Jak korzystać z Monday.com | Poradnik dla początkujących 2022

Zarządzanie projektami nie jest drugorzędnym aspektem działalności.

To chyba jedna z najważniejszych operacji biznesowych.

Korzyści płynące z narzędzi do zarządzania projektami wykraczają poza planowanie i współpracę.

Narzędzia do zarządzania projektami pomagają usprawnić komunikację z klientami, zarządzanie ryzykiem, standaryzację procesów, udostępnianie dokumentów i zarządzanie zasobami.

Te narzędzia pomagają również zmniejszyć obciążenie zespołu.

Intuicyjna platforma, taka jak poniedziałek, zmniejsza czasochłonną pracę ręczną.

I nie sposób nie wspomnieć o zarządzaniu projektami i monday.com w tym samym zdaniu.

Od momentu uruchomienia w 2014 roku izraelska platforma do zarządzania projektami w chmurze zyskała miłość i wsparcie tysięcy użytkowników na całym świecie.

Pomimo łatwości obsługi i platformy przyjaznej dla początkujących, niektórzy użytkownicy mogą czuć się przytłoczeni, aby w pełni wykorzystać monday.com.

W tym miejscu ten post przyjdzie ci na ratunek.

W tym artykule o tym, jak korzystać z serwisu monday.com, przeprowadzę Cię przez różne aspekty rozwiązania do zarządzania projektami monday.com, abyś mógł nauczyć się korzystać z tej potężnej platformy do zarządzania projektami.

Kilka rzeczy do zapamiętania, zanim zagłębimy się w szczegóły.

Najpierw będę korzystać z bezpłatnej wersji próbnej wersji Pro Monday.com.

Jest to najwyższy poziom rozwiązania do zarządzania projektami w poniedziałek.

Zacznijmy od wszystkich podstaw poniedziałku.

Jak korzystać z monday.com: Pierwsze kroki z monday.com

Aby korzystać z platformy do zarządzania projektami, musiałbyś się zarejestrować.

Wejdź na stronę monday.com i zarejestruj konto, klikając przycisk „rozpocznij”.

Upewnij się, że masz bezpłatną wersję próbną planu pro z poniedziałku (nie planu podstawowego).

Możesz zarejestrować się za pomocą swojego konta e-mail, Google, LinkedIn, a nawet konta Slack.

Wpisz swoje imię i wybierz hasło.

Możesz także wybrać nazwę dla swojego zespołu na platformie.

Następnie zobaczysz monit o typ użytkowania, wielkość zespołu i rodzaj działalności.

Próbowałem użyć ich kombinacji i znalazłem znikomą różnicę w wynikach.

Gdy zakończysz proces rejestracji w poniedziałek, otrzymasz wiadomość e-mail z potwierdzeniem bezpłatnego okresu próbnego.

Zrób to, co konieczne i powinieneś być gotowy do korzystania z monday.com.

Otrzymasz unikalny adres URL, który powinien wyglądać tak: nazwafirmy.poniedziałek.com

Jak korzystać z monday.com: Poruszanie się po platformie

Zalogowanie się do monday.com przeniesie Cię do głównego pulpitu.

Tutaj zobaczysz kilka wyskakujących okienek, które poprowadzą Cię przez platformę.

Uważam, że są one całkiem przydatne.

Firma wykonała dobrą robotę, zapewniając dobre wrażenia użytkownika z przydatnymi wyskakującymi okienkami do zarządzania projektami.

Gdyby jednak wyskakujące okienka były wystarczające, nie potrzebowałbyś tego szczegółowego przewodnika, jak korzystać z monday.com!

Zacznijmy od stworzenia kalendarza redakcyjnego na monday.com, a następnie omówmy inne aspekty platformy.

Tworzenie tablicy

W przeciwieństwie do większości innych narzędzi do zarządzania projektami, monday.com oferuje kilka dodatkowych funkcji do tworzenia tablicy.

W poniedziałek możesz tworzyć wiele tablic (a nawet tablice prywatne).

Możesz utworzyć nową tablicę, klikając przycisk „dodaj”, a następnie klikając „Opcja nowej tablicy”.

