6 kluczowych wskaźników zarządzania projektami zapewniających sukces

Sukces to nie tylko cel; to ciągła walka z czasem, zasobami i nieprzewidzianymi wyzwaniami. Wyzwanie, jakim jest terminowa realizacja projektów, może wydawać się wspinaczką pod górę, przez co nawet najbardziej sprawni menedżerowie projektów szukają skutecznych rozwiązań.

Według danych Smartsheet 91% specjalistów zajmujących się zarządzaniem projektami przyznaje, że ich organizacje napotykają istotne wyzwania w zarządzaniu projektami.

Ale nie martw się, wskaźniki zarządzania projektami mogą być Twoim światłem przewodnim w tym chaosie. Metryki te są wymiernymi miarami używanymi do śledzenia różnych aspektów wyników i postępu projektu, identyfikowania obszarów wymagających poprawy i podejmowania świadomych decyzji.

Bez nich naprawdę trudno będzie zapewnić sukces projektu. Czytaj dalej ten post, aby dowiedzieć się, jakie są kluczowe metryki projektu i jak możesz je wdrożyć w swoim zakresie.

Główne typy wskaźników zarządzania projektami

Metryki projektu obejmują metryki harmonogramu (takie jak SV i SPI), metryki kosztów (takie jak CV i CPI), metryki jakości (takie jak gęstość defektów i wynik zadowolenia klienta), metryki zasobów (takie jak współczynnik wykorzystania i alokacja zasobów) i wiele innych. Przejdźmy do szczegółowej dyskusji.

1. Wskaźniki zarządzania kosztami

Wskaźniki zarządzania kosztami to miary ilościowe, które oceniają i kontrolują finansowe aspekty projektu w całym cyklu życia zarządzania projektem. Metryki te zapewniają wgląd w wydajność kosztową, przestrzeganie budżetu, wykorzystanie zasobów i ogólną kondycję finansową projektu. Przyjrzyjmy się typowym metrykom projektów finansowych.

a) Odchylenie kosztów (CV)

Odchylenie kosztów (CV) mierzy rozbieżność pomiędzy faktycznie poniesionymi kosztami a kosztami zaplanowanymi w budżecie za ukończoną pracę.

 Formula: CV = Earned Value (EV) - Actual Cost (AC)

Przykład : Załóżmy, że budżetowany koszt zadania w ramach projektu wynosi 10 000 USD, a rzeczywisty koszt poniesiony na wykonanie zadania wynosi 8 000 USD.
Odchylenie kosztów (CV) = EV – AC
CV = 10 000 USD – 8 000 USD
CV = 2000 $ (wartość dodatnia oznacza, że ​​projekt mieści się w budżecie)

b) Wskaźnik wydajności kosztowej (CPI)

Wskaźnik wydajności kosztowej (CPI) mierzy efektywność kosztową poprzez porównanie uzyskanej wartości z faktycznie poniesionymi kosztami.

 Formula: CPI = EV / AC

Przykład : Kontynuując poprzedni przykład, obliczmy:
Wskaźnik wydajności kosztowej (CPI) = EV / AC
CPI = 10 000 USD / 8 000 USD
CPI = 1,25 (CPI większy niż 1 oznacza, że ​​projekt radzi sobie lepiej niż planowano pod względem efektywności kosztowej)

c) Wartość wypracowana (EV)

Wartość wypracowana (EV) reprezentuje wartość ukończonej pracy wyrażoną w kategoriach pieniężnych, w oparciu o planowany budżet projektu.

 Formula: EV = Planned % Complete * Budget at Completion (BAC)

Przykład : Załóżmy, że do końca miesiąca zadanie w ramach projektu miało zostać ukończone w 50%, a całkowity budżet zadania wynosi 20 000 USD.
EV = 50% * 20 000 USD
EV = 10 000 USD (co wskazuje, że zgodnie z planem projektu wykonano prace o wartości 10 000 USD)

2. Wskaźniki wykonania harmonogramu (przestrzeganie terminów)

Są to miary ilościowe, których można użyć do oceny wydajności i skuteczności zarządzania harmonogramem w projekcie. Metryki te pomagają obliczyć, czy zadania projektu są realizowane zgodnie z zaplanowanym harmonogramem, identyfikować odchylenia od harmonogramu i śledzić postęp w realizacji kamieni milowych i terminów projektu.

a) Odchylenie od harmonogramu (SV)

Odchylenie harmonogramu (SV) mierzy różnicę między wartością uzyskaną (EV) a wartością planowaną (PV) ukończonej pracy, wskazując, czy zadania są realizowane przed terminem, czy opóźnione.

