe cyfrowe repozytorium wiedzy związane z różnymi ofertami, rozwiązaniami, funkcjami lub przedmiotami w organizacji.

Głównym celem bazy wiedzy jest zapewnienie jednej, łatwo dostępnej biblioteki wiedzy, którą zarówno pracownicy, jak i klienci mogą bez wysiłku dotrzeć i zrozumieć. Na przykład:

• Nodował , usprawnia obsługę klienta swoją zewnętrzną bazą wiedzy, ułatwiając klientom znalezienie rozwiązań samodzielnie.
• Scribbr zwiększa wydajność pracowników poprzez wewnętrzną bazę wiedzy, zapewniając pracownikom potrzebne informacje szybko i wydajnie.

Odkryj : 5 przykładów bazy wiedzy o wysokiej jakości

Kluczowe elementy bazy wiedzy

Informacje znajdujące się w bazie wiedzy mogą pochodzić z różnych źródeł w organizacji. Eksperci przedmiotów (MŚP) przyczyniają się do rozwoju i utrzymania, zapewniając, że treść pozostaje dokładna i aktualna. Wspólne elementy bazy wiedzy obejmują:

• Przewodniki i samouczki wideo : Zasoby te pomagają klientom dowiedzieć się, jak skutecznie korzystać z produktu. Zapewniają instrukcje krok po kroku i pomoce wizualne.
• Dokumentacja personelu : Obejmuje to podręczniki i przewodniki, które pomagają pracownikom zrozumieć produkty firmy, operacje wewnętrzne i protokoły. Ma to kluczowe znaczenie dla szkolenia w miejscu pracy i zatrzymywaniu wiedzy.
• Dokumenty wewnętrzne : obejmują one standardowe procedury operacyjne (SOP), podręczniki techniczne i wytyczne dotyczące przepływu pracy, które pomagają członkom zespołu w określonych projektach.
• FAQ : Często zadawane pytania Sekcje dotyczą typowych zapytań, pomagając użytkownikom rozpocząć produkt, korzystać z zaawansowanych funkcji i rozwiązywać typowe problemy.
• Dokumentacja zasobów ludzkich : Może to obejmować podręczniki pracowników, formularze oceny wydajności, materiały pokładowe i inne dokumenty związane z HR.

Znaczenie i korzyści

Ogólnie rzecz biorąc, baza wiedzy jest kamieniem węgielnym strategii zarządzania wiedzą (KM). Umożliwia organizacjom:

• Utwórz : Opracuj repozytorium cennych informacji.
• Zorganizuj : Utrzymaj ustrukturyzowany, łatwy do nażycia system dostępu do informacji.
• Dystrybucja : Udostępniaj wiedzę skutecznie w całej firmie i z klientami.
• Wykorzystaj : Użyj informacji, aby ulepszyć procesy, wsparcie i wydajność.
• Zarządzaj : Utrzymuj informacje na bieżąco i istotne, zapewniając, że nadal zaspokajają potrzeby użytkowników.

Odkryj : jak kontrolować bazę wiedzy

Konsolidując informacje w scentralizowaną bazę wiedzy, firmy mogą poprawić obsługę klienta, poprawić wydajność pracowników i wspierać kulturę ciągłego uczenia się i dzielenia się wiedzą.

Kamień dla twoich działań związanych z zarządzaniem wiedzą (km). Pozwala produkować, organizować, rozpowszechniać, wykorzystywać i obsługiwać informacje w całej organizacji i sektorach.

Dwa rodzaje baz wiedzy

Bazy wiedzy są dokonywane dla twoich pracowników, nabywców lub czasami dla obu. Ich głównym celem jest pomoc ukierunkowanej grupie w uzyskaniu odpowiedzi na ich pytanie bez zaangażowania przedstawiciela lub agenta firmy. I można je podzielić na dwie formy:

1. Zewnętrzna baza wiedzy

Zewnętrzna baza wiedzy pomaga kupującym zrozumieć wszystko, czego chcą dowiedzieć się o Twojej ofercie, firmie i branży. Nazywa się to również bazą wiedzy na temat obsługi klienta lub biblioteką samoobsługową.