Zobaczysz tutaj wyskakujące okienko z prośbą o dodanie nazwy tablicy, ustawienie prywatności i ustawienie aspektów zarządzania tablicą.

Aby zapewnić prywatność, masz trzy opcje: główną, prywatną i udostępnianą.

W przypadku „tym, czym zarządzasz na tej tablicy”, możesz wybrać jedną z tych pozycji – budżety, pracowników, kampanie, potencjalni klienci, projekty, kreacje, klientów, zadania lub niestandardowe.

Możesz je później zmienić.

Ze względu na tę dyskusję przejdźmy do „prywatnego”.

Po kliknięciu „Utwórz tablicę” zostaniesz powitany wyskakującym okienkiem z napisem „Witamy na pierwszej prywatnej tablicy”.

Kliknij niebieski przycisk „OK, rozumiem”, a zobaczysz swoją tablicę.

Co dalej?

Teraz nadszedł czas na dodanie grup do naszej tablicy.

Zarząd-> Grupy

Pomyśl o grupach jak o zadaniach, które chcesz stworzyć dla swojej tablicy.

Pomyśl o deskach jak o wiadrach.

Na przykład, jeśli interesujesz się marketingiem, możesz tworzyć grupy, takie jak pisanie treści, reklamy na Facebooku i SEO.

Kiedy poszedłem do mojej Rady, zobaczyłem tam 3 grupy bez tytułu.

Zmieniłem ich nazwy.

Jeśli chcesz dodać więcej, możesz kliknąć niebieski przycisk pod nazwą swojej tablicy, który brzmi „Nowy element”.

Spowoduje to utworzenie grupy bez tytułu nad poprzednimi.

Jeśli chcesz przenieść nową grupę w dół, wystarczy kliknąć trzy kropki obok nazwy grupy i kliknąć „Przenieś do”. Tutaj powinieneś zobaczyć dwie opcje - Przenieś na planszę i Przenieś na górę.

Możesz też po prostu najechać kursorem na nazwę grupy, a wyświetli się ikona „ręki”, aby przeciągnąć grupę w górę lub w dół.

Grupa-> Zadania

Następnie musimy nauczyć się dodawać zadania do grupy na monday.com.

Zadanie jest bardziej jak zadanie do wykonania w grupie.

Na przykład dla grupy zajmującej się pisaniem treści chcę utworzyć zadanie o nazwie „badanie artykułów”.

Aby to zrobić, zmieńmy nazwy pozycji 1, 2 lub 3 (są to domyślne w trzech domyślnych grupach).

A jeśli utworzyłeś nową grupę, powinieneś zobaczyć „dodaj element”.

Kliknij na to, a zobaczysz boczne wyskakujące okienko z napisem „Nowy przedmiot”.

Kliknij na to, aby zmienić nazwę na żądane zadanie.

W tym przypadku nazwałbym to „badaniem artykułów”.

W tym menu możesz zwinąć konkretną grupę lub zwinąć wszystkie (świetne, jeśli chcesz sprawdzić uproszczoną listę artykułów, jak w naszym przypadku), a także utworzyć nową grupę lub przenieść ją na inną tablicę. Możesz także zmienić kolor grupy (przydatne do szybkiego sortowania wizualnego) i oczywiście zmienić nazwę grupy.

Tutaj powinieneś zobaczyć trzy opcje - Aktualizacje, Pliki i Dziennik aktywności.

Po kliknięciu „Aktualizacje” wyświetli się pole z monitem „napisz i zaktualizuj” oraz dodatkowy tekst pod polem „napisz aktualizacje przez e-mail”.

Przejdźmy do pierwszej opcji.

Po kliknięciu powinieneś zobaczyć edytor WYSIWYG wraz z opcją listy kontrolnej.

Pomyśl o tym obszarze jako o ogólnej wytycznej lub celu, który chcesz szczegółowo opisać w konkretnym zadaniu.

Możesz także dodawać pliki, GIF-y, emotikony, a nawet wspominać o kimś ze swojego zespołu.

Jeśli klikniesz drugą opcję obok Aktualizacje, tj. Pliki, otrzymasz opcję dodania pliku i wyszukania pliku.

Na koniec mamy zakładkę Dziennik aktywności, która pokazuje historię działań dla tego konkretnego zadania.

