Czynniki wpływające na sukces organizacji w zarządzaniu projektami w 2023 roku

Żyjemy w pokoleniu, w którym sukces oznacza wszystko dla każdej organizacji biznesowej. A jeśli chodzi o firmy wymagające sukcesu w zarządzaniu projektami organizacyjnymi, osiągnięcie celu po zakończeniu projektu staje się niezwykle istotne. Co więcej, powodzenie projektu zależy w dużej mierze od wypełnienia twojego zobowiązania i oddania projektowi, który masz w ręku. Ale czasami, nawet jeśli z powodzeniem zarządzasz projektem wraz z zespołem, nadal możesz potrzebować inspiracji, aby zrobić to lepiej.

W czasach, gdy media społecznościowe i platformy cyfrowe są wszędzie pełne zasobów związanych z zarządzaniem projektami, nigdy nie jest trudno uzyskać odpowiedni rodzaj inspiracji, czy to z książki do nauki sztuki zarządzania projektami, czy materiałów lub zasobów wideo dostępnych online. Istnieje jednak inna forma zasobów, która staje się bardzo popularna wśród przyszłych kierowników projektów w celu wypełnienia ich limitu inspiracji, pochodzi od wpływowych osób zarządzających projektami.

Ale dziś omówimy czynniki sukcesu odpowiedzialne za efektywne zarządzanie projektami w organizacji. Jesteśmy pewni, że pod koniec tego wpisu nawet Ty zainspirujesz się do zastosowania niektórych z nich dla własnego sukcesu w zarządzaniu projektami i znajdziesz najlepszy sposób zarządzania projektami organizacyjnymi.

Przejdźmy teraz do jego krótkich szczegółów, dobrze?

Kluczowe czynniki wpływające na efektywne zarządzanie projektami w organizacji

Nie ma wątpliwości, że skuteczne zarządzanie projektami prowadzi do sukcesu projektu. Ale jakie są kluczowe czynniki, które prowadzą do sukcesu projektu dzięki właściwemu zarządzaniu? Poznajmy najważniejsze czynniki skutecznego zarządzania projektami w krótkich szczegółach tutaj:

Umiejętne i Doświadczone Zasoby Ludzkie

Bez względu na to, ile kursów teoretycznych lub metod znasz, końcowy sukces projektu zawsze wiąże się z praktycznym doświadczeniem, które zebrałeś do tej pory. Tak samo jest, jeśli masz wykwalifikowany zespół z doświadczeniem w swoich rolach związanych z zarządzaniem projektami.

A tacy członkowie zespołu lub osoby mogą zapewnić specjalistyczną wiedzę w zakresie technicznego aspektu zarządzania projektami i zajmować się obowiązkami przywódczymi. Tak więc doświadczeni i zręczni menedżerowie/członkowie zespołu są tym, czego potrzebujesz do skutecznego zarządzania projektami, ponieważ buduje to solidny zespół, który utrzymuje motywację podczas pracy nad wspólnym celem.

Dobrze przemyślane i pełne planowanie

Kolejnym kluczowym elementem decydującym o sukcesie zarządzania projektami jest posiadanie lub przygotowanie odpowiedniego planu przed rozpoczęciem projektu. Czasami menedżerowie nie poświęcają wystarczająco dużo czasu na zaplanowanie projektu i popełniają błędy, wchodząc bez niego w fazę realizacji.

Tak więc wcześniejsze przygotowanie pełnego planu i poświęcenie wystarczającej ilości czasu na planowanie minimalizuje ryzyko niepowodzenia projektu. Co więcej, takie przemyślane i dokładne zaplanowanie projektu zapewni Tobie i Twojemu zespołowi pracę z myślą o ustalonym celu.

Plan przewidywania ryzyka i zarządzania

Nikt nie jest w stanie przewidzieć, czy projekt pójdzie zgodnie z planem, czy nie. Czasami projekt idzie gładko, a czasami kończy się niepowodzeniem w połowie. Wiele firm traci każdego roku miliony dolarów tylko dlatego, że przed rozpoczęciem projektu nie posiadały planu zarządzania ryzykiem. Tak więc przewidywanie wspólnego ryzyka, a następnie utrzymywanie planu awaryjnego na wypadek tych zagrożeń z wyprzedzeniem jest naprawdę niezbędne, aby zapewnić minimalne szkody w takich ryzykownych zdarzeniach podczas projektu.

Dlatego przed przejęciem projektu upewnij się, że wszyscy interesariusze lub osoby zaangażowane w projekt wiedzą z wyprzedzeniem o wszystkich zagrożeniach. Jeśli coś pójdzie nie tak, później mogą rozwiązać problem bez poczucia nieświadomości lub bezradności.

Przeczytaj także: Plan ciągłości biznesowej i odzyskiwania po awarii

Wykorzystanie skutecznego narzędzia do zarządzania projektami

W dzisiejszych czasach samo wyznaczenie świetnego kierownika projektu do zarządzania zadaniem nie wystarczy. Większość firm w dużym stopniu polega na niezawodnych narzędziach do zarządzania projektami, takich jak WP Project Manager, Trello, Asana itp., Aby zarządzać swoimi projektami pod ręką. Te profesjonalne narzędzia umożliwiają menedżerom efektywniejsze organizowanie projektu z mniejszą liczbą błędów kierowniczych za każdym razem. Co więcej, te intuicyjne narzędzia generują najlepszy możliwy przegląd wszystkich istotnych danych zespołu i raportów z postępów projektu.