Przykład: zewnętrzna baza wiedzy rowerów Guardian. Firma produkuje rowery dla dzieci, o których mówi się, że są najbardziej nieszkodliwymi motocyklami dla dzieci.

Ta zewnętrzna baza wiedzy dla Twojej firmy ułatwia znalezienie informacji, których może potrzebować obecny lub potencjalny klient. Tematy mogą obejmować zamówienie, rozmiar, wysyłkę, często zadawane pytania dotyczące produktów i inne, aby pomóc kupującym.

2. Wewnętrzna baza wiedzy

Wewnętrzna baza wiedzy jest powszechnie wykorzystywana jako środek dla pracowników firmy do interakcji i przekazywania wewnętrznej mądrości korporacyjnej i danych.

Na przykład Meero wykorzystuje swoją wewnętrzną bazę wiedzy do koordynowania swojego personelu obsługi klienta, gdy rozszerza się na nowe regiony.

Porozmawiamy o krokach w celu opracowania bazy wiedzy, która przynosi korzyści użytkownikom końcowym w nadchodzących sekcjach. Ale wcześniej omówmy, dlaczego powinieneś go użyć.

Zbadaj : Jak stworzyć wewnętrzną bazę wiedzy (przewodnik krok po kroku)

Po co korzystać z bazy wiedzy?

Baza wiedzy zwiększa potencjał marki do generowania, aranżowania, nadzorowania i rozpowszechniania informacji oraz wykorzystywania ich do pełnego potencjału.

W obecnej erze cyfrowej osoby szukają i potrzebują prawidłowej dokumentacji. Ale informacje powinny być łatwe w nawigacji i konsumpcji. Zadzwoń, przesłanie biletu do pomocy technicznej lub pisanie wiadomości nie jest ich pierwszą preferencją.

Potrzebują rozwiązania swojego problemu od razu. W rzeczywistości 35% kupujących uważa, że ​​powinni być w stanie same rozwiązać swoje problemy, zgodnie z raportem ² EMPLIFI.

To jest powód, dla którego powinieneś mieć szeroką, dogłębną bazę wiedzy dla swojej firmy. Z definicji bazy wiedzy, którą omówiliśmy powyżej, już rozumiesz, że pozwala ona dzielić się kompleksowymi i szybkimi rozwiązaniami przez całą dobę z scentralizowanej bazy danych.

Ponadto pomaga w minimalizacji pracy potrzebnej do wyszukiwania i przejrzenia informacji.

To, jak wykorzystujesz swoją bazę wiedzy, polega na rynku firmy i docelowym. Firmy wykorzystują bazy wiedzy do wielu celów. I ciągle odkrywają nowe aplikacje prawie codziennie.

Powiedziawszy to, poniżej niektórych przykładów może przynieść korzyści różnych działach:

• IT : Ułatwia rozwiązanie problemów, nowych pracowników, zapewnienie coachingu i zadawanie podstawowych pytań wsparcia.
• HR : Doskonały dla wszystkich rzeczy, od dołączenia i szkolenia wewnętrznego po wytyczne dotyczące dzielenia się organizacjami i terminami odszkodowań.
• Legalne : pomaga w kwestiach w zakresie praw autorskich, licencjonowania, wytycznych, porozumieniach i dodatkowych procedur zatwierdzenia. (Dowiedz się więcej o dokumentach prawnych online)

Możesz również często modyfikować i zarządzać swoją bazą wiedzy, aby upewnić się, że wszystkie informacje są nadal prawidłowe i przydatne. Oznacza to, że może również pomóc w podniesieniu przydatności dostępnej treści.

Dalej zbadajmy to wszystko bardziej, podkreślając wszystkie zalety, które baza wiedzy oferuje Twoim perspektywom i członkom zespołu.

Jakie są zalety bazy wiedzy?

Solidna baza wiedzy pozwala szybko rozwiązać problemy z klientem. Jego korzyści obejmują zwiększenie satysfakcji użytkowników, oszczędzanie kosztów wdrażania, zwiększenie wydajności oraz poprawę współpracy i komunikacji.