 Formula: SV = EV - PV

Przykład: Załóżmy, że do określonej daty zadanie projektu miało mieć wartość wypracowaną (EV) wynoszącą 8 000 USD, ale rzeczywista wartość uzyskana wynosi 6 000 USD. Planowana wartość (PV) zadania wyniosła 7 000 USD. Odchylenie od harmonogramu zostanie obliczone w następujący sposób:
Odchylenie harmonogramu (SV) = EV – PV
SV = 6000–7000 USD
SV = -1000 USD (wartość ujemna oznacza, że ​​zadanie jest opóźnione o 1000 USD)

b) Indeks wydajności harmonogramu (SPI)

Indeks wydajności harmonogramu (SPI) mierzy efektywność realizacji harmonogramu poprzez porównanie wartości wypracowanej (EV) z wartością planowaną (PV).

 Formula: SPI = EV / PV

Przykład : Kontynuując poprzedni przykład, obliczmy:
Indeks wydajności harmonogramu (SPI) = EV / PV
SPI = 6000 USD / 7000 USD
SPI ≈ 0,857 (SPI mniejszy niż 1 oznacza, że ​​zadanie jest opóźnione w stosunku do harmonogramu)

c) Wskaźnik osiągnięć kamieni milowych

Wskaźnik osiągnięć milowych mierzy procent kamieni milowych projektu ukończonych na czas w porównaniu do całkowitej liczby zaplanowanych kamieni milowych.

 Formula: (Number of milestones achieved on time / Total number of planned milestones) * 100%

Przykład : Jeśli projekt ma 10 zaplanowanych kamieni milowych i 7 z nich zostanie ukończonych w terminie, wskaźnik osiągnięć zostanie obliczony w następujący sposób:
Wskaźnik osiągnięć kamieni milowych = (7 / 10) * 100%
Wskaźnik osiągnięć kamieni milowych = 70% (wskazujący, że 70% kamieni milowych zostało osiągniętych na czas)

3. Wskaźniki zarządzania jakością

Mierniki zarządzania jakością oceniają jakość produktów, procesów i wyników projektu. Metryki te pomagają kierownikom projektów ocenić skuteczność procesów zapewniania jakości, zidentyfikować obszary wymagające poprawy i zapewnić, że cele projektu zostaną osiągnięte przy wysokich standardach jakości.

a) Gęstość defektów

Gęstość defektów mierzy liczbę defektów zidentyfikowanych w jednostce pracy lub produktu, wskazując jakość produktu.

 Formula: Defect Density = Number of defects / Size of deliverable (eg, lines of code, pages of documentation)

Przykład : Jeśli aplikacja zawiera 1000 linii kodu i zidentyfikowano 50 defektów, gęstość defektów zostanie obliczona w następujący sposób:
Gęstość defektów = 50 defektów / 1000 linii kodu
Gęstość defektów = 0,05 defektów na linię kodu

b) Wynik Satysfakcji Klienta (CSAT)

Wskaźnik satysfakcji klienta (CSAT) ocenia poziom zadowolenia interesariuszy projektu, takich jak klienci, użytkownicy końcowi lub interesariusze wewnętrzni.

 Formula: CSAT = (Number of satisfied respondents / Total number of respondents) * 100%

Przykład : Po zakończeniu projektu przeprowadzana jest ankieta wśród klientów i 80 na 100 respondentów wyraża satysfakcję z efektów projektu. CSAT zostanie obliczony w następujący sposób:
CSAT = (80 zadowolonych respondentów / 100 ogółem respondentów) * 100%
CSAT = 80%

c) Procent wyników spełniających standardy jakości

Procent produktów spełniających standardy jakości mierzy proporcję produktów projektu, które spełniają wcześniej określone kryteria lub standardy jakości.

