Wszystko, co musisz wiedzieć o wygładzaniu zasobów w zarządzaniu projektami

Jeśli jesteś kierownikiem projektu, wiesz, jak efektywnie możesz zarządzać swoimi zasobami, aby dotrzymać terminów i osiągnąć sukces projektu. Są też chwile, kiedy osiągnięcie tego, co sobie zamierzyłeś, jest dla ciebie wyzwaniem.

Podstawowa nauka: nie da się stale zdobywać dużej ilości zasobów. Możesz mieć niedobór czasu, problemy takie jak trudności budżetowe, wypadnięcie członków zespołu z obiegu, zmiana priorytetów interesariuszy itp.

Twój sekret polega na tym, jak płynnie możesz połączyć wszystkie posiadane zasoby i utrzymać płynność pracy. Dlatego też wygładzanie zasobów w zarządzaniu projektami lub optymalizacja zasobów to sposób, który można zastosować, aby pokonać tego rodzaju przeszkodę.

Co to jest wygładzanie zasobów

Wygładzanie zasobów to technika optymalizacji zasobów, w której wykorzystuje się swobodny i całkowity przepływ bez wpływu na ścieżkę krytyczną projektu.

Przewodnik po wiedzy o zarządzaniu projektami ( Przewodnik PMBOK )

Wygładzanie zasobów jest integralną częścią zarządzania zasobami. Jest to proces, podczas którego alokujesz dostępne i potrzebne zasoby na różne części cyklu życia projektu.

Cel wygładzenia zasobów jest prosty – zmniejszyć kłopoty i trudności oraz zoptymalizować dostępne zasoby, aby w pełni je wykorzystać do realizacji projektu w terminie.

Wygładzanie zasobów w zarządzaniu projektami polega na prowadzeniu projektu z ograniczonymi zasobami, ale dotrzymaniu terminu i nieograniczaniu siły roboczej. Może obejmować nowe osoby w celu zmiany zakresu projektu lub przyspieszenia prac bez utrudniania ścieżki krytycznej, np. dotrzymania terminów.

Ponieważ planowanie projektu i zarządzanie projektami to zadania dynamiczne, wygładzanie zasobów jest niezbędne, aby stawić czoła każdej wymagającej sytuacji.

Czym jest płynność i brak czasu?

„Float” i „slack” szczegółowo definiują czas, o jaki zadanie lub działanie może zostać opóźnione bez wpływu na ogólny harmonogram projektu.

Terminów Float i Slack można używać zamiennie w zarządzaniu projektami. Jednak w niektórych przypadkach mają one nieco inne znaczenie.

Istnieją dwa rodzaje pływaków –

A. Total Float (TF): Całkowity czas, o jaki działanie może być opóźnione bez opóźniania daty zakończenia projektu.

B. Free Float (FF): Całkowity czas, o jaki czynność może zostać opóźniona bez opóźniania rozpoczęcia któregokolwiek z jej zależnych działań.

Dlatego „Slack” jest terminem bardziej ogólnym i można go używać zamiennie z terminem float. Możesz obliczyć Slack za pomocą tej samej formuły, aby obliczyć liczbę zmiennoprzecinkową.

Na przykład kierownik projektu może powiedzieć: „Mamy pewien luz w harmonogramie projektu”, co oznacza, że ​​mogą wystąpić pewne opóźnienia bez wpływu na termin realizacji projektu.

Korzyści z wygładzania zasobów w zarządzaniu projektami

Pomogłoby, gdybyś zdecydował się na wygładzanie zasobów w krytycznych momentach cyklu życia projektu. To jedna z najskuteczniejszych strategii przezwyciężania konfliktowych sytuacji. Ponadto, dla kierownika projektu pomocne byłoby zrozumienie każdego aspektu tej techniki. Przyjrzyjmy się niektórym z głównych korzyści płynących z wygładzania zasobów –

1. Optymalizuj wykorzystanie zasobów: wygładzanie zasobów zapewnia pełne wykorzystanie czasu i dostępnych zasobów.

2. Minimalizuj przeciążenie zasobów: Możesz identyfikować przeciążenia zasobów i eliminować je w procesie optymalizacji. Pomaga to zmniejszyć ryzyko wypalenia zawodowego, stresu i zmniejszonej produktywności członków zespołu.

3. Niezwykła wydajność: jeśli usprawnisz swój projekt zgodnie z harmonogramem i dopasujesz zasoby, wydajność zespołu i indywidualna będzie stopniowo rosła.

4. Zwiększ elastyczność i zdolność adaptacji: Wygładzanie zasobów wnosi jakość adaptacyjną do procesu zarządzania projektem. Dzięki niemu odpowiesz na każde wezwanie i wymagający moment odpowiednimi środkami.

5. Zadowolenie klienta: Kiedy potrafisz zaspokajać pilne potrzeby klientów i dotrzymywać terminów przy ograniczonym budżecie i zasobach, zwiększy to dobrą wolę Twojego zespołu i ogólne zadowolenie klienta.