Z tego, co omówiliśmy o tym, czym jest baza wiedzy i dlaczego jej użyj, być może wyobrażałeś sobie podstawowe korzyści. Ale spójrzmy bardziej szczegółowo na zalety.

1. Zwiększ satysfakcję użytkownika

Ponad 69% klientów ³ lubi samodzielnie rozwiązać swoje problemy. I 63% zacznie się głównie od przeglądania cyfrowego zabezpieczenia firmy przed kontaktem z obsługą klienta za pośrednictwem mobilnego, e -mail lub mediów społecznościowych.

Dobrze ustrukturyzowana i intuicyjna baza wiedzy skutecznie umożliwia kupującym wyszukiwanie potrzebnych informacji według ich wygody, zamiast firmy.

Nie muszą podnosić próśb o wsparcie raz po raz, pozostać na linii, aby agenci serwisowi byli wolni lub przejść przez inne kłopoty. Może to znacznie zwiększyć ich doświadczenie w biznesie.

2. Spójność w służbie

Ponieważ baza wiedzy jest zdefiniowana jako jedno źródło całej wiedzy, firma może upewnić się, że każdy członek personelu wykorzystuje najnowsze i poprawne dane. Może to ogólnie zwiększyć wydajność pracowników.

Wszyscy w Twojej firmie będą odnosić się do jednolitego zestawu wytycznych, które są obecne w wewnętrznej bazie wiedzy. Bez względu na zespół lub dział, do którego należysz (marketing, HR i tak dalej), dostaniesz dokładnie te same szczegóły. Jest to kluczowa zaleta budowania bazy wiedzy dla biznesu. Minimalizuje niepewność i pozwala działom niezawodnie pracować.

3. Szybsze postanowienia

Daj mi kciuki w górę, jeśli lubisz czekać na przedstawicieli handlowych, biurku pomocy lub agentów wsparcia klienta, którzy są zajęci pomaganiem osobom, które skontaktowały się z nimi jako pierwsze.

Tak, nie myślałem!

Nie jesteś jednak sam. Zgodnie z badaniem 2021 przeprowadzonym przez Freshworks 52% kupujących ⁴ przewiduje szybkie rozwiązanie, a 80% pragnie szybszej odpowiedzi od firm.

W obecnej szybkiej, podłączonej erze większość klientów po prostu nie może znieść czekającej na pomoc. W sytuacjach, w których szukają rozwiązań, oczekują ich szybkiego.

Posiadanie bazy wiedzy oznacza, że ​​będziesz w stanie poprawić satysfakcję kupującego, ponieważ oferuje konsumentom możliwość natychmiastowego uzyskania wsparcia.

Dzięki silnej zewnętrznej bazie wiedzy nie musisz utrzymywać ludzi czekających, przenoszenia ich z jednego przedstawiciela do drugiego ani nie kontynuować. Ogólnie rzecz biorąc, jest to przyjazna dla użytkownika opcja samopomocy w celu szybkiego rozwiązywania problemów.

4. Oszczędzaj na wydatkach na pokładzie

Zatrudnianie i wdrożenie nowych rekrutów jest drogie. W rzeczywistości, zgodnie z najnowszymi statystykami ⁵ z Towarzystwa Zarządzania Zasobami Ludzkimi (SHRM), typowy koszt nowej rekrutacji wynajmu wynosi około 4700 USD.

Wewnętrzna baza wiedzy zapewnia, że ​​ludzie nowicjuszy w miejscu pracy otrzymają jedno źródło dokładnego materiału.

Na przykład, jeśli firma po raz pierwszy uruchamia narzędzie, może opracować wewnętrzną bazę wiedzy, która zawiera dogłębne wskazówki i przewodniki, jak korzystać z platformy.

Może to pomóc w uniknięciu czasu i kosztów dawania trenera osobistego każdemu członkowi zespołu. Pracownicy mogą bez wysiłku zdobyć wiedzę, która jest wymagana do skutecznego zrozumienia i wykonania swoich zadań.