Prawie zapomniałem wspomnieć.

Obok nazwy zadania zobaczysz jeszcze dwie opcje - Okrąg z konturem człowieka i trzema kropkami.

Po kliknięciu kręgu pojawi się wyskakujące okienko umożliwiające dodanie subskrybentów zespołu.

A kiedy klikniesz trzy kropki, zobaczysz te opcje — zarządzaj subskrybentami, preferencjami poczty e-mail, eksportuj do programu Excel, kopiuj link do elementu, archiwizuj i usuwaj.

Jak dodawać i usuwać członków zespołu

Teraz, gdy stworzyliśmy grupy, a także pokazaliśmy, jak skonfigurować zadania, przyjrzyjmy się innym aspektom monday.com.

Pamiętaj, że dodawanie członków zespołu do grupy nie jest dostępne w chwili pisania tego posta z recenzją.

Masz jednak możliwość dodania ich do zadania.

Krok 1 to dodanie ich do tablicy.

Możesz to zrobić, klikając kontur osoby ze znakiem plus na niebieskawym pionowym pasku bocznym po lewej stronie.

Kiedy najedziesz na nią, powinien pojawić się komunikat „zaproś członków zespołu”.

Kliknięcie tej ikony spowoduje wyświetlenie wyskakującego okienka, które odczyta-zaproszenie do poniedziałku Work OS.

Tam zobaczysz zaproszenie z opcją e-mail, aby zaprosić członka zespołu.

Masz tutaj dwie opcje.

Po pierwsze, możesz zaprosić daną osobę do zostania członkiem zespołu.

Po drugie, możesz dodać ich jako „przeglądarki”.

Teraz, gdy dodałeś członka zespołu do swojej tablicy, możesz dodać go do zadania.

Kliknij grupę i zdecyduj, do którego zadania chcesz dołączyć członek zespołu.

Obok zadania zobaczysz kolumnę zatytułowaną „Osoba” oraz kółko z człowiekiem.

Kliknij krąg i dodaj osobę.

Inną opcją, aby to zrobić, jest kliknięcie zakładki Aktualizacje i kliknięcie kółka w prawym górnym rogu.

Jeśli chcesz usunąć członka z zadania, kliknij kółko z jego inicjałami.

A następnie kliknij krzyżyk (x) obok ich nazwy w wyskakującym okienku.

Dodawanie statusu

Domyślnie powinieneś widzieć te kolumny przesuwające się od lewej do prawej pod każdym elementem grupy, osobą, statusem, datą i znakiem „plus”.

Wszystkie te kolumny (oprócz zadania) są ruchome w poziomie.

Kliknięcie kolumny Stan daje cztery opcje: praca nad tym, Utknięcie, Gotowe i szara etykieta.

Pod tym powinieneś zobaczyć opcję „edytuj etykietę”.

Tutaj możesz zmienić kolory wszystkich domyślnych etykiet, a nawet dodać nowe.

Upewnij się, że klikniesz przycisk „Zastosuj” u dołu, jeśli wprowadzisz tutaj jakiekolwiek zmiany.

Data dodania

Kolumna Data pojawia się jako trzecia po prawej stronie zadania.

Gdy klikniesz tę kolumnę obok zadania, zobaczysz wyskakujące okienko z „dzisiaj” i kalendarzem miesiąca.

Tutaj możesz wybrać datę, a nawet dodać godzinę, używając przełącznika pod kalendarzem.

Fajną rzeczą, którą uwielbiam w tym wyskakującym okienku, jest uśmiechnięta buźka w prawym górnym rogu.

Kliknięcie ikony otwiera wyskakujące okienko z 15 ikonami, takimi jak znacznik wyboru, krzyżyk i znak zapytania.

To tylko jeden przykład wykorzystania śledzenia czasu w tym oprogramowaniu PM.

Ostatnia kolumna

Jak wspomniałem wcześniej, obok daty znajduje się również kolumna ze znakiem „+”.

Po kliknięciu tej kolumny zobaczysz szereg opcji kolumn. Na przykład stąd możesz uzyskać takie kolumny, jak tekst, link, status, osoby, data, menu rozwijane, kraj, numery, etykieta i kilka innych opcji.