 Formula: (Number of deliverables meeting quality standards / Total number of deliverables) * 100%

Przykład : Jeśli projekt obejmuje 20 produktów, a 16 z nich spełnia ustalone standardy jakości, procent produktów spełniających standardy jakości zostanie obliczony w następujący sposób:
Procent produktów spełniających standardy jakości = (16 / 20) * 100%
Procent produktów spełniających standardy jakości = 80%

4. Wskaźniki wykorzystania zasobów

Metryki wykorzystania zasobów to miary stosowane do oceny efektywności wykorzystania zasobów w projekcie. Metryki te pomagają kierownikom projektów zrozumieć, jak efektywnie zasoby, takie jak kapitał ludzki, sprzęt lub fundusze, są wykorzystywane do osiągnięcia celów projektu.

5. Wskaźniki zarządzania ryzykiem

Metryki zarządzania ryzykiem pomagają oceniać i monitorować skuteczność procesów zarządzania ryzykiem w projekcie. Metryki te zapewniają wgląd w poziom narażenia na ryzyko, powodzenie działań łagodzących ryzyko i ogólny profil ryzyka projektu.

a) Ekspozycja na ryzyko

Ekspozycja na ryzyko określa ilościowo potencjalny wpływ zidentyfikowanych ryzyk na cele projektu, biorąc pod uwagę zarówno prawdopodobieństwo wystąpienia, jak i dotkliwość wpływu.

 Formula: Risk Exposure = Probability of Occurrence * Impact Severity

b) Skuteczność reakcji na ryzyko

Skuteczność reakcji na ryzyko ocenia skuteczność wdrożonych strategii reagowania na ryzyko w zakresie łagodzenia lub kontrolowania zidentyfikowanych ryzyk.

 Formula: Risk Response Effectiveness = (Initial Risk Exposure - Residual Risk Exposure) / Initial Risk Exposure * 100%

c) Liczba zidentyfikowanych ryzyk a ryzyka rozwiązane

Liczba zidentyfikowanych ryzyk w porównaniu z ryzykami rozwiązanymi mierzy stosunek zidentyfikowanych ryzyk, które zostały skutecznie rozwiązane lub złagodzone, w porównaniu do całkowitej liczby zidentyfikowanych ryzyk.

 Formula: Number of Resolved Risks / Total Number of Identified Risks * 100%

6. Wskaźniki zadowolenia interesariuszy

Okresowo przeprowadzana jest ankieta dotycząca zaangażowania interesariuszy. W tej metodzie interesariusze oceniają swój poziom zaangażowania w skali od 1 do 5. Średnia ocena wszystkich interesariuszy stanowi Wskaźnik zaangażowania interesariuszy.

Przeprowadza się ankietę, aby ocenić postrzeganie przez interesariuszy skuteczności komunikacji w ramach projektu, zadając pytania dotyczące przejrzystości, aktualności i przydatności komunikacji. Średni wynik stanowi Wynik Efektywności Komunikacji.

Kolejnym miernikiem interesariuszy jest analiza opinii interesariuszy . Informacje zwrotne otrzymane od interesariuszy za pośrednictwem ankiet, wywiadów lub formularzy opinii są kategoryzowane, analizowane i podsumowywane w celu zidentyfikowania wspólnych tematów, trendów i praktycznych spostrzeżeń w celu poprawy zadowolenia interesariuszy.

Dlaczego wskaźniki projektu mają znaczenie w Twojej organizacji

Porozmawiajmy o tym, dlaczego metryki projektowe są ważne w organizacji.

Ułatwianie podejmowania świadomych decyzji : wskaźniki projektu są jak Twój zaufany doradca, jeśli chodzi o podejmowanie decyzji. Podają ciekawe i twarde fakty potrzebne do dokonywania świadomych wyborów, które kierują Twoje projekty we właściwym kierunku.

Monitorowanie postępu i wydajności : jeśli chodzi o śledzenie przebiegu wydarzeń, wskaźniki projektu pomagają monitorować postęp i wydajność w czasie rzeczywistym, dzięki czemu zawsze wiesz, na czym stoisz i co wymaga uwagi.