Wynik? Ulepszone warunki w miejscu pracy i obniżone wydatki - kolejne zalety tworzenia bazy wiedzy dla biznesu.

5. Zwiększ wydajność

Według Nintex 67% ⁶ specjalistów donosi, że chaotyczne przepływy pracy ich organizacji ograniczają ich od osiągnięcia najlepszych.

Kiedy nie masz odpowiedniej strategii wymiany wiedzy w firmie, prawdopodobnie zobaczysz spadek wydajności pracy.

W tym miejscu może pomóc baza wiedzy, ponieważ jest dostępna 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu.

Z całą odpowiednią wiedzą i szczegółami w jednym, wygodnym miejscu klienci mogą uzyskać wszystko, co chcą, w dowolnym momencie, z najmniejszym kłopotem.

Ponieważ kupujący mogą znaleźć rozwiązania łatwiejszych problemów, agenci obsługi klienta mają więcej czasu na zadbanie o trudne obawy.

Nie tylko to. Jeśli Twój personel szybko znajdzie wymagane informacje, spędzą więcej godzin na wykonywaniu pracy zamiast szukania wskazówek.

6. Popraw współpracę i komunikację

Jak omówiono w definicji bazy wiedzy, jest to ujednolicona biblioteka wiedzy, która jest kształtowana i używana przez każdy zespół. W ten sposób pozwala uniknąć silosów organizacyjnych i zwiększyć współpracę.

Ponieważ pracownicy uzyskują moc przekazywania zrozumienia i doświadczeniu swoim rówieśnikom, zachęcasz również do komunikacji dwukierunkowej.

Ogólnie rzecz biorąc, baza wiedzy przynosi korzyści zarówno pracownikom, jak i klientom na wszystkich etapach ich cyklu życia z firmą. Zgodnie z badaniem przeprowadzonym przez Treasure Data i Forbes Insights, 65% konsumentów pozostanie z marką, jeśli firma może zaoferować dobrą obsługę w całym cyklu klienta.

Teraz, gdy wiesz, jaka jest baza wiedzy i jej korzyści, przejdźmy do kroków, aby zbudować bazę wiedzy dla biznesu.

Kroki, aby stworzyć bazę wiedzy dla Twojej firmy

Aby zbudować bazę wiedzy dla swojej firmy, zacznij od określania swoich potrzeb i celów. Następnie pracuj nad produkcją, formatowaniem i organizowaniem treści bazy wiedzy. Na koniec użyj odpowiedniego oprogramowania, aby skonfigurować portal bazy wiedzy i zachować spójną osobowość marki.

Biorąc pod uwagę, co może zrobić baza wiedzy, musisz być gotowy do jej zbudowania. Weź więc pod uwagę następujące kroki, jednocześnie tworząc bazę wiedzy dla Twojej firmy.

Krok 1: Określ swoje potrzeby i cele

Buduj cel podczas budowania bazy wiedzy dla biznesu. Wyznacz cel, który obraca się wokół informacji, które powinni znać odbiorcy, aby poprawić swoje ogólne wrażenia.

Powinieneś wyznaczyć dobrze określony cel, aby nadać konkretnego celu i znaczenia swojej bazie wiedzy. Weźmy na przykład bufor. Firma wykorzystała swoją wiedzę specjalistyczną w mediach społecznościowych do budowy wewnętrznej bazy wiedzy. I skutecznie służy celowi Buffer polegającego na odpowiadaniu na pytania personelu i poprawie procesu orientacji.

Jest to doskonały przykład bazy wiedzy zorientowanej na cel. Jednym z kluczowych kroków jest tworzenie artykułów związanych z tym, czego szukają Twoi użytkownicy. I jest to możliwe tylko wtedy, gdy masz jasne cele na początek.

Aby znaleźć tematy i pytania, które należy odpowiedzieć w bazie wiedzy, zacznij od zebrania następujących informacji:

• Jakie są najczęstsze zapytań hodowane przez Twoich kupujących?
• Jak konsumenci wykorzystują Twoje towary i rozwiązania?
• Co jest ważne dla Twojego rynku docelowego?