Proces współpracy zespołu staje się bardziej wydajny i bezpieczny niż kiedykolwiek dzięki dostępowi do wszystkich niezbędnych informacji, których potrzebują. Dlatego zamiast utrzymywać arkusz kalkulacyjny lub program Excel, korzystanie z tego rodzaju narzędzi gwarantuje, że praca jest wykonywana w zorganizowany sposób. Dlatego warto zainwestować w takie narzędzie do zarządzania projektami, które upraszcza pracę kierownika projektu, bezpośrednio wpływając na powodzenie projektu.

Produktywna komunikacja

Właściwa komunikacja między członkami zespołu a kierownikami projektów może doprowadzić ich do wypełnienia luki komunikacyjnej między nimi poprzez lepsze zrozumienie postępów w projektach. Tak więc utrzymanie odpowiedniego procesu komunikacji zapobiega nieporozumieniom i nieporozumieniom na temat rozwoju ich projektu przez kierowników projektów, czy to poprzez prywatne spotkania, dokumentację, e-maile, rozmowy telefoniczne itp.

Tak więc taka produktywna praktyka komunikacji między członkami zespołu zawsze odgrywa kluczową rolę w powodzeniu każdego projektu.

Potężne zamknięcie projektu

Dla każdego kierownika projektu solidne zamknięcie każdego projektu jest zawsze niezbędne. Powinni informować i potwierdzać ze wszystkimi zainteresowanymi stronami lub zaangażowanymi osobami o związanym z tym ryzyku oraz o tym, czy spełnili wszystkie kluczowe czynniki sukcesu, czy też nie. Wszystkie kluczowe czynniki sukcesu projektu muszą być dobrze spełnione, począwszy od testowania i wydania umowy przed przekazaniem projektu.

Co więcej, widać również, że certyfikowani kierownicy projektów potrafią lepiej niż inni poprowadzić projekt do sukcesu. A tacy menedżerowie z certyfikowanym zestawem umiejętności znacznie podnoszą wskaźnik sukcesu projektu. A to powoduje efekt w zakresie wskaźników KPI zespołu dotyczących standardów projektowych, dotrzymywania terminów, budżetu oraz innych zakresów biznesowych i korzyści.

Śledzenie i monitorowanie

Śledzenie rozwoju projektu i monitorowanie jego postępów również odgrywa kluczową rolę w sukcesie projektu. Regularna ocena wyników zespołu i ogólnych wyników jest koniecznością. Upewnij się, że zdefiniowałeś i wyjaśniłeś KPI każdego członka zespołu, aby byli świadomi, za co będą odpowiedzialni, jeśli projekt nie będzie przebiegał zgodnie z planem.

Analizuj również te wyniki z kilku raportów z postępów, aby przekazać im informacje zwrotne, aby wiedzieć, gdzie postępują źle i nad czym muszą poprawić i nad czym pracować. W ten sposób wcześnie zdadzą sobie sprawę z problemu i podejmą kroki w celu opanowania szkód, zanim będzie za późno.

Przeczytaj także: Umiejętności zarządzania czasem kierownika projektu

Narzędzia do zarządzania projektami usprawniające zarządzanie projektami w organizacji

Bez względu na to, czy zarządzasz projektem w dużej organizacji, czy w firmie biznesowej z niższej półki, ryzyko i wpadki to coś, na co zawsze będziesz musiał być przygotowany. W dużej mierze te niepewności można przezwyciężyć, jeśli wykorzystasz i zastosujesz się do wyżej wymienionych czynników sukcesu projektu. Aby jednak uniknąć lub przynajmniej zminimalizować to ryzyko dzięki bezbłędnej praktyce zarządzania projektami, wiele firm wybiera niezawodne narzędzia do zarządzania projektami, takie jak WP Project Manager .

Podczas próby zarządzania dowolnym projektem ta wtyczka umożliwia użytkownikowi najlepsze wykorzystanie zasobów i planowanie. Dzięki temu rozwiązaniu śledzenie i organizowanie zadań i projektów staje się łatwiejsze niż kiedykolwiek. Ponadto obsługuje zaawansowane narzędzie do zarządzania czasem, które zapewnia terminową realizację zadań, dzięki czemu współpraca zespołowa jest bardziej wydajna niż kiedykolwiek. Nie wspominając już o możliwości generowania zaawansowanych raportów z postępu zadań i zapewniania pełnego wglądu w przepływ pracy nad projektem.

Funkcje WP Project Manager obejmują:

1. Zarządzanie projektami i zadaniami
2. Dyskusje zespołu
3. Lista rzeczy do zrobienia
4. Kamienie milowe
5. Kalendarz
6. Menedżer plików
7. Dostosowane role użytkowników
8. Kontroluj możliwości zespołu
9. Kompatybilny z interfejsem użytkownika
10. Integracja z WooCommerce
11. Status postępu
12. Podsumowanie dnia
13. Raporty ze statystykami
14. Zakładka Aktywność