Kiedy wdrożyć wygładzanie zasobów w projekcie

Planowanie w oparciu o dane w czasie rzeczywistym i inteligentne założenia. Ale nie można być wróżką, prawda? Czasami konflikty zasobów są nieuniknione.

To tak, jakby problemy pojedynczych osób lub zespołów wymagały sprzecznych wymagań, takich jak personel, fundusze, czas i sprzęt. Konflikty zdarzają się, gdy nie masz wielu z tych zasobów, ale potrzeby różnych zespołów stale rosną.

Jeśli w zarządzaniu projektami praktykujesz wygładzanie zasobów, tego rodzaju konfliktową sytuację można łatwo opanować.

Na przykład pracujesz nad projektem tworzenia gry z terminem realizacji za 12 miesięcy. Po 6 miesiącach pracy interesariusze chcą, abyś ukończył projekt w 9 miesięcy. Jakimś cudem udało im się przekonać i podać lepszy powód, aby zakończyć projekt wcześniej niż w przewidzianym terminie.

W tym konkretnym przypadku liczy się termin i jedyne, co musisz zrobić, to odpowiednio zaplanować czas, aby zarządzać projektem i zakończyć go w ciągu najbliższych 3 miesięcy.

Wyrównywanie zasobów a wygładzanie zasobów – czy są jakieś różnice

Poziomowanie zasobów jest również podobną techniką optymalizacji zasobów w zarządzaniu projektami. Działają jednak z dwoma różnymi elementami, jeśli chcesz podkreślić ich różnicę.

Wygładzanie zasobów pomaga zarządzać projektem z ograniczeniami czasowymi. Oznacza to, że gdy musisz ukończyć projekt przed przewidywanym terminem, wygładzanie zasobów to sposób na zarządzanie czasem i innymi dostępnymi zasobami w celu ukończenia projektu.

Z drugiej strony poziomowanie zasobów staje się kluczowe, gdy masz ograniczone zasoby i musisz ukończyć projekt, optymalizując dostępne elementy, takie jak siła robocza, budżet i sprzęt.

3 Przykłady wygładzania zasobów w zarządzaniu projektami

Aby lepiej to zrozumieć, zebraliśmy kilka najlepszych przykładów wygładzania zasobów w różnych typach zarządzania projektami. Spójrz -

Przykład 1.

Załóżmy, że masz zespół programistów. Od ich pracy zależy kilka zadań Twoich projektów. Jeśli początkowy harmonogram obejmuje grupę zadań programistycznych wykonywanych jednocześnie, wygładzanie zasobów może obejmować redystrybucję tych zadań, aby uniknąć przeciążenia zespołu programistów w określonych okresach. Zapewnia to bardziej równomierny rozkład wysiłków programistycznych w czasie.

Przykład 2.

Weź pod uwagę, że Twój projekt rozwoju oprogramowania wymaga wkładu eksperta merytorycznego (MŚP) w przypadku konkretnego modułu. W takim przypadku wygładzanie zasobów może być pomocne, jeśli MŚP jest dostępne tylko w określonych godzinach. Zadania związane z wiedzą specjalistyczną MŚP można zaplanować w sposób dostosowany do ich dostępności. Pomocne będzie zapobieganie wąskim gardłom i opóźnieniom wynikającym z ich niedostępności.

Przykład 3.

Załóżmy, że Twój projekt obejmuje zadania wymagające określonych umiejętności, a wygładzanie zasobów może obejmować planowanie sesji szkoleniowych lub działań rozwijających umiejętności w okresach mniejszej aktywności projektu. Dzięki temu członkowie Twojego zespołu nabędą niezbędne umiejętności bez zakłócania kluczowych etapów projektu.

Jak kierownik projektu WP może pomóc zoptymalizować Twoje zasoby

Korzystanie z inteligentnego narzędzia zawsze usprawnia zarządzanie aktywami lub zasobami. Jeśli jesteś użytkownikiem WordPressa, WP Project Manager Pro może pomóc Ci kontrolować Twój projekt dzięki następującym ulepszeniom –

• Organizuj swoje zadania i śledź postępy
• Możesz używać Kanbana, wykresów Gantta i kalendarzy projektów do monitorowania zasobów i postępu zadań
• Jest wyposażony w zaawansowane funkcje zarządzania czasem, dzięki którym z łatwością dotrzymujesz terminów
• Przydzielaj członkom zespołu terminy i monitoruj ich działania za pomocą wykresów raportowania, wiadomości w aplikacji, komentarzy i wątków
• Zaawansowane raportowanie pomaga sprawdzić, jak sobie radzisz i co należy poprawić, aby osiągnąć dalsze osiągnięcia

Korzystanie z WP Project Managera jest proste. Możesz go po prostu podłączyć i grać, aby zarządzać zasobami projektu i optymalizować je.