Sprawdź sukces klienta i cele wyjściowe pracowników. Jeśli istnieje miejsce na poprawę, baza wiedzy jest doskonałym punktem wyjścia.

Krok 2: Produkuj treść wiedzy

Wszystkie zespoły w całej organizacji mogą i powinny przyczynić się do twojej bazy wiedzy. Weźmy wkład od pracowników w różnych działach, ponieważ każdy dział zajmuje się klientami w różnych fazach cyklu sprzedaży i może zapewnić unikalny kąt.

Opracowując swoją bazę wiedzy, powinieneś zaprosić wkład swoich pracowników pracujących w różnych zespołach. Zbierz wspólne pytania i ich rozwiązania z każdej załogi związanej z usługą.

Na przykład Twoi przedstawiciele handlowi będą świadomi rodzaju danych, jakie potencjalny nabywca wymaga w fazie decyzyjnej.

Podobnie pracownicy obsługi klienta będą świadomi typowych wyzwań i przeszkód, na które napotykają się użytkownicy podczas korzystania z produktów.

W ten sam sposób informacje zwrotne od zespołu IT są ważne dla opracowania bazy wiedzy, ponieważ oni w pełni rozumieją techniczną stronę twoich rozwiązań.

Te pomysły pomogą Twoim pracownikom tworzyć treści bazowe wiedzy, które odnoszą się do ważnych zapytania dla potencjalnych klientów.

Podsumowując, każdy pracownik w Twojej firmie musi i ma możliwość uczestnictwa w tworzeniu wewnętrznej i zewnętrznej bazy wiedzy. Ponadto muszą być zaangażowane również przy aktualizacji bazy wiedzy.

Krok 3: Zachowaj konsekwentną osobowość marki

Wygląd bazy wiedzy powinien być zgodny z Twoją branding. Możesz to zrobić z przewodnikiem stylowym, który określa wygląd i ton swojej bazy wiedzy.

Z definicji baza wiedzy jest zbiorem informacji. Ale powinien również poskoczyć go odpowiedniej ilości marki. Chcesz wyróżnić się na tle reszty, ale nie tyle, że przydatność twoich artykułów zmniejsza się.

Na przykład spójrzmy na Billie. Ich baza wiedzy jest niekonwencjonalna. Użytkownicy są witani estetycznie atrakcyjną sekcją bohatera z obietnicą, że Billie jest tam pomoc.

Ta zewnętrzna baza wiedzy jest fantastyczna, ponieważ pasuje do klimatu firmy. Gdy widz przesunie się po stronie, może znaleźć przydatne opcje odwiedzania głównych sekcji wraz z niektórymi popularnymi zapytaniami.

Billie to zabawna, młodzieńcza firma, która dotyczy piękna i stylu. Ta baza wiedzy utrzymuje również podobne poczucie zabawy i estetyki.

Jak więc upewnić się, że Twoja baza wiedzy pasuje do Twojej marki?

Jednym z najlepszych sposobów jest stworzenie przewodnika w stylu, aby zapewnić, że wszystkie treści dodane do bazy wiedzy mają podobny wygląd i ton. Obejmuje to aspekty takie jak kolory, krój pisma, rozmiar tekstu i zdjęcia.

Kolejnym aspektem, który powinien pozostać spójny, jest twój głos. Określ, jak komunikuje się Twoja marka. A następnie przyjmuj ten ton i głos w całym portalu wiedzy. W razie potrzeby skorzystaj z pomocy swojego działu marketingu.

Krok 4: Formatuj poprawnie zawartość

Sformatuj artykuły z nagłówkami i podtytułami, wyróżnij ważne części i użyj list, aby ułatwić zawartość bazy wiedzy.