Przeglądaj i organizuj projekty

Nowy pulpit nawigacyjny

Możesz utworzyć nowy pulpit nawigacyjny, klikając tekst „Dodaj” pod paskiem bocznym obszaru roboczego (po lewej stronie).

Powinieneś zobaczyć wyskakujące okienko sugerujące utworzenie pulpitu nawigacyjnego.

Wybierz żądaną nazwę dla nowego pulpitu nawigacyjnego i wybierz prywatność (główną lub prywatną).

Główną opcją jest umożliwienie widoczności pulpitu wszystkim członkom zespołu.

A opcją „prywatną” jest utworzenie pulpitu nawigacyjnego do pracy prywatnej lub z wybranymi członkami zespołu.

Następnie kliknij niebieski przycisk „Utwórz pulpit nawigacyjny” i altówka, właśnie utworzyłeś nowy pulpit nawigacyjny.

Gdy skończysz, zobaczysz nowy pulpit nawigacyjny z tekstem „Wybierz swój pierwszy widżet”.

Widgety to miniaplikacje, które pomagają zarządzać zadaniami na monday.com.

Niektóre widżety, które tam zobaczysz, obejmują baterię, kalendarz, wykres, obciążenie pracą, liczby i wykres Gantta.

Możesz także kliknąć tekst „Dodaj widżet” obok tablic, aby wyświetlić listę dostępnych opcji.

W tym samouczku przejdźmy do widżetu Kalendarz.

Po kliknięciu tego widżetu powinieneś zobaczyć kalendarz pod nowo utworzonym pulpitem nawigacyjnym.

Możesz kliknąć dowolną datę w kalendarzu, dodać nowy element (lub zadanie) i dostosować grupę, osobę, status i datę w wyskakującym okienku.

Samouczek Monday.com: Dodawanie widoków

Monday.com błyszczy pod względem funkcjonalności „widoków”.

Ta funkcja zawiera wykresy i inne wykresy dla Twoich grup i zadań.

Korzystając z tego, możesz zrozumieć, co i kiedy, oraz wprowadzać zmiany w biegu.

Dodawanie widoków jest stosunkowo proste.

Przejdź do widoku tabeli i kliknij przycisk „stół główny” u góry.

Obok tabeli głównej i osi czasu powinna pojawić się ikona „+”.

Kliknięcie na nią powinno wywołać menu rozwijane z listą opcji, takich jak tabela, pulpit nawigacyjny, widok wykresu, Kanban, wykresy Gantta, karty, formularz, Galeria plików, Aplikacje; i „więcej widoków” na dole.

Kliknij „więcej widoków”, a zobaczysz więcej opcji.

Osobiście używam widoku Kanban, widoku wykresu i widoku kalendarza w większości moich projektów.

Monday.com Tutorial: Oś czasu

Uwielbiam tę funkcję monday.com.

Możesz uzyskać do niego dostęp, klikając zakładkę „Oś czasu” obok „Tabeli głównej” pod tablicą.

Ten widok pokazuje szybko zadania do wykonania, terminy projektów i przypisanych członków zespołu.

Możesz nawet wyeksportować szczegóły do ​​Excela stąd.

Monday.com Tutorial: Podsumowanie

Starałem się jak najlepiej omówić podstawowe aspekty monday.com.

To narzędzie do zarządzania projektami jest łatwe do nauczenia się i używania.

W przeciwieństwie do innych narzędzi do zarządzania projektami, monday.com jest niesamowicie wizualny i konfigurowalny.

Dzięki dużej liczbie przypadków użycia monday.com zyskał pozytywną reputację.

Menedżerowie projektów zarówno w dużych, jak i małych firmach uwielbiają tę platformę do zarządzania powtarzającymi się zadaniami i innymi aspektami zarządzania projektami nie tylko w celach marketingowych, ale także w zespołach sprzedaży.

Weź to oprogramowanie do zarządzania projektami na przejażdżkę i jestem pewien, że spodoba Ci się łatwość obsługi i szeroki wachlarz funkcji. Rozpoczęcie korzystania z serwisu monday.com jest stosunkowo łatwe.

Poza tym dzięki 14-dniowemu bezpłatnemu okresowi próbnemu nie masz nic do stracenia.