Identyfikowanie obszarów wymagających poprawy : wskaźniki projektu ujawniają również obszary, w których można działać lepiej. Wskazują obszary wymagające poprawy, niezależnie od tego, czy chodzi o usprawnienie procesów, czy dostrojenie strategii, dzięki czemu możesz stale podnosić swoje umiejętności.

Zapewnienie efektywnego wykorzystania zasobów : wskaźniki projektu zapewniają, że mądrze wykorzystujesz zasoby. Obserwując wskaźniki takie jak wykorzystanie zasobów, możesz zoptymalizować zasoby i uniknąć marnotrawstwa.

Poprawa komunikacji i zadowolenia interesariuszy : Wreszcie, wskaźniki projektu mają na celu informowanie wszystkich i zadowolenie. Skutecznie komunikując wskaźniki wydajności, możesz budować zaufanie interesariuszy i zapewniać ich satysfakcję na każdym kroku.

Przeczytaj także: Wskazówki dotyczące skutecznego zarządzania projektami, jak być lepszym menedżerem projektów

Różnica między metrykami projektu a wskaźnikami KPI projektu

Podczas gdy wskaźniki projektu skupiają się na śledzeniu różnych zmiennych projektu i wskaźników wydajności, wskaźniki KPI projektu mają bardziej strategiczny charakter. Wskaźniki KPI projektu oferują ogólny przegląd powodzenia projektu, bezpośrednio powiązany z celami organizacyjnymi i ułatwiają podejmowanie decyzji. Oto tabela porównawcza ukazująca kluczowe różnice między wskaźnikami projektu a wskaźnikami KPI projektu:

Jak wdrożyć wskaźniki sukcesu projektu do zarządzania zespołem

Włączając wskaźniki sukcesu projektu do swojego podejścia do zarządzania zespołem, możesz usprawnić śledzenie wydajności, usprawnić proces podejmowania decyzji i zwiększyć prawdopodobieństwo osiągnięcia celów projektu. Dowiedzmy się, jak ty

1. Zdefiniuj jasne cele projektu i kluczowe czynniki sukcesu

Powinieneś zacząć od zdefiniowania jasnych celów projektu i zidentyfikowania kluczowych czynników sukcesu. Zapewnia to plan działania dla Twojego zespołu, kierujący jego wysiłkami w stronę pożądanych rezultatów. Na przykład, jeśli celem jest wprowadzenie nowego produktu, kluczowymi czynnikami sukcesu mogą być dotrzymanie terminu wprowadzenia na rynek, osiągnięcie określonego poziomu penetracji rynku i zapewnienie satysfakcji klienta.

2. Wybierz odpowiednie wskaźniki powiązane z celami projektu

Następnie wybierz odpowiednie wskaźniki, które bezpośrednio pokrywają się z celami i zadaniami projektu. Wybierz wskaźniki, które dokładnie mierzą postęp i wydajność w obszarach kluczowych dla powodzenia projektu. Jeśli jednym z celów projektu jest poprawa zadowolenia klientów, odpowiednie wskaźniki mogą obejmować wynik Net Promoter Score (NPS), wskaźnik utrzymania klienta i oceny opinii klientów.

3. Ustal metody pomiaru i linie bazowe

Po zidentyfikowaniu metryk ustal metody pomiaru i wartości bazowe, aby zapewnić spójność i dokładność. Zdefiniuj, w jaki sposób każdy wskaźnik będzie mierzony, gromadzony i analizowany w całym cyklu życia projektu. Na przykład, jeśli śledzisz koszty projektu, ustal budżet bazowy i użyj narzędzi takich jak oprogramowanie do zarządzania projektami lub arkusze kalkulacyjne, aby śledzić rzeczywiste wydatki w stosunku do budżetu.

4. Korzystaj z narzędzi i systemów śledzenia

Korzystaj z narzędzi i systemów śledzenia, aby usprawnić proces monitorowania i efektywnie zbierać istotne dane. Niezależnie od tego, czy jest to oprogramowanie do zarządzania projektami, arkusze kalkulacyjne czy niestandardowe pulpity nawigacyjne, upewnij się, że masz narzędzia niezbędne do skutecznego śledzenia postępów.