Widzowie oczekują natychmiastowych odpowiedzi. I dlatego ważne jest, aby Twoja baza wiedzy pozwala klientom szybko znaleźć rozwiązania. Znaczącym sposobem na uczynienie tego jest sformatowanie twoich artykułów w sposób, w jaki są one łatwe do skanowania. Zobacz naszą bazę wiedzy przykłady Przewodnik dla wielu informacji na temat poprawy treści bazy wiedzy.

Spotify to świetny przykład. Ta usługa przesyłania strumieniowego muzyki stosuje swój prosty, przyjazny dla klienta projekt również do zewnętrznej bazy wiedzy.

Możesz łatwo i szybko i szybko przeczytać materiały. Podczas przeglądania dowolnej treści Spotify wykorzystuje rozwijaną funkcję, aby rozwinąć cały artykuł. W ten sposób utrzymują wrażenie, że informacje są krótkie i zorganizowane.

Korzystając z funkcji rozwijanej, Spotify uniemożliwia przerażającym widzom nadmiernie długą zawartość. Poza tym zapewnia konsumentom przyjemną i naturalną przyjemność z czytania.

Aby to osiągnąć, możesz użyć metod do podziału treści. Obejmują one dodawanie tytułów i podrzędnych, podkreślenie treści, list i tak dalej.

Krok 5: Zorganizuj swoją treść

Hierarchicznie zorganizuj swoje treści, aby użytkownicy mogli dowiedzieć się szczegółowo na dany temat lub przejść do szerszej sekcji.

Kluczowe jest opracowanie bazy wiedzy wzbogaconej ogromną ilością danych. Ale jaka jest baza wiedzy, jeśli materiały nie są rozsądnie ustrukturyzowane? Oznacza to, że jego nawigacja powinna być intuicyjna dla użytkownika.

Na przykład Canva nadaje nowe znaczenie bazom wiedzy. Portal wiedzy Canva jest oszałamiający wizualnie. Ponadto podstawowe opcje na pierwszej stronie z łatwością kierują widzami za pośrednictwem różnych sekcji bazy wiedzy.

Przynajmniej powinieneś zorganizować swoją treść w hierarchicznej strukturze, aby użytkownicy mogli bez wysiłku zbadać dalej w określony temat.

Krok 6: Skonfiguruj swój portal bazy wiedzy

Wybierz odpowiednie oprogramowanie, aby zbudować bazę wiedzy dla swojej firmy. Poszukaj kluczowych funkcji, takich jak intuicyjne pisanie i strukturowanie treści, obszerne wyszukiwanie i zaawansowane analityki.

Oprócz kategoryzacji twoich artykułów należy upewnić się, że Twoja baza wiedzy jest dobrze zorganizowana. Ponadto wrażenia użytkownika powinny być spójne na każdej stronie. Innymi słowy, wszystkie strony w twojej bazie wiedzy powinny mieć podobny układ i motyw.

Jest to możliwe tylko wtedy, gdy używasz odpowiedniego oprogramowania do utrzymania i kontrolowania bazy wiedzy dla Twojej firmy.

Właściwe narzędzie oferuje odpowiedni zestaw funkcji, aby zbudować łatwą w użyciu bazę wiedzy. Twoi pracownicy powinni być w stanie płynnie rozwijać informacje i zarządzać informacjami. Twój rynek docelowy powinien mieć możliwość łatwego dostępu do potrzebnych treści.

Oznacza to, że musisz spojrzeć poza podstawy tego, czym jest baza wiedzy. Sprawdź następujące funkcje, wybierając odpowiednie narzędzie do zbudowania bazy wiedzy dla Twojej firmy:

Intuicyjne pisanie i strukturywanie treści -oznacza to, że Twoje rozwiązanie powinno zawierać przyjazny interfejs edycji. Powinno to umożliwić pracownikom wstawianie, edytowanie i aktualizację zarówno treści pisemnych, jak i innych mediów, takich jak zdjęcia i klipy wideo.

Skuteczne funkcje wyszukiwania - biorąc pod uwagę ilość informacji dostępnych dla czytelników, Twoja baza wiedzy musi obsługiwać potężne wyszukiwanie, aby upewnić się, że czytelnicy mogą uzyskać potrzebną treści.

Zaawansowana analityka : Ocena sposobu wykorzystywania informacji pozwoli ci zoptymalizować swoje artykuły. W rezultacie sprawi, że twoja wiedza będzie ważnym dodatkiem do Twojej firmy.

Na przykład heroiczne KB zaznacza wszystkie te pola. Kompatybilna z WordPress, heroiczna wtyczka KB to wiodące w branży i pełnoprawne rozwiązanie wiedzy. Od instalacji wtyczka jest prosta w użyciu i szybka do konfiguracji.

Dzięki heroicznemu KB sposób budowania bazy wiedzy dla swojej firmy jest twoim wyborem. Możesz stworzyć świeżą stronę WordPress tylko dla swojej bazy wiedzy, a następnie zainstalować wtyczkę. Lub możesz pobrać heroiczną wtyczkę KB na swojej obecnej stronie WordPress, aby dodać funkcje bazy wiedzy.

Heroic KB oferuje kilka funkcjonalności w celu ustrukturyzowania twoich informacji, zapewnienia doskonałego doświadczenia użytkownika i zwiększenia definicji bazy wiedzy.

• Wyszukiwanie na żywo z zaleceniami w czasie rzeczywistym, w połączeniu z kategoriami i tagami kategoryzacji treści.
• Zintegrowane raporty w celu analizy użyteczności treści, wyświetleń stron, liczby osób przechodzących do możliwości obsługi klienta w czasie rzeczywistym i wyszukiwania.
• Wszechstronny redaktor Gutenberga i zintegrowany system rewizji do zarządzania wersją.
• Brak limitu liczby postów, członków i wielu innych. Zasadniczo nie ma żadnych niepotrzebnych ograniczeń, takich jak te, które znajdziesz na narzędziach dzielenia się wiedzą SaaS.
• Masz możliwość poszerzenia bazy wiedzy, wykorzystując dodatkowe wtyczki, ponieważ jest ona zbudowana na WordPress.
• Całkowita kontrola nad treścią. Twoje informacje są zawsze przechowywane w całości na Twojej platformie.

Ponadto heroiczne KB pomaga stworzyć bazę wiedzy, która jest zgodna z marką, ale nigdy nie pozwala projektowi obezwładnić treści bazy wiedzy Twojej firmy.

Mamy pełny przewodnik, jak stworzyć bazę wiedzy w WordPress, sprawdź to!

Krok 7: Optymalizuj wrażenia użytkownika

Aby Twoja baza wiedzy była łatwa w dostępie i nawigacji, użyj tagów w artykułach, osadzaj wewnętrzne linki i wstaw wspólne słowa kluczowe istotne dla treści.

Większość odwiedzających, którzy przechodzą przez twoją bazę wiedzy, nie robi tego tylko dla zabawy. Szukają rozwiązań swoich pytań. Więc twoja baza wiedzy powinna oznaczać biznes.

Upewnij się, że użytkownicy mogą szybko i łatwo znaleźć wymagane informacje w Twojej bazie wiedzy. Aby tak się stało, będziesz musiał uczynić swoją bazę wiedzy prostą do przeglądania.

Możesz poprawić wrażenia użytkownika swojej bazy wiedzy za pomocą następujących metod:

• Oznacz swoją treść bazy wiedzy, aby zwiększyć wyszukiwanie.
• Użyj wewnętrznych linków w artykułach wskazujących na powiązane artykuły.
• Dodaj linki strukturalne, aby odwiedzającym uzyskać dostęp do tematów wysokiego poziomu swojej bazy wiedzy.
• Użyj znaczników i słów kluczowych do organizowania artykułów i ułatwiania ich zlokalizowania.

Utworzyć informacje, które pasują do Twojej firmy, a następnie pamiętaj o ich zaktualizowaniu. W ten sposób Twój portal wiedzy będzie łatwy do odczytania i wyszukiwania, a odwiedzający zapewni prostą wrażenia użytkownika.

Krok 8: Uważaj na bieżąco swoją bazę wiedzy

Znajdź to, co należy ulepszyć w oparciu o najczęściej oglądane artykuły i tematy z najmniejszym materiałem. Lub dalej opracuj zaawansowane treści.

Omówiliśmy już, jaka jest baza wiedzy. Ale powinieneś również zauważyć, że nie jest to coś, co konfigurujesz i zapomnisz.

Po wstępnym wdrożeniu rozwój bazy wiedzy biznesowej łączy się z działaniami ciągłego zarządzania wiedzą.

Będziesz musiał nadal tworzyć i aktualizować treści, gdy Twoja firma rośnie w różnych formach. Na przykład, uruchamiając nową funkcję produktu, musisz napisać artykuły wyjaśniające, jak korzystać i rozwiązywać problemy z funkcją.

Innym przykładem może być to, czy Twoja firma zmieni się w kodeks postępowania lub wytyczne, chciałbyś pokazać je w swojej bazie wiedzy.

Powinieneś także udoskonalić cel, treść i znaczenie swojej bazy wiedzy w oparciu o to, jak dobrze jest to zaspokajające potrzeby użytkownika. Dobrym miejscem do rozpoczęcia jest sprawdzenie statystyk użytkowania i innych podstawowych danych. Oto kilka kluczowych czynników do rozważenia:

• Które artykuły są postrzegane przez twoich kupujących?
• Które przedmioty mają najmniejszą treść?
• Jak możesz dalej opracować zaawansowane treści?
• Które wyszukiwania nie powodują odpowiednich odpowiedzi?

Jeśli używasz wysokiej jakości narzędzia, takiego jak heroiczne KB, ta część byłaby łatwa, ponieważ będziesz mieć wbudowany system analityczny, wraz z możliwością zbierania głosów i opinii od użytkowników.

Typowe pytania dotyczące bazy wiedzy

Oprócz zdefiniowania bazy wiedzy i jej korzyści, oto kilka często zadawanych pytań i ich odpowiedzi.

Co powinna obejmować bazę wiedzy?

Baza wiedzy to zjednoczony portal, w którym cała wiedza na temat firmy i jej oferty można zapisać, kategoryzować i uzyskać dostęp. Obejmuje instrukcje obsługi, przewodniki produktów, rozwiązywanie problemów i inną dokumentację.

Jaki jest cel bazy wiedzy?

Mogą istnieć dwa cele stworzenia bazy wiedzy dla biznesu:

Zewnętrzna baza wiedzy pozwala poprawić obsługę klienta, umożliwiając kupującym bez wysiłku wyszukiwanie odpowiedzi bez konieczności kontaktowania się z pomocy technicznej.

Wewnętrzna baza wiedzy oferuje pracownikom szybki sposób na znalezienie wszystkich wymaganych szczegółów dotyczących twoich produktów, usług i standardowych procedur operacyjnych.

Owinięcie

W obecnych czasach klienci i pracownicy oczekują i wymagają szybkiego dostępu do wiedzy. Ale kluczowe informacje są ukryte w plikach, wiadomościach i umysłach ludzi w Twojej firmie.

Skorzystaj z tego przewodnika, aby dowiedzieć się, co może zrobić baza wiedzy, i zbuduj taką, która toruje ścieżkę do lepszej obsługi klienta, zwiększoną wydajność i większą współpracę.

Stwórz doświadczenie, które minimalizują stres związany z kupowaniem lub pracą dla Twojej firmy. A zyski będą nastąpiły.

Zasoby

1. 2018 trendy obsługi klienta autorstwa Forrester ︎
2. 11 Kluczowych rzeczy, których konsumenci oczekują od swoich doświadczeń marki dzisiaj przez Emplifi ︎
3. Zendesk Customer Experience Trends Report 2020 ︎
4. Dekonstruowanie rozkoszy: zrozumienie złożoności oczekiwań konsumentów przez Freshworks ︎
5. SHRM HR Benchmarking Reports Wprowadzanie jako bezpłatna korzyść z wyłączenia członka ︎
6. Nintex Definitive Guide to najbardziej zepsutych procesów Ameryki ︎