Rynek oprogramowania do zarządzania projektami nie tylko rośnie. To kwitnie. Przewiduje się, że do 2030 r. wartość rynku osiągnie oszałamiającą kwotę 15,08 miliarda dolarów . Oznacza to stopę wzrostu na poziomie 10,68% w latach 2022–2030.

Badania rynku Zion

Możesz używać oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak WP Project Manager, Asana lub Trello, aby śledzić postęp projektu, zadania i kamienie milowe, umożliwiając członkom zespołu aktualizowanie swoich postępów w czasie rzeczywistym.

5. Regularnie monitoruj i analizuj

Regularnie monitoruj i analizuj wskaźniki projektu, aby być na bieżąco z postępami i identyfikować wszelkie odchylenia od planu. Dzięki temu możesz podejmować działania naprawcze w odpowiednim czasie, rozwiązywać problemy i wykorzystywać możliwości, aby utrzymać projekt na właściwej drodze.

Użyj WP Project Managera, aby z łatwością zintegrować metryki projektu

Jeśli prowadzisz witrynę WordPress, WP Project Manager może być Twoim sprzymierzeńcem we wdrażaniu wskaźników zarządzania projektami w Twojej organizacji. Ta wtyczka oferuje przyjazny dla użytkownika interfejs i zaawansowane funkcje usprawniające zadania związane z zarządzaniem projektami, współpracę i komunikację w zespole.

Dzięki WP Project Manager Pro możesz łatwo organizować projekty, przydzielać zadania, śledzić postępy i komunikować się z członkami zespołu - wszystko z poziomu pulpitu nawigacyjnego WordPress. WP Project Manager zapewnia niezbędne funkcje do skutecznego wdrażania wskaźników projektu:

• Zarządzanie zadaniami : Twórz i przypisuj zadania członkom zespołu, ustalaj terminy i śledź postęp zadań.
• Kamienie milowe : Ustaw kamienie milowe projektu, aby śledzić kluczowe osiągnięcia i monitorować postęp projektu.
• Śledzenie czasu: Śledź czas spędzony na zadaniach i projektach, aby mierzyć produktywność i wykorzystanie zasobów.
• Wykresy Gantta : wizualizuj osie czasu projektu, zależności i postęp zadań za pomocą interaktywnych wykresów Gantta.
• Tablica Kanban: Tablica Kanban umożliwia wizualizację zadań w postaci kart ułożonych w kolumny reprezentujące różne etapy przepływu pracy (np. Do zrobienia, W toku, Gotowe).
• Raportowanie i analizy : generuj raporty i analizy w celu monitorowania wydajności projektu, identyfikowania trendów i podejmowania decyzji w oparciu o dane.
• Panel kontrolny : Tutaj możesz uzyskać szybki przegląd postępu projektu, nadchodzących terminów i przydzielonych zadań. Pulpit nawigacyjny zapewnia szybki dostęp do informacji, dzięki którym będziesz na bieżąco informowany o statusie swoich projektów.

Niezależnie od tego, czy zarządzasz małymi projektami, czy inicjatywami na dużą skalę, WP Project Manager dostosowuje się do Twoich potrzeb. Korzystając z tego narzędzia, możesz bez wysiłku zintegrować wskaźniki projektu ze swoją witryną WordPress, usprawnić przepływ pracy w zarządzaniu projektami i zapewnić sukces projektu.

Zastosuj efektywne wskaźniki projektu, aby zapewnić sukces

Kiedy dochodzimy do końca naszych badań nad metrykami zarządzania projektami, staje się oczywiste, że te wymierne miary stanowią nieocenione narzędzia dla każdego menedżera projektu. Od śledzenia postępów po zarządzanie ryzykiem i zadowolenie interesariuszy, te wskaźniki projektu pomagają w pewnym poruszaniu się po zawiłościach zarządzania projektami.

Ważne jest, aby nie tylko zrozumieć ich znaczenie, ale także skutecznie zastosować je w swoich projektach. Zatem Twoja kolej, aby wykorzystać siłę wskaźników zarządzania projektami i pozwolić, aby poprowadziły Cię do celu. Mając do dyspozycji odpowiednie wskaźniki, sukces to nie tylko możliwość – to